【正文】 準(zhǔn)時(shí)化采購策略體現(xiàn)了供應(yīng)鏈管理的協(xié)調(diào)性、同步性和集成性，供應(yīng)鏈管理需要準(zhǔn)時(shí)化采購來保證供應(yīng)鏈的整體同步化運(yùn)作。要進(jìn)行準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)，必須有準(zhǔn)時(shí)的供應(yīng)，所以必須要有準(zhǔn)時(shí)化采購。它的基本思想是制造商和供應(yīng)商簽訂“在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間、恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，以恰當(dāng)?shù)臄?shù)量、恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量提供恰當(dāng)?shù)奈锲贰钡膮f(xié)議。保證供應(yīng)鏈的正常供應(yīng)關(guān)系，維護(hù)企業(yè)的利益。在這種情況下，下游企業(yè)的采購部門應(yīng)主動(dòng)參與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)計(jì)劃。 協(xié)調(diào)供應(yīng)商的計(jì)劃。訂單驅(qū)動(dòng)的采購方式，簡化了采購工作流程。同時(shí)，在訂貨過程中不斷進(jìn)行信息反饋，修正訂貨計(jì)劃，保持訂貨與需求同步。在傳統(tǒng)采購方式中，供應(yīng)商對制造過程的信息不了解，也無需關(guān)心制造商的生產(chǎn)活動(dòng)。減少采購部門的工作壓力和不增加價(jià)值的活動(dòng)過程，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈精細(xì)化運(yùn)作。采購與供應(yīng)的重點(diǎn)在于協(xié)調(diào)各種計(jì)劃的執(zhí)行。 訂單驅(qū)動(dòng)的采購方式有如下特點(diǎn)： 供應(yīng)商與制造商建立了戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，簽訂供應(yīng)合同的手續(xù)大大簡化，不再需要雙方的詢盤和報(bào)盤的反復(fù)協(xié)商，交易成本也因此大為降低。 在供應(yīng)鏈管理模式下，采購活動(dòng)是以 訂單驅(qū)動(dòng) 方式進(jìn)行的，制造訂單的產(chǎn)生是在用戶需求訂單的驅(qū)動(dòng)下產(chǎn)生的，然后，制造訂單驅(qū)動(dòng)采購訂單，采購訂單再驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商。 （二）為訂單而采購 在傳統(tǒng)的采購模式中，采購的目的是為了補(bǔ)充庫存，即為庫存而采購。 實(shí)施外部資源管理也是實(shí)施精細(xì)化生產(chǎn)、零庫存生產(chǎn)的要求。 為此，供應(yīng)鏈管理采購模式的第二個(gè)特點(diǎn)就是實(shí)施有效的外部資源管理。生產(chǎn)商企業(yè)應(yīng)該參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和質(zhì)量控制過程，共同制定有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，使需求信息能更好地在供應(yīng)商的業(yè)務(wù)活動(dòng)中體現(xiàn)出來。通過同步化的供應(yīng)鏈計(jì)劃，使供應(yīng)鏈各企業(yè)在響應(yīng)需求方面取得一致行動(dòng)，增強(qiáng)供應(yīng)鏈的敏捷性。從供應(yīng)鏈企業(yè)集成的過程來看，它是供應(yīng)鏈企業(yè)從內(nèi)部繼承走向外部集成的重要一步。 供應(yīng)鏈思想就是系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、同步性、集成性。 三、采購流程優(yōu)化設(shè)計(jì)應(yīng)注意的問題 （一）進(jìn)行外部資源管理 傳統(tǒng)采購管理的不足之處在于與供應(yīng)商之間缺乏合作，缺乏柔性和對需求快速響應(yīng)的能力。如果一項(xiàng)商品要單獨(dú)采購，采購部門就必須決定是否將這種商品納入綜合訂單。 （九）允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨 允許客戶與供應(yīng)商直接建立聯(lián)系的方法是將交易責(zé)任從采購方轉(zhuǎn)移至客戶。使用電子目錄的主要好處是其搜索成本極低，而且，如果客戶越過采購部門直接訂貨，這一方式就能節(jié)省整個(gè)周期時(shí)間和訂貨成本。 （八）電子目錄在線訂購 越來越多的買方將這種方法與其他低價(jià)值采購系統(tǒng)聯(lián)合起來使用。 ? 通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)一般是增值網(wǎng)和專用網(wǎng)來傳輸，由收送雙方的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接傳送，交換資料，盡量避免人工的介入操作。 EDI所傳送的資料是一般業(yè)務(wù)資料，如發(fā)票、訂單等，而不是指一般性的通知。當(dāng)買賣雙方使用 EDI時(shí)，它可消除傳統(tǒng)信息流中的一些環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間和成本。 （七）電子數(shù)據(jù)交換 電子數(shù)據(jù)交換 (EDI)系統(tǒng)包括一套信息交流標(biāo)準(zhǔn)，可支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換。低價(jià)值采購流程會(huì)影響成百上千員工，這些員工遍布于整個(gè)公司的各個(gè)部門、辦公室、工廠及廠房設(shè)施，同時(shí)這一流程還會(huì)影響到會(huì)計(jì)部門、接收和處理部門、采購部門 系統(tǒng)和供應(yīng)商。 （六）采購流程的重新設(shè)計(jì) 采購流程由許多子流程組成。在線訂購系統(tǒng)使得采購部門或客戶直接進(jìn)入供應(yīng)商的訂購系統(tǒng)。一旦企業(yè)同供應(yīng)商簽訂了綜合或長期合同，在線訂購就成為常規(guī)的采購方式。 （五）在線訂購系統(tǒng) 在一個(gè)在線訂購系統(tǒng)中，買方和賣方通過調(diào)制解調(diào)器或其他網(wǎng)絡(luò)工具來建立直接的電子聯(lián)系。比較理想的情況是即使是低價(jià)值的項(xiàng)目，物料管理也通過電子而不是人工進(jìn)行。這種合同不用常年更新，從而節(jié)省了與低價(jià)值項(xiàng)目和采購相聯(lián)系的交易成本。但它要依賴于電子商務(wù)的發(fā)展和物流配送水平的提高，而這兩者要取決于整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)水平和科技進(jìn)步的水平。它包括了一系列廣泛而多樣的活動(dòng)。 用采購卡的好處： ? 更迅速地響應(yīng)需求 ? 減少交易成本 ? 節(jié)省整個(gè)交易的時(shí)間 在大多數(shù)企業(yè)里，采購部門負(fù)責(zé)采購卡的引進(jìn)和管理工作?，F(xiàn)在迪斯尼 70%的交易都是通過使用采購卡進(jìn)行的。采購部門直接與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)以取得它們的支持。迪斯尼通過稅收信息和內(nèi)部審核來選擇可以列在卡片上的供應(yīng)商，它們必須滿足迪斯尼的報(bào)告和稅收信息需求。公司經(jīng)理層想把采購重點(diǎn)從進(jìn)行采購交易轉(zhuǎn)到供應(yīng)商的管理方面。 例如， 20世紀(jì) 90年代，迪斯尼 (Disney)公司取得了極大發(fā)展，公司意識(shí)到有必要將采購流程流水線化?？蛻糇鞒霾少彌Q策后，可完全跨過采購部門。當(dāng)客戶要采購低價(jià)值項(xiàng)目時(shí)，它只要聯(lián)系供應(yīng)商并使用采購卡即可。 （二）向客戶發(fā)放采購卡 采購卡是作為采購方的企業(yè)發(fā)給其內(nèi)部顧客 (即使用者 )的一種信用卡。在需要通過采購部門時(shí)，客戶應(yīng)該通過高效的采購?fù)ㄖ獑蝸韨鬟f采購要求。 先進(jìn)企業(yè)的情況可能是：當(dāng)?shù)蛢r(jià)值的采購需要通過采購部門來滿足時(shí)，客戶就會(huì)通過內(nèi)部的電子系統(tǒng)來發(fā)送采購請求?？蛻粼谛枰ㄟ^采購部門來滿足物料和服務(wù)需求的時(shí)候，就使用這些系統(tǒng)。因此，采購需要有新的流程、新的產(chǎn)品和新的信息系統(tǒng)去充分獲得本企業(yè)所不具備的能力。 二、采購流程優(yōu)化的方法 任何一個(gè)企業(yè)無論處于什么行業(yè)都存在采購流程。重新訂貨需要增加談判過程，因此供需之間對用戶需求的響應(yīng)沒有同步進(jìn)行，缺乏應(yīng)對變化需求的能力。 傳統(tǒng)的采購過程還使用戶需求的 響應(yīng)能力遲鈍 。 在傳統(tǒng)的采購模式中，供需之間的關(guān)系是 臨時(shí)性 的或者 短時(shí)性的合作， 競爭多于合作 。 33 采購業(yè)務(wù)流程改善 一、 采購業(yè)務(wù)流程改善的必要性 質(zhì)量、交貨期是采購過程中的重要因素，但在傳統(tǒng)的采購方式下，質(zhì)量、交貨期等都是通過事后把關(guān)的方法進(jìn)行控制，如到貨驗(yàn)收等，交易過程的重點(diǎn)放在價(jià)格的談判上。 六、采購手冊的分發(fā) 整套采購手冊應(yīng)分發(fā)給以下部門或人員：董事會(huì)成員或同級人員；企業(yè)的首席執(zhí)行主管；采購部有聯(lián)系的各職能部門或工作團(tuán)隊(duì)的主管；總部和分部的采購人員。 關(guān)于拒收和退貨的步驟 關(guān)于廢料、廢棄物或過剩產(chǎn)品的處理步驟 與采購及其輔助業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的所有文件單證的圖解說明，并附有它們用途和周轉(zhuǎn)的文字說明。 與供應(yīng)商的關(guān)系，尤其是有關(guān)禮物、款待和娛樂等方面。 陳述的內(nèi)容可以擴(kuò)充到有關(guān)價(jià)格、質(zhì)量等總原則中去。 員工應(yīng)該知道行政管理的規(guī)定，如考勤、工作時(shí)間、差旅費(fèi)用等。 （一）組織機(jī)構(gòu) 組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)圖表顯示采購職能在其中的層次位置，同時(shí)也顯示了總部和各分部的組織結(jié)構(gòu)。 在決定格式時(shí)，主要因素應(yīng)考慮： ? 內(nèi)容時(shí)效性； ? 擺放方便性； ? 查閱方便性； ? 印刷字跡的清楚程度； ? 便于攜帶和移動(dòng)程度； ? 使用者更新難易程度； ? 編寫者更新難易程度； ? 緊湊的程度； ? 成本。 完整的手冊應(yīng)該包括組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、指示、規(guī)范及有關(guān)公司特殊事項(xiàng)的