【正文】 常用的合同管理報(bào)表有：主合同支付匯總表；主合同變更、索賠申請(qǐng)匯總表；批準(zhǔn)變更、索賠匯總表；分包費(fèi)用支出預(yù)算表；分包合同匯總一覽表；分包合同支付匯總表；分包合同變更、索賠匯總表；保險(xiǎn)單匯總監(jiān)控表；履約保函、擔(dān)保匯總監(jiān)控表等等。在采購(gòu)合同管理中，建立健全各類(lèi)合同管理報(bào)表，對(duì)于提高合同管理的效率，便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解采購(gòu)項(xiàng)目合同管理情況和狀態(tài)都是非常必要的。發(fā)往采購(gòu)項(xiàng)目部以外的正式信函，則必須有合同部負(fù)責(zé)人審核，由項(xiàng)目經(jīng)理正式簽發(fā)。一般來(lái)講，重要文件不能以電子郵件的形式傳送，為了提高效率可先用電子郵件發(fā)過(guò)去，隨后提交原件。這些信函都具有合同文件的效力，是合同支付、結(jié)算索賠及解決雙方之間爭(zhēng)端的重要依據(jù)。在采購(gòu)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程中，供應(yīng)方和采購(gòu)方進(jìn)行了大量信息交流，從而產(chǎn)生了很多來(lái)往的信函。會(huì)議紀(jì)要的核簽一般應(yīng)規(guī)定期限，如果在此期限內(nèi)不返回修改意見(jiàn)，即認(rèn)為同意。這些會(huì)議紀(jì)要都是非常重要的合同文件，是協(xié)調(diào)合同各方行動(dòng)和解決爭(zhēng)端的主要依據(jù)。與合同管理有關(guān)的會(huì)議主要有：招標(biāo)文件澄清會(huì)；標(biāo)前會(huì)議；合同簽訂前的談判會(huì)議；設(shè)計(jì)、技術(shù)協(xié)調(diào)會(huì)；周（月、季）例會(huì)；施工協(xié)調(diào)會(huì)；變更、索賠會(huì)議；項(xiàng)目進(jìn)度審查會(huì)等。 （ 2）正式合同文件：包括合同協(xié)議書(shū)、中標(biāo)函、投標(biāo)書(shū)、合同條件，規(guī)范、圖紙、標(biāo)價(jià)的工作量表以及所有輔助資料表和附件等。合同文件在一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目中都屬于機(jī)密文件，任何泄密都有可能給項(xiàng)目帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失，所以要特別注意合同文件的保密問(wèn)題。為了穩(wěn)妥，可以將所有正式簽署的合同文本拷貝一份，作為“閱視件”，當(dāng)合同管理人員或其他人員需要查閱合同文本時(shí)，只允許查“閱視件”，而將原件妥善保管以免損壞丟失。 合同文件管理系統(tǒng)建立之后，要建立嚴(yán)格的接收和發(fā)出合同文件的登記和借閱制度。雙方簽署合同并組建項(xiàng)目合同部之后，合同部負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上派遣專(zhuān)人建立起自己的文件管理系統(tǒng)，盡快開(kāi)始所有合同文件的整理分類(lèi)和歸檔工作。 日?，F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議（可以是每日，也可每隔幾日），是由工程師和供應(yīng)方指派的人員對(duì)當(dāng)日施工中存在的問(wèn)題和次日的工作安排進(jìn)行協(xié)調(diào)，它有利于互通信息和工作的相互配合，有利于及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題及時(shí)作出改進(jìn)和糾正。 第一次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議和例行現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議都必須有正式的會(huì)議議程，以便事先做好準(zhǔn)備工作，避免遺漏事項(xiàng)。 例行現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議是工程開(kāi)工后定期召開(kāi)的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，其任務(wù)是解決施工中的有關(guān)工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程費(fèi)用以及延期、索賠等問(wèn)題。按照不同的任務(wù)和目的，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議可分為：第一次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、例行現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議和日?，F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議三種形式。因此工程師班子，在大型工程中，通信設(shè)備應(yīng)當(dāng)包括一般的電話系統(tǒng)、手機(jī)以及電報(bào)、電傳等設(shè)備；交通設(shè)備應(yīng)包括一定數(shù)量的越野汽車(chē)、面包車(chē)等，以保證工程師及時(shí)到場(chǎng)和及時(shí)處理，從而避免重大的經(jīng)濟(jì)損失或工程事故。為工程師及時(shí)地提供這些設(shè)備，是供應(yīng)方的合同義務(wù)。按照國(guó)際慣例，采購(gòu)方已經(jīng)把合同管理的任務(wù)委托給工程師，那么工程師的通信和交通設(shè)備是否齊全和便利，就是一件十分重要的事情。 一般在采購(gòu)合同的專(zhuān)用條件中對(duì)于許多報(bào)批程序都規(guī)定了適合本工程的具體時(shí)限，對(duì)采購(gòu)方、供應(yīng)方和工程師都有約束力，這樣為合同的順利履行提供了基礎(chǔ)。因?yàn)槿绻`反了這一文件流程，就會(huì)產(chǎn)生“令出多門(mén)”現(xiàn)象，造成管理上的混亂。以下舉例說(shuō)明。 （ 19）在缺陷責(zé)任期內(nèi)，檢查工程可能發(fā)生的缺陷，并在缺陷責(zé)任期滿后，簽發(fā)缺陷責(zé)任終止證書(shū)。 （ 18）協(xié)助調(diào)解采購(gòu)方和供應(yīng)方之間的各種矛盾。 （ 16）簽發(fā)合同條款中規(guī)定的各類(lèi)證書(shū)與報(bào)表。 （ 14）記錄好施工日記，保存一份質(zhì)量檢查記錄，以備每月結(jié)算及日后查核時(shí)用。有權(quán)隨時(shí)撤換不稱(chēng)職和不聽(tīng)從管理的各類(lèi)工作人員。 （ 11）處理好各類(lèi)索賠問(wèn)題，在與采購(gòu)方和供應(yīng)方協(xié)商后，提出處理意見(jiàn)。 （ 9）檢查供應(yīng)方的所有安全設(shè)施和工地照明。及時(shí)檢查工程質(zhì)量并簽發(fā)現(xiàn)場(chǎng)或有關(guān)試驗(yàn)的驗(yàn)收合格證書(shū)。制定和審批各類(lèi)對(duì)供應(yīng)方進(jìn)行施工質(zhì)量檢查的要求和規(guī)定。 （ 6）在合同規(guī)定的限度內(nèi)，就工程或其任何部分的形式、數(shù)量或質(zhì)量標(biāo)難的變更、簽發(fā)變更指令，并確定變更了的工程的單價(jià)或價(jià)款。審批供應(yīng)方根據(jù)合同要求提交的工程設(shè)計(jì)或施工詳圖。必要時(shí)發(fā)出暫停施工命令和復(fù)工命令并處理由此而引起的問(wèn)題。 （ 4）監(jiān)督檢查供應(yīng)方的施工組織設(shè)計(jì)，施工方案及施工進(jìn)度，督促供應(yīng)方按期完成進(jìn)度。協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)各供應(yīng)方（在供應(yīng)方不止一個(gè)的情況下）之間的關(guān)系，負(fù)責(zé)對(duì)合同文件的解釋和說(shuō)明，處理矛盾，以確保合同的圓滿履行。 （三）工程師的職責(zé) 工程師的具體職責(zé)是在合同條件中規(guī)定的，概括說(shuō)明如下： （ 1）協(xié)助采購(gòu)方評(píng)審?fù)稑?biāo)文件，提出決標(biāo)建議，并協(xié)助采購(gòu)方與中標(biāo)者談判，商簽采購(gòu)合同。 （ 15）對(duì)于有多個(gè)供應(yīng)方根據(jù)各自的合同同期在一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)或同一條路線上進(jìn)行作業(yè)的工程，每個(gè)供應(yīng)方必須給予其他供應(yīng)方合理的協(xié)作和方便，以及提供工作的機(jī)會(huì)。 （ 13）如果采購(gòu)方違約，有權(quán)暫停工程、減緩工程進(jìn)度或終止合同。 （ 11）按工程所在國(guó)的有關(guān)主管單位、采購(gòu)方或工程師的要求，按時(shí)報(bào)送各種有關(guān)報(bào)表，以及辦理各種有關(guān)手續(xù)。 （ 10）在訂購(gòu)材料之前，應(yīng)根據(jù)工程師的要求，將材料樣品報(bào)送審核，或?qū)⒉牧纤偷焦こ處熤付ǖ膶?shí)驗(yàn)室進(jìn)行試驗(yàn)，試驗(yàn)結(jié)果報(bào)送工程師審核批準(zhǔn)。 （ 8）負(fù)責(zé)進(jìn)行材料和工藝的現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)和室內(nèi)試驗(yàn)，并按規(guī)定報(bào)送工程師審核批準(zhǔn)，但供應(yīng)方對(duì)試驗(yàn)數(shù)據(jù)和試驗(yàn)成果的正確和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。所有施工測(cè)量的原始數(shù)據(jù)、原始圖紙均須給工程師檢查、校核、簽字批準(zhǔn)。帶領(lǐng)其全體人員遵守工程所在國(guó)和所在地區(qū)的有關(guān)法律、法令、法規(guī)、條例和規(guī)章制度。 （ 5）在現(xiàn)場(chǎng)遇到不可抗力的各種情況下，應(yīng)及時(shí)通知工程師，并會(huì)同采購(gòu)方、工程師協(xié)商解決補(bǔ)給費(fèi)用和工程延期的問(wèn)題。 （ 3）選擇施工方法并保證其穩(wěn)妥性、可靠性和安全性，設(shè)計(jì)所有的臨時(shí)工程，并先將有關(guān)的建議書(shū)和預(yù)算書(shū)等資料報(bào)送工程師評(píng)閱。 （ 2）制定施工進(jìn)度計(jì)劃以及現(xiàn)金流計(jì)劃，并定期按照工程師的要求予以修訂。 （ 15）解決合同中的糾紛，如需對(duì)合同條款進(jìn)行必要的變更，需要與供應(yīng)方協(xié)商并取得一致意見(jiàn)。 （ 13）負(fù)責(zé)組成驗(yàn)收委員會(huì)進(jìn)行工程區(qū)段的初步驗(yàn)收和最終竣工驗(yàn)收，簽發(fā)有關(guān)證書(shū)。 （ 11）及時(shí)答復(fù)供應(yīng)方的信函。 （ 9）協(xié)助供應(yīng)方為工程的進(jìn)口材料、工程設(shè)備及施工裝備等辦理海關(guān)、稅收等有關(guān)手續(xù)。 （ 7）及時(shí)簽發(fā)工程變更命令。如工程預(yù)付款、設(shè)備和材料預(yù)付款，每月的月結(jié)算，最終結(jié)算等。 （ 4）負(fù)責(zé)工程的融資，以保證工程的順利進(jìn)行。 （ 2）審查批準(zhǔn)供應(yīng)方轉(zhuǎn)讓或分包工程某些部分的要求。 總之，合同管理人員要想索賠成功，必須重視索賠報(bào)告的編寫(xiě)，使索賠報(bào)告充滿說(shuō)服力、邏輯性強(qiáng)，符合實(shí)際，論述準(zhǔn)確，使對(duì)方感到合情合理，有理有據(jù)。 索賠證據(jù)資料的范圍非常廣泛，如工地記錄、照片、日記、工程師指令、工程計(jì)劃、地形圖、圖紙、發(fā)票、票據(jù)、工資表等。證據(jù)部分通常以索賠報(bào)告書(shū)附件的形式出現(xiàn)，它包括了該索賠事項(xiàng)所涉及的一切有關(guān)證據(jù)資料以及對(duì)這些證據(jù)的說(shuō)明。在編寫(xiě)這部分時(shí)要注意計(jì)價(jià)方法合適、各項(xiàng)開(kāi)支合理，在論述各組成部分計(jì)算過(guò)程時(shí)要指明所依據(jù)的證據(jù)資料的名稱(chēng)和編號(hào)，這樣才能使計(jì)算出的索賠總款額有說(shuō)服力。 （ 3）索賠款額計(jì)算部分。其主要目的是論述提出索賠要求的一方有索賠權(quán)。概括地?cái)⑹鏊髻r事項(xiàng)的日期、過(guò)程，提出索賠要求的一方為減輕損失而做的努力，索賠事項(xiàng)造成的額外費(fèi)用或工期延長(zhǎng)天數(shù)以及提出索賠要求。對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或款額巨大的索賠事項(xiàng)，有必要聘用合同專(zhuān)家、法律顧問(wèn)、索賠專(zhuān)家或技術(shù)權(quán)威人士擔(dān)任咨詢顧問(wèn)，以保證索賠取得較為滿意的結(jié)果。一項(xiàng)符合法律規(guī)程與合同條件的索賠，如果報(bào)告寫(xiě)得不好，例如，對(duì)索賠權(quán)論證不力，索賠證據(jù)不足，索賠款計(jì)算有誤等，輕則使索賠結(jié)果大打折扣，重則會(huì)導(dǎo)致整個(gè)索賠失敗。如果提出索賠的一方所提供