企業(yè)檔案管理操作流程(參考版)
2025-01-13 05:53本頁(yè)面
【正文】 公司檔案總目錄 公司會(huì)計(jì)檔案目錄 公司基建檔案目錄 JJ1 公司設(shè)備檔案目錄 SB1 kj1 檔案的排列 ? 大類(lèi)按管理檔案 — 科技檔案（產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備） — 會(huì)計(jì)檔案 ? 管理類(lèi)檔案：按年度 — 期限 — （機(jī)構(gòu)） — 時(shí)間順序排列 ? 科技類(lèi)檔案：各大類(lèi)按性質(zhì) — 項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一臺(tái)設(shè)備、一項(xiàng)工程、一個(gè)課題） — 階段系統(tǒng)排列 ? 會(huì)計(jì)檔案：綜合 — 報(bào)表 — 帳簿 — 憑證二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)分別按年度 文書(shū)檔案 科技檔案 會(huì)計(jì)檔案 企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用 2022年核對(duì)了公司房屋、 土地征用、使用面積進(jìn) 行了匯總，為維護(hù)公司 利益做出了貢獻(xiàn) 2022 2022 2022 檔案管理是利用的基礎(chǔ)和手段 檔案利用是檔案管理的目的 2022年編制了固定資產(chǎn)， 原材料等專(zhuān)題材料； 利用檔案共 600人次 2022年編了歷年來(lái)設(shè)備 大修材料匯總表等； 提供利用檔案 700多卷； 為單位本年度設(shè)備大修 節(jié)約了成本 2022年編制了三種匯編； 提供利用檔案 500人次。但要分庫(kù)保管（其溫、濕控制標(biāo)準(zhǔn)不一樣）、統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)的辦法，為加強(qiáng)管理可另編目錄。 ?D譯文和原文組合：按譯文在前，原文在后的順序排列 科技檔案的編目 ?產(chǎn)品、科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器四類(lèi)的文件材料仍執(zhí)行《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 的規(guī)定，按“卷”整理。 ?B結(jié)論和依據(jù)性文件組合：按結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的順序排列。 ? 設(shè)備類(lèi)：設(shè)備依據(jù)性文件材料 —— 外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收 (自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收 )—— 設(shè)備安裝調(diào)試 —— 隨機(jī)文件材料 —— 設(shè)備運(yùn)行 —— 設(shè)備維護(hù)等。 （按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、種類(lèi)分） 科研分類(lèi) ?“性質(zhì) —— 課題”分類(lèi)法 ?“專(zhuān)業(yè) —— 課題”分類(lèi)法 產(chǎn)品檔案分類(lèi) ?“系列 —— 型號(hào)”分類(lèi)法 ?“品種 —— 問(wèn)題”分類(lèi)法 科技檔案組卷 ?根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合在一起，使之便于保管和利用的過(guò)程 案卷 是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位 排列案卷和卷內(nèi)文件順序 ?科研類(lèi)：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段 —— 研究實(shí)驗(yàn)階段 —— 總結(jié)鑒定階段 —— 成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段 —— 推廣應(yīng)用階段等。 歸檔手續(xù) ?檔案交接時(shí)，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。 ?（四）產(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗(yàn)收、正式投產(chǎn)時(shí)歸檔，也可視周期長(zhǎng)短分階段歸檔 歸檔份數(shù) ?基建檔案一般不少于 2套，一套（原件）由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館。 ?（三）科研課題 ?一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。 ?施工、監(jiān)理、竣工文件： ?（ 1）規(guī)模?。嚎⒐を?yàn)收后三個(gè)月內(nèi)一次性立即歸檔。 ? 組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門(mén)監(jiān)制的產(chǎn)品。 ? 文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 ? 歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。并由檔案部門(mén)簽字后，才能報(bào)銷(xiāo)差旅等有關(guān)費(fèi)用（此項(xiàng)規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關(guān)）。 一 參 加 ? 檔案人員參加產(chǎn)品科研成果評(píng)優(yōu)、基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收會(huì)和設(shè)備開(kāi)箱，覆行簽字手續(xù)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)形成的文件材料和設(shè)備開(kāi)箱后的隨機(jī)材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集。 ?（ 2）事中監(jiān)督。 ?（ 1）事前介入。 科 技 檔 案 ?科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。 編號(hào)基本方法 ?第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫(xiě)出來(lái)，取每一個(gè)拼音的第一個(gè)字母； ?第二步：把同一個(gè)字母的放在一起，按姓的漢字聲母的ABCD…… 依次排列（單名中間空一個(gè)字符）；再按名的漢字聲母的 ABCD…… 依次排列，依此類(lèi)推（見(jiàn)附表） ?第三步：按過(guò)索引的檔案號(hào)、姓名、籍貫進(jìn)行排序上架； ?第四步：每一個(gè)字母后留一定的空號(hào)，以備增加檔案之用。音序編號(hào)法，比任何一種方法實(shí)用、便捷。需經(jīng)人事部門(mén)審查蓋章或本人簽字、 蓋章后方能歸入人事檔案。 人事檔案的收集工作 ?收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別。會(huì)計(jì)帳本是一本一卷；會(huì)計(jì)憑證一般由經(jīng)辦會(huì)計(jì)當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂若干成冊(cè)，一般厚度不得超過(guò) 3厘米，加封面裝于憑證合內(nèi)，并編號(hào)。 什么是企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案 是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料 是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù) 了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi) ?盡快熟悉文件形成的規(guī)律。不同保管期的不能放一個(gè)合內(nèi)。件號(hào)應(yīng)在分類(lèi)的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“ 1” 開(kāi)始標(biāo)注。只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。 企業(yè)檔案工作 1 2 什么是企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)檔案工作
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