【正文】 ⑤ “對應(yīng)成果驗(yàn)收內(nèi)容”為每筆付款的付款依。 ③ “款項(xiàng)金額”為合同約定的每筆收付款的金額，有固定金額、暫定金額和金額不確定三種情況：如為固定金額，則填寫具體金額； 如為暫定金額，則填寫具體金額，并后加括號注明“暫定”；如金額不確定，則注明“不確定”。 商務(wù)條款： 1．合同單價(jià)： 2．結(jié)算方式： 3．合同總價(jià)： 4．付款方式： 附表 5 合同跟蹤內(nèi)容表 合同基本情況 合同總價(jià) 款項(xiàng)名稱 款項(xiàng)金額 對應(yīng)收付款方式 收支部門 對應(yīng)成果驗(yàn)收內(nèi)容 完成時(shí)間 合同編號： 合同名稱： 合同對方： 簽訂日期： 跟 蹤 人： 合同 義務(wù) 填表說明： ① “合同總價(jià)”為合同約定的總價(jià)，有固定總價(jià)、暫定總價(jià)和總價(jià)不確定三種情況：如為固定總價(jià)，則填寫具體金額；如為暫定總價(jià)，則填寫具體金額，并后加括號注明“暫定”；如總價(jià)不確定，則注明“不確定”。逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天，月度扣 1 分，年度扣 分；內(nèi)容如有遺漏或錯(cuò)誤，每遺 漏或錯(cuò)誤一項(xiàng)，月度扣 1 分，年度扣 分；履行狀態(tài)出現(xiàn)不真實(shí)，每出現(xiàn)一次，月度扣 5 分，年度扣 分。 附表 3 部門 年 月份合同履行計(jì)劃表 序號 合同概況 所屬項(xiàng)目 合同義務(wù) (成果 )匯總 當(dāng)月須完成義務(wù) (成果 )內(nèi)容 完成時(shí)間 履行狀態(tài) 備注 1 合同編號： 合同名稱： 合同對方： 簽訂時(shí)間： 跟 蹤 人： □ 正常履行中 □非正常履行中 □對方有違約行為 □ 我方有違約行為 □ 提前解除 □正常履行完畢 2 合同編號： 合同名稱： 合同對方： 簽訂時(shí)間： 跟 蹤 人： □ 正常履行中 □非正常履行中 □對方有違約行為 □ 我方有違約行為 □ 提前解除 □正常履行完畢 說明： 1．本表由職能部門負(fù)責(zé)人指定人員制作，經(jīng)各職能部門負(fù)責(zé)人審核、項(xiàng)目總經(jīng)理確認(rèn)后于每月 25 日前分別報(bào)財(cái)務(wù)部 、資產(chǎn)采購部 以及法務(wù)部備案。 4．本表必須按時(shí)上報(bào)，內(nèi)容必須完整、無遺漏、完成時(shí)間符合項(xiàng)目進(jìn)度。 2．各環(huán)節(jié)完成時(shí)間的填寫必須考慮項(xiàng)目進(jìn)度所需及各審核人的必要審核時(shí)間，其中招標(biāo)文件、合同批準(zhǔn)各同步驟的審核時(shí)間最長不超過 4 個(gè)工作時(shí)，其他各環(huán)節(jié)各步驟的審核時(shí)間根據(jù)各主管部門規(guī)定的時(shí)間執(zhí)行。 本計(jì)劃表中所指簽訂完成時(shí)間，是指經(jīng)過招標(biāo) /報(bào)價(jià)或非招標(biāo) /報(bào)價(jià)審批流程后，最終各方簽署合同的時(shí)間；履行完成時(shí)間是指合同主要義務(wù)履行完畢的時(shí)間 (不包括保修期等 )。 本考評表中的扣分分值僅針對年度考評扣分 (累計(jì) )，月度考評扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以 10 倍。 注：若法務(wù)部自身有合同需簽訂，則該項(xiàng)合同的考評參照對象為“部門、子公司負(fù)責(zé)人”的考評表。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 其 他 1．被考評人應(yīng)在規(guī)定的審核期限內(nèi)完成相應(yīng)的審核。 2．確保實(shí)時(shí)跟蹤合同履行情況，一旦出現(xiàn)違約情況，立即從法律角度提出處理方案。 合同履行 1．確保 按合同管理制度要求完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保合同跟蹤內(nèi)容與合同約定相符。 第四章 法務(wù)合同考評 法務(wù)部負(fù)責(zé)人合同考評表 考評對象：法務(wù)部負(fù)責(zé)人 考評內(nèi)容 考評標(biāo)準(zhǔn) 評分辦法 扣分 合同簽訂 確保所有經(jīng)手審核的招標(biāo)文件和合同不因條款表述方面的差錯(cuò)而造成法律糾紛或給法律救濟(jì)造成不利影響。本表由法務(wù)部實(shí)施考評。 違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 分及以上。 ① 若實(shí)際審核期限過長影響工作進(jìn)展的，每逾期一天扣 分； ② 因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 收付款項(xiàng)有遺漏或不準(zhǔn)確的，每項(xiàng)扣 分。 ① 經(jīng)財(cái)務(wù)責(zé)任人審核后的招標(biāo)文件或合同文本若經(jīng)下步審核人審核，發(fā)現(xiàn)商務(wù)條款仍存在明顯差錯(cuò)而被指正的，則每次扣 分； ② 因此造成不良發(fā)律后果而給公司造成損失的，每 2 萬元扣 1 分。 本考評表中的扣分分值僅針對年度考評扣分 (累計(jì) )，月度考評扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以 10 倍。 注：若資產(chǎn)管理中心自身有合同需簽訂，則該項(xiàng)合同的考評參照對象為“部門、子公司負(fù)責(zé)人”的考評表。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 其 他 1．被考評人應(yīng)在規(guī)定的審核期限內(nèi)完成相應(yīng)的審核。 2．確保按合同管理制度要求使用印章。 第二章 資產(chǎn)合同考評 資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人合同考評表 考評對象：資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人 考評內(nèi)容 考評標(biāo)準(zhǔn) 評分辦法 扣分 扣分原因 合同簽訂 1．確保經(jīng)審核 后的招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )符合招標(biāo) /報(bào)價(jià)要求，合同內(nèi)容符合招標(biāo) /報(bào)價(jià)的評標(biāo)結(jié)果。 說明： 本表由法務(wù)部實(shí)施考評。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》的流程及其他規(guī)定。 其他 1．在合同簽訂及履行過程中，須按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任 人。 3．合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補(bǔ)或救濟(jì)措施，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。發(fā)往對方的重要函件或交付對方的成果、資料必須按流程審批，送達(dá)后須 由對方有權(quán)簽字人簽收 (或以 EMS 形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)完整。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣 分； ④ 未通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同真實(shí)履行情況的，每次扣 分。 ① 合同內(nèi)容不完整或附件未齊備，即提交蓋章，每次扣 分； ② 合同文本有涂改的，涂改處未加蓋雙方修正章或公章的，每次扣 分； ③ 對方用章不規(guī)范 (如簽字人未簽字、附件未蓋章等 )而未提出的，每次扣 分。 ④ 合同條款存 在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分 ⑤ 審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的，每影響一天扣 分。 4．確保合同內(nèi)容符合評標(biāo)或價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 3．確保最終簽訂合同的 客戶具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級。 ① 招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 第四篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 部門 /子公司負(fù)責(zé)人合同考評表 考評對象：部門、子公司負(fù)責(zé)人 考評環(huán)節(jié) 考評標(biāo)準(zhǔn) 考評辦法 扣分 扣分原因 合同計(jì)劃 按時(shí)上報(bào)年度及月度合同簽訂及履行計(jì)劃，并確保上報(bào)的合同簽訂及履行計(jì)劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí) ① 逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的，每一項(xiàng)扣 分； ③ 計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實(shí)的，每次扣 分。 2． 特別說明： 除上述對外文書外，合同履行過程中合同各方召開的有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會議對于合同的履行起著非常重要的作用，均應(yīng)形成會議紀(jì)要，會議紀(jì)要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。 四 、對外文書發(fā)送過程中的相關(guān)注意事項(xiàng) 1． 法務(wù)類 對外文書在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效力，所以必須給予高度重視。 (三 ) 有特定固定流程文書 的審批流程 1．付 (催 )款通知單審批流程 （ 1）主辦會計(jì)按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額（如有利息，須計(jì)算準(zhǔn)確的利息）以及付款時(shí)間，要求依據(jù)、時(shí)間明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； （ 2）財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （ 3）部門（子公司）負(fù)責(zé)人審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否完整、明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （ 4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （ 5）法務(wù)主管 審核付款通知單中的文字表述是否準(zhǔn)確、合法； （ 6）董事長批準(zhǔn)。 2．發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書 任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書，無論屬法務(wù)類文書還是技術(shù)類文書，均需按“對外文書審批流程”或其他 兩 個(gè)固定流程 (廣告發(fā)布、 催款通知 )執(zhí)行，必須通過法務(wù)部審核。 三、 對外文書審批流程 的原則 (一 ) 因非法務(wù)類對外文書與法務(wù)類對外文書因在實(shí)際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實(shí)際用章審批過程中 大 部分 非法務(wù)類文書也 歸屬法務(wù) 部 管轄 (即須經(jīng)過法務(wù)部審核 )， 為了便于區(qū)分，現(xiàn)就 對外文書按發(fā)文對象 進(jìn)行區(qū) 分，可分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書兩類，現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下： 1．發(fā)往政府職能部門的文書 發(fā)往政府職能部門的 法務(wù)類文 書 (指因合同關(guān)系而發(fā)生的對合同的履行結(jié)果會產(chǎn)生影響的文書 )和 行政類文書 (因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報(bào)告、承諾等 )須按 OA 流程中的“對外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務(wù)部審核。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應(yīng)當(dāng)視為合同內(nèi)容， 若有 違反，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。該類文書不以送達(dá)回執(zhí)為必要條件。該類文書必須經(jīng)雙方或多方 蓋章確認(rèn) 。送達(dá)時(shí)須有經(jīng)對方簽收的 用以證明送達(dá) 的回執(zhí)。為了規(guī)范該類文書的對外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。評估表格式見 附 表 6。 4．某項(xiàng)付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無須再支付的，則由該項(xiàng)合同主辦部門的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。 3．對于不設(shè)條件的付款 (即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等 )，按公司內(nèi)部付款流程審批同意后可付款；對于設(shè)條件的付款，則必須經(jīng)成果驗(yàn)收程序，確保與該項(xiàng)付款 相應(yīng)的條件已成就后方可付款，保證做到無成果驗(yàn)收合格證明及付款批準(zhǔn)書不予付款。 4．某項(xiàng)收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的，則由該項(xiàng)合同主辦部門的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映收款狀態(tài)。對于相應(yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書面依據(jù)加以證明的，則部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項(xiàng)書面依據(jù)，并提交財(cái)務(wù)責(zé)任人處；財(cái)務(wù)責(zé)任人必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知單，并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對方在付款期限內(nèi)付款。 3．合同履行過程中，我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對方書面確認(rèn)或簽收 (具體要求見本篇第三章內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力。同時(shí)， 所有在合同履行過程中發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù) (相關(guān)事項(xiàng)的請示、內(nèi)外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等 )均應(yīng)通過管理系統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相對應(yīng)的事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反應(yīng)，以確保通過管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。 第二章 合同履行跟蹤 合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后，各項(xiàng)收付款及成果驗(yàn)收的責(zé)任人及參與人員可通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)查詢自己負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容，作為提示做好 本項(xiàng)工作及查詢各項(xiàng)工作進(jìn)展的輔助手段。在錄入時(shí)必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項(xiàng)外，其余每筆收付款均需對應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容 (至少一項(xiàng) )，可通過“添加成果”鍵添加對應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的“預(yù)計(jì)日期”即預(yù)計(jì)收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護(hù)，務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金計(jì)劃的報(bào)批。 二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng) 1． 合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查詢所用的合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進(jìn)行內(nèi)部的合同編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指合同所屬的項(xiàng)目及部門，若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一個(gè)部門，則必須同時(shí)關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及該部門，以便通過項(xiàng)目及部門均可查 詢該合同。 (2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在 1 個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收對應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對無誤后分別點(diǎn)