【正文】 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計(jì)劃管理 第一章 合同簽訂計(jì)劃 第二章 合同履行計(jì)劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權(quán)限管理 第四章 合同編號(hào)管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項(xiàng) 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對(duì)外文書(shū)管理 第 四 篇 合同考評(píng)管理 第一章 部門(mén)合同考評(píng) 第二章 資產(chǎn)合同考評(píng) 第三章 財(cái)務(wù)合同考評(píng) 第四章 法務(wù)合同考評(píng) 附 則 各類(lèi)附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整個(gè)過(guò)程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、保證合同目的實(shí)現(xiàn) (包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項(xiàng)無(wú)誤 )的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計(jì)劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考評(píng)管理。 合同計(jì) 劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見(jiàn)工作，確保按計(jì)劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無(wú)序狀況。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶(hù)信譽(yù)和綜合能力的評(píng)估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶(hù)論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯(cuò)而給合同履行或救濟(jì)造成困難。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過(guò)程中的各項(xiàng)成果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項(xiàng)無(wú)差錯(cuò) ，實(shí)現(xiàn)合同目的。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺(tái)了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無(wú)遺漏，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映合同的真實(shí)履行情況。 另一方面，為了確保合同履行過(guò)程中各項(xiàng)書(shū)面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對(duì)法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)的出臺(tái)了《對(duì)外文書(shū) (法務(wù)類(lèi) )管理辦法》。 合同考評(píng)管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項(xiàng)已生效的制度及流程，自覺(jué)把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同簽訂、合同 履行及合同考評(píng)的流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關(guān)人員簡(jiǎn)單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 法務(wù)部作為 公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)與合同管理相關(guān)的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對(duì)本制度匯編享有最終解釋權(quán)。 《合同管理制度》總表 類(lèi) 目 關(guān)鍵環(huán)節(jié) 適用流程 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 考評(píng)辦法 合同計(jì)劃 25 日?qǐng)?bào)月計(jì)劃 12 月報(bào)年計(jì)劃 部門(mén)指定人員制表 → 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 → 各項(xiàng)目經(jīng)理審核 → 計(jì)劃交 資產(chǎn)、法務(wù) 、財(cái)務(wù) 審查備案 按時(shí)上報(bào)年度及月度合同簽訂計(jì)劃、履行計(jì)劃，并 確保上報(bào)的計(jì)劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理 、狀態(tài)真實(shí) ① 逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的，每一項(xiàng)扣 分； ③ 計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實(shí)的，每次扣 分。 合同簽訂 招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行 (考核價(jià)格 )批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中各類(lèi)“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶(hù)的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿(mǎn)足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整，不滿(mǎn)足合同起草要求的，每少 一項(xiàng)扣 分 (其他具體要求由質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部實(shí)施考評(píng) ) 2．招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程” )主辦部門(mén)或法務(wù)部起草招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )→ 技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見(jiàn)修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標(biāo)文件批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ) → 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標(biāo)文件 /報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿(mǎn)足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ① 招標(biāo)文件或 報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬(wàn)元扣 1 分。 ③ 審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的，每影響一天扣 (以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)與此相同 )。 3．客戶(hù)批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 客戶(hù)批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行 ) 確保 所報(bào)客戶(hù) 具 備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)。 簽訂合同的單位無(wú)實(shí)際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬(wàn)元扣 1 分。 (客戶(hù)及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過(guò)程中發(fā)生的其他如客戶(hù)數(shù)量提 供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價(jià)格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)施考評(píng) ) 4．評(píng)標(biāo)辦法審批流程 具體流程、 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 及考評(píng)辦法按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行 5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行 ) 確保 中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用程度。 6．合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程” )主辦部門(mén)或法務(wù)部起草合同 → 技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見(jiàn)修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 合同批準(zhǔn)流程 ”，須 關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ) → 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會(huì)審批 (具體審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)結(jié)果，滿(mǎn)足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬(wàn)元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 價(jià)格批準(zhǔn)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū) ” (具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶(hù)的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿(mǎn)足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整，不滿(mǎn)足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣 分 2．考核價(jià)格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū) ” (按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財(cái)務(wù)部要求 由財(cái)務(wù)實(shí)施具體考評(píng) 3．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū) ” (按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財(cái)務(wù)部要求 4．合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)”、“考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)”和“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)” )：主辦部門(mén)或法務(wù)部起草合同 → 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會(huì)審核 (具體審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式符合目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ① 合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣 分； ② 合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯(cuò)而造成公司損失的每 2 萬(wàn)元扣 1 分 特殊合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準(zhǔn)流程 ” )部門(mén) /項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》及合同文本 →董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本 確保合同內(nèi)容滿(mǎn)足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬(wàn) 元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 合同履行 1． 跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程 ” )部門(mén)行政助理在合同簽訂完畢后 1 個(gè)工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容 (包括合同成果驗(yàn)收、收付款和與成果驗(yàn)收、收付款相對(duì)應(yīng)的事務(wù) )的整理及報(bào)批 → 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 → 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管復(fù)核 → 行政助理錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng) → 法務(wù)主管和財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn) → 部門(mén)日常跟蹤 → 系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表準(zhǔn)確反映合同履行情況 在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)，并通過(guò)管理系統(tǒng)真實(shí)反映合同 的具體履行情況。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、 收付款內(nèi)容及與之相對(duì)應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣 分； ④ 未通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣 分。 2．合同履行過(guò)程中的往來(lái)函件及回執(zhí)的原件須及時(shí)存檔 ， 發(fā)往對(duì)方的函件 按對(duì)外文書(shū)要求執(zhí)行。 考評(píng)辦法參見(jiàn)對(duì)外文書(shū)部分內(nèi)容 3．合同履行過(guò)程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補(bǔ)或救濟(jì)措施，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 未實(shí)現(xiàn)合同目的或因彌補(bǔ)救濟(jì)措施不及 時(shí)而造成公司損失的，每 2萬(wàn)元扣 1 分。 對(duì)外文書(shū) 1．廣告文書(shū) (OA 系統(tǒng)中“ 廣告 發(fā)布內(nèi)容 批 準(zhǔn) 流程 ” )：發(fā)文 →策劃部經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→ 董事長(zhǎng)審批 須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī) ① 若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的，每次扣 分； ② 因此造成在訴訟或仲裁過(guò)程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每 2萬(wàn)元扣 1 分。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準(zhǔn) 流程 ” )：主辦會(huì)計(jì)發(fā)文→財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→資金部審核→法務(wù) 主管 審核→ 董事長(zhǎng)審批 確保文書(shū)表述無(wú)誤， 且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)，文書(shū)送達(dá)對(duì)方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收 (或以特快專(zhuān)遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力 3．其他文書(shū) (OA 系統(tǒng)中“ 對(duì)外文書(shū)審批流程 ” )：發(fā)文 →部門(mén)經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)審核 (如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容，則 可跳過(guò) ) →總經(jīng)理審核 (如同屬多個(gè)項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目，則可跳過(guò) )→法務(wù)審核→ 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過(guò)程中，按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。 ① 若未落實(shí)責(zé)任人的，每次 扣 分； ② 原責(zé)任人因離職、換崗等原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時(shí)調(diào)整的，每次扣 分。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 分及以上不等。 第一篇 合同計(jì)劃管理 第一章 合同簽訂計(jì)劃 一、合同簽訂計(jì)劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時(shí)間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門(mén)按年度及月度分別上報(bào)合同簽訂計(jì)劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。 二、合同簽訂計(jì)劃上報(bào)流程 1．需求部門(mén)于每年的 12 月份上報(bào)下年度合同簽訂計(jì)劃；于每月的 25 日前上報(bào) 下月合同簽訂計(jì)劃 (年度合同簽訂計(jì)劃表和月度合同簽訂計(jì)劃表詳見(jiàn)附表 2)； 2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核； 3．子公司負(fù)責(zé)人審核； 4．法務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。 第二章 合同履行計(jì)劃 一、合同履行計(jì)劃的目的 為了確保合同簽訂后各項(xiàng)義務(wù)的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門(mén)按月上報(bào)合同履行計(jì)劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度需求，以便按月有計(jì)劃地履行。 二、合同履行計(jì)劃上報(bào)流程 1．需求部門(mén)于每月的 25 日前上報(bào)下月合同履行計(jì)劃 (詳見(jiàn)附表 3)； 2．需求 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核； 3．子公司負(fù)責(zé)人審核； 4．法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。 第二篇 合同簽訂管理 第一章 合同簽訂原則 一、合同簽訂的前提