【正文】 擊“審核”鍵。 (4) 法務(wù)部主管復(fù)核 法務(wù)部主管在 1 個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。 (2) 部門 負責(zé)人審核收付款對應(yīng)的成果驗收 部門負責(zé)人在 1 個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項收付款對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容完整無遺漏。本流程分兩個階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。合同簽訂過程中 相關(guān) 環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個要素： (1) 項目名稱 (2) 標(biāo)的名稱 (3) 發(fā)文目的 2．以 11 號項目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下： (1) 招標(biāo)文件 (報價書 )批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題： 11 號項目電梯招標(biāo)文件審批； (2) 合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為： 11 號項目電梯供貨合同審批。 證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫的內(nèi)容是否已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點 、代表簽字等內(nèi)容，所有附件是否均已提供，核對無誤后方可加蓋公章；對于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同，除需在簽署頁上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認是經(jīng)合同雙方認可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章 (若無修正章，則可以公章代替 )，同時提醒主責(zé)任人要求合同對方單位加蓋修正章 (若無修正章，則可以公章代替 )。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門 (子公司 )起草，或由最常使用部門 (子公司 )上報需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專員負責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人 (若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的，則無需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財務(wù)責(zé)任人審核 )、部門 (子公司 )負責(zé)人及法務(wù)主管審核通過后生效，并在生效之日，將 空白格式合同一份交證章管理員備案。 三、合同編號管理 合同編號由法務(wù)部統(tǒng)一管理 (其中 天地 建設(shè)及 夢想 置業(yè)的編號分別由該兩個公司的行政助理統(tǒng)一管理 )，各部門須使用編號的，均須至法務(wù)專員 (或相應(yīng)的行政助理 )處索取，法務(wù)專員 (相應(yīng)的行政助理 )需做好統(tǒng)一管理、 登記及發(fā)放，避免錯誤編號及重復(fù)編號。 4．若有新增公司，則編號方法同上 。 3．合同編號的末兩位是當(dāng)月以該公司 (項目部 )名義簽訂的合同的序號。 第四章 合同編號管理 一、合同編號原則 合同編號共 12 位，編號中包含公司拼音縮寫 (4 位 )、提交審批的年月數(shù)字 (6 位 )、序號數(shù)字 (2 位 )。 注 ：以上審批權(quán)限僅僅說明了合同的最終批準(zhǔn)人，在實際報批合同時，合同管理制度中規(guī)定的各專業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門、子公司須按 OA 系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行。 七、 基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門指定人員起草合同文本； 2． 天地 建設(shè) 負責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求； 3． 財務(wù)部負責(zé)人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確； 5． 執(zhí)行 董事審批； 6．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 7．存檔。 五、土地出讓合同簽訂流程 1． 經(jīng)辦人提交合同文本； 2． 前期技術(shù)部經(jīng)理審核，確認土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體 內(nèi)容； 3． 財務(wù)部經(jīng)理審核，確認土地出讓金金額及付款方式是否準(zhǔn)確，且與招標(biāo)文件相符； 4． 項目總經(jīng)理審核，確認土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容； (如尚未確定項目經(jīng)理，則該步驟略 ) 5． 法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符，文字表述是否有誤； 6． 董事長審批。 2． 苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下： (1) 銷售主責(zé)任人按格式文本填寫合同文本，對于格式文本已確 定的內(nèi)容不得修改； (2) 三景園藝公司財務(wù)經(jīng)理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益，財務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確； (3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益； (4) 執(zhí)行董事審批。 (三 ) 苗木銷售合同簽訂流程 苗木銷售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件25， 苗木 銷售合同的格式文本由 三景園藝 公司證章管理員保管備案，以備在 蓋章前與需簽訂的文本核對，確認已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。 1． 砂石銷售合同格式文本的審批流程如下： (1) 航運公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本； (2) 航運公司財務(wù)經(jīng)理審核； (3) 航運公司 總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5) 執(zhí)行董事審批； (6) 證章管理員處備案。 2． 合同 (意向書 )的簽訂流程 (1) 銷售人員根據(jù)已批準(zhǔn)的范本填寫合同文本 (填寫規(guī)范詳見《合同填寫規(guī)范》 )； (2) 銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準(zhǔn)的范本及其他各項 批準(zhǔn)要求； (3) 財務(wù)審核價格及付款方式是否符合已批準(zhǔn)的價格及付款方式要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；如合同價格低于公司已批準(zhǔn)的價格標(biāo)準(zhǔn)，則須提交銷售價格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人審核； (4) 證章管理員核對文本 (與已批準(zhǔn)的格式文本核對 )無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核； (5) 存檔。 格式文本批準(zhǔn)后必須報證章管理員處備案， 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章 。 (一 ) 房屋銷售合同 相關(guān)流程 任何項目在房屋銷售開始前，必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書）。 流程簡述： 部門 /項目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請表》 (詳見附表 4)及合同文本 →董事長批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長批準(zhǔn)合同文本→證章管理員核對無誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財務(wù)部經(jīng)理、資金部 閱知并 落實合同跟蹤內(nèi)容 注：特殊合同的報批權(quán)限歸屬部門及子公司負責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授權(quán)的流程，僅部門及子公司負責(zé)人才能啟動該流程。 合同批準(zhǔn)的權(quán)限 詳見本篇第三章內(nèi)容 。 由需求部門 (子公司 )行政助理負責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本中所有應(yīng)填寫的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫完畢，包括合同簽訂時間、地點、代表簽字 (我方由需求部門 子公司 負責(zé)人代表簽署合同 )、聯(lián)系方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內(nèi)容 (若合同對方為個人，則必須寫明其身份證號碼 )。 7．簽訂合同。 (3) 起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的合同文本； (4) 部門負責(zé)人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的； (5) 子公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的； (6) 法務(wù)主管審核確認合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (7) 董事會 審核批準(zhǔn)合同文本。 5． 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 (具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 )。 注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件 (報價信息 )批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進行。 第二章 合同簽訂流程 一、支出類合同的招標(biāo) /報價流程 1．目 標(biāo)執(zhí)行 (考核價格 )批準(zhǔn) (具體按質(zhì)量部 、財務(wù)部 要求的流程執(zhí)行 ) 2．招標(biāo)文件 (報價信息 )批準(zhǔn) (1) 需求部門行政助理或需求部門委托法務(wù)專員起草招標(biāo)文件 (或報價信息 )； (2) 起草人將招標(biāo)文件 (或報價信息 )分別提交技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進行審核： ① 技術(shù)責(zé)任人審核確認招標(biāo)文件 (或報價信息 )所涉質(zhì)量技術(shù)要求 (包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容 )是否完整、準(zhǔn)確； ② 財務(wù)責(zé)任人審核確認所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理； ③ 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認招標(biāo)文件 (或報價信息 )內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評標(biāo)辦法是否公平、公正、合理； (3) 起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的招標(biāo)文件 (或報價信息 )文本； (4) 部門負責(zé)人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，招標(biāo)文件 (或報價信息 )能否滿足項目需求； (5) 子公司 負責(zé)人審核確認招標(biāo)文件 (或報價信息 )能否滿足項目需求； (6) 法務(wù)主管審核確認招標(biāo)文件 (或報價信息 )整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (7) 執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。 六、各審核責(zé)任人必須按照批準(zhǔn)的流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)，且驗收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。 五、特別說明 在所有招標(biāo)或報價之前，資產(chǎn)管理中心需知會各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo) /報價截止日前，推薦符合條件的單位參加投標(biāo) /報價，需求部門 (子公司 )不得拒 絕；同時，股東有權(quán)在招標(biāo)或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 4．資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔(dān)任。若某些合同不涉及專業(yè)技術(shù)條款的，則該類合同無需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。 2．技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。 4．財務(wù)部：負責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評定。 2．資產(chǎn)管理中心：負責(zé)發(fā)布招標(biāo) (報價 )信息，公開、公平、公正地組織招標(biāo) (報價 )的全程活動；負責(zé)客戶及其資料的補充及再論證；負責(zé)如實反映開標(biāo)、詢標(biāo)、評標(biāo)過程中的真實情況。 第二篇 合同簽訂管理 第一章 合同簽訂原則 一、合同簽訂的前提 公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(biāo) (報價 )或價格批準(zhǔn) (本制度有特殊規(guī)定的除外 )，確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級，同時，在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。 第二章 合同履行計劃 一、合同履行計劃的目的 為了確保合同簽訂后各項義務(wù)的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門按月上報合同履行計劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項目實際進度需求，以便按月有計劃地履行。 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準(zhǔn) 流程 ” )：主辦會計發(fā)文→財務(wù)經(jīng)理審核→項目總經(jīng)理審核→資金部審核→法務(wù) 主管 審核→ 董事長審批 確保文書表述無誤， 且能達到發(fā)文目標(biāo)，文書送達對方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對方有權(quán)簽字人簽收 (或以特快專遞形式送達，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力 3．其他文書 (OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” )：發(fā)文 →部門經(jīng)理審核→財務(wù)審核 (如不涉及財務(wù)內(nèi)容，則 可跳過 ) →總經(jīng)理審核 (如同屬多個項目或不屬任一項目，則可跳過 )→法務(wù)審核→ 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過程中，按要求落實每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實際情況及時調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。 未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及 時而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔 ， 發(fā)往對方的函件 按對外文書要求執(zhí)行。 合同履行 1． 跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程 ” )部門行政助理在合同簽訂完畢后 1 個工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容 (包括合同成果驗收、收付款和與成果驗收、收付款相對應(yīng)的事務(wù) )的整理及報批 → 部門負責(zé)人審核 → 財務(wù)部經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管復(fù)核 → 行政助理錄入項目管理系統(tǒng) → 法務(wù)主管和財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn) → 部門日常跟蹤 → 系統(tǒng)自動生成的報表準(zhǔn)確反映合同履行情況 在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)，并通過管理系統(tǒng)真實反映合同 的具體履行情況。 ① 合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報批合同，扣 分； ② 合同內(nèi)容、價格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯而造成公司損失的每 2 萬元扣 1 分 特殊合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準(zhǔn)流程 ” )部門 /項目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請表》及合同文本 →董事長批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長批準(zhǔn)合同文本 確保合同內(nèi)容滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ②