【正文】 無(wú) 國(guó)美音像公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作參照本辦法執(zhí)行。 非永久存放的會(huì)計(jì)檔案已過(guò)保存期限，須由分部財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明擬國(guó)美－ 財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì) 002 《 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 規(guī)范 管理 制度 》 20200421 第 17 頁(yè) 共 17 頁(yè) 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 銷毀會(huì)計(jì)檔案的具體類別和所屬期間，報(bào)請(qǐng)總部監(jiān)察中心、財(cái)務(wù)中心稽核部、會(huì)計(jì)管理部批準(zhǔn)后方可予以銷毀。 . 7 預(yù)算、計(jì)劃 ,制度等文件材料 ,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定 ,不適用本辦法，但應(yīng)將年初預(yù)算與年終決算及預(yù)算執(zhí)行情況的分析統(tǒng)一裝訂，便于查閱。 NC系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，由總部信息中心進(jìn)行適時(shí)備份。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使 會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。 年度電子數(shù)據(jù)備份必 須記錄 計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)。 電子檔案管理 保存電子檔案的目的是以防計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損害后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的軟件系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)。 . 5復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案，需蓋章生效的，按印章審批手續(xù)辦理。 . 3查閱會(huì)計(jì)檔案，必須 在檔案室內(nèi) 由專管人員按照需查閱的內(nèi)容代為查找，不經(jīng)管理人員同意，不得自行翻閱。 ，會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)會(huì)同原裝訂部門共同拆封，并詳細(xì)記錄憑證編號(hào)、拆封原因、憑證 號(hào)、附件張數(shù)，并復(fù)制原件留存，收回后及時(shí)恢復(fù)原狀，并在備考表中說(shuō)明并附批準(zhǔn)原件 。 、復(fù)制會(huì)計(jì)憑證，簡(jiǎn)化查詢手續(xù)，持查詢部門負(fù)責(zé)人簽字的審批單可進(jìn)行查詢。經(jīng) 分部財(cái)務(wù)經(jīng)理 批準(zhǔn) ,可以提供查閱或者復(fù)制。安保部門對(duì)檔案室的防火設(shè)備定期進(jìn)行檢查，保證防火設(shè)備安全可用。物流會(huì)計(jì)、出納除了負(fù)責(zé)物流配送中心檔案室的日常管理外，還要注意分部財(cái)務(wù)檔案室的安全。 ； 、出納； ，財(cái)務(wù)檔案保管責(zé)任人為會(huì)計(jì)主管； 、會(huì)計(jì)主管和分部財(cái)務(wù)檔案管理員； 理、會(huì)計(jì)主管和分部財(cái)務(wù)檔案管理員； 分部財(cái)務(wù)檔案室的鑰匙由財(cái)務(wù)經(jīng)理保管。交接手續(xù)一式兩份，一份交財(cái)務(wù)經(jīng)理保管，一份與檔案同行。 【例】 20200101—— 指 2020 年度 1 月第一冊(cè) 第三級(jí) —— 類別 具體分類為： 內(nèi)部管理報(bào)表 ——— 1 單獨(dú)裝訂的附件 —— 2 （廠家確認(rèn)函、 費(fèi)用審批報(bào)告等等） 其他內(nèi)部文件 ——— 3 第四級(jí) —— 五位序號(hào)（在總卷中的憑證編號(hào)） 【例】 GMBJGL20200101100150（北京國(guó)美管理檔案， 2020 年 1月第 1 冊(cè)，廠家確認(rèn)函，憑證號(hào)為 150） ： 會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目 保管期限 會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目 保管期限 會(huì)計(jì)憑證 永久 發(fā)票的提貨聯(lián)（由物流部保管） 5 年 會(huì)計(jì)賬簿 永久 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（含文字分析） 5 年 年度賬務(wù)報(bào)告 永久 銀行調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單 5 年 系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、電子文檔 永久 收據(jù)存根聯(lián) 3 年 合同 永久 供應(yīng)商往來(lái)對(duì)賬函 3 年 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 定金票 \賒銷單 3 年 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久 商品盤點(diǎn)表 3 年 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15 年 各種登記本（如支票到賬登記、發(fā)票 領(lǐng)用存登記本等） 3 年 增值稅發(fā)票記賬聯(lián) 15 年 商品退貨單 3 年 增值稅發(fā)票抵扣聯(lián) 15 年 分期付款卡單 3 年 對(duì)外報(bào)表、納稅資料 15 年 分期付款退貨單 3 年 發(fā)票存根、記賬聯(lián)（包括機(jī)打發(fā) 15 年 銀行卡單 3 年 國(guó)美－ 財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì) 002 《 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 規(guī)范 管理 制度 》 20200421 第 15 頁(yè) 共 17 頁(yè) 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 票） 入庫(kù)單、出庫(kù)單、返廠單、配送退貨單、調(diào)撥單 5 年 銷售小票 半年 紅卡、蘭卡、簽名售機(jī)卡、報(bào)花、會(huì)員專用票 半年 當(dāng)月憑證必須在次月內(nèi)裝訂完畢，例如： 7月份的憑證應(yīng)在 8月底前裝訂完畢。 一級(jí) —— 單位，一律采用： GM**GL，前面的 **指單位名稱的拼音縮寫。 【例】北京： GMBJCW，黑龍江： GMHLJCW），如有直營(yíng)店的，加入直營(yíng)店名稱：青島濰坊： GMQDWFCW 第二級(jí) —— 會(huì)計(jì)年度、月份、本月冊(cè)號(hào)。各單位應(yīng) 編制系統(tǒng)完整的案卷 目錄等檢索工具，以便查找和利用。 6個(gè)月，到期移交到分部檔案室。 3個(gè)月，期限內(nèi)移交至財(cái)務(wù)部檔案室。案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、材料名稱、所屬國(guó)美－ 財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì) 002 《 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 規(guī)范 管理 制度 》 20200421 第 13 頁(yè) 共 17 頁(yè) 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號(hào)，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章 。財(cái)務(wù)報(bào)告案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、報(bào)表名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號(hào)，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。 ： 月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)分別裝訂立卷，一本為一卷。賬簿扉頁(yè)上的要附 “ 賬簿啟用表 ” 并應(yīng)按規(guī)定逐項(xiàng)填寫，并加蓋名章和單位公章。各賬簿應(yīng)設(shè)置賬薄啟用表 ，并從第一頁(yè)到最后一頁(yè)順序編定頁(yè)碼（正面在右上角，反面在左上角），不得跳頁(yè)、缺號(hào)，裝訂成冊(cè)。按照賬簿的種類按年分別立卷，一本為一卷。 ，如入庫(kù)單、出庫(kù)單 、機(jī)打發(fā)票記賬聯(lián)、調(diào)撥單、POS 機(jī)卡票單據(jù)等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè)，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào)，統(tǒng)一編號(hào)存放，編號(hào)原則見(jiàn)下文。一冊(cè)為一卷。裝訂時(shí)，要對(duì)破損文件進(jìn)行裱糊，對(duì)文件左側(cè)裝訂寬度不足的要另 用三角硬 紙 殼 加寬；對(duì)字 跡模糊的文件要 求制票人或取得人按原內(nèi)容填寫清楚 ，并將復(fù) 印 件同原件一并立卷 ，嚴(yán)禁用熱敏紙復(fù)印件、傳真件作為財(cái)務(wù)附件。 檔案管理員負(fù)責(zé)憑證附件的裝訂、保管 ,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案 ,在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)室妥善存放，并指定專人保管，其中：財(cái)務(wù)檔案室共分為：分部財(cái)務(wù)檔案室、財(cái)務(wù)部檔案室、外埠店財(cái)務(wù)檔案室三種，具體要求如下： 分部財(cái)務(wù)檔案室： 指各分部在物流配送庫(kù)（庫(kù)區(qū)或辦公區(qū)）專門設(shè)立的檔案室，用于存放分部歷年會(huì)計(jì)檔案；檔案室面積要求（單位：平方米）：（ X指門店數(shù)量，下同） 當(dāng) X10或 X=10時(shí)，檔案室 計(jì)算公式為： 3X+5 當(dāng) X10時(shí)，檔案室計(jì)算公式為： 35+ 財(cái)務(wù)部檔案室 ：指各分部財(cái)務(wù)部在辦公區(qū)設(shè)立的獨(dú)立檔案室，用于存放近三年的檔案資料，以便于分部隨時(shí)查詢；檔案室面積要求： 當(dāng) X10或 X=10時(shí)，檔案室計(jì)算公式為： X+5 當(dāng) X10時(shí)，檔案室計(jì)算公式為： 15+ 外埠店財(cái)務(wù)檔案室 ：在設(shè)獨(dú)立賬套的外埠店設(shè)立獨(dú)立的檔案室，存放門店的會(huì)計(jì)檔案，1年期以上的檔案移交分部；檔案室面積要求： 當(dāng) X10或 X=10時(shí)，檔案室計(jì)算公式為： X+5 當(dāng) X10時(shí)，檔案室計(jì)算公式為： 15+ 設(shè)備要求 : 財(cái)務(wù)檔案室配備要求：有門、鎖、噴淋設(shè)備、煙感系統(tǒng)或配備消防防火噴頭或滅火器；