公司總裁秘書的工作體會(參考版)
2025-04-20 04:27本頁面
【正文】 真希望客人能理解我，我相信他們也希望我們公司有良好的發(fā)展。大量的電話肯定不能接進去，因為作為秘書，你要保證她有時間來思考一些全局性、長遠性的問題。這時候，作為秘書，態(tài)度一定要好，不管客人做得多么不對，都不是他的錯，你的態(tài)度還是要很熱情，很親切。與其在這里久等，還不如我介紹您見一下我們主管這方面業(yè)務的 xx 副總。一般的客人都會詳盡地告訴你，他來找老總有什么事情。 比如， 有人沒有提前約好，就直接找老總。如果擋錯了，肯定要挨罵，如果你不擋，更要挨罵。但很快我就冷靜下來，將名片傳真給上海營業(yè)部，告訴他們無論花什么代價，一定要保證老總到了之后就有名片。她在機場打電話給我，說到了上海馬上就要見客人。很多人會認為這是雞毛蒜皮的一件事，但是對于我們來說 ，這是一件大事，因為大的集團公司領導而且總裁見面的時候，都有一個禮節(jié)性的程序，就是相互交換名片。然后馬上分析這種事情為什么這樣發(fā)生，這樣發(fā)生有什么后果，有沒有辦法來彌補，我們怎么樣做能夠使損失減少到最小。剛畢業(yè)的時候，遇到這種情況，腦袋一下就熱炸了，不知道怎辦樣才好。比如這個人比較誠實，做事情比較本分，向他們學習讓我可以避免浮躁。每個人都可能成為我的老師，并不因為我是總裁秘書，就傻地認為有多了不起，因為畢竟我從事的這個工作是服務性質(zhì)的，而且我的同事，領導們的經(jīng)驗，為人處事的作風等很多東西都值得我學習。 我就經(jīng)常對自己說。當然在所有的素質(zhì)中，最重要是善于學習。有時候，我就覺得每天事情多得不得了。 做總裁秘書的再一個素質(zhì)就是嚴謹、細致。首先她要理解總裁的工作意圖，思 維方式和工作方法，才能及時、準確、完整地將政策、措施傳達給被傳達人，比如部門老總、下屬各營業(yè)部、基層職員，也就是很好地做到上情下達。小事做好了，才能夠做一些比較大的事情。做一個合格的總裁秘書，首先要做一個合格的公司職員。 我覺得這個工作很鍛煉人。一年多前，剛到這里工作時，覺得千頭萬緒，不知從何下手，挺困難的。我是學金融專業(yè)的，不是研究生。付小姐，香港某公司總裁秘書，在同事和與她打過交道的客人中口碑甚好，在工作中不斷地學習，覺得更多地受到嚴謹思維的訓練是一件對自己很有益的事情。這是一份不錯的工作，我很珍惜，所以一直干了很多年。她經(jīng)常下了班還在這里加班，但是告訴我可以先走了，讓人感覺特別好。剛來的時候，我有時餓得想哭，因為那種饑餓的感覺，對一個身體非常健康的人來說真地很難受。常伴在老總身邊難免不加班，我覺得老板加班的時候，我也加班是我作為秘書應該做的事情。你難將各方面的工作做到滴水不漏，讓上上下下的工作順利地進行，就是很大的功勞。 做秘書的工作，很難象業(yè)務部的那樣，拉一兩個主承銷，年交易額有多少多少，做出一種很轟轟烈烈的事情。讓我擋下的電話至少有三分之二，這倒不是我這個人故意刁難誰，而是這樣對老總有好處，對公司有好處。工作中最頻繁的就是 接聽電話，每天的電話多得我應接不暇，現(xiàn)在都有點電話衰弱了。當然也有客人情緒比較激動，架子比較大，直接要見老總。如果老總正在開會，你就要根據(jù)他所要談的業(yè)務性質(zhì)，是跟投資業(yè)務有關，還是跟研究業(yè)務有關，告訴他我們老總正在開會。你就要出去見人家，首先問清楚客人的身份，問清身份以后，問他的意圖是什么。這就涉及到總裁秘書另外一種很重要的素質(zhì)，就是在堅持原則的前提下，委婉地靈活應變的素質(zhì)。再有一種棘手的事 情就是替老板擋駕。怎么辦 ?大約有幾秒鐘，我也非常著急，不知所措。這是表示對對方尊重，也表明自己身份的舉動。這就是經(jīng)濟學上所說的“利潤最大化，損失最小化”吧 ! 比如昨天，我們老總去上海拜會一位客人，她已經(jīng)到了機場了，突然發(fā)現(xiàn)包里的名片用完了?，F(xiàn)在我就知道，遇到突發(fā)事件，頭腦一定要冷靜。秘書工作中棘手的事情確實很多，可以說突發(fā)事件有時都意 想不到，包括業(yè)務方面的，待人接事方面的，老總的日常事務方面的。也許有的同事業(yè)務跟我現(xiàn)在的工作沒有直接的聯(lián)系，也許他們當年走過彎路，但是我通過向他們學習、向他們請教，可以比較快地達到目的。每天要學一樣的東西。培養(yǎng)敏銳的觀察能力，象溝通 的能力、能夠理解總裁意圖，這些能力都是通過觀察、學習得來的。就象胡雪巖說的八個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有蓋。因為秘書的工作都比較煩瑣、必須沉下去做事情，才能做到滴水不漏。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間、與各個老總之間溝通協(xié)調(diào)好，理解他們的工作意圖、思想建議，將其向老總匯報，這可以說是下情上達吧。我深切地體會到總裁秘書應該具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。在自己的工作崗位上，從小事做起。直接在總裁身邊工作，一下子接觸到這么多人，這么多事，得到這么好的學習、鍛煉機會，我感到我自己好幸運。加上那時年輕，
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