【正文】 只有這樣才能避免采購(gòu)方和供應(yīng)商對(duì)名詞術(shù)語(yǔ)的不同理解，造成物。 商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的明確。 是 否允許同級(jí)品替代。品牌物料有著比較固定的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，而且價(jià)格一般來(lái)說(shuō)比較固定。 是否是品牌物料采購(gòu)。 4．物料的品質(zhì)要求 采購(gòu)人員在詢價(jià)時(shí)，就應(yīng)該把對(duì)物料的品質(zhì)要求在規(guī)范書(shū)中進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。如為國(guó)際采購(gòu)，如果原始工程圖面采用的是德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國(guó)際通用語(yǔ)言英文、中文的譯名，以三種語(yǔ)言的形式呈現(xiàn)以利溝通。 規(guī)格書(shū)是一個(gè)描述采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。數(shù)量資訊的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”、“月需求量” ；不同等級(jí)的需求數(shù)量要標(biāo)明，每一次下單的大約“訂購(gòu)數(shù)量”或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。品名的書(shū)寫(xiě)應(yīng)盡量能其字面上可以看出產(chǎn)品的特性和種類為佳。 料號(hào)因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。 料號(hào)即是物料編號(hào)的簡(jiǎn)稱，它是一簡(jiǎn)單的文字、符號(hào)、字母、數(shù)字來(lái)代替物料、品名、規(guī)格或?qū)兕惣捌渌嘘P(guān)事項(xiàng)的一種有規(guī)律的方法。一個(gè)完整的詢價(jià)文件，至少應(yīng)該考慮以下幾個(gè)主要部 分。 但對(duì)于大企業(yè)或新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)或不屬于常見(jiàn)物料來(lái)說(shuō)，采購(gòu)部門(mén)的第一項(xiàng)工作就是進(jìn)行供應(yīng)信息地收集和處理，的后決定采購(gòu)方式方法。 當(dāng)采購(gòu)部門(mén)接到了請(qǐng)購(gòu)單，并了解了庫(kù)存狀況后，根據(jù)采購(gòu)預(yù)算立刻制定出采購(gòu)方案和實(shí)施方法。采購(gòu)人員首先要進(jìn)行詢價(jià)，然后進(jìn)行議價(jià)和比價(jià)。初步采購(gòu)成本一般包括：直接成本（直接勞工和直接物料成本）、間接成本（生產(chǎn)殘廢料費(fèi)用、物料存儲(chǔ)管理費(fèi)用、生產(chǎn)日常費(fèi)用等）、總體行政費(fèi)用。這時(shí)的采購(gòu)價(jià)格只是一種采購(gòu)價(jià)格預(yù)估。 采 購(gòu)價(jià)格的確定。對(duì)于各種微小的變動(dòng)要保持沉著的關(guān)心。 正如對(duì)“經(jīng)濟(jì)泡沫”有一個(gè)共識(shí)就是：當(dāng)大家都認(rèn)為產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)泡沫時(shí)，其實(shí)正好是經(jīng)濟(jì)泡沫破滅的時(shí)候。市場(chǎng)信息的變化有時(shí)候比較頻繁，有時(shí)候卻比較穩(wěn)定。 對(duì)于任何一件事情的處理，原則上都需要進(jìn)行信息的收集。因此，首先要進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格信息的收集。例如財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、采購(gòu)、物料管理等部門(mén)。 匯總的后交由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層或機(jī)構(gòu)（諸如“廠長(zhǎng)辦公會(huì)議”）進(jìn)行審議。各部門(mén)提出本部門(mén)的準(zhǔn)確預(yù)算數(shù)字的后，企劃部門(mén)或某個(gè)機(jī)構(gòu)（例如廠長(zhǎng)辦公室）就應(yīng)該對(duì)各部門(mén)提出的預(yù)算進(jìn)行匯總。但對(duì)于某些企業(yè)，例如跨國(guó)企業(yè)或全國(guó)性企業(yè)來(lái)說(shuō)，因?yàn)椴块T(mén)的龐大，這一環(huán)節(jié)以單獨(dú)成立為宜。最終再結(jié)合確定的初步資源提出準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)字。 提出準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)字 。 確定所需的初步資源。 領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)發(fā)展態(tài)勢(shì)和市場(chǎng)情況，制定出戰(zhàn)略后，各部門(mén)管理者根據(jù)本部門(mén)的自身特點(diǎn)，制定出本部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)和范圍，據(jù)此制定出詳細(xì)的工作計(jì)劃。同理，在這的間的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響整體工作的進(jìn)展。例如，財(cái)務(wù)部門(mén)是否按照要求給與采購(gòu)部門(mén)快捷、方便的支持，因?yàn)榭旖莺头奖闶且环N多向的行為。顯然，這種思想不利于利潤(rùn)的增長(zhǎng)，以及采購(gòu)工作的開(kāi)展。顯然，這兩者思想有著區(qū)別，總體目標(biāo)是：快速打入銷售渠道，產(chǎn)品質(zhì)量與同行業(yè)平均水平相似就可以了，保證產(chǎn)品的更新速度。例如，企業(yè)的總體戰(zhàn)略是在未來(lái)三年內(nèi)，生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)前三名。 審查企業(yè)以及部門(mén)的戰(zhàn)略目標(biāo)。 采購(gòu)預(yù)算的目的就是為了更好的生產(chǎn)產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo) 。非生產(chǎn)性物料往往由需求部門(mén)自身進(jìn)行保管和使用，因此，往往不涉及其他部門(mén)的聯(lián)系。由生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)企劃和營(yíng)銷部門(mén)制定的銷售計(jì)劃，結(jié)合生產(chǎn)部門(mén)的自身特點(diǎn)編制生產(chǎn)計(jì)劃表，的后，生產(chǎn)部門(mén)綜合生產(chǎn)部門(mén)的剩余物料和物料管理部門(mén)的庫(kù)存水平，制定物料計(jì)劃單。采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)預(yù)算下，進(jìn)行采購(gòu)。面對(duì)各種情況，工廠可以采用不同的采購(gòu)方法來(lái)應(yīng)對(duì)。 讓工廠使用物料量最多的單位進(jìn)行采購(gòu)，其他部門(mén)的采購(gòu)可以采用臨時(shí)部門(mén)采購(gòu)而不經(jīng)采購(gòu)部門(mén)的方法。另外，它也可以使 庫(kù)存量相對(duì)降低、行政費(fèi)用支出也會(huì)因采購(gòu)統(tǒng)一作業(yè)而減少，采購(gòu)部可以將更多資源用在開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。 集權(quán)采購(gòu)法。 價(jià)值分析法 。成本規(guī)避主要是簽訂長(zhǎng)期的價(jià)格保護(hù)條款，在合同期內(nèi)，都采用同一價(jià)格。 因受物料價(jià)格上漲等影響，原本預(yù)算已經(jīng)下?lián)艿那闆r下，采購(gòu)部門(mén)往往是非常撓頭的事情?？偟?，這次所付價(jià)格比上次低，就可稱為成本降低。 成本降低法包括對(duì)已有的產(chǎn)品、服務(wù)的合理安排進(jìn)行檢查，或者對(duì)潛在的削減成本的機(jī)會(huì)加以判定。 成本降低的主要目的在于：找出并減少不必要的成本部分，并且在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，將成本做最有效的分配利用。例如對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行簡(jiǎn)單分析時(shí)，有著如下好處：它可以讓工廠在無(wú)法或沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行市場(chǎng)詳細(xì)分析時(shí)，或無(wú)法確定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理時(shí)，采購(gòu)金額巨大影響著企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略或市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，有利于工廠進(jìn)行快速議價(jià)，有利于采購(gòu)工作的順利完成。 采購(gòu)成本詳略的不同優(yōu)點(diǎn)。工廠要進(jìn)行有針對(duì)性地分析，不能將市場(chǎng)總體情況或其他案例中的數(shù)據(jù)直接拿過(guò)來(lái)。 采購(gòu)成本難以預(yù)測(cè)時(shí)的判定。對(duì)于極為次要的非生產(chǎn)物料，在分析時(shí)就可以采用總體預(yù)估的方法。對(duì)于重要類別來(lái)說(shuō)，可以采用具體的數(shù)學(xué)運(yùn)算和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，詳細(xì)地一個(gè)一個(gè)項(xiàng)目地進(jìn)行分析。 采購(gòu)成本分 析方法的判定。就需要對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析。運(yùn)輸工具的雇傭費(fèi)用、檢驗(yàn)手續(xù)所花掉的人工費(fèi)用、檢驗(yàn)過(guò)程中檢驗(yàn)儀器設(shè)備所花費(fèi)的折舊費(fèi)用等等。 采購(gòu)后成本。采購(gòu)成本主要包括兩大部分。 采購(gòu)階段成本。所以，企業(yè)應(yīng)該明確請(qǐng)購(gòu)對(duì)象，也就是在什么條件下，我向誰(shuí)提出請(qǐng)購(gòu)。因?yàn)槭袌?chǎng)上的信息和情況是變化的，有些行業(yè)在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的變化速度非?？?，例如石油和鐵礦石等自然原材料等，在近年來(lái)的變化就比較頻繁。 請(qǐng)購(gòu)階段成本。因?yàn)橐话愕牟少?gòu)流程都是從請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始。 采購(gòu)成本測(cè)定的第一步就是對(duì)成本進(jìn)行分析。 采購(gòu)十大成本。 采購(gòu)成本一般是指采購(gòu)的總成本。信息分發(fā)成本主要包括：采購(gòu)計(jì)劃告知采購(gòu)工作人的各類成本、不同采購(gòu)人員因?yàn)槔斫獠煌瑢?duì)供應(yīng)商轉(zhuǎn)發(fā)信息的成本彌補(bǔ)等等。 因?yàn)?，信息管理程度的不同、工作方式方法、文件保存意識(shí)的強(qiáng)弱等 原因，各種物流信息很容易造成：采購(gòu)信息零散，不易收集與整合，進(jìn)而造成采購(gòu)信息收集和分發(fā)成本的增大。采購(gòu)的各類信息仍多以紙張為載體，進(jìn)行各種流通與存儲(chǔ)。 采購(gòu)成本的測(cè)定是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。同樣，公司的采購(gòu)人員在選擇物料時(shí)，必須考慮成本因素，不計(jì)成本的采購(gòu)將使得工廠難以為繼。因此，采購(gòu)預(yù)算工作應(yīng)該是采購(gòu)工作的基礎(chǔ)性工作。如果品質(zhì)降低并不影響產(chǎn)品的品質(zhì)，可以經(jīng)過(guò)請(qǐng)示后，作為特殊采購(gòu)（簡(jiǎn)稱特采）的物料進(jìn)行。物料的進(jìn)度雖然重要，但也必須在保證品質(zhì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。所以采購(gòu)人員應(yīng)采取以下措施：與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，并得到確定的進(jìn)貨時(shí)間；通知物料控制人員，告知準(zhǔn)確的進(jìn)貨時(shí)間； 與技術(shù)和物料人員進(jìn)行協(xié)商，有無(wú)代替品。 跟催箱 作一個(gè) 30 個(gè)格子的跟催箱，將訂購(gòu)單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)訂單。 聯(lián)單法 將訂購(gòu)單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。評(píng)價(jià)指標(biāo)我們將在第五章進(jìn)行詳細(xì)描述，對(duì)于物料跟催我們首先確定物料跟催的方法有哪些？如表。 如何對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督。 如何對(duì)品質(zhì)要求進(jìn)行詳細(xì)描述。 如何進(jìn)行采購(gòu)行為的詳細(xì)描述 。 采購(gòu)工作具體實(shí)施方法 。主要控制環(huán)節(jié)包括：規(guī)范圖樣和采購(gòu)文件的編制；規(guī)范圖樣和采購(gòu)文件的審批；規(guī)范圖樣和采購(gòu)文件的發(fā)放；與供應(yīng)商的溝通等。 準(zhǔn)確地規(guī)定采購(gòu)產(chǎn)品（服務(wù)）的要求。 上述基本環(huán)節(jié)只是采購(gòu)流程中很小的部分，但卻是涉及到采購(gòu)工作最基本的談判要素。 違約罰款 若廠商交期延誤而不能如期交貨、品質(zhì)欠佳、交貨數(shù)量不足、協(xié)調(diào)服務(wù)水準(zhǔn)低落，買(mǎi)方可罰扣其款。付款方法也可 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 19 頁(yè) 共 64 頁(yè) 金 用于供貨商管理上，如對(duì)于優(yōu)良廠商，付款的到期日較短，反的，對(duì)于一般的廠商，付款到期日較長(zhǎng)。運(yùn)輸工具與運(yùn)輸路線的決定影響運(yùn)費(fèi)高低、交貨時(shí)間的長(zhǎng)短及安全程度。 包裝及運(yùn)輸方法 包裝是否妥善對(duì)物料進(jìn)廠的品質(zhì)有密切關(guān)系，而且會(huì)影響到入庫(kù)、驗(yàn)收的工作效率。因此，采購(gòu)環(huán)節(jié)可以分為：基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和細(xì)致環(huán)節(jié)兩大部分。 對(duì)于采購(gòu)流程來(lái)說(shuō)，有些環(huán)節(jié)雖然所占比重較少，但卻在整個(gè)采購(gòu)工作中占用著較多時(shí)間。例如：自制或采購(gòu)決策工作程序；供應(yīng)市場(chǎng)調(diào)研分析工作程序；供應(yīng)商選擇與審核工作程序；供應(yīng)商認(rèn)可工作程序；供應(yīng)商考評(píng)工作程序；供應(yīng)商分類管理工作程序；供應(yīng)商來(lái)料驗(yàn)收工作程序；供應(yīng)商樣品、圖紙等發(fā)放及驗(yàn)收工作程序；供應(yīng)商參與產(chǎn)品開(kāi)發(fā)工作程序；采購(gòu)合同與協(xié)議；采購(gòu)文件及信息控制；采購(gòu)人員 權(quán)限規(guī)定；采購(gòu)人員行為道德規(guī)范；采購(gòu)工作績(jī)效衡量及報(bào)告等等。 管理構(gòu)成 采購(gòu)體系管理是由文件制度及相應(yīng)的管理架構(gòu)組成的一種文件體系，然而這些文件體系的關(guān)鍵在于：堅(jiān)定不移地將它們植入執(zhí)行者的行為中。在協(xié)調(diào)中，會(huì)出現(xiàn)各類偏差，這就需要各方互相協(xié)調(diào)問(wèn)題，在某種情況下，還要請(qǐng)求上級(jí)主管進(jìn)行干預(yù)、解決。例如采購(gòu)部門(mén)與物管、 品管、生管、財(cái)務(wù)等部門(mén)就必然要產(chǎn)生聯(lián)系。 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 18 頁(yè) 共 64 頁(yè) 第二節(jié)采購(gòu)流程控制 采購(gòu)流程控制亦被稱為采購(gòu)業(yè)務(wù)管理或采購(gòu)控制，因?yàn)椴少?gòu)工作的重要，所以必須對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行控制。一個(gè) 1000 人左右的企業(yè)采購(gòu)部門(mén)人員宜配置 10 人左右，平均每人管理的供應(yīng)商10 15 家、采購(gòu)物品數(shù) 200 種左右。 采購(gòu)機(jī)構(gòu)的設(shè)置 采購(gòu)機(jī)構(gòu)和人員要保持連貫性，只有這樣才能夠保證戰(zhàn)略的實(shí)施，否則采購(gòu)戰(zhàn)略將會(huì)因?yàn)槿藛T的流動(dòng)而造成戰(zhàn)略中斷。 供應(yīng)鏈管理 物料管理、生產(chǎn)、采購(gòu)三部門(mén)是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部小的完整的供應(yīng)鏈體系，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大這一體系應(yīng)該得到完善。因?yàn)樾庐a(chǎn)品需要小批量的額外物料，而且次數(shù)會(huì)隨著新產(chǎn)品研發(fā)的過(guò)程而屢次進(jìn)行采購(gòu)，這樣情況下分權(quán)就比較適合。企業(yè)內(nèi)各部門(mén)所需的物料品應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)請(qǐng)購(gòu)，再由采購(gòu)部門(mén)向外采購(gòu)。 企業(yè)規(guī)模和地域 規(guī)模越小、分布地域越狹窄，供應(yīng)商越固定、培訓(xùn)的時(shí)間和次數(shù)越固定、采購(gòu)的流程越簡(jiǎn)短、采購(gòu)人員越精簡(jiǎn)，一般采用集中采購(gòu)方式。 表 采購(gòu)戰(zhàn)略設(shè)計(jì)影響因素 因素 說(shuō)明 市場(chǎng)環(huán)境 市場(chǎng)環(huán)境包括供應(yīng)市場(chǎng)和銷售市場(chǎng)以及科學(xué)技術(shù)等各方面，它對(duì)于采購(gòu)戰(zhàn)略的制定起到關(guān)鍵作用。 例如采購(gòu)品種比較少，價(jià)值比較低的采購(gòu)物品，采購(gòu)部門(mén)的主管就可以審批。它主要包括：公司的采購(gòu)無(wú)聊是哪些？庫(kù)存水平到何種程度時(shí)，企業(yè) 應(yīng)該進(jìn)行采購(gòu)？采購(gòu)工作的各類文件，如何設(shè)置和簽署？供貨商如何選擇以及怎樣評(píng)估供應(yīng)商？采購(gòu)方式是什么，是集中采購(gòu)還是分散采購(gòu)、混合采購(gòu)？采購(gòu)部門(mén)的權(quán)利和責(zé)任怎樣劃分？采購(gòu)部門(mén)與其相關(guān)部門(mén)如何進(jìn)行合作？采購(gòu)作業(yè)中如何評(píng)價(jià)和審查工作成績(jī)和效果？采購(gòu)工作中的人如何工作？如何對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)，是固定時(shí)間培訓(xùn)還是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后進(jìn)行培訓(xùn)？ 采購(gòu) 公司戰(zhàn)略 采購(gòu) 戰(zhàn)略 供應(yīng)商戰(zhàn)略：供應(yīng)商市場(chǎng)定位和選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)以及品質(zhì)要求 采購(gòu)總預(yù)算占銷售收入比重測(cè)定 采購(gòu)手冊(cè)的制定：信息 收集渠道和方法、談判等策略和方法 年度生產(chǎn)計(jì)劃 年度采購(gòu)計(jì)劃和隨機(jī)采購(gòu)頒發(fā)的制定 內(nèi)部物料跟蹤 進(jìn)行各類采購(gòu)培訓(xùn) 供應(yīng)市場(chǎng)信息跟蹤 供應(yīng)商關(guān)系維護(hù) 供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與評(píng)審 物料技術(shù)信息收集 圖 121 采購(gòu)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)關(guān)系 戰(zhàn)術(shù)運(yùn)作 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 17 頁(yè) 共 64 頁(yè) 信息如何收集、處理、分析？采購(gòu)物料的品質(zhì)如何測(cè)定？采購(gòu)的各類技術(shù)方法等等。采購(gòu)戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)劃分的關(guān)系可參見(jiàn)下圖。采購(gòu)作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，決不能出現(xiàn)這種情況，必須要經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的規(guī)劃，才能夠最有效率和質(zhì)量地進(jìn)行工作。 第二章 采購(gòu)戰(zhàn)略與計(jì)劃 任何事物的決定、實(shí)行都要經(jīng)過(guò)規(guī)劃這一環(huán)節(jié)，即使我們經(jīng)常批評(píng)的“拍腦袋決議”也是經(jīng)過(guò)了規(guī)劃的，只不過(guò)這種規(guī)劃是純粹建立在經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上的，是一 種不周密的規(guī)劃。比較詳細(xì)的工作手冊(cè)，是保證采購(gòu)人員履行自己義務(wù)的最主要和關(guān)鍵的手段。 許多采購(gòu)手冊(cè)和書(shū)籍都不厭其煩的對(duì)采購(gòu)人員義務(wù)，進(jìn)行著道德層面的規(guī)定。采購(gòu)執(zhí)行人員，主要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)層次的管理：供應(yīng)商信息的收集、整理、分析，按照供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行情況匯總；日常采購(gòu)談判；測(cè)定計(jì)算采購(gòu)總體預(yù)算；供應(yīng)商日常關(guān)系處理；采購(gòu)物 流的跟蹤監(jiān)控；各類單據(jù)和票據(jù)的填寫(xiě)和跟蹤等。 主管采購(gòu)業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理（副廠長(zhǎng)）和采購(gòu)主管，主要負(fù)責(zé)戰(zhàn)略層次的管理：采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)、采購(gòu)運(yùn)作方針和任務(wù) 說(shuō)明書(shū)的制定和發(fā)布、開(kāi)發(fā)和實(shí)施采購(gòu)作業(yè)績(jī)效的審計(jì)和復(fù)查程序、供應(yīng)