【正文】 與物管的聯(lián)系主要是：采購(gòu)的物品存放在何處以及如何存放；與品管主要是：如何證明采購(gòu)的物品符合生產(chǎn)需要；與生管主要是：如何更有效的配合生產(chǎn)管理；與財(cái)務(wù)主要是：財(cái)務(wù)在何種情況下，給與采購(gòu)物資人員活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，以及何種條件下給供應(yīng)商結(jié)款等。 而要很好地避免諸多問(wèn)題、矛盾，出現(xiàn)問(wèn)題后如何進(jìn)行判定等等，都需要有一個(gè)流程化的管理進(jìn)行規(guī)范。 文件體系包括：采購(gòu)方針、戰(zhàn)略、計(jì)劃與目標(biāo)以及同采購(gòu)工作管理、采購(gòu)運(yùn)作相關(guān)的規(guī)章制度與工作程序等。 對(duì)于純粹的采購(gòu)工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)該特別對(duì)下述環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理。而有些環(huán)節(jié)占用時(shí)間較多，但僅僅起著采購(gòu)說(shuō)明作用。基礎(chǔ)環(huán)節(jié)如表 所示 表 采購(gòu)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)管理 要點(diǎn) 說(shuō)明 交貨地點(diǎn)的確定 物品的交貨地點(diǎn)會(huì)影響采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間，并牽涉到運(yùn)輸途中的危險(xiǎn)由誰(shuí)負(fù)責(zé)以及付款與驗(yàn)收的效率、 方便等問(wèn)題，買賣雙方應(yīng)明確決定。另外包裝材料的選擇、品質(zhì)、成本等，也會(huì)影響物料交易價(jià)格。 付款方法及預(yù)付定付款方法必須明確告知對(duì)方，它可影響采購(gòu)策略：如對(duì)于急需現(xiàn)金周轉(zhuǎn)的供貨商，允以早日付款，往往可在價(jià)款、交期或其它條件上取得有利位置。預(yù)付定金是 提前付款的一種方式，對(duì)供應(yīng)廠商較有利。為使廠商切實(shí)屢行其應(yīng)盡義務(wù)，可要求另加保證人或提出擔(dān)保。除了以上介紹的環(huán)節(jié)外，我們還要對(duì)以下環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致管理。 對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行要求，是為了使供應(yīng)商能夠完全理解工廠對(duì)于采購(gòu)物料的要求，因此務(wù)必要詳細(xì)描述 ，它主要 包括：準(zhǔn)確規(guī)定類別、形式和等級(jí)； 檢驗(yàn)程序和適用版本的規(guī)范；采用的品質(zhì)體系標(biāo)準(zhǔn)等。常見(jiàn)的規(guī)定采購(gòu)要求的文件：采購(gòu)合同；圖樣；標(biāo)準(zhǔn)；樣板；技術(shù)協(xié)議書(shū)。采購(gòu)工作具體實(shí)施辦法，主要包括：如何進(jìn)行采購(gòu)？對(duì)品質(zhì)的要求；文件的要求；與供應(yīng)商關(guān)系的要求；如何尋找供應(yīng)商等多方面的內(nèi)容。應(yīng)制定并實(shí)施對(duì)采購(gòu)品質(zhì)進(jìn)行控制的程序；應(yīng)對(duì)采購(gòu)文件的編制、評(píng)審和發(fā)放實(shí)施控制，以確保準(zhǔn)確地規(guī)定采購(gòu)產(chǎn)品的要求 并有利于供應(yīng)商理解；采購(gòu)計(jì)劃如何制定；采購(gòu)文件的準(zhǔn)備；采購(gòu)文件的基本內(nèi)容和要求；采購(gòu)文件的審批；如何向合格的供應(yīng)商提交采購(gòu)文件；采購(gòu)合同的審批；采購(gòu)合同的簽訂；如何控制向供應(yīng)商提供的采購(gòu)文件；如何向供應(yīng)商反饋采購(gòu)物資的品質(zhì)狀況；如何在供應(yīng)商處驗(yàn)證采購(gòu)產(chǎn)品；如何安排客戶對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品驗(yàn)證；采購(gòu)文件的保管。 應(yīng)對(duì)每一個(gè)供應(yīng)商提出合格產(chǎn)品的能力進(jìn)行適當(dāng)?shù)卦u(píng)審，并確保向合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)；應(yīng)與供應(yīng)商就供應(yīng)產(chǎn)品的品質(zhì)保證達(dá)成明確的協(xié)議，以確保對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的品質(zhì)進(jìn)行控制；應(yīng)與供應(yīng)商就 驗(yàn)證方法達(dá)成明確的協(xié)議，以確保驗(yàn)證方法的合理性和驗(yàn)證結(jié)果的統(tǒng)一；應(yīng)制定與供應(yīng)商解決品質(zhì)爭(zhēng)端的規(guī)定，以利于及時(shí)解決和處理有關(guān)品質(zhì)事宜；應(yīng)規(guī)定適當(dāng)措施以確保嚴(yán)格控制收到的產(chǎn)品；應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的品質(zhì)記錄；對(duì)采購(gòu)進(jìn)行控制的有關(guān)品質(zhì)記錄，以便證實(shí)或追溯等等。 對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督主要包括，采購(gòu)效果的評(píng)價(jià)指標(biāo)以及物料跟催。 表 物料跟催方法 方法 說(shuō)明 按定單跟催 按定單預(yù)定的進(jìn)料日 期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。 統(tǒng)計(jì)法 將訂購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催 定期跟催 每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。 明確物料跟催方法的后，就要明確如果物料采購(gòu)進(jìn)度落后應(yīng)該采取什么措施？因?yàn)槲锪线M(jìn)度落 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 20 頁(yè) 共 64 頁(yè) 后，會(huì)影響生產(chǎn)計(jì)劃的安排。 以上進(jìn)行明確的后，就需要對(duì)物料跟催的過(guò)程進(jìn)行控制。不能因?yàn)槲锪线M(jìn)度落后，而退而求其次，進(jìn)行品質(zhì)降低。 第三節(jié)采購(gòu)成本 采購(gòu)預(yù)算不但是采購(gòu)工作的基礎(chǔ)，而且也是資金管理的最主要部分。只有經(jīng)過(guò)預(yù)算，采購(gòu)人員才能確知：采購(gòu)多少物料，才能符合生產(chǎn)？我們能夠采購(gòu)多少物料？在采購(gòu)工作中，需要的資金如何 分配等等。然而，采購(gòu)預(yù)算又不是采購(gòu)部門可以單獨(dú)完成的工作，因此，采購(gòu)部門要與相關(guān)部門，特別是財(cái)務(wù)部門在資金調(diào)度與運(yùn)用、付款條件與額度等方面，進(jìn)行密切合作。雖然信息化在一些工廠、企業(yè)內(nèi)已經(jīng)作為了一種管理方式，但對(duì)于大多數(shù)中小工廠、企業(yè)來(lái)說(shuō)。 成本信息收集的困難。最終采購(gòu)部門人員的過(guò)于龐大，又加大了信息分發(fā)成本，同時(shí)也增大了由于疏忽或相互間的溝通偏差等造成的錯(cuò)誤成本的增大等等。 采購(gòu)成本的主體。在采購(gòu)過(guò)程城中：它包括著：原物料成本、采購(gòu)人員人工成本、物料運(yùn)送成本、各類檢驗(yàn)物料品質(zhì)和監(jiān)督運(yùn)輸以及各類單據(jù)的采購(gòu)管理成本、采購(gòu)前進(jìn)行采購(gòu) 分析成本、采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的其他成本等。 具體地說(shuō)，采購(gòu)成本主要有以下十種成本：請(qǐng)購(gòu)手續(xù)成本；物料成本；檢驗(yàn)驗(yàn)收物料成本；搬運(yùn)費(fèi)用及裝卸成本；給物料進(jìn)行保險(xiǎn)的費(fèi)用與稅負(fù)；進(jìn)庫(kù)成本；會(huì)計(jì)入帳及支付款項(xiàng)所花成本；倉(cāng)儲(chǔ)成本；呆廢料損失成本；資金 (利息 )成本。 采購(gòu)成本是整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，所花費(fèi)的所有費(fèi)用。因此，請(qǐng)購(gòu)成本就應(yīng)該是首先遇到的問(wèn)題。 在請(qǐng)購(gòu)階段的成本主要是：請(qǐng)購(gòu)階段的時(shí)間和機(jī)會(huì)成本 。如果請(qǐng)購(gòu)時(shí)間比較長(zhǎng)，在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)延誤了最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)，那么損失將必然是慘重的。在請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)不 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 21 頁(yè) 共 64 頁(yè) 要多余的環(huán)節(jié)，僅有請(qǐng)購(gòu)人和審批人就可以了。 請(qǐng)購(gòu)成本完成后，便是采購(gòu)成本問(wèn)題。其一是供應(yīng)商選擇成本、與供應(yīng)商談判成本、供應(yīng)商審查成本等供應(yīng)商成本；其二是采購(gòu)工作成本，它主要包括：進(jìn)行市場(chǎng) 信息收集和估價(jià)詢價(jià)比價(jià)以及采購(gòu)談判時(shí)，所需要連絡(luò)及通信和住宿以及交通費(fèi)用、采購(gòu)人員的人工費(fèi)用、采購(gòu)主管及有關(guān)單位審查費(fèi)用等等。 采購(gòu)?fù)戤吅?，采?gòu)成本又要面臨著運(yùn)輸和檢驗(yàn)成本問(wèn)題。 3 采購(gòu)成本分析 對(duì)于上述各環(huán)節(jié)的各類費(fèi)用，如果要對(duì)成本進(jìn)行一個(gè)總體評(píng)價(jià)。采購(gòu)成本分析是對(duì)每一個(gè)成本單元（如：材料、管理開(kāi)支和運(yùn)輸）加以具體細(xì)分的后，然后進(jìn)行整體綜合得出最終采購(gòu)價(jià)格的一個(gè)過(guò)程。 在對(duì)成本進(jìn)行分析時(shí)，應(yīng)該注意區(qū)分：什么是重要的類別，什么是次要的類別。例如生產(chǎn)設(shè)備和原料。例如，包裝所采用的各類膠水、辦公用品內(nèi)的紙張、文字筆等。 在對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析時(shí)，如果采購(gòu)的物料是一種新的技術(shù)材料，或者工廠剛剛成立或進(jìn)入某類市場(chǎng)，對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)情況并不十分了解等問(wèn)題時(shí)，采購(gòu)過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)一種：為工廠提供信息或意見(jiàn)幫助人群成 本，通俗地說(shuō)就是求教于各類機(jī)構(gòu)或個(gè)人的成本。因?yàn)檫@樣的做法并沒(méi)有對(duì)企業(yè)的具體情況進(jìn)行分析，往往會(huì)使得企業(yè)的成本增加。 對(duì)采購(gòu)成本有詳略兩種分析，它們有著不同的優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)采購(gòu)成本分析比較充分完善時(shí)， 供應(yīng)商會(huì)為你的“市場(chǎng)熟悉度”而感到吃驚，這加大了供應(yīng)商在采購(gòu)價(jià)格上進(jìn)行讓步的可能。 成本降低法。它可以包括替換已有的物料、買二手而非新的產(chǎn)品。 成本規(guī)避法。成 本規(guī)避法，就是采用一些措施，來(lái)延遲或減緩鄭重奉獻(xiàn)的方法。這樣做，需要采購(gòu)部門對(duì)物料的價(jià)格趨勢(shì)有著準(zhǔn)確的判斷，如果物料下降，成本同樣會(huì)提高。價(jià)指分析法就是當(dāng)面臨物料成本上升時(shí)，對(duì)于產(chǎn)品設(shè)計(jì)進(jìn)行簡(jiǎn)化、使用替代性材料、 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 22 頁(yè) 共 64 頁(yè) 改進(jìn)工藝、尋找較佳付款條件供應(yīng)商替代、采購(gòu)二手機(jī)器設(shè)備、選擇具價(jià)格優(yōu)勢(shì)的運(yùn)輸公司、改變運(yùn)輸方式等達(dá)到降低成本的目的。 它要求將各部門的需求集中起來(lái)作為一個(gè)整體，通過(guò)數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)得到較好的折扣價(jià)格。 主體采購(gòu)法。 以上種種采購(gòu)方法，并非是單一不可混用的。 第四節(jié)采購(gòu)預(yù)算 采購(gòu)預(yù)算是指根據(jù)各類物料信息的收集處理的后，制定的一種在一定計(jì)劃期間（年度、季度、月度）內(nèi)，編制的物料采購(gòu)用款計(jì)劃。 采購(gòu)預(yù)算編制的依據(jù)就是： 在某一計(jì)劃期間（年度或季度或月度）內(nèi)，生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)維修所需材料的計(jì)劃總需求量。 采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)部門的物料計(jì)劃單、各類非生產(chǎn)性物料計(jì)劃制定總體計(jì)劃需求。所以，各需求部門往往采用相同時(shí)間段的使用情況進(jìn)行申報(bào)。因此，編制預(yù)算的第一關(guān)就是審查工廠以及部門的戰(zhàn)略目標(biāo)。 審查總體戰(zhàn)略是否對(duì)各部門產(chǎn)生了影響，如果有些部門沒(méi)有嚴(yán)格按照總體戰(zhàn)略的要求進(jìn)行工作，就需要讓該部門與總體戰(zhàn)略保持協(xié)調(diào)。第一年的目標(biāo)就是用價(jià)格低廉質(zhì)量適中的產(chǎn)品進(jìn)入銷售渠道，而生產(chǎn)部門的總體思想是：打造堅(jiān)固耐用，人人稱好的產(chǎn)品。而生產(chǎn)部門卻要打造一種“ 陪伴終生”的產(chǎn)品，那么對(duì)采購(gòu)物料的質(zhì)量要求就非常嚴(yán)格。 審查的另外一個(gè)目的就是：保證在總體戰(zhàn)略的前提下，各部門的間的工作有一個(gè)好的協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部門很好的支持了采購(gòu)部門，采購(gòu)部門很好的配合了供應(yīng)商，供應(yīng)商提供的物料很好的支持了生產(chǎn)部門， 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 23 頁(yè) 共 64 頁(yè) 生產(chǎn)部門很好的支持了營(yíng)銷部門，營(yíng)銷部門所銷售出去的產(chǎn)品，最終又回到了財(cái)務(wù)部門。 制定明確的工作計(jì)劃。工作計(jì)劃制定出后，就明確了本部門的工作活動(dòng)所涉及的物料產(chǎn)生和支出情況。 根據(jù)工作計(jì)劃，各部門的管理者結(jié)合目前部門物料資源的情況，確定要實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃所需要的人力和物力資源需求。上述工作完畢的后，管理部門應(yīng)該結(jié)合可能出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行資源的預(yù)留。這一步驟可以和上一步驟同時(shí) 進(jìn)行，以利于減少流程環(huán)節(jié)。 匯總 。 審議預(yù)算。在審議過(guò)程中，應(yīng)該聽(tīng)取重點(diǎn)部門的意見(jiàn)。 物料價(jià)格的確定是整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的核心環(huán)節(jié)，它關(guān)系著整個(gè)采購(gòu)成本的高低。 市 場(chǎng)價(jià)格信息收集。對(duì)于這一點(diǎn)“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，就能說(shuō)明一切問(wèn)題。但采購(gòu)人員不能夠因?yàn)?，市?chǎng)信息的穩(wěn)定就忽略了信息的收集。因此，當(dāng)大家都認(rèn)為市場(chǎng)信息穩(wěn)定的時(shí)候，也不能排除穩(wěn)定的價(jià)格市場(chǎng)已經(jīng)走到了盡頭。信息的收集、處理等詳細(xì)闡述參見(jiàn)第二十一章第一節(jié)。 物料價(jià)格的確 定不僅僅考慮市場(chǎng)價(jià)格，還要考慮采購(gòu)預(yù)算、利息負(fù)擔(dān)、運(yùn)輸和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的損失、運(yùn)輸費(fèi)用等多方面的因素。 采購(gòu)價(jià)格預(yù)估通常的做法是：依據(jù)采購(gòu)歷史資料、市場(chǎng)行情、供應(yīng)商所提供的資料、各類媒體信息、行業(yè)協(xié)會(huì)研究報(bào)告等信息資料加以分析和比較，測(cè)定初步采購(gòu)成本。 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 24 頁(yè) 共 64 頁(yè) 第五節(jié)采購(gòu)的詢價(jià) 采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)是 關(guān)系到采購(gòu)物料價(jià)格，進(jìn)而影響采購(gòu)成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。議價(jià)和比價(jià)可以同一進(jìn)行，也可以分步驟進(jìn)行。對(duì)于中小企業(yè)或市場(chǎng)常見(jiàn)的物料來(lái)說(shuō)，最明顯的工作就是迅速聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)。此項(xiàng)工作完成后，就需要向意向中的供應(yīng)商發(fā)詢價(jià)單。 品名即物料名稱。這種方法的具體使用，詳見(jiàn)第六章第三節(jié)。料號(hào)中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號(hào)。 “數(shù)量” 采購(gòu)量多寡會(huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 25 頁(yè) 共 64 頁(yè) 除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購(gòu)的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。 若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問(wèn)其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國(guó)際共通的檔案格式如 DWG、 IGES、 DXF、PRO/E等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。規(guī)范書(shū)中不但要對(duì)物料品質(zhì)，而且要對(duì)服務(wù)要求等進(jìn)行如下規(guī)定。 物料的品牌采購(gòu)是一種簡(jiǎn)單易行的采購(gòu)方法。因此，如果物料的采購(gòu)數(shù)量不是很多，那么采用品牌物料采購(gòu)非常利于降低采購(gòu)成本。 假如此類物料比較緊缺，是否允許使用可替代的同級(jí)品報(bào)價(jià)，同級(jí)品的品質(zhì)確認(rèn)必須要得到使用單位的接受。 采購(gòu)人員在采購(gòu)物品時(shí)，應(yīng)該采用統(tǒng)一的專業(yè)術(shù)語(yǔ)