【正文】 B. 在利用檔案室的檔案過程中，有前面所列的第 3 條行為的，由檔案室 給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法 追究刑事責任。除此之外，還包括音像、縮微技術(shù)、現(xiàn)代化庫房和保護技術(shù)運用、新 型檔案載體管理，以及先進的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動化等現(xiàn)代管理 手段。 檔案管理現(xiàn)代化 A. 電子文檔的管理 ⑴ 電子文檔要建立登記制度，所有在電腦中處理的文檔，需登記其文 件名稱、 建立日期、保存位置，以便查找； ⑵ 文檔資料存于軟盤或光盤，在移交檔案室時，需注明文件名稱、建立日期、 保存的磁、盤號等； ⑶ 員工對公司電子文檔負有安全保密的責任，重要的文件必須加密，并做備份。變更時，需及時通知檔案室，更新檔案室所存復 印件。 ⑸ 會計傳票、統(tǒng)計信息資料保管期限為七年，會計月報、季報保管期限為十年，會計帳簿、會計年報、統(tǒng)計年報、統(tǒng)計臺帳、產(chǎn)權(quán)證明文件、債權(quán)債務法律文件永久保存。 B. 財務檔案的保管 ⑴ 本年度的檔案，經(jīng)裝訂后由資金財務部門負責保管，以前年度的檔案，填 制《檔案移交登記表》，經(jīng)資金財務部主管領(lǐng)導批準后，移交公司檔案室 統(tǒng)一保管。 ⑵ 統(tǒng)計檔案。包括會計傳票、會計帳簿、會計報表、銀行支票存根、銀行存 款對帳單、收據(jù)、發(fā)票。 E. 項目發(fā)展部在單項工程結(jié)束時，將有關(guān)工程檔案清理上 交后，由檔案銷毀 領(lǐng)導小組負責將無用資料加經(jīng)銷毀。 B. 檔案銷毀由檔案銷毀鑒定領(lǐng)導小組負責，必須由二人以上人員在場方可銷 毀（統(tǒng)一送造紙廠進行紙漿處理）。 K. 查閱或摘抄、復印財務、人事等特殊檔案，除需經(jīng)申請人所在部門領(lǐng)導批準 日期 : 行政公關(guān)部 31 外，還需經(jīng)檔案所屬部門領(lǐng)導批準，方可查閱。 G. 公司領(lǐng)導需要調(diào)閱檔案資料時，由經(jīng)辦人開列目錄，交行政公關(guān)部領(lǐng)導審核后，將資料轉(zhuǎn)送有關(guān)領(lǐng)導查閱，并負責按期歸還。 D. 檔案室保存的檔案原件，原則上概不外借。 檔案借閱利用 A. 檔案資料的借閱、必須經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理批準，未經(jīng)許可，不得復制或外傳。 C. 修改內(nèi)容較多時，應另出新文件代替，原來文件作廢。 E. 工程底圖除修改、送曬外，不得外借，修改后的底圖入庫，要認真檢查并 登記其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。 管理人員應按照本管理制度的要求，并結(jié)合實際情況和以往的經(jīng)驗，將資 料按各有關(guān)規(guī)定搜集、整理、分類、登記、立卷、歸檔。 C. 一般來說，工程、地產(chǎn)方面的資料、檔案，以項目為主進行分類；文書、財務方面的資料、檔案，以年度為主分類。 ⑵ 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。 A. 絕密 —— 公司重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針及各類涉密數(shù)據(jù)；其他重大經(jīng) 營管理的文件材料等。 B. 各部門、項目發(fā)展部要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作，保證檔案的完整 、準確與安全。 F. 工程項目在進行過程中要注意隨時收集、積累有關(guān)資料。 B. 歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應齊全完 整。 G. 入庫檔案由部門負責人審查批準，指派專人來整理、上架，并要填報《檔 案移交登記表》（附件 9）。 C. 產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統(tǒng) 要作為一項考核內(nèi)容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。人員變動時，需及時通知行政公關(guān)部。公司檔案管理小組組長由公 司一名副總經(jīng)理兼任。 日期 : 行政公關(guān)部 23 9. 檔案管理 定義 檔案是指公司在承 包工程與勞務合作、地產(chǎn)發(fā)展、投資貿(mào)易以及其它經(jīng)營活動中形成的、具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料，如文件、資料、書信、會議記錄、會議紀要、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄象等文件資料。精致印刷品 應有紙箱入封，收貨之后要抽樣檢查。專責小組成員務必認真校對， 及時完成，確保印刷品設(shè)計及內(nèi)容準確無誤，并簽字作實。行政公關(guān)部應邀清兩間或兩間以 上的設(shè)計公司 /印刷公司進行設(shè)計樣板及提供詳細報價，并根據(jù)設(shè)計公司 / 印刷公司的設(shè)計及能力擇優(yōu)選舉。 印刷品的設(shè)計及文字撰稿 A. 公司行政公關(guān)部具體負責印刷品的設(shè)計，圖片文字翻譯 [若需要 ]需確保 與公司有關(guān)規(guī)定或相關(guān)內(nèi)容保持一致。 C. 因業(yè)務需要制作印刷品時，必須向公司行政公關(guān)部提出申請，由行政公關(guān) 部經(jīng)理負責提出初步意見并報主管領(lǐng)導審批。除確定發(fā)言人外，其他任何人不得隨意發(fā)表有關(guān)言論。 E. 公司行政公關(guān)部負責日常收集、分析、檢討公司形象的工作以及與社會傳 媒和社會公眾溝通的具體事宜。 C. 各部門、項目發(fā)展部平時要認真分析，準確判斷并及時處理各種潛在的突 發(fā)事件，一有情況，及時依程序向上匯報。 行政公關(guān)部所存的傳媒聯(lián)系通訊錄， 應定期調(diào)整，以確保資料無誤。 C. 新聞發(fā)布應嚴格辦理報批手續(xù)。 新聞發(fā)布應注意的問題 日期 : 行政公關(guān)部 18 A. 在新聞發(fā)布工作中，必須堅持客觀和真實的原則，既為公司負責，又 向 社會公眾負責，不能弄虛作假，不能粉飾渲染，更不能欺騙公眾輿論。 新聞發(fā)布的回饋工作 A. 公司行政公關(guān)部負責傳媒機構(gòu)有關(guān)公司，子公司及各地盤的新聞報道及訪 問的剪輯，并以簡報方式發(fā)給公司領(lǐng)導及有關(guān)部門，項目發(fā)展部或子公司。 C. 安排記者采訪 ⑴ 接受記者采訪或邀請記者采訪，均須事先報請公司領(lǐng)導批準，具體采 訪事務由行政公關(guān)部安排。記者招待 會的時間、地點、主題、內(nèi)容、程序及邀請記者名單等均應按照公司領(lǐng) 導批示辦理，行政公關(guān)部經(jīng)理負責監(jiān)督執(zhí)行。新聞稿的發(fā)放要確保 及時快捷、準確、避免延誤遺漏。新聞稿的內(nèi)容必須經(jīng)過認真核實，并由相關(guān) 業(yè)務部門的主管審核會簽，再呈公司行政公關(guān)部總經(jīng)理批準發(fā)出。 D. 開幕、喬遷、新張致賀需送花籃等事宜，由各部門及子公司提出意見并由 行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。 C. 活動的策劃、報價、設(shè)計、節(jié)目程序、宣傳印刷、資料發(fā)放等事項由公司領(lǐng) 導審定，行政公關(guān)部總經(jīng)理負責監(jiān)督執(zhí)行。 C. 所有工程、樓宇物業(yè)以及重大事件的相片經(jīng)領(lǐng)導審定后，才能公開刊登。 建立音像資料系統(tǒng) 公司經(jīng)常需要以相片或錄像形式記錄工程建設(shè)、地產(chǎn)項目以及公司的重大事件，公司的拍照及錄像事宜均由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。 各單位必須積極支持此項工作。 K. 繼續(xù)發(fā)揚“一張紙兩面用”的企業(yè)精神，注意厲行節(jié)約。 H. 下班或加班后，員工要關(guān)閉辦公室的電器開關(guān)，注意安全。 日期 : 行政公關(guān)部 14 D. 辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品擺放整齊 ，不得亂堆亂放，不得將 公司秘密級以上文件放于桌面，注意做好個人桌面的清潔衛(wèi)生工作。 寫字樓管理 A. 寫字樓是員工辦公場所，嚴禁大聲喧嘩，聚眾談笑，要創(chuàng)造文明、舒適、清潔的環(huán)境。 N. 車輛的修理由行政公關(guān)部統(tǒng)一安排。夜間和公休日、 節(jié)假日期間，未經(jīng)公司領(lǐng)導或行政公關(guān)部經(jīng)理同意 ， 司機不得擅自出車。未經(jīng)允 許 ， 非司機不得駕駛車輛，嚴禁無證駕駛。若因公司領(lǐng)導 直接要車，要及時知會行政公關(guān)部，便于車輛調(diào)度。 G. 每日上班前 ， 司機必須將車擦洗干凈 ， 做好出車準備：上班后，須在指定 場所待命，一旦接到出車通知，立即出車不拖延?！镀囆旭?cè)蝿諉巍方?jīng)部門負責人簽字后 ， 交行 政公關(guān)部根據(jù)情況安排車輛。若遇特殊情況 ， 需報請公司主管領(lǐng)導批準后 ， 方 可辦理。 D. 不得使用傳真機辦理私人事項。 D. 凡未按公司規(guī)定，擅自開通國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的 費用及法律責任一概由當事人負責。 D. 負責公司局域網(wǎng)的建立與管理。 C. 各部門的電腦設(shè)備如需做報廢處理，需經(jīng)電腦管理員檢查，確認可以報廢時，由行政公關(guān)部辦理報廢手續(xù)。絕對不許在公司的電腦中安裝游戲軟件； D. 電腦消耗品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買，行政公關(guān)部本著優(yōu)質(zhì)低價的原則購買，各部門根據(jù)需要 在行政公關(guān)部領(lǐng)取并在《電腦耗材登記表》登記（附件 5），不得自行采購電腦消耗品。經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，行政公關(guān)部電腦管理員負責進行詢比價，并辦理采購事宜。 日期 : 行政公關(guān)部 10 E. 當 所領(lǐng)用的低值易耗品，失去使用價值時，應向行政公關(guān)部申請注銷。員工使用辦公用品應注意 節(jié)約、愛護公物，無故損壞的應予以修理或酌情賠償。凡部門、項目發(fā) 展部需購買不在配發(fā)范圍之內(nèi)的辦公用品或?qū)I(yè)用書，應事先提出購買計 劃，由行政公關(guān)部詢價購買，專業(yè)用書可責成部門購買。 ⑵ 國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導和一般人員來京，原則上不宴請，只在公司用 餐，公司對口部門領(lǐng)導陪同。 日期 : 行政公關(guān)部 9 ⑵ 國內(nèi)及有關(guān)公司領(lǐng)導來京洽談工作、考察業(yè)務、由 公司領(lǐng)導接送，行政 公關(guān)部負責接待事務。 接待制度 A. 接待工作是公司公關(guān)工作的重要組成部分。 E. 會議進行中，與會人員如需要處理緊急事項，應向會議主持人請假。 B 參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理總經(jīng)理及各部門負責人 主 持 人：胡平 記 錄：行政公關(guān)部 C. 會議議題：詳細內(nèi)容另行通知 D. 會議地點：公司會議室 地盤例會 A. 會議時間：每月召開兩次，于月中、月末進行 日期 : 行政公關(guān)部 8 B. 參加人員：項目發(fā)展部、資金財務部、合約管理部、設(shè)計研究部 主 持 人： HP 記 錄：項目發(fā)展部 C. 會議議題：提前三天通知 D. 會議地點：公司會議室 會議紀律 A. 行政公關(guān)部根據(jù)會議要求，負責會議通知。 ⑶ 公司的財務狀況（資 金回籠及投入情況）。 I. 公司保密工作由行政公關(guān)部負責，各部門涉及到有關(guān)保密工作的事情，請及 日期 : 行政公關(guān)部 7 時知會行政公關(guān)部。員工在與外單位人員進行業(yè)務交往中出具公司有關(guān)資料和信息，須經(jīng)部門經(jīng)理同意。 C. 嚴禁在辦公桌上存放密級以上的文件、資料，不得在與外來人員交談或交往中泄露公司商業(yè)機密。 ⑵ 如因業(yè)務需要繼續(xù)使用舊印章時，須經(jīng)印章管理部門同意，暫緩銷毀， 但使用時仍按印章批準權(quán)限辦理。 D. 非簽約等特殊情況，不得攜帶印章外出，必要時須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，經(jīng)辦 人遞交借用申請，或由行政公關(guān)部安排專人 執(zhí)章陪同前往，用后及時歸還。 印鑒管理 印章是公司憑信的標志，具有法定性和效用性。 E. AA 公司 （北京）有限公司名義發(fā)文，其發(fā)文號為： AA 公司 地產(chǎn)京（部門）字（年 份）第（序號），具體文號如下： 行政公關(guān)部： AA 地產(chǎn)京行政字（年份）第（ⅩⅩ）號 人力資源部： AA 公司 地產(chǎn)京人力字（年份）第（ⅩⅩ）號 資金財務部： AA 公司 地產(chǎn)京財務字（年份）第（ⅩⅩ）號 投資策劃部： AA 公司 地產(chǎn)京投資字（年 份）第（ⅩⅩ）號 合約管理部： AA 公司 地產(chǎn)京合約字（年份）第（ⅩⅩ）號 設(shè)計研究部： AA 公司 地產(chǎn)京設(shè)計字（年份）第（ⅩⅩ）號 日期 : 行政公關(guān)部 5