【正文】 五、 不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。 二、 如需使用證照必須 經(jīng)行政經(jīng)理 同意批準(zhǔn)，說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，辦理外出攜帶手續(xù)后，方可攜帶外出。 二、 因印章內(nèi)容變更或機(jī)構(gòu)終止而停止使用印章時(shí)，印章管理部門在印章停用五日內(nèi)，由保管人寫(xiě)出印章停用說(shuō)明，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后上報(bào)行政部 。 九 、 使用各部門的印鑒，須經(jīng)部門一級(jí) 主管批準(zhǔn)。 五 、 印章啟用前，須向有關(guān)單位、部門發(fā)出啟用公章的通知（附上印模）。印章使用過(guò)程中，保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)在變動(dòng)當(dāng)日內(nèi)通知 公司主管部門。印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入 一覽表以備查考。 四、 代理實(shí)施用印的 人要在事后將用印依據(jù)和用印申請(qǐng)單交印章管理人審查。 第五條 印章 、證照 的使用管理 一、 使用公司印章或高級(jí)職員名章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)“公司印章使用申請(qǐng)單”（ 見(jiàn)表 ），寫(xiě)明申請(qǐng)事項(xiàng)，征得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同須蓋章文件一并交印章管理人。若部門因工作需要而要求刻制 印章，應(yīng)另行申請(qǐng)，限定使用范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可刻制 。 （二） 用于 對(duì)外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。 二、 證照種類 法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證、房產(chǎn)證、土地證、及其它證件 。 （二） 公司 各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷， 證照的保管、登記、備案由行政部負(fù)責(zé) 督辦 。 二、 范圍 （一） 印 章 :在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書(shū)等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章 。如是公 事， 按對(duì)口部門交接，做好登記與簽收 。 二 、 收發(fā)信件登記薄 信件登記設(shè)立收發(fā)登記簿，每日重要郵件，包括來(lái)信及專信，都需登記在收發(fā)登記簿中，尤其是掛號(hào)信、包 裹等。 二、職責(zé) 行政部負(fù)責(zé)公司信件的管理，并落實(shí)前臺(tái)接待 人員 負(fù)責(zé)。 《 保密協(xié)議 》 的主要內(nèi)容包括：保密的內(nèi)容和范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、保密期限、違約責(zé)任等。 會(huì)議錄音、攝像人員由行政辦公室指定。 保密部門應(yīng)根據(jù)自己情況制定保密細(xì)則，做好保密材料的保管、登記、使用的記錄工作。 （八 ）保密部門管理 與保密材料相關(guān)部門均為保密部門，如總監(jiān) (助理 )辦公室，檔案室，傳真及復(fù)印室， 財(cái)務(wù)部，人力資源部等。 檔案銷毀應(yīng)經(jīng) 行政總監(jiān) 批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷，兩人以上參加，并做好登記。 保密傳真件收件人只能為部門 負(fù)責(zé)人或其指定人員，不得為其他人員。 一般文件復(fù)印應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人簽字，注明復(fù)印份數(shù)。員工 在公司 上班期間，統(tǒng)一使 用 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供的郵箱服務(wù) 。 保密文件應(yīng)交由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收，不得交給其他人員。 打印部門要做好登記，打 印校對(duì)人員姓名應(yīng)在發(fā)文單中反映，保密文件應(yīng)由 行政部 負(fù)責(zé)打印。 （七） 計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的部門都要依據(jù)本制度制定本部門保密細(xì)則 ， 并加以嚴(yán)格執(zhí)行。 （ 三 ） 對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密的事項(xiàng)，應(yīng)先由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 第四條 文件保密管理 一、 根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》、《關(guān)于禁止侵犯商業(yè)秘密 行為的若干規(guī)定》和《關(guān)于加強(qiáng)科技人員 流動(dòng)中技術(shù)秘密管理的若干意見(jiàn)》的精神，結(jié)合我公司《企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定》及具體情況，為保障 公司 整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益， 使公司長(zhǎng)期、穩(wěn)定、高效地發(fā)展，適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，公司必須加強(qiáng)對(duì)文件的保密管理。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙 、廢品 出售。電子資料的負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對(duì)電子資料的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行病毒檢查，防病毒軟件一定要確保最新版本。本公司所有密級(jí)文件 必須進(jìn)行加密 。 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者， 管檔人員應(yīng)重新登記記錄。 （二）外單位人員 特殊情況下需 調(diào) 閱相關(guān)文件， 需經(jīng) 總 經(jīng)理 批準(zhǔn)后，方可 由行政總 監(jiān) 辦理 調(diào) 閱手續(xù)。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。 總經(jīng)理規(guī)定留存的機(jī)密以上 紙制 文件單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如與此文件有密切聯(lián)系，可隨同此文件 一同立卷。 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 文件的處理手續(xù)必須完備，如有 遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門 。 （ 3）以部門或公司名義起草的文件，須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。上列規(guī)定以外的文件，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的職務(wù)與姓名。 （二） 文件制作規(guī)范 文 件用紙格式 本公司文件用紙一律以 A4 為標(biāo)準(zhǔn)紙。 電子文件收集： （ 1）外來(lái)資料 ① 外來(lái)電子資料，主要指通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或外部存儲(chǔ)設(shè)備 (如 U 盤、硬盤等 )獲得的電子版資料。 紙質(zhì)文件收集： （ 1）總經(jīng)理規(guī)定留存的機(jī)密以上文件 ,在結(jié)辦 3 天內(nèi)， 交行政辦公人員歸存，并在《文件登記薄》上做好登記，歸檔保存。 部門名稱 X1 部門名稱 X1 戰(zhàn)略管理部 01 客戶服務(wù)部 07 人力資源部 02 市場(chǎng)營(yíng)銷部 08 行政管理部 03 教育部 09 財(cái)務(wù)部 04 AVEM 直供事業(yè)部 10 信息部 05 CEETURE 日化 事業(yè)部 11 物流部 06 CEETURE 專業(yè)線 事業(yè)部 12 X2為 文件類型編號(hào)。 第三條 文件管理 一、 文件編碼管理 （一）文件 編碼原則 為了規(guī)范 xxxx 企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中所有的文件，并保證文件命名的內(nèi)部通用性和保密性，特設(shè)立文件編碼原則。 第 四 節(jié) xxxx文件管理及文件保密管理制度 第一條 總則 一、目的 為規(guī)范文件管理，使文件管理程序化、流程 化， 確保文件的安全，防止企業(yè)秘密泄 露， 特制定本制度。 第八條 辦公設(shè)備使用監(jiān)管 一、公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì) 所有 辦公設(shè)備正確操作規(guī)程的培訓(xùn)。 第七條 其他辦公設(shè)備使用管理 一、專管專用。共享資料制作人也可將共享 資料設(shè)為“只讀”，以限制 他人 更改。 （二） 局域網(wǎng)的相關(guān)設(shè)置（組名、用戶名、權(quán)限的 選擇等）由行政部統(tǒng)一進(jìn)行，電腦使用人和各員工不可以隨意 更改。 三、 局域網(wǎng)管理職責(zé) （一） 公司局域網(wǎng)屬公司的固定資產(chǎn)，其組建、使用管理、維護(hù)等工作由行政部負(fù)責(zé)。 （ 2） 各部門所設(shè)專人必須經(jīng) 常檢查所轄電腦及外設(shè)的狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題上報(bào)行政部，以便及時(shí)處理。 （ 4） 要求各部門使用者認(rèn)真落實(shí)所轄電腦及電腦配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。 （ 3） 由行政部主管負(fù)責(zé)對(duì)防病毒措施的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督。 （ 7） 任何人未經(jīng) 電腦保管人 同意，不得使用他人的電腦 。 （ 4） 所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件。 嚴(yán)禁 私自拷貝、泄露涉及公司 經(jīng)營(yíng)所有的 文件資料。 四 、 每天下班后， 負(fù)責(zé)人需將 傳真機(jī)設(shè)置為自 動(dòng)接收，以防止遺漏重要文件 。 六 、 打印 、 復(fù)印人員要嚴(yán)守文件內(nèi)容，做到不泄密、不失密 。 三 、 凡需打印的文件、表格等，字跡要清楚、語(yǔ)句要通順，打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對(duì)。該記錄表每月轉(zhuǎn) 行政 經(jīng)理 審閱。 三 、 公司的電話使用應(yīng)本著節(jié)約的原則，員工應(yīng)養(yǎng)成節(jié)約的良好習(xí)慣。 二、 本制度 所指辦公設(shè)備包括 ： 電腦 、 電話、 打印機(jī)、復(fù) 印 機(jī)、傳真機(jī)等 。 （一） 每 季度進(jìn)行一次清點(diǎn)。 第六 條 固定資產(chǎn)的清點(diǎn)、折舊 一、 公司 固定資產(chǎn)的清點(diǎn)由行政部和財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)。 第五 條 固定資產(chǎn)管理中的責(zé)任 一、 固定資產(chǎn)為公司財(cái) 物 ，員工應(yīng)合理使用，不可據(jù)為己有和 他 用。 八 、 固定資產(chǎn)的維修由行政部統(tǒng)一辦理。 六、 固定資產(chǎn)不提倡外借。 二、 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的賬務(wù)管理，包括清點(diǎn)、 折舊等。 三 、 對(duì) 客戶饋贈(zèng)給公司的 或其他方式獲得 屬于公司的 固定資產(chǎn)，應(yīng)登記 品名、價(jià)值 、獲得方式。任何 部門 不可在未經(jīng)審批下 購(gòu)置任何固定資產(chǎn)。 四、適用范圍 本制度適用于公司 各部門及 全體員工。 二、 原則 本著“物有所用”的原則， 公司根據(jù)經(jīng)營(yíng)規(guī)劃以及經(jīng)營(yíng)需要購(gòu)置相應(yīng)的固定資產(chǎn)。 第 九 條 辦公用品使用的監(jiān)督 一、 行政 部門定期核對(duì) 《辦公用 品 領(lǐng)用申請(qǐng)單 》 與實(shí)際使用情況。 六 、 所有辦公用品非工作原因嚴(yán)禁帶出公司。 四、 印刷制品與各種用紙的管理按照 庫(kù)存數(shù) 為基準(zhǔn) ，對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量 隨時(shí) 進(jìn)行記錄并進(jìn)行加 減 ， 計(jì)算出余量。 第 七 條 辦公用品的保管 一、 行政 部門必須對(duì)所有入庫(kù) 辦公用品一一進(jìn)行入庫(kù)登記 。 三、各部門依據(jù)本部門各職位性質(zhì) 、 歷史記錄 、實(shí)際需求 ，定期發(fā)放辦公用品 ，每一位員工填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》后，各部門負(fù)責(zé)人按照辦公用品的不同分類監(jiān)督管理。 四 、為了隨時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存及領(lǐng)用狀況，每次領(lǐng)用文具時(shí)必須在文具領(lǐng)用登記薄上做簽領(lǐng)登記。 二、 易耗品、 輔助工具 類 辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間為每周一、四的下午；耗材 的領(lǐng)用則不受時(shí)間限制，但必須提前一天知會(huì)行政部門，以免影響 正常 工作 。 六 、 所訂購(gòu)辦公用品送到后， 行政 部門要按送貨單進(jìn)行 驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無(wú)誤 ， 在送貨單上加蓋印章，表示收到。 二、 購(gòu)買量的確定： 根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及 消耗水平 和實(shí)際需求量 ，確定訂購(gòu)數(shù)量 。 （一） 采購(gòu)工作應(yīng)保證必需品、耗用量大且難以采購(gòu)的用品 ，在 數(shù)量 保障的同時(shí)形成一定的 安全庫(kù)存。 三、 耗材：打印機(jī)墨盒、專業(yè)打印紙 等。 四、適用范圍 本制度適用于 各部門 及 全體員工 。 六、遵守公司的其它規(guī)章制度。 （二） 前臺(tái)接待專員負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公環(huán)境的整理、整頓、清掃、清潔等 8S 工作 ， 并負(fù)責(zé)監(jiān)察督促辦公前 廳的 8S 管理 ，發(fā)現(xiàn) 8S 管理 問(wèn)題 ， 應(yīng)請(qǐng) 區(qū)域負(fù)責(zé)人 及時(shí) 處理，始終保持辦公前廳有一個(gè)良好的工作、服務(wù) 環(huán)境。 二、嚴(yán)守工作時(shí)間 ，做好考勤監(jiān)督 前臺(tái)接待人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守作息時(shí)間。不過(guò)，電話 內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知 來(lái)訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。 （四） 掛電話前應(yīng)有禮貌 電話交談完畢時(shí)，應(yīng)盡量讓對(duì)方先結(jié)束電話，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再 見(jiàn)”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。 二、 接聽(tīng)電話的禮儀及注意事項(xiàng) （一） 了解所來(lái)電話的目的 上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān) ，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切記按照《 電話記錄流程 》辦理。前臺(tái)電話轉(zhuǎn)接工作流程參閱文件：《來(lái)電轉(zhuǎn)接流程》。 第三條 前臺(tái)電話禮儀 一、 轉(zhuǎn)接電話 （一） 不同的來(lái)電者可能會(huì)要求轉(zhuǎn)接到某些人。 二、接待管理 （一）所有來(lái)訪客人，必須填寫(xiě)《公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表》，由相關(guān)人員帶領(lǐng)才準(zhǔn)許進(jìn)入工作區(qū)域。同時(shí)婉轉(zhuǎn)地詢問(wèn)對(duì)方來(lái)意：“請(qǐng)問(wèn)您找他有什么事？”如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問(wèn)明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見(jiàn)面。 客人 要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。通?？蓡?wèn)：請(qǐng)問(wèn)您貴姓？請(qǐng)問(wèn)您是哪家公司？問(wèn)明來(lái)意后再進(jìn)行登記、引領(lǐng)等工作。 第二條 前臺(tái)人員接待禮儀與管理 一、前臺(tái)接待禮儀 （一）迎接禮儀 有客人來(lái)訪時(shí)， 應(yīng) 立即 主動(dòng)熱情問(wèn)候客人 ， 并 輕輕點(diǎn)頭并面帶微笑 ， 如果是已經(jīng) 認(rèn)識(shí)的客人，從第一次以后，無(wú)論是接電話或是見(jiàn)面都必須牢記對(duì)方的姓名、單位，要顯得比較親切和尊重 。同時(shí)注意語(yǔ)音 、 語(yǔ) 調(diào)，切不可高聲大喊、裝腔作勢(shì)或拿腔捏調(diào)、嗲聲嗲氣，更不能粗暴無(wú)禮 。 ★電話接通后，首先通報(bào)自己的姓名、身份。電話用語(yǔ)應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠(chéng)懇，語(yǔ)調(diào)應(yīng)平和，音量要適中。 即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電話鈴聲后，附近沒(méi)有其他人，也應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的。 五、談話中如想咳嗽或打噴嚏時(shí)，應(yīng)先說(shuō)對(duì)不起，再轉(zhuǎn)身向后側(cè)下方，同時(shí)盡可能用面巾紙遮住。 遞接物品禮儀要求表 遞物時(shí) 須用雙手，表示對(duì)對(duì)方的尊重，例如遞交購(gòu)買的物品，要把物品正面（能看見(jiàn)說(shuō)明的地方）朝上 ，文字順序正面朝向?qū)Ψ? 接物時(shí) 要身體前傾一步，用雙手接住，并表明謝意 第三 條 語(yǔ)言禮儀 一、與客人交談時(shí)，首 先保持站 、 坐 姿端正，無(wú)任何小動(dòng)作。 儀容要求表 總體要求 大方整潔，職業(yè) 其它細(xì)節(jié)要求 理、勤洗，并梳理整齊，不要有頭皮屑 ，不要留長(zhǎng)，不留污垢 ，香水的味道不宜濃烈 、整潔 嚴(yán)格執(zhí)行 化淡妝 三、儀態(tài) 公司所有員工 應(yīng)舉止文明、殷勤有禮、尊重他人，并善于控制自己的情緒，塑造自己的儀態(tài)美，主要要求如下。 員工儀表要求 總體要求 ： 工裝要與 體型相適宜， 大小、肥瘦 必須謹(jǐn)慎度量尺碼 ：嚴(yán)禁佩戴個(gè)人任何影響整體形象的裝飾物，必須與 整體 工裝 協(xié)調(diào)一致 ：無(wú)論 任何發(fā)型在修飾 程度 上 ，都要自然適度，把握分寸 男士著裝 要求 ：西褲的長(zhǎng)度應(yīng)正好觸及鞋面，還要注意與 皮帶 其它配件的搭配 ：顏色必須與西裝和襯衫協(xié)調(diào)、干凈、平整不起皺；長(zhǎng)度合適，打好的領(lǐng)帶尖應(yīng)恰好觸及皮帶扣，領(lǐng)帶的寬度應(yīng)該與西