【正文】 四、 除特別需要 ， 由行政部 經(jīng)理將廢止印章保存 3 年。 未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得任意委托他人代行職權(quán)。 （二） 分公司的印章，由分公司根據(jù)有關(guān)批準(zhǔn)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。 二、 前臺(tái)信件接收工作流程參閱文件：《接 收信函、快件工作流程》 。 五、 《 保密協(xié)議 》 的管理 公司可以按照有關(guān)法律規(guī)定，與 公司員工 簽訂 《 保密協(xié)議 》 。 紙質(zhì)文件 借閱文件應(yīng)填寫(xiě) 《 申請(qǐng)借閱單 》。 （二）文件發(fā)送和電子郵件 ()使用 文件打印完畢，由 專門(mén)人員負(fù) 責(zé)轉(zhuǎn)交發(fā)文部門(mén)，并做登記，不得轉(zhuǎn)交無(wú)關(guān)人員。 （三）銷毀秘密級(jí)以上文件 要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。 檔案目錄卡 檔案： 卷名： 本案文件目錄 件數(shù) 收文號(hào) 來(lái)文號(hào) 發(fā)文號(hào) 頁(yè)數(shù) 備注 （二） 文件整理 經(jīng)過(guò)點(diǎn)收的文件，根據(jù)如下方式整理： 文件整理印裝 （ 1）文件 均采用橫書(shū)橫排。 （ 2）內(nèi)部資料 ① 內(nèi)部電子資料，包括公司內(nèi)部各種文件、合同等的電子版本。 第二條 文件類型 為了使文件便于歸檔、調(diào)閱，公司所有文件嚴(yán)格按照文件存在的形態(tài)進(jìn)行分類。 （四） 建議所有局域網(wǎng)內(nèi)的電腦統(tǒng)一將 E 盤(pán)設(shè)為共享，以便大家查找共享資料，凡需保密或電腦系統(tǒng)有關(guān)的文件均不要放在該盤(pán)。 （ 2） 行政部應(yīng)督促硬件維護(hù)人員在拆卸電腦時(shí)，必須采取必要的防靜電措施。 電腦 使用人員設(shè)密碼管理 ， 密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露 。 四 、公司 各部門(mén)的直撥 電話 應(yīng) 接有 IP，員工 和各部門(mén)因業(yè)務(wù)和工作需打長(zhǎng)途電話時(shí)應(yīng)使用電信 IP。 二、 固定資產(chǎn)的使用人，對(duì)使用期的固定資產(chǎn)的安全、完整 負(fù)責(zé)，如因丟失、使用不當(dāng)或工作疏忽造成固定資產(chǎn)損壞的，將按公司處罰規(guī)定進(jìn)行處罰，并對(duì)因此而造成的其他損失負(fù)責(zé)。 第四 條 固定資產(chǎn)的管理 一、 本公司固定資產(chǎn)由行政部統(tǒng)一管理。 三、 行政 部 門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行檢查 ， 杜絕浪費(fèi)辦公用品行為。 《辦公用 品 領(lǐng)用申請(qǐng)單 》轉(zhuǎn)交 行政辦公 室記賬存檔； 《 辦公用品分發(fā)通知書(shū) 》 作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén) 存檔 。在品種選取中應(yīng)做到 專業(yè)、 統(tǒng)一、合理、科學(xué)，不可按員工或個(gè)人喜好隨意要求購(gòu)置和使用。 二、 原則 公司各部門(mén)應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。通話完畢后，應(yīng)等對(duì)方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。 （三）對(duì)于普通來(lái)賓，一般安排在公司會(huì)議室內(nèi)接待；對(duì)于貴賓來(lái)訪，根據(jù)接見(jiàn)對(duì)象，由接見(jiàn)對(duì)象安排接待地點(diǎn)，前臺(tái)協(xié)助指路；對(duì)于面試人員，在會(huì)議室允許的條件下，盡量安排在會(huì)議室接待。不過(guò)，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來(lái)訪的客人稍等，然 后繼續(xù)通話。 （二） 要用喜悅的心情、愉快地接聽(tīng)電話 拿起電話應(yīng)用親切、優(yōu)美的聲音 ，“您好！ xxxx！ ”，詢問(wèn)時(shí)應(yīng)注意適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)再委婉詢問(wèn)。 二、儀容 整潔的儀容及恰到好處的裝飾均能顯示出人的修養(yǎng)及本人對(duì)工作的自信心，因此除了衣著要得體，在個(gè)人衛(wèi)生方面也應(yīng)嚴(yán)格要求自己。 第二條 形象禮儀 一、儀表 公司所有員工工 作期間一律著公司規(guī)定的服裝，具體禮儀要求如下表所示。電話鈴聲響一聲大約 3 秒鐘，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，這樣會(huì)給他留下不好的 公司服務(wù) 印象。 二、適用范圍 公司前臺(tái)工作人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，做到“禮儀規(guī)范，服務(wù)優(yōu)良”。 當(dāng)客人離開(kāi)公 司時(shí)，要主動(dòng)打招呼致意并提出希望下次再來(lái)。例如，應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì)，盡可能地避免錯(cuò)誤。 五、前臺(tái)接待專員對(duì)能力處理以 外或工作范圍以外出現(xiàn)的其他問(wèn)題 ，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告 ，迅速得到妥善解決 。在這 種 情況 下， 行政 部門(mén)有權(quán)進(jìn)行審核 ， 并且把審核結(jié)果連同審批單一起 留 行政部保存 ， 以作 為日 后使用情況報(bào)告書(shū)的審核與檢查依據(jù)。 二、 行政 專員進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門(mén) 。 三、 報(bào)廢品不得隨意丟棄，應(yīng)集中存放、集中處理。行政部進(jìn)行固定資產(chǎn)卡的登記，財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)登記。 九 、 對(duì)公司重要固定資產(chǎn)，公司 酌情 購(gòu)置相應(yīng)的保險(xiǎn)，以保證其安全及使用。 二 、公司電話主要用于業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，禁止員工在公司內(nèi)打私人電話，員工因私事的來(lái)電，通話時(shí)間不超過(guò) 5 分鐘，以保證各部門(mén)工作正常進(jìn)行。 三 、 建立傳真登記、簽收 制度，立檔備案。 （ 2） 各部門(mén)被指定人員和行政部被指定人員，按時(shí)（每周最少一次）進(jìn)行病毒檢 測(cè)工作，并填寫(xiě)檢測(cè)記錄 。 四、 局域網(wǎng)的使用管理 （一） 公司局域網(wǎng)用于公司內(nèi)部信息、文件、資料的傳輸。 三、公司行政部門(mén)對(duì)違規(guī)使用人員有直接處罰的權(quán)力。 （ 4）凡參加培訓(xùn)帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管。 對(duì)不符合 存檔要求（如缺頁(yè)、殘頁(yè)、次序混亂等）資料，檔案管理員有權(quán)要求經(jīng)辦 部門(mén)重新整理，直到符合要求為止。 四、文件 調(diào) 閱管理 （一）公司所有員工根據(jù)工作需要，申請(qǐng)閱讀相關(guān)文件， 按照 批準(zhǔn) 執(zhí)行的權(quán)限范圍 ，在公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng) （ OA） 中閱讀。機(jī)要文件一律以 一次性徹底銷毀 的方式銷毀。 四、 保密環(huán)節(jié) （一） 文件打印 由文件原稿提供單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)任，不得出現(xiàn)對(duì)公司不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時(shí)確定文件編號(hào)、保密級(jí)別、發(fā)放范圍、打印份數(shù)。 （五）傳真件 收發(fā)傳真件應(yīng)做好登記。 會(huì)務(wù)組應(yīng)認(rèn)真做好到會(huì)人員簽到，材料發(fā)放登記工作。 三 、 分信 來(lái)信 如以 單位為收件人， 由行政部負(fù)責(zé)人拆開(kāi)后 按信件的類別，如是個(gè)人函件， 可直接交由收件 人。 三、 各職能部 門(mén) 印章使用范圍 （一） 在其職權(quán)范圍內(nèi) ， 與公司內(nèi)部對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。 六、 常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省 去填寫(xiě)審 請(qǐng)單的手續(xù)。 第七條 印章的停用 一、 印章內(nèi)容需要變 更或機(jī)構(gòu)終止時(shí)，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷毀。 三、 公司證照未經(jīng) 行政經(jīng)理 批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借。 三、 印章保管人因故臨時(shí)請(qǐng)假，須更換印章保管人。 （四） 印章 不能繼續(xù)使用的，使用 部門(mén) 應(yīng)向上級(jí) 部門(mén) 提出書(shū)面制發(fā)申報(bào) 。 （二） 證照 ： 公司合法、正常營(yíng)業(yè)所需的所有證件。 拒不簽訂 《 保密協(xié)議 》的 員工 ，公司有權(quán) 不予聘用。 檔案材料不得借給無(wú)關(guān)人員查閱。 對(duì)于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。 二、保密范圍 屬于絕密、機(jī)密、秘密的文件，必須嚴(yán)格按照本管理制度進(jìn)行管理。 （二）電子文件保存 本公司所有電子資料都必須備有必要的備份，以免發(fā)生意外事故。 (三 )文件 歸檔 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔 相結(jié)合的原則，可即時(shí)歸檔的文件及時(shí)歸檔。 文件署名 （ 1）公司內(nèi)文件，如果是一般文件，需總監(jiān)署名；如果是單純的上報(bào)文件或者不涉及各部門(mén)且 內(nèi)容不重要的文件，只需部門(mén)負(fù)責(zé)人署名；如果是重要文件， 由總經(jīng)理署名，或者署有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)。如下圖所示： 機(jī)密類型 文件歸屬部門(mén)號(hào) 文件類型號(hào) 文件目次號(hào) 歸檔卷次號(hào) XXXX X X1 X2 X3 X4 X 號(hào)位代表文件機(jī)密類型。 （ 六 ） 共享資料制作人應(yīng)對(duì)供共享的資料進(jìn)行備份，以保證其原件的安全。 （ 5） 要求各使用者采取必要措施，確保所用電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。 二、 電腦防護(hù) （一） 病毒防護(hù)及監(jiān)督措施 病毒防護(hù) （ 1） 對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得 私自 從網(wǎng)絡(luò) 下載與 工作無(wú)關(guān)的任何 軟件或文檔。 六 、 長(zhǎng)途電話 僅 限 經(jīng)理 以上人員 用于工作和聯(lián)系業(yè)務(wù) 使用，其他人員 若因工作需要使用長(zhǎng)途電話需先經(jīng) 由 經(jīng)理 批準(zhǔn)。 （一） 清點(diǎn)周期為每 半 年一次。 三、 各部門(mén) 負(fù)責(zé)人 對(duì)本部門(mén)領(lǐng)用的固定資產(chǎn)的完整和安全負(fù)有直接責(zé)任。對(duì)與經(jīng)營(yíng)無(wú)關(guān)或 用途不大的固定資產(chǎn)，公司不予購(gòu)置。 二、 必須清楚地掌握辦公用品庫(kù)存情況 。 七 、 收到辦公用品后，對(duì)照訂貨單與 辦公用品購(gòu)買(mǎi)計(jì)劃 ，開(kāi)具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做 好登記，轉(zhuǎn)交 出納 負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。 第二條 辦公用品的分類 辦公用品分為 易耗品 、輔助工具 及 耗材三種。 在電話中接到 任何客戶單位的對(duì)公司的高層或其他經(jīng)辦人員的各種會(huì)議 邀請(qǐng)和各種會(huì)議的通知時(shí)，應(yīng)該熱情致謝 ，并詳細(xì)記錄相關(guān)信息 。任何找管理者或領(lǐng)導(dǎo)的電話必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書(shū)或助理那里，這樣可以保證管理者或領(lǐng)導(dǎo)們不被無(wú)關(guān)緊要的電話打擾。 （二）接待禮儀 客 人到來(lái)進(jìn)行來(lái)訪登記后，要立即通知被訪者，如果有需要， 應(yīng)該運(yùn)用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。 二 、打電話禮儀 （一） 工作時(shí)間禁止接、打私人電話。 （一）站姿要求 站姿要求 正確的站姿 錯(cuò)誤的站姿 頭正、頸直、收下頦、閉嘴 垂頭、垂下巴、張嘴 挺胸、雙肩平，微向后張，使上體自然挺拔，上身肌肉微微放松 含胸、聳肩、駝背 收腹。 此制度每年修訂一次，公司戰(zhàn)略管理部和總經(jīng)理 簽署后執(zhí)行。 五、談話中如想咳嗽或打噴嚏時(shí)，應(yīng)先說(shuō)對(duì)不起，再轉(zhuǎn)身向后側(cè)下方，同時(shí)盡可能用面巾紙遮住。同時(shí)注意語(yǔ)音 、 語(yǔ) 調(diào)，切不可高聲大喊、裝腔作勢(shì)或拿腔捏調(diào)、嗲聲嗲氣，更不能粗暴無(wú)禮 。同時(shí)婉轉(zhuǎn)地詢問(wèn)對(duì)方來(lái)意：“請(qǐng)問(wèn)您找他有什么事？”如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問(wèn)明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見(jiàn)面。 二、 接聽(tīng)電話的禮儀及注意事項(xiàng) （一） 了解所來(lái)電話的目的 上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān) ，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切記按照《 電話記錄流程 》辦理。 （二） 前臺(tái)接待專員負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公環(huán)境的整理、整頓、清掃、清潔等 8S 工作 ， 并負(fù)責(zé)監(jiān)察督促辦公前 廳的 8S 管理 ，發(fā)現(xiàn) 8S 管理 問(wèn)題 ， 應(yīng)請(qǐng) 區(qū)域負(fù)責(zé)人 及時(shí) 處理，始終保持辦公前廳有一個(gè)良好的工作、服務(wù) 環(huán)境。 （一） 采購(gòu)工作應(yīng)保證必需品、耗用量大且難以采購(gòu)的用品 ，在 數(shù)量 保障的同時(shí)形成一定的 安全庫(kù)存。 四 、為了隨時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存及領(lǐng)用狀況，每次領(lǐng)用文具時(shí)必須在文具領(lǐng)用登記薄上做簽領(lǐng)登記。 六 、 所有辦公用品非工作原因嚴(yán)禁帶出公司。任何 部門(mén) 不可在未經(jīng)審批下 購(gòu)置任何固定資產(chǎn)。 八 、 固定資產(chǎn)的維修由行政部統(tǒng)一辦理。 二、 本制度 所指辦公設(shè)備包括 ： 電腦 、 電話、 打印機(jī)、復(fù) 印 機(jī)、傳真機(jī)等 。 六 、 打印 、 復(fù)印人員要嚴(yán)守文件內(nèi)容，做到不泄密、不失密 。 （ 7） 任何人未經(jīng) 電腦保管人 同意，不得使用他人的電腦 。 三、 局域網(wǎng)管理職責(zé) （一） 公司局域網(wǎng)屬公司的固定資產(chǎn)，其組建、使用管理、維護(hù)等工作由行政部負(fù)責(zé)。 第八條 辦公設(shè)備使用監(jiān)管 一、公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì) 所有 辦公設(shè)備正確操作規(guī)程的培訓(xùn)。 紙質(zhì)文件收集： （ 1）總經(jīng)理規(guī)定留存的機(jī)密以上文件 ,在結(jié)辦 3 天內(nèi)， 交行政辦公人員歸存，并在《文件登記薄》上做好登記，歸檔保存。 （ 3）以部門(mén)或公司名義起草的文件，須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。電子資料的負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對(duì)電子資料的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行病毒檢查，防病毒軟件一定要確保最新版本。 （七） 計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的部門(mén)都要依據(jù)本制度制定本部門(mén)保密細(xì)則 ， 并加以嚴(yán)格執(zhí)行。 一般文件復(fù)印應(yīng)有部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，注明復(fù)印份數(shù)。 保密部門(mén)應(yīng)根據(jù)自己情況制定保密細(xì)則，做好保密材料的保管、登記、使用的記錄工作。 二 、 收發(fā)信件登記薄 信件登記設(shè)立收發(fā)登記簿，每日重要郵件，包括來(lái)信及專信，都需登記在收發(fā)登記簿中，尤其是掛號(hào)信、包 裹等。 二、 證照種類 法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證、房產(chǎn)證、土地證、及其它證件 。 四、 代理實(shí)施用印的 人要在事后將用印依據(jù)和用印申請(qǐng)單交印章管理人審查。 九 、 使用各部門(mén)的印鑒，須經(jīng)部門(mén)一級(jí) 主管批準(zhǔn)。 五、 不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。 五 、 印章啟用前，須向有關(guān)單位、部門(mén)發(fā)出啟用公章的通知（附上印模）。 第五條 印章 、證照 的使用管理 一、 使用公司印章或高級(jí)職員名章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)“公司印章使用申請(qǐng)單”（ 見(jiàn)表 ），寫(xiě)明申請(qǐng)事項(xiàng)，征得部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同須蓋章文件一并交印章管理人。 （二） 公司 各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷， 證照的保管、登記、備案由行政部負(fù)責(zé) 督辦 。 二、職責(zé) 行政部負(fù)責(zé)公司信件的管理，并落實(shí)前臺(tái)接待 人員 負(fù)責(zé)。 （八 ）保密部門(mén)管理 與保密材料相關(guān)部門(mén)均為保密部門(mén)，如總監(jiān) (助理 )辦公室，檔案室，傳真及復(fù)印室， 財(cái)務(wù)部，人力資源部等。員工 在公