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正文內(nèi)容

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)流程操作手冊(修改-wenkub.com

2024-11-03 09:25 本頁面
   

【正文】 ? 氣費(fèi)付款不及時,引起購銷雙方矛盾,造成燃?xì)獠少徖щy。 ? 采購的 LNG、 CNG 與訂單不符,導(dǎo)致數(shù)量超耗、質(zhì)量差異 ? 未經(jīng)審核,擅自更改標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn) ? 庫存氣量滿足不了需求或庫存過高引起過度占用資金 ? 采購交易沒有及時入賬,期末發(fā)生截止性錯誤。 ? 確保天然氣采購會計(jì)記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整 ? 符合國家有關(guān)法律、法規(guī)以及 東莞新奧 公司內(nèi)部規(guī)章制度。每月預(yù)決算員要同工程部內(nèi)勤核對工程基本情況,與財(cái)務(wù)核對工程決算額、撥款情況和余額等內(nèi)容。 ,由工程技術(shù)管理部填 具緊急付款單 ,根據(jù) 工程技術(shù)管理部 的工程臺帳登記工程金額、計(jì)劃撥款額、工程款余額等內(nèi)容,由經(jīng)辦人、工程部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)經(jīng)理 、 財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批簽字。 13撥款時不按規(guī)定核對工程款和領(lǐng)用材料之間的差額,多撥付工程款。 提供的各單項(xiàng)工程決算成本明細(xì)表,要注明單項(xiàng)工程編號、名稱、開工日期、完工日期、工程決算額 等??⒐D紙要用曬出的藍(lán)圖,圖紙上要有截面圖和隱蔽工程示意圖,還要有施工方和監(jiān)理方的簽字 。 5 現(xiàn)場代表責(zé)任心不強(qiáng)導(dǎo)致工作量失真、簽證不完整 6 未經(jīng) 審核,擅自更改標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn) 7 施工隊(duì)伍不具備施工資質(zhì),無法及時提供竣工資料,無法核對領(lǐng)用工程材料。 4 確保工程量和工程成本的會計(jì)記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整 5. 符合國家有關(guān)法律、法規(guī)以及新奧燃?xì)饪毓捎邢薰緝?nèi)部規(guī)章制度 1 工程質(zhì)量不合格導(dǎo)致客戶流失。每月預(yù)決算員要同工程部 計(jì)統(tǒng)員 核對工程基本情況,與財(cái)務(wù)核對工程決算額、撥款情況和余額等內(nèi)容。 內(nèi)勤、預(yù)決算員、財(cái)務(wù)部、工程隊(duì)、 資材會計(jì) 每月都要核對工程領(lǐng)用材料、實(shí)際耗用材料、應(yīng)付工程款和月末工程款余額。 會計(jì)根據(jù)工程隊(duì)各單項(xiàng)工程從倉庫領(lǐng)用材料和根據(jù)竣 工圖計(jì)算的工程實(shí)際耗用材料,計(jì)算出工程隊(duì)剩余的材料數(shù)量,要求工程隊(duì)及時辦理退庫手續(xù),對核對不上的盤虧材料直接從工程款中扣減。 隊(duì)、預(yù)決算員、 工程主管副總 、總經(jīng)理簽字,工程決算書一式四份,工程隊(duì)、 工程技術(shù)管理部 、財(cái)務(wù)、預(yù)決算人員各持一份。 ? 撥款時不按規(guī)定核對工程款和領(lǐng)用材料之間的差額,多撥付工程款。 ? 沒有準(zhǔn)確和完整的財(cái)務(wù)記錄。 ? 外部采購未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng),導(dǎo)致資金損失、采購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。 ? 尋求合理工程價格,降低工程成本。 財(cái)務(wù)部門應(yīng)檢查價格優(yōu)惠審批單是否在批準(zhǔn)的優(yōu)惠價格審批權(quán)限內(nèi)。 務(wù)流程,檢查價格審批權(quán)限 : 每月灶具生產(chǎn)廠家要同營業(yè)大廳銷售人員核對各種燃器具的銷售數(shù)量,檢查燃器具臺 帳。 中意的灶具后,由營業(yè)員辦理銷售手續(xù)。 8 超范圍行使優(yōu)惠權(quán),造成價格混亂。 4 過度服務(wù)導(dǎo)致獲力損失。 (3).財(cái)務(wù)記帳: 財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核無誤后的現(xiàn)金交款單和銷售發(fā)票 財(cái)務(wù)聯(lián) 掃描到會計(jì)核算中心入賬 ,確認(rèn)燃器具收入的實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)部要每月認(rèn)真核對,每季度至少參與一次實(shí)地盤點(diǎn)。發(fā)票一式四聯(lián),客戶聯(lián)交給客戶,財(cái)務(wù)聯(lián)連同收到的現(xiàn)金一起交給公司財(cái)務(wù);或存 入指定銀行后,將現(xiàn)金交款單和銷售發(fā)票 財(cái)務(wù)聯(lián)一起交給公司財(cái)務(wù)。 ? 違反國家價格政策或法規(guī),受到處罰。 ? 坐支或截留收入。 ? 燃器具品種多樣,配件不全,服務(wù)不規(guī)范,導(dǎo)致信譽(yù)喪失。 查看發(fā)票使用情況 每月財(cái)務(wù)人員要根據(jù)帳面記錄與 客服部 的月度氣量銷售匯總表進(jìn)行核對。 氣量催交通知單 要進(jìn)行編號管理,收費(fèi)員統(tǒng)一到運(yùn)營部內(nèi)勤處辦理領(lǐng)取手續(xù)。 客服 部收費(fèi)人員次日上班后要到運(yùn)營部,由 客服部計(jì)統(tǒng)員 逐戶填寫前日收費(fèi)戶的表底氣量數(shù)。 檢查發(fā)票表底數(shù)的連續(xù)性 簽字確認(rèn)后的 氣量催交通知單 一聯(lián)交給用戶,一聯(lián)收費(fèi)人員留存。收費(fèi)組一般兩人一組,分別負(fù)責(zé)查看表底數(shù)和收款開票。 : 財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核無誤后的現(xiàn)金交款單和氣量銷售匯總表、銷售發(fā)票 財(cái)務(wù)聯(lián)登記相關(guān)收入帳戶,確認(rèn)磁卡售氣收入的實(shí)現(xiàn)。 售氣的人員應(yīng)核對用戶持有的 燃?xì)庥脩羰褂米C、燃?xì)獯趴?是否與客戶檔案中顯示的資料一致,如不一致應(yīng)查清原因后才能辦理售氣手續(xù)。 8 無序使用發(fā)票,發(fā)票管理不嚴(yán),丟失、盜用發(fā)票。 簽字確認(rèn)后的用戶銷售清單一聯(lián)交給用戶,一聯(lián)售氣人員留存。 3 上門收費(fèi)組合不合理,造成人員浪費(fèi)或管理失控。并重復(fù) 。 每月 15 號, 抄表組將本月用戶用氣量匯總為 燃?xì)赓M(fèi)代扣明細(xì) 文本文件 ,文件中按照固定格式列出用戶姓名、 用戶代碼編號、用戶帳號、當(dāng)期用氣量、應(yīng)交費(fèi)金額,氣費(fèi)歸屬時間, 客服 部收費(fèi)組長審核后,通過軟盤拷貝交約定銀行數(shù)據(jù)中心。 財(cái)務(wù)人員要定期檢查售氣發(fā)票的使用情況,登記發(fā)票使用臺帳。 客服部計(jì)統(tǒng)員 將未收到氣費(fèi)的 氣量催交通知單 單獨(dú)保管,安排收費(fèi)人員即使催收。 核對: 客服 部建有每一個客戶的氣量使用臺帳。 開具的發(fā)票上應(yīng)有上次查表表底數(shù),用本次查表的表底數(shù)減去上次查表的表底 數(shù)就是本次應(yīng)收取的氣量數(shù)。 ⑵ .上門收費(fèi)方式: 上門收費(fèi) :(包括民用戶和工福戶 ) 客服 部收費(fèi)組按照分工區(qū)域直接到普通燃?xì)獗碛脩艏依锸杖∪細(xì)赓M(fèi)。 客服部計(jì)統(tǒng)員 將各方簽字后的 每日氣量銷售匯總表、銷售發(fā)票連同當(dāng)日收取的磁卡氣費(fèi)一同交到公司財(cái)務(wù)部出納員處;或?qū)F(xiàn)金存入指定銀行后,將 每日氣量銷售匯總表、銷售發(fā)票 連同 現(xiàn)金繳款單 一同交到公司財(cái)務(wù)部出納員處。 如客戶需要發(fā)票,應(yīng)給予開具增殖稅發(fā)票,用戶銷售清單作為銷售發(fā)票的附件保存。 相關(guān)會計(jì)科目 ? 銀行存款 31 ? 現(xiàn)金 ? 主營業(yè)務(wù)收入 ? 原材料 ? 應(yīng)交稅金 業(yè)務(wù)流程步驟及控制點(diǎn) ⑴ .磁卡售氣方式 用戶購氣 : 用戶持 燃?xì)庥脩羰褂米C、燃?xì)獯趴?到燃?xì)夤镜倪\(yùn)營大廳辦理購氣手續(xù)。 ? 無序使用發(fā)票,發(fā)票管理不嚴(yán),丟失、盜用發(fā)票。 ? 收費(fèi)營業(yè)時間過短、服務(wù)不規(guī)范,導(dǎo)致信譽(yù)喪失。 每月運(yùn)營部負(fù)責(zé)入戶抄表,將抄表數(shù)據(jù)匯總,填入抄表收費(fèi)臺賬,形成含用戶名、用戶地址、銀行卡號、應(yīng)扣氣費(fèi)四個項(xiàng)目的代扣氣費(fèi)表,表中應(yīng)扣氣費(fèi)數(shù)據(jù)為累計(jì)應(yīng)收氣費(fèi)扣除已收氣費(fèi)后的應(yīng)收氣費(fèi)(包含上月應(yīng)扣而未扣的氣費(fèi)),每個抄表月份的月末前,將代扣氣費(fèi)表交與財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)送交銀行,月初 1 至 5 號為扣款日, 29 要求客戶在月末最后一天前將氣費(fèi)存于銀行卡中,以便銀行及時扣款, 10 前銀行將扣款數(shù)據(jù)返回 財(cái)務(wù)部 ,將款項(xiàng)打入公司賬戶,財(cái)務(wù)部 將扣款數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)交運(yùn)營部登記抄表收費(fèi)臺賬,運(yùn)營部對累計(jì)兩次無法扣款的用戶 ,依據(jù)公司政策,采取措施進(jìn)行收款,必要時改為現(xiàn)金收款。 實(shí)地查看發(fā)票使用情況 27 業(yè)務(wù)目標(biāo) 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 控制點(diǎn) 監(jiān)督檢查方法 流程步驟圖 10 票據(jù)使用違反法律規(guī)定,受到處罰(控制點(diǎn) , , )。如用戶需要發(fā)票,可憑維修任務(wù)單 客戶聯(lián),到公司的運(yùn)營大廳開具。 8 銷售收入計(jì)算錯誤,無用戶簽字 (控制點(diǎn) )。 (風(fēng)險(xiǎn)13) 7票據(jù)使用符合國家有關(guān)規(guī)定 的資質(zhì)符合國家有關(guān)規(guī)定(風(fēng)險(xiǎn) )。 (控制點(diǎn) ) 4 過度服務(wù)導(dǎo)致獲力損失 (控制點(diǎn) 呼叫中心(或運(yùn)營部調(diào)度)接到用戶要 求報(bào)修電話后,給維修人員下達(dá)維修任務(wù)單,維修人員憑維修任務(wù)單上標(biāo)注的地址,在承諾的時間內(nèi)趕到用戶家進(jìn)行維修。 財(cái)務(wù)記帳: 財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核無誤后的現(xiàn)金交款單和維修任務(wù)單 財(cái)務(wù)聯(lián) 描掃會計(jì)核算中心記賬 ,確認(rèn)維修收入的實(shí)現(xiàn)。 對需要發(fā)票的用戶, 計(jì)統(tǒng) 員應(yīng)根據(jù)維修任務(wù)單上的金額,嚴(yán)格按照發(fā)票使用規(guī)定給用戶開具, 同時 計(jì)統(tǒng) 人員做好發(fā)票領(lǐng)用登記手續(xù),維修人員要在發(fā)票領(lǐng)用登記臺帳上簽字,內(nèi)勤人員在開具發(fā)票時,要收回 25 維修任務(wù)單的客戶聯(lián),否則 計(jì)統(tǒng) 員拒絕開具發(fā)票,客戶丟失了維修任務(wù)單,可讓客戶寫出說明并簽字 。如用戶需要發(fā)票,可憑維修任務(wù)單 客戶聯(lián),到公司的 營 業(yè) 大廳開具。 , 存根聯(lián)動、 維修人員、客戶聯(lián) 、財(cái)務(wù)各一聯(lián)。 ? 以 為 用戶在三包期內(nèi)不向三包期外的用 戶收取費(fèi)用或挪用坐支維修費(fèi) ? 銷售收入計(jì)算錯誤,無用戶簽字。 ? 安全事故,導(dǎo)致停業(yè)。 觀察流程,跟蹤檢查 利用合同成本收入表,核對工程決算書與工程成本的符合性 進(jìn)行表之間的核對 核對計(jì)統(tǒng)完工臺帳與財(cái)務(wù)帳面完工數(shù)的相符性 與工程部和施工隊(duì)核對應(yīng)付工程款情況,確保相符 工程決算的及時性、完整性 主要控制點(diǎn)相關(guān)文件 ? 合同 ? 發(fā)票一式三聯(lián):分別為存根、發(fā)票、記帳 ? 置換通知單 ? 施工圖 ? 竣工圖 ? 現(xiàn)場簽證單 ? 竣工資料 21 ? 設(shè)計(jì)變更通知單 ? 工程預(yù)算、結(jié)算 ? 收款統(tǒng)計(jì)臺帳 ? 交款登記薄 ? 發(fā)票使用統(tǒng)計(jì)臺帳 ? 工程施工臺帳 ? 合同臺 帳 ? 領(lǐng)料單、退料單 ? 優(yōu)惠通知單 相關(guān)制度和備查文件 ? 管理模式-天然氣管理流程 22 2 報(bào)修業(yè)務(wù)收入流程 業(yè)務(wù)流程范圍 所涉及的業(yè)務(wù)范圍 ? 呼叫中心 接到保修電話、 創(chuàng)建派工 單、維修人員上門維修、用戶簽字、完成維修任務(wù)報(bào)告、開票、收款、業(yè)務(wù)員回款、收款員核帳、財(cái)務(wù)記帳與稽核 所涉及的部門范圍 ? 財(cái)務(wù)部 ( 經(jīng)理、 出納、會計(jì)) ? 用戶 ? 客服部 ( 經(jīng)理 、 營業(yè)員、計(jì)統(tǒng)員 、維修人員) 目標(biāo) 經(jīng)營目標(biāo) ? 獲得最大的經(jīng)營利潤 ? 提高客戶滿意度,提高客戶服務(wù)響應(yīng)速度 ? 確保 現(xiàn)金安全及時上繳 ? 核算規(guī)范,確保銷售收入的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整 ? 保證資產(chǎn)安全、控制貨款回籠風(fēng)險(xiǎn) ? 票據(jù)使用規(guī)范,控制嚴(yán)密 ? 維修收費(fèi)符合國家有關(guān)規(guī)定。 按決算的成本結(jié)轉(zhuǎn)工程成本。開票員每天根據(jù) 發(fā)票記帳聯(lián)與收款員核對后交銷售負(fù)責(zé)人 、公司 財(cái)務(wù)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 檢查計(jì)統(tǒng)科和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否相符 財(cái)務(wù)部會計(jì)根據(jù)計(jì)統(tǒng)科提供的合同收入確認(rèn)表,經(jīng)過復(fù)核后,做主營業(yè)務(wù)收入的確認(rèn),建設(shè)費(fèi)收入實(shí)現(xiàn)。 進(jìn)行事后投資分析,檢查投資管道數(shù)量和安裝戶數(shù) 成批用戶和工福用戶,設(shè)計(jì)人員要親自到施工現(xiàn)場實(shí)地測量,制作施工草圖,由預(yù)決算人員按照客戶的要求制定工程概(預(yù))算,作為市場銷售人員跟客戶洽談時的依據(jù)。任務(wù)單的編號規(guī)則按合同編號來做。 查看核對記錄 務(wù)要按合同約定的回款時間檢查合同執(zhí)行情況,按合同約定比率收到建設(shè)費(fèi)后才能下達(dá)設(shè)計(jì)任務(wù)單、施工任務(wù)單、臵換通知單等。 、大型客戶或大的工福用戶,由銷售人員上門收取,由財(cái)務(wù)按約定好的金額給用戶開具建筑安裝業(yè)發(fā)票,票面注明“用戶建設(shè)費(fèi) ”。 10 多記或少記應(yīng)收賬款。 實(shí)地觀察流程,檢查樓層平面圖 零散用戶直接到市場部門交納用戶建設(shè)費(fèi),由市場部直接下施工任務(wù)單。 檢查價格是否符合燃?xì)鈨r格管理規(guī)定 建設(shè)費(fèi)的報(bào)裝價格需有公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)。 4 不恰當(dāng)?shù)膲簝r銷售,導(dǎo)致毛利損失 5 收款與合同約定不符,導(dǎo)致收入損失。 工程決算的及時性、完整性 。每月與市場部核對各個客戶的應(yīng)收款情況,對金額較大、銷售人員變更或其他特殊情況時應(yīng)組織財(cái)務(wù)人員直接到客戶單位核對應(yīng)收款余額情況。 進(jìn)行工程決算前,工程隊(duì)?wèi)?yīng)先核對清楚各單項(xiàng)工程實(shí)際領(lǐng)用材料數(shù)量,并根據(jù)提供的竣工圖列出實(shí)際工程使用的材料數(shù)量,對多領(lǐng)出的材料要辦理退庫手續(xù),對缺損的材料要分析原因,對無法核對 13 清楚的材料要從施工隊(duì)伍的工程款中扣減相應(yīng)的材料價值。 成批用戶和工福用戶,設(shè)計(jì)人員要親自到施工現(xiàn)場實(shí)地測量,制作施工草圖,由預(yù)決算人員制定工程概(預(yù))算,作為市場銷售人員跟客戶洽談時的依據(jù)。 市場部收到成批戶或工福用戶的建設(shè)費(fèi)后, 現(xiàn)金 應(yīng) 存入銀行或 交到公司財(cái)務(wù), 市場部計(jì)劃統(tǒng)計(jì)員創(chuàng)建銷售訂單,維護(hù)回款計(jì)劃 。 計(jì)統(tǒng)員 與財(cái)務(wù)人員要及時進(jìn)行核對。 客服部營業(yè)廳 交納用戶建設(shè)費(fèi),由 客服 部直接下施工任務(wù)單。 10 ? 工程進(jìn)展違反合同約定,受到處罰。 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) ? 虛增或截留收入。 ? 收款與合同約定不符,導(dǎo)致收入損失。 8 8 具體流程控制標(biāo)準(zhǔn) 第一部分
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