【正文】 記錄系統(tǒng)管理的核心則是圍繞記錄系統(tǒng)的計(jì)劃、組織、用人、控制而形成的理論，這可以 看作是從管理角度展開的記錄管理過程。記錄是一個(gè)組織結(jié)構(gòu)的共同 記憶，它既是一種組織資源又是一種組織財(cái)富；作為資源，它主要指記錄所包含的信息內(nèi)容本 身；作為財(cái)富，它主要指記錄信息的文獻(xiàn)資料。信息資源管理則是為了有效地利用這一重要的組織資源而實(shí)施規(guī)劃、組織、用 人、指揮、控制的系統(tǒng)辦法”。 如前所述，美國聯(lián)邦政府歷來有重視記錄管理的傳統(tǒng)，早在 1942 年國會就通過了“聯(lián)邦報(bào) 告法”以控制聯(lián)邦各機(jī)構(gòu)的文書工作，此后又推出一系列有關(guān)記錄管理的法案， 1980 年通過的 “文書削減法”更明確地提出了信息資源管理的問題。但是，胡賽因的信息資源管理理論也有基礎(chǔ)明顯的缺陷：①它未對信息資 源和信息資源管理等概念做任何解釋，簡單地以計(jì)算機(jī)資源取代信息資源，這種做法未免有趕 時(shí)髦之嫌；②它是根據(jù)美國數(shù)據(jù)處理管理協(xié)會 （ Data Processing Management Association,DPMA）所推薦的 CIS(puter information system)15 號課程的要求所構(gòu)建的理論體系，面向本科高年級學(xué)生 和碩士生，但書中卻大量地講述計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，這不能不導(dǎo)致重復(fù)問題；③信息資源管理理 論從產(chǎn)生伊始就以戰(zhàn)略層次的管理為主要內(nèi)容，但該書卻停留在信息系統(tǒng)管理的層次上，按霍 頓等人的時(shí)期劃分，這只是信息資源管理初級階段的理論。一方面通過案例研究強(qiáng)調(diào)信息資源管理理論在工商企業(yè)管 理中的應(yīng)用，另 一方面通過附在每章后的關(guān)鍵詞、思考題、參考書目和附在書末的若干分考卷，強(qiáng)調(diào)其在教學(xué) 中的應(yīng)用；③突出實(shí)用性。 胡賽因的信息資源管理理論準(zhǔn)確地說是一種“計(jì)算機(jī)資源管理理論”，其核心是信息系統(tǒng) 的開發(fā)、管理和計(jì)算機(jī)在工商企業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用問題，因此它又稱為“管理中的信息系統(tǒng)理 論。胡賽因（ K 、胡塞因的信息資源管理理論 美國新墨西哥州立大學(xué)的 D 90 年代初，中國學(xué)者孟廣均和盧泰宏等人系 統(tǒng)地引入了信息資源管理理論，它為處于低潮中的圖書情報(bào)學(xué)注入了活力，并在 90 年代中期形 成了一個(gè)小的研究高潮。此外，沈英、郭志明分別審校了部分章節(jié)，孟廣均策劃、組織了此 項(xiàng)目并審校了全書。 __由于本書是國內(nèi)信息資源管理領(lǐng)域以此為名撰著的第一本著作，我們所面臨的各種各樣的 困難是很多的。 《信息資源管理導(dǎo)論》旨在對信息資源管理進(jìn)行全面、系統(tǒng)、深入的論述，在前人研究的 基礎(chǔ)止對信息資源管理研究領(lǐng)域的一些疑點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行集體攻關(guān)。到 90 年代中期，我國學(xué)者也推出了一 批相關(guān)研究的專著和論文。與此同時(shí)，相應(yīng)的專著、期刊和學(xué)會也都出現(xiàn)了。在網(wǎng)絡(luò)一級的中觀層面，信息資 源管理機(jī)構(gòu)在國家信息政策框架和信息市場的范圍內(nèi)通過協(xié)約機(jī)制、利益機(jī)制、共享機(jī)制等手 段來尋求相互之間的協(xié)調(diào)和管理；這種管理可能是相關(guān)行業(yè)或地區(qū)通過行政手段、管理?xiàng)l例、 __發(fā)展規(guī)劃、學(xué)會或協(xié)會組織所實(shí)施的集中式網(wǎng)絡(luò)化管理，也可能是單個(gè)的信息資源管理機(jī)構(gòu)受 利益的驅(qū)動以協(xié)約先導(dǎo)、經(jīng)費(fèi)分擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)共享的形式自主加入某一網(wǎng)絡(luò)所開成的分散式網(wǎng)絡(luò)化 管理，但無論哪一種形式的網(wǎng)絡(luò)化管理，其最彈簧目標(biāo)都是尋求信息資源的共享。在國外，信息被看作是像材料、能源、資本、勞動力一樣的基本經(jīng) 濟(jì)資源，只是近些年的事；對信息資源管理的重要意義，也是 70 年代末 80 年代 初以來才被逐 漸認(rèn)識到的。經(jīng)過一年多的調(diào)查研究，學(xué)科評議組一致建議將“信息資源管理”規(guī)定為研 究生必修課之一。如 果弊不除，因特網(wǎng)非但不會成為真正暢通的信息高速公路，反而會演變?yōu)槌錆M混亂和病毒的荒 蔓叢林。高速信息網(wǎng)將成為信息資源存貯和傳播的主要場所。這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出公益性 信息活動中資源共享的意義。如美國著名信息學(xué)家 D一般來說，信息法律和信息政策都具有明顯的地域性 ，不同的國家和不同的地區(qū)有 各自的信息政策和信息法律，采取不同的行政手段進(jìn)行管理。根據(jù)大多數(shù)專家的意見，把 1624 年英國頒布的《壟斷法》作為現(xiàn) 代專利法產(chǎn)生的標(biāo)志，而專利思想則早在 13 世紀(jì)就開始萌發(fā)了。而且各類自動化信息系統(tǒng)僅僅是在微 觀層次上，面向個(gè)別的機(jī)構(gòu)和組織，導(dǎo)致信息系統(tǒng)分散化和小型化，使得信息管理和控制反而 變得更加困難，宏觀層次的信 息共享和信息效益無法實(shí)現(xiàn)。這一新概念的提出基 于兩個(gè)原因：一方面是純粹的技術(shù)手段不能實(shí)現(xiàn)對信息的有效控制和利用而提出的一種新興管 理模式；另一方面則是當(dāng)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展使信息成為一種重要的經(jīng)濟(jì)資源背景下，需要從經(jīng)濟(jì) 角度思考問題，對這種資源進(jìn)行優(yōu)化配置和管理。人們希望在高度發(fā)展的信息技術(shù)支持下實(shí)現(xiàn)信息的有效管理和開發(fā)利 用。 80 年代，隨著微型計(jì)算機(jī)性能迅速提高，特別是在性能／價(jià)格比上的巨大優(yōu)勢，為信息管理提供 了新的工具和途徑，加上 CD— ROM 普及利用，使得信息系統(tǒng)出現(xiàn)了結(jié)構(gòu)性變化，從追求覆蓋面 越來越大、功能越來越綜合的大型系統(tǒng)演變到集中 式信息系統(tǒng)和分散式信息系統(tǒng)同時(shí)并存和相 互競爭。并且信息系統(tǒng)技術(shù)也發(fā)展很 快，在信息檢索系統(tǒng)、辦公室自動化系統(tǒng)和 MIS 基礎(chǔ)上，又研制出不同功能的決策支持系 統(tǒng) (DSS)和專家系統(tǒng) (ES)．在分時(shí)多用戶計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和分布式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持下，國際大型 聯(lián)機(jī)信息檢索系統(tǒng)迅速發(fā)展起來。最初這種數(shù)據(jù)處理僅僅 是在局部環(huán)節(jié)和操作層次上，主要目的是用機(jī)器代替手工勞動，提高數(shù)據(jù)處理速度和效率。在這種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中， 只要對原始文獻(xiàn)進(jìn)行一次分 析，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，就能從中采選和編制出二次文獻(xiàn)索引的信息。 1961 年，化學(xué)文 摘社 (CAS)用計(jì)算機(jī)成功編制了《化學(xué)題錄》 (Chemical Titles)。顯然，這是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)信息技術(shù)高度發(fā)展和廣泛應(yīng)用背景之下發(fā)展起來的信息 管理模式。 除圖書館和情報(bào)機(jī)構(gòu)對書籍和各專業(yè)領(lǐng)域中的文獻(xiàn)進(jìn)行管理外，政府部門和其他機(jī)構(gòu)的各 類行政文件記錄也是管理的重要對象。例如，國際著名的“專業(yè)圖 書館協(xié)會” (Aslib)在 1983 年更名為“信息管理協(xié) 會” (The Association for lnformation Management)。日本則統(tǒng)稱為“情報(bào)管理”，實(shí)質(zhì)上包含情報(bào)工作的 全過程 ,情報(bào)機(jī)構(gòu)主要從事二次文獻(xiàn)加工，旨在克服傳統(tǒng)圖書館提供文獻(xiàn)信息的滯后現(xiàn)象以及過 分重“藏”的缺點(diǎn)，文獻(xiàn)加工既重視外部特征，更重視內(nèi)容特征，提供服務(wù)的方式主要是文獻(xiàn) 信息的多向主動傳遞。本世紀(jì) 40 年代出現(xiàn)了大科學(xué)時(shí)代的“情報(bào)危機(jī)”，知識信息呈指數(shù)增 長，威脅到人類的再創(chuàng)造活動，在科技領(lǐng)域出現(xiàn)了一類新興的專職信息服務(wù)機(jī)構(gòu)。此時(shí)此地之“藏”，不知何時(shí)何地要 “用”。于是，圖書館不僅創(chuàng)造了許多卓有 成效的文獻(xiàn)整理技術(shù)方法，還引入管理的概念，對機(jī)構(gòu)、人、文獻(xiàn)整理和提供過程進(jìn)行綜合性 管理，已具有現(xiàn)代信息資源管理的萌芽。隨著社會經(jīng)濟(jì)、科技和文化的發(fā)展，文獻(xiàn)記錄的類型大量增加，圖書館作 為最初的文獻(xiàn)館藏與管理機(jī)構(gòu)，逐步與檔案管理機(jī)構(gòu)分流，成為知識和文獻(xiàn)收藏、整理、提供 利用的中心，形成了獨(dú)立意義上 的圖書館。隨著人類社會的發(fā)展，這種記錄人類經(jīng)驗(yàn)、知識和信息的 文獻(xiàn)達(dá)到了較大的量，并 且內(nèi)容越來越復(fù)雜，給人們的利用和查尋帶來困難時(shí)，圖書館便應(yīng)運(yùn)而生了。 圖書館是人類社會生活發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。與此對應(yīng)，我們可以將人類對 信息的管理過程劃分為傳統(tǒng)管理階段、信息管理階段和信息資源管理階段。 20 年來， IRM 的影響日 益擴(kuò)大，巳成為一個(gè)專門的發(fā)展領(lǐng)域，受到信息界、管理界、經(jīng)濟(jì)界和政府部門的關(guān)注，同時(shí) 也被公眾廣泛接受。我們謹(jǐn)向這些作者表示由衷的 感謝，他們的成果為本書提供了豐富的資料和素材。查先進(jìn)同志做了大量審校工作。 本書編寫時(shí)，由我本人、李綱、張曉娟按照各自對 IRM 的理解和掌握的資料分別提出編寫 大綱，然后在信息經(jīng)濟(jì)與信息資源管理的博士生中進(jìn)行討論，對大綱提出修改意見，由我綜合 整理成新的編寫大綱。既然是資源性管理，就特別用經(jīng)濟(jì)學(xué) 的理論討論了信息資源的優(yōu)化配置，以及信息市場失靈、信息作為公共物品其產(chǎn)權(quán)界定等方面 的問題，這可以說是本書的一個(gè)重要特色。因?yàn)?IRM 的內(nèi)容由于前述 兩方面的原因在相關(guān)教材和課程中從不同的角度都有涉及，這就需要在看似豐富的資料中進(jìn)行 篩選，確定取舍。 國內(nèi)外眾多的 IRM 研究成果為本書奠定了基礎(chǔ)，但作為教材，我們在編寫時(shí)還是遇到了不 少難題。國家社會科學(xué) 基金在“九五”期間有一項(xiàng) IRM 的重點(diǎn)項(xiàng)目；國家自然科學(xué)基金管理科學(xué)部首次將 IRM 列入課 題指南；許多高等學(xué)校信息管理專業(yè)和圖書情報(bào)專業(yè)相繼開設(shè)了信息資源管理的課程，設(shè)立了 碩士生和博士生的研究方向；出版了多部信息資源管理方面的專著，取得了許多重要的研究成 果。信息資源管理的研究和教育也隨之興起和發(fā)展起來，在短短的 20 多年中取得了 令人矚目的成果。 20 世紀(jì) 60 年代以后，人們逐漸認(rèn)識到，資源不僅有各種物質(zhì)形態(tài)，也 包括知識 、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)等非物質(zhì)的信息形態(tài)。雖然來自不同領(lǐng)域的研究者對信息 資源管理有不同的理解和闡釋，但實(shí)質(zhì)都是將信息看做一種重要的資源，對其進(jìn)行規(guī)劃、預(yù) 算、組織 、協(xié)調(diào)、控制和開發(fā)，以實(shí)現(xiàn)最大效用。 所謂“信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)”，是指那些決定信息系統(tǒng)質(zhì)量的、因而也是進(jìn)行信息資源 管理的最基本的標(biāo)準(zhǔn)。一旦標(biāo)準(zhǔn)制定 出來，就要開始執(zhí)行，但執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是漸進(jìn)的、有節(jié)奏的。任何持久的、有意義的變化必須來自員工自己的認(rèn)識。 （ 7）標(biāo)準(zhǔn)必須加以宣傳推廣，而不是靠強(qiáng)迫命令。在大多數(shù)情況下，今天制定的標(biāo)準(zhǔn)是幾個(gè)月前數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)所未曾采用的。 （ 4）標(biāo)準(zhǔn)決不是絕對的，必須有某種靈活的余地。 （ 2）管理部門必須支持并樂于幫助執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。信息系統(tǒng)設(shè) 計(jì)人員了解和掌握數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)，就像建筑設(shè)計(jì)師了解和掌握建筑材料的標(biāo)準(zhǔn)一樣重要，否 則，是設(shè)計(jì)不好信息系統(tǒng)的。 信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn) 威廉 企業(yè) CIO 雖源于政府部門 CIO，但無論是在數(shù)量、職能、活動范圍、知名度等各方面，都 已超越了政府部門的 CIO。 企業(yè) CIO 最初出現(xiàn)在美國一些最大的公司和企業(yè)集團(tuán)中，由于其成效顯著，其他大公司紛 紛競相仿效。該委員會提出的解決辦法是，在政府的每一級機(jī)構(gòu)中設(shè)立一名主管信息資源的高級官 員，從比較高的層次上全面負(fù)責(zé)本部門信息資源的管理、開發(fā)與利用，直接參與最高決策管 理。 信息主管的出現(xiàn) 信息主管（ CIO）的出現(xiàn)，是企業(yè)信息資源管理發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物， CIO 是信息獲 得了企業(yè)的戰(zhàn)略資源地位所必需的管理崗位。知識管理是信息管理發(fā)展的新階 段，它主要通過知識的共享和推廣應(yīng)用，提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。企業(yè)為了在激烈的市場競爭中求生存、求發(fā)展，必須加強(qiáng)信 息化建設(shè)，通 過掌握信息、依靠信息、運(yùn)用信息而提高企業(yè)的競爭力。 IRM 明確提出，信息不僅是共享性資源，而且 還是企業(yè)的戰(zhàn)略性資源，對企業(yè)的生存和發(fā)展具有重要的意義。 IRM 具有鮮明的時(shí)代特 征，順應(yīng)了信息社會對企業(yè)管理的要求，為企業(yè)管理績效的提高開辟了新領(lǐng)域，提供了新的思 路。到 20 世紀(jì) 90 年代， IRM 的發(fā)展大約可分為物理控制、自動 化技術(shù)管理、信息資源管理和知識管理四個(gè)階段。 （ 3） IRM 是企業(yè)管理的新職能，產(chǎn)生這種新職能的動因是信息與文件資料的激增、各級管 理人員獲取有序的信息和快速簡便處理信息的迫切需要。他們關(guān)于 IRM 的論著很多，其主要觀點(diǎn)有： （ 1）信息資源（ Information Resources）與人力、物力、財(cái)力和自然資源一樣，都 是企 業(yè)的重要資源，因此，應(yīng)該像管理其他資源那樣管理信息資源。信息資源管理的基礎(chǔ)在數(shù)據(jù)管理，而這就是本章要 介紹和著重討論的。 我們在介紹信息工程方法論時(shí)，重點(diǎn)討論了總體數(shù)據(jù)規(guī)劃和信息組織技術(shù)的重要性。 前一章，我們介紹了信息工程的產(chǎn)生和 發(fā)展。我曾經(jīng)說過，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)對經(jīng)濟(jì)的倍增作用，我們就能夠提高國民經(jīng)濟(jì) 的效率，降低消耗，利用已經(jīng)形成的相當(dāng)規(guī)模的鋼鐵、煤炭、電力、石油資源 ，更好地推動我 國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，信息資源的這種重要性將更加突出。因此，北喬峰為首的圣 達(dá)信息資源規(guī)劃團(tuán)隊(duì)集體合作整理相關(guān)資料，貢獻(xiàn) 給朋友們。希望朋友們重視：能仔細(xì)、反復(fù)閱讀。資源短缺 是全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展必須面對的一個(gè)重大問題。我們應(yīng)制定切合實(shí)際的信息資源戰(zhàn)略，拿出對策和措施，并抓緊實(shí)施。在信息工程產(chǎn)生和發(fā)展的同一時(shí)期，信息資 源管理（ Information Resource Management，簡稱 IRM）的概念、理論和方法也得到了發(fā)展。IRM 的有關(guān)理論和方法不僅補(bǔ)充、豐富了總體數(shù)據(jù)規(guī)劃的理論和方法，而且作為 具體的信息組織技 術(shù)，對于開發(fā)利用企業(yè)的信息資源具有更為實(shí)際的作用。 信息資源和信息資源管理 信息資源管理是 20 世紀(jì) 70 年代末、 80 年代初開始在美國出現(xiàn)的新概念，其后，發(fā)展很 快。 IRM 是企業(yè)管理的必要環(huán)節(jié)， 應(yīng)該納入企業(yè)管理的預(yù)算。