管理文件編寫規(guī)定-資料下載頁(yè)
2025-05-14 03:50本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】流程優(yōu)化作業(yè)：1.修改文件代碼；，3.修訂文件中的相關(guān)內(nèi)容。改文件的章節(jié)結(jié)構(gòu)；記錄的變更管理。文控員備注唯蓋有紅色的DCC正本受控章方為正式有效文件。規(guī)定管理文件的名稱規(guī)范、編碼方法、文件的結(jié)構(gòu)和格式，確保管理文件編制規(guī)范。本規(guī)定適用于集團(tuán)及下屬公司所有管理文件的編制。各部門文員監(jiān)督本部門管理文件編寫執(zhí)行情況。綜合描述管理體系的文件，一般包含或引用方針、目標(biāo)、制度流程等。識(shí)別某個(gè)子系統(tǒng)的流程或規(guī)定及其相互關(guān)系，一般以“XX子系統(tǒng)流程關(guān)系圖”表示。A文件類別分為兩類：管理類文件和表格記錄，分別用1位大寫字母表示。作為員工作業(yè)記錄使用，依照表單保存期限保存表單記錄，過(guò)期。文件覆蓋范圍是指文件適用的集團(tuán)/總公司、子公司或事業(yè)部等。首位字母為記錄的代碼“F”，末位數(shù)字為流水
【正文】 本 規(guī)定 /流程 適用于……?！? C 定義 規(guī)定中涉及到并需要說(shuō) 明的術(shù)語(yǔ)、名詞、縮略語(yǔ)、代碼等的解釋、定義、說(shuō)明。 D 職責(zé) 規(guī)定與該管理規(guī)定有關(guān)的各相關(guān)部門 /人員的職責(zé) 、所涉及工作的責(zé)任分配。只需描述誰(shuí)負(fù)責(zé)做何事，無(wú)需詳細(xì)描述如何做，可根據(jù)流程圖的活動(dòng)進(jìn)行總結(jié) 。 參考表述：“ XX部門（或具體職崗人員）負(fù)責(zé) /協(xié)助 /配合……”。 E 工作流程圖 及流程說(shuō)明 （ 流程類文件） ? 工作流程圖： 能以流程圖形式表示的必須以流程圖形式表述， 流程圖的制作參見(jiàn)《矩陣式流程圖制作指導(dǎo)書(shū)》。 ? 流程說(shuō)明 1) 如流程說(shuō)明并不復(fù)雜可備注在流程圖上時(shí)，需以簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言表述，并需保持流程圖清晰、美觀。 2) 在 流程圖 內(nèi)不能清晰 表述的流程，如果需要作詳細(xì)的文字描述、補(bǔ)充說(shuō)明， 則必須附加對(duì)各活動(dòng)框的“ 流程說(shuō)明 ”表格 。 F 工作內(nèi)容 （ 規(guī)定 類文件） :用文字描述方式表述，需按工作內(nèi)容的邏輯順序描述 。 備注： 流程說(shuō)明及工作內(nèi)容的說(shuō)明的表述要求 ? 各 活動(dòng)要按 5W1H的要求描述 1) What： 做什么 2) Who： 由誰(shuí)做 3) When： 何時(shí)做 4) Where： 在什么 地方做 5) Why： 為什么要做 6) How： 怎么做 ，如： 使用什么材料、設(shè)備和文件，達(dá)到什么要求，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄，尤其是接口的控制 。 ? 需注意描述關(guān)于流程的監(jiān)控，信息 /數(shù) 據(jù)的收集、分 析與傳遞 ： 1) 對(duì)該流程 的 實(shí)施 狀況如何 監(jiān)控 2) 有關(guān)的測(cè)量、分析活動(dòng) 管理文件編寫規(guī)定 文件代碼： 擬制： 發(fā)布日期： 審核： 版本： C1 頁(yè)次： 7/7 批準(zhǔn)： 3) 本流程中需要收集分析什么數(shù)據(jù) ， 如何收集和分析這些數(shù)據(jù)，分析結(jié)果的流向、利用等。 ? 需描述相互間的溝通方式、信息反饋處理等。 G 支持及引用文件 列出與該 文件 有關(guān)的其它 文件 代碼及名稱（包括 子規(guī)定及引用的其它文件 ）。 H 生成 記錄 （表單） 列出所有 由 該 文件 的 生成的 記錄，例如計(jì)劃、報(bào)告、表 、 單等 ， 需要列明 “ 記錄代碼、記錄名稱、歸管部門、保存 年 限 ” 。 注意： 1 不是出自該 文件 的記錄不需要羅列 ； 2 文件中使用的政府等相關(guān)機(jī)構(gòu)固定的 記錄（ 表單 ） 需 羅 列 并以記錄原式樣隨正文一同受控 但不需編“記錄代碼”，記錄代碼處以 “政府表單” 代替 ，如：財(cái)務(wù)部門使用的相關(guān)表單。 I 附錄 對(duì)正文部分作補(bǔ)充或具體說(shuō)明 （可不計(jì)入正文內(nèi)的頁(yè)數(shù)）。 如 ： 圖表或樣板等。 管理文件的版式 管理文件的封面、文本正文 的格式及最新有效的表格 由文控中心文控文員提供各方使用 ，并及時(shí)作變更管理。 格式規(guī)定見(jiàn)《管理文件格式規(guī)定》。 管理文件編寫注意事項(xiàng) 各 流程 規(guī)定間不產(chǎn)生矛盾，與引用文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。 各 流程 規(guī)定內(nèi)容不重復(fù)，可 以以引用的方式避免重復(fù)描述。 注重文件的實(shí)用性及可操作性，從實(shí)際出發(fā)，要真正起到指導(dǎo)工作的作用。 措辭準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)現(xiàn)“唯一理解”，執(zhí)行時(shí)不易引起混淆。 文件詳略程序要注意把握，文件規(guī)定不能太籠統(tǒng)，讓人看了還是不知道怎么做；文件描述盡量簡(jiǎn)化。 6 支持 及引用 文件 《 矩陣式 流程圖制作指導(dǎo)書(shū)》 《管理文件 格式規(guī)定 》 7 生成記錄（表單） 記錄代碼 記錄名稱 歸管部門 保存年限 記錄變更審查 單 文控中心 永久 8 附錄 無(wú)
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