【導(dǎo)讀】西北工業(yè)大學(xué)明德學(xué)院。后勤管理文件匯編。編輯王志航、郭領(lǐng)會、徐萬俊

　　

【正文】 關(guān)資料與文件。 4. 必須明確起草公文的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。 5. 對請示提案公文進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。 （六） 公文的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 21 行。 （七） 部門內(nèi)公文，如果是一般往來公文，只需主管署名；如果是單純的上報公文，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的公文，只需部門署名；對外公文，經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批后，根據(jù)其必要性由后勤部直接署名或由學(xué)院 黨政辦公室署名。 （八） 上報公文及對外公文原則上應(yīng)加蓋部門公章，必要時應(yīng)有責(zé)任人簽名。 （九） 全部完結(jié)的公文，分別按所屬部門，文件機(jī)密程度，整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并做好登記，歸檔保存。 （十） 重要文件由綜合辦公室統(tǒng)一保存，并定期上交學(xué)院檔案室正式歸檔保存，一般文件由各部門直接保存或交綜合辦公室統(tǒng)一保存。 十四、 檔案管理制度 （一） 檔案是指本部門過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、技術(shù)、文化等活動中形成的對部門有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。 （二） 后勤部檔案管理應(yīng)由綜合辦公室指定專人集中統(tǒng)一管理，各部門在各項活動中形成的具有參 考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料應(yīng)及時歸檔。 （三） 檔案管理人員，接受學(xué)院檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理本部門的各類檔案。 （四） 歸檔檔案包括： 1. 后勤部與相關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。 2. 部門會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 22 任免、獎懲以及部門的規(guī)章制度）。 3. 部門制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)等。 4. 部門主持召開的各種會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要。 5. 各單位及部門的發(fā)文。 6. 其它具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。 （五） 歸檔的文件材料 ，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。 （六） 借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，注意保守秘密，借閱檔案必須及時歸還。 （七） 綜合辦公室根據(jù)學(xué)院檔案室的規(guī)定和要求，按時上交需歸學(xué)院檔案室統(tǒng)一管理的各類檔案。 十五、 合同管理制度 （一） 為進(jìn)一步理順、完善后勤部內(nèi)部管理體制，提高管理水平，規(guī)范合同管理行為，依據(jù)《中華人民共和國合同法》有關(guān)規(guī)定的精神，對部門內(nèi)所轄各類合同實行集中管理、 統(tǒng)一存檔。 （二） 各主管部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的審批及會簽程序，后勤部所有合同原則上應(yīng)由主管院領(lǐng)導(dǎo)簽訂，并通過黨政辦公室加蓋學(xué)院統(tǒng)一的合同專用章。 （三） 合同簽訂后，應(yīng)及時將合同送達(dá)相關(guān)部門使用及存檔（綜合辦公室、人財部 、黨政辦公室、學(xué)院檔案室）。 （四） 合同的管理責(zé)任： 1. 正式合同簽訂后，合同經(jīng)辦人必須將正式合同送交檔案管理員并辦理簽93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 23 收手續(xù)，管理員按規(guī)定存放歸檔并妥善保管。 2. 合同在實施中必須加強(qiáng)監(jiān)督管理。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真檢查項目是否按合同規(guī)定實施，并定期或不定期向部領(lǐng)導(dǎo)報告合同履行情況。 3. 工程預(yù)決算人員、財務(wù)人員必須嚴(yán)格按合同 規(guī)定條款辦理有關(guān)決算和財務(wù)結(jié)算事宜。 4. 由于經(jīng)辦人未按規(guī)定范圍及時發(fā)送合同或有關(guān)人員未嚴(yán)格執(zhí)行合同，而在工程中產(chǎn)生糾紛或產(chǎn)生質(zhì)量事故、影響工期，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。 5. 為保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，嚴(yán)禁泄露合同機(jī)密。由于泄密而造成損失，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。 （五） 合同執(zhí)行完畢后，主管負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將合同竣工資料及驗收報告匯總，統(tǒng)一交綜合辦公室歸檔保存。 第三章 后勤采購管理 一、 物資采購管理員職責(zé) （一） 負(fù)責(zé)對全校的家具設(shè)備，辦公、勞保、生活用品，水、暖、電氣、維修材料等物資的采購工作。 （二） 根據(jù)各辦公室的需要，制訂各類物品的年度、季度、 月份的臨時的采購計劃，報請領(lǐng)導(dǎo)審批后及時采購。 （三） 計劃采購，計劃用款，注重質(zhì)量，注意節(jié)儉。 （四） 嚴(yán)格執(zhí)行財經(jīng)制度，做好物資采購用款申請、報銷工作，履行驗收入庫手續(xù)，做到物件、憑證對口，一次借款，一次清賬。 （五） 必須全力以赴，積極采購教學(xué)、辦公、生活保障等急需物品。 93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 24 （六） 進(jìn)行貨源調(diào)查，了解市場行情，擇優(yōu)選購，做到物優(yōu)價廉。 二、 采購管理制度 （一） 根據(jù)學(xué)院規(guī)定，后勤采購包括全院家具，部分辦公用品、材料及設(shè)備等。 （二） 負(fù)責(zé)采購工作的人員要時時、處處以學(xué)院利益為重，遵紀(jì)守法，廉潔奉公。 （三） 采購工作嚴(yán)格按照申請、立項、審批、研究采購方式、簽署合 同、驗收、登記入帳、資料歸檔等程序規(guī)定執(zhí)行，明確各個環(huán)節(jié)上的責(zé)任和權(quán)限，做到程序規(guī)范、公開透明、貨比三家、集體決策、擇優(yōu)購置。 （四） 采購產(chǎn)品時必須明確產(chǎn)品的廠家、信譽(yù)度、品牌、規(guī)格、型號、標(biāo)準(zhǔn)、合格證、質(zhì)保書、準(zhǔn)用證、價格、提貨地點等，嚴(yán)防購入偽劣產(chǎn)品。 （五） 采購活動中如涉及供應(yīng)商的任何“折扣”、“讓利”等，均應(yīng)在實際采購合同中以“讓利”或“捐贈”形式體現(xiàn)。 （六） 購銷合同的簽定必須遵照《中華人民共和國合同法》執(zhí)行，維護(hù)學(xué)院權(quán)益，由經(jīng)辦人起草合同樣本，辦理合同會簽審核手續(xù)合格，蓋章生效。 （七） 購置的產(chǎn)品到達(dá)，要認(rèn)真驗收其產(chǎn)品 的廠家、品牌、規(guī)格、型號、標(biāo)準(zhǔn)、合格證、質(zhì)保書、準(zhǔn)用證等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)不符合要求的，堅決拒收。各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對采購的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，防止不合格產(chǎn)品，做到人人把關(guān)，一絲不茍。 （八） 合同在實施過程中必須加強(qiáng)監(jiān)督管理，要定期或不定期檢查合同履行情況。 （九） 維護(hù)學(xué)院信譽(yù)和利益，采購付款工作按照合同執(zhí)行。 93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 25 （十） 大宗物資采購按照學(xué)院的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 三、 庫房管理制度 （一） 認(rèn)真執(zhí)行各項規(guī)章制度，遵守財經(jīng)紀(jì)律，努力保管好倉庫物資。 （二） 堅持計劃供應(yīng)，適當(dāng)集中，方便領(lǐng)用，服務(wù)教學(xué)的原則。 （三） 庫存物資既要保證供應(yīng)，又要防止積壓。 （四） 一切物資入庫時 ，必須在規(guī)定時間內(nèi)辦理驗收入庫手續(xù)。入庫前，必須檢驗數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等，合格的方可入庫。如物資質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格不符時，由采購人員負(fù)責(zé)與供貨單位聯(lián)系處理。 （五） 倉庫管理要做到三清、兩齊、四號定位和九不，即： 1. 三清：規(guī)格清、材質(zhì)清、質(zhì)量清。 2. 兩齊：庫容整齊、擺放整齊。 3. 四號定位：按物類或設(shè)備的庫號、架號、格號、位號存放。 4. 九不：不銹、不潮、不凍、不腐、不霉、不變質(zhì)、不壞、不漏、不爆。 （六） 定期編制倉庫與設(shè)備物資庫存情況報表。一切報表應(yīng)符合規(guī)定，賬物相符，并按國家規(guī)定的產(chǎn)品目錄順序排列好臺賬。報表要準(zhǔn)確，并與財務(wù)相符。 （七） 須按計劃執(zhí)行物資發(fā)放程序，并且有一定的批準(zhǔn)手續(xù)，不符合手續(xù)的不得發(fā)放，并保存好原始憑證。 （八） 各辦公室要有專人領(lǐng)取和專人管理使用一切物資，嚴(yán)格物資額定制度，物資出入要有一定手續(xù)，建立臺賬，做到合理使用，杜絕浪費(fèi)。 （九） 及時掌握市場信息，根據(jù)教學(xué)、維修等方面的需要和保質(zhì)、保量、齊全配套、經(jīng)濟(jì)合理、保障供應(yīng)的原則，做好預(yù)測和采購的決策。 93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 26 （十） 采購工作必須堅持原則，掌握標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行制度，嚴(yán)格財經(jīng)紀(jì)律，不允許有損公肥私的現(xiàn)象存在，做到無計劃不采購、質(zhì)量規(guī)格不明不采購、價格不合理不采購。 （十一） 庫存物資必須按國家規(guī)定合理損耗。低 值易耗物、倉庫報廢物資必須每月或每季度一報，報部長審批后報廢。如有不合理損耗，應(yīng)查明原因，寫出報告，經(jīng)財務(wù)審批后做賬務(wù)處理。 （十二） 嚴(yán)格執(zhí)行倉庫崗位責(zé)任制，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入庫內(nèi)，庫內(nèi)禁止煙火。因玩忽職守造成物資損壞、倉庫被盜者，視情節(jié)輕重給予處理。 （十三） 物資出入庫必須點數(shù)、過秤，做到賬物相符。物資不得出現(xiàn)損壞、變質(zhì)、短缺等現(xiàn)象。 93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 27 第四章 后勤財務(wù)及收費(fèi)管理 一、 后勤收費(fèi)管理員職責(zé) （一） 遵守國家法律法規(guī)和學(xué)院各項規(guī)章制度及財務(wù)制度，嚴(yán)格按照《會計法》辦理收費(fèi)業(yè)務(wù)。 （二） 從學(xué)院財務(wù)領(lǐng)回的收據(jù)本按照號碼逐本登記，用完一本逐個注銷，并及時上 交財務(wù)。 （三） 嚴(yán)格按照各類收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)，金額超過 1000元時應(yīng)隨時上交財務(wù)或暫存財務(wù)，以保證資金安全。 （四） 收取學(xué)生及服務(wù)單位水電費(fèi)、房租及招待所住宿費(fèi)等各種費(fèi)用。 （五） 收取的各項費(fèi)用及時上繳財務(wù)。 （六） 負(fù)責(zé)后勤日常購物報帳工作。 （七） 每學(xué)期匯總各類上交收費(fèi)項目，報部領(lǐng)導(dǎo)審查。 （八） 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 二、 后勤收費(fèi)創(chuàng)收項目 （一） 學(xué)院資產(chǎn)經(jīng)營的收費(fèi)項目 1. 按合同規(guī)定，每半年 (全年按 10個月計算 )收取服務(wù)單位房屋租金。 2. 按水電管理中心每月開出的水電費(fèi)單據(jù)收取服務(wù)單位及學(xué)生公寓的水電費(fèi)、損壞公物的賠償費(fèi)、財產(chǎn)損壞修理費(fèi)等。 （二） 后勤創(chuàng)收提成 項目 (10%) 93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 28 1. 招待所住宿費(fèi)收入。 2. 賣 201卡的利潤收入。 3. 話吧經(jīng)營的利潤收入。 4. 車輛租賃收入。 5. 復(fù)印費(fèi)收入。 以上各項收費(fèi)必須開據(jù)學(xué)院財務(wù)正規(guī)收據(jù)。每本收據(jù)用完成后，及時上繳財務(wù) (數(shù)額較大者當(dāng)天上繳財務(wù) )。根據(jù)財務(wù)規(guī)定的項目按比例提成。 三、 后勤收費(fèi)管理規(guī)定 （一） 收費(fèi)內(nèi)容 主要收取服務(wù)單位房租及水電費(fèi)、學(xué)生公寓水電費(fèi)及賠償費(fèi)、外單位租車費(fèi)、話吧收費(fèi)、復(fù)印收費(fèi)等。 （二） 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 房租按照學(xué)院與服務(wù)單位簽訂合同每半年（實際為 5 個月，寒暑假扣除 2個月）收一次，水電費(fèi)按照國家有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)收取，租車費(fèi)按照車隊收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取。 （三） 收 費(fèi)辦法 凡收費(fèi)項目，收費(fèi)員必須開據(jù)由學(xué)院財務(wù)領(lǐng)回的學(xué)院收據(jù)單（一式三聯(lián)，其中第二聯(lián)交給收費(fèi)者），每使用完一本及時將現(xiàn)金與單據(jù)本一并上交。 93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 29 第五章 物業(yè)、教室、公寓及招待所管理 一、 教室、公寓管理中心主任職責(zé) （一） 教室公寓管理中心主任在后勤部長的領(lǐng)導(dǎo)下開展對教室、公寓、物業(yè)管理工作。 （二） 全面掌握教室、公寓各崗位人員工作和思想狀況，在工作中出現(xiàn)各種問題和矛盾時，及時進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。 （三） 熟悉各教學(xué)樓教室布局和用途，經(jīng)常與教學(xué)部保持聯(lián)系，保證教學(xué)工作順利進(jìn)行。 （四） 負(fù)責(zé)抓好物業(yè)辦公室工作，掌握公寓的布局和分配情況，充分發(fā)揮現(xiàn)有資產(chǎn)、設(shè) 備的作用，經(jīng)常保持與學(xué)生工作部的聯(lián)系。 （五） 負(fù)責(zé)公寓、教室、教工招待所工作人員和環(huán)衛(wèi)保潔員的管理及教育工作。 （六） 負(fù)責(zé)學(xué)生公寓、教工公寓工作人員的考勤工作。 （七） 定期組織有關(guān)人員，對學(xué)生公寓安全、衛(wèi)生、設(shè)施及家具情況進(jìn)行檢查。 （八） 協(xié)助學(xué)生工作部做好畢業(yè)生離校和新生入住工作。 （九） 檢查管理員水電費(fèi)收繳情況，保證資金安全并及時上交。 二、 教室管理辦法 （一） 教室內(nèi)課桌椅及教學(xué)設(shè)備，未經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn)，不得挪做它用，不準(zhǔn)搬93bbd2487e35aaedaa82f7b2a94bd7f8 30 出教室，不得將教室設(shè)備（電器、課桌椅、消防器材等）不得亂拆亂用。 （二） 課桌及其教學(xué)設(shè)備要保證完好無損。每學(xué)期放假前，及時對各類設(shè)備 進(jìn)行檢查，有缺損情況及時上報，進(jìn)行處理。 （三） 人為損壞教學(xué)設(shè)備的，要照價賠償，情節(jié)嚴(yán)重的要上報主管部門處理。 （四） 公共教室和專用教室的使用，由教學(xué)部統(tǒng)一安排和調(diào)配，并提前下達(dá)安排表和調(diào)配表。 （五） 教室熄燈時間為： 23:00～次日 8:00（清掃教室除外），其它時間均供電，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)后另行安排。雙休日及節(jié)假日，教室將根據(jù)學(xué)生自習(xí)人數(shù)酌情開放。 （六） 教學(xué)樓門廳要保持整潔、暢通，不準(zhǔn)打球、踢球、嬉鬧和溜冰等，不準(zhǔn)使用高音喇叭。 （七） 教學(xué)樓和教室要保持干凈衛(wèi)生，不得隨地吐痰，亂扔雜物，不準(zhǔn)在墻面、門窗、課桌上隨意張貼、書寫、刻畫，教 室內(nèi)禁止吸煙，不得高聲喧嘩。 （八） 上、下樓時要注意安全，不準(zhǔn)互相推拉、打鬧，以防滑倒摔傷。 （九） 注意節(jié)約用電，養(yǎng)成隨手關(guān)燈的好習(xí)慣。未經(jīng)主管部門的批準(zhǔn)，不準(zhǔn)搞文藝演出，不準(zhǔn)進(jìn)行各種體育活動，不得燃放煙花爆竹，不得酗酒和賭博，不得高聲喧嘩。 （十） 教學(xué)樓每天 23:00熄燈鎖門，次日 7:00開門，學(xué)生必須遵守作息時間（考試期間可適當(dāng)延長）。 （十一） 教學(xué)樓不準(zhǔn)閑雜人員入內(nèi)，不準(zhǔn)攜帶食品入內(nèi)。