秘書培訓(xùn)有感-資料下載頁
2024-11-16 23:04本頁面
【正文】 致的服務(wù)，以讓顧客對(duì)我們的服務(wù)滿意。無論是塔機(jī)的質(zhì)量問題，還是接待客戶及與客戶溝通等方面都需要做到最好的服務(wù)。而九段秘書的內(nèi)容正是講了一個(gè)工作要精確細(xì)致的問題，并不僅是服務(wù)行業(yè)幾乎所有的工作都需要這樣的工作方式，因而使我獲益匪淺。我們可以把九段秘書的內(nèi)容精髓運(yùn)用到平常的工作當(dāng)中，這將對(duì)我們的工作將起到積極的作用。所謂“九段秘書”是指秘書在安排一次工作會(huì)議時(shí)，要做到發(fā)通知、抓落實(shí)、重檢查、勤準(zhǔn)備、細(xì)準(zhǔn)備、作記錄、發(fā)記錄、定責(zé)任，最后將整個(gè)會(huì)議過程做成標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系。每段流程凸顯的價(jià)值不同，圓滿完成全部九個(gè)階段流程的秘書方可稱為“九段秘書”。九段秘書所展現(xiàn)的是一個(gè)精細(xì)的近乎完美的工作流程，我從網(wǎng)絡(luò)上看到九段秘書的具體內(nèi)容如下：一段秘書的做法:發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。二段秘書的做法:抓落實(shí)——發(fā)通知之后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。三段秘書的做法:重檢查一發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況「也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備一發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議，會(huì)場(chǎng)安排到哪，桌椅數(shù)量夠用嗎？需求音響的話，好用嗎？空調(diào)、白板、筆、本紙，我的準(zhǔn)備，在物品上，環(huán)境上，可以滿足開會(huì)的需求了嗎？五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備一發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么?議題是什么?議程怎么安排，然后給與會(huì)者發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過去一些決定了的事，或者記不清的事爭(zhēng)吵）。提前的目的是讓參會(huì)者有備而來，以便大家開會(huì)時(shí)提高效率。六段秘書的做法:做記錄一發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄(在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份)。會(huì)議開完，就完了嗎？會(huì)議上大家討論的問題，做出的承諾，領(lǐng)導(dǎo)的安排，部門之間的配合，都有許多會(huì)議的成果，需要有人記錄下來。七段秘書的微法:發(fā)記錄一會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理，然后請(qǐng)示總經(jīng)理會(huì)議內(nèi)容沒有問題后，是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。要求他們按照?qǐng)?zhí)行。八段秘書的做法:定責(zé)任一將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，以紀(jì)要為執(zhí)行文件，監(jiān)督，檢查執(zhí)行人的過程結(jié)果和最終結(jié)果，定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。九段秘書的做法:做流程一把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何上一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，復(fù)制優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！讀了九段秘書相關(guān)內(nèi)容，使我深受感染的，就是那份承擔(dān)責(zé)任、準(zhǔn)備周到、注重細(xì)節(jié)的態(tài)度，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的現(xiàn)代社會(huì)中，無論做何種工作，這份態(tài)度顯得尤為重要。按照九段秘書的要求來做我們的工作，那正常情況下都會(huì)取得一個(gè)很好的結(jié)果，而良好的結(jié)果又正是我們所需要的。在工作執(zhí)行的過程中，我們要注重細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗，就像一到九段秘書一樣，一個(gè)比一個(gè)做得更到位，而其中的差別就在細(xì)節(jié)上面。正因?yàn)楝F(xiàn)在社會(huì)看重的更是一種工作結(jié)果，而行為又創(chuàng)造結(jié)果。要有一個(gè)很好的結(jié)果，行為過程則顯得很重要，這就是九段秘書的內(nèi)容所展現(xiàn)的價(jià)值?，F(xiàn)在我們是剛參加工作的年輕人，但在我們以后的職業(yè)生涯中，九段秘書的內(nèi)容值得我們長(zhǎng)久記住，在成長(zhǎng)中一遍一遍地運(yùn)用九段秘書的內(nèi)容約束自己，從而養(yǎng)成良好的習(xí)慣并凝練成一份優(yōu)秀的品質(zhì)。吳容2011119
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