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秘書實務培訓教材-資料下載頁

2025-08-02 21:21本頁面
  

【正文】 與經濟利益有關系。 秘書在過濾電話時,經常接一些“長舌婦式”的嘮叨電話,如何應對這類電話,一般多采用善意的謊言法。 代接電話有三種: 一是領導不在時秘書代為處理。 二是代接電話是領導不能馬上接電話,要讓客人等一兩分鐘。 三是領導在辦公室,秘書為領導過濾電話。 在過濾電話的過程中也常常會遇到打錯的電話,秘書也要始終保持禮貌和善用職業(yè)用語。 三、接聽與拔打電話的程序 首先,接電話前應準備好電話記錄單,以便記錄一些重要電話。 其次,當電話鈴響起兩聲之后的間隔里拿起話筒,進行接聽。 再次,拿起話筒后應自報家門,弄清對方的身份與目的。 首先,在打電話之前要清理好自己的思維,對于重要的電話最好提前準備要說的要點,以免說錯。 其次,在打通電話時,要主動自報家門,說明來意。 另外,和接聽電話是一樣的,除了要用規(guī)范的職業(yè)語言之外,一般要等對方說完再見之后再掛機。 第四節(jié) 印信與保密工作 一、印信的管理與使用 “印”即印章,“信”即介紹信,印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。印章和介紹信是各級各類黨政機關、企事業(yè)單位、組織團體等對外聯(lián)系的標志和行使職權的憑證。加強對印信的管理,嚴格使用規(guī)定,是秘書部門和秘書人員的重要職責。 1.印章的管理 秘書部門保管的印章主要有單位公章、領導人名章以及各種專用章。 專用章則是根據(jù)某一特定工作的需要,為減少正式公章的蓋用次數(shù)而制的公章,如會議專用章,文件收發(fā)專用章,文件密封章等。 機關、企事業(yè)單位的印章由該部門的主要領導人指定專人負責保管,以保證印章的絕對安全和正常使用。一般來說,印章的保管必須做到以下幾點。 (1)保管印章,必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管,未經領導批準不得擅自委托他人代管。 印章的保管,必須要有嚴格的制度和紀律,保管人員接到印章后,必須進行登記,登記項目包括印章名稱、頒發(fā)機關、收到枚數(shù)、日期、領取人和保管人姓名、啟用時間等一一登記清楚。 (2)印章的保管必須安全可靠,所有的印章都應加鎖,置于牢固的柜里,以免發(fā)生意外,一旦發(fā)現(xiàn)印章有異常現(xiàn)象或丟失,應該保護現(xiàn)場,及時報告領導,迅速查明情況,妥善處理,必要時報告保衛(wèi)、公安部門協(xié)助查處。 印章要在辦公室內使用,不得擅自拿出辦公室,更不準未經領導同意交他人代管。 (3)保持印章清晰,保管人員對所保管的印章應經常清洗。 2.印章的使用 印章的使用是一項嚴肅的工作,它關系到單位的聲譽與責任,必須建立嚴格的用印制度,防止任何事故的發(fā)生。 (1)審批檢查制度。凡使用印章,必須經有關領導人批準,方可蓋印。其權限可分級掌握,使用哪級印章,就應由哪級領導批準。例如使用企業(yè)的公章,應由企業(yè)領導人簽批;使用企業(yè)辦公室的公章,應由辦公室領導人簽批。 (2)用印都要進行詳細的登記,包括下列項目:用印時間、用印編號、用印單位、用印事由、批準人、經辦人、蓋印人姓名。 (3)蓋印要求端正、清楚,蓋在落款的單位和日期之上(所謂“騎年壓月”)。 3.介紹信或證明信的管理和使用 介紹信是機關、團體、企事業(yè)單位因對外聯(lián)系工作、商洽事務而由派出人員所持有的憑證性信函。出具介紹信,就意味著要對被介紹人的行為負責。單位的介紹信,一般按固定格式印刷,裝訂成冊。介紹信有信文和存根兩部分。信文交持有人攜帶,存根留在本單位存查。 (1)介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號;如聯(lián)系一般事務也有以單位信箋代替的。介紹信和公章一般由同一人保管并使用,須與公章同等重視,不可缺頁或丟失。 (2)介紹信的使用。介紹信或證明信的管理要建立嚴格的制度,它們應指定專人掌管,開介紹信須經主管領導批準,應注意填寫有效期。嚴禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管,并加以歸檔。介紹信或證明信開出后,如因情況變化沒有使用,持信人應將介紹信退回給管理人員;未及時退回的,應主動將其收回,貼在原存根處,并注明未使用的情況,以備查考。填寫錯的介紹信或證明信,應在其上劃一斜線,并注明“廢”字,并保留在原處,不得隨意撕下丟棄,介紹信或證明信應妥善保管,如發(fā)現(xiàn)丟失,應及時采取補救措施。 二、保密工作 秘書是直接為領導服務的工作人員,又是聯(lián)絡上下左右,溝通四面八方的橋梁和樞紐,由于其工作和所處地位的特殊,決定了秘書人員有更多的機會接觸單位機密。因此做好保密工作對秘書而言尤其重要。 信息按其存在的形式主要劃分為口頭信息、書面信息、電子信息三種形式。要做好保密工作,秘書首先要認識到保密的重要性,加強保密意識。要時時刻刻管住自己的“口”與“手”,所謂管住自己的“口”,就是知密不泄密,密不從口出;管住自己的“手”,就是保證經手的紙面信息和電子信息的安全。 要做好信息的安全,需要對不同的信息載體采用不同的措施: (一)做好口頭信息的安全 1.員工在崗前培訓時即應被告知不要在組織內部或外部談論有關單位的保密信息,包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬。 2.在沒有確認電話對方身份和是否被授權獲得信息之前,不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。 3.只向來訪者提供組織允許提供的信息,若超出范圍,應向上司匯報。 4.遵照會議的要求傳達會議信息。 (二)做好紙面信息的安全 紙面信息包括用紙張、各種膠片等物質作為載體的文字、表格、圖形等信息,做好紙面信息的安全,可采用下述方法: 1.接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記。 2.文件或其他紙面保密信息只發(fā)給或傳閱到被授權的人員,并要簽收。 3.在傳遞保密文件或資料時,要放在文件夾、盒中攜帶,以防失密或散落丟失。 4.所有保密的信息應歸類在專用文件夾中,并清楚標明“機密”,保存在帶鎖的、防火的柜子里。 5.離開辦公室時,不把機密信息和文件留在辦公桌上,應鎖人抽屜或柜子,并鎖好門窗。 6.用郵件發(fā)送保密信息,信封要貼封口,并標記“機密或保密”。 7.為了確保安全,高密級信息可以由工作人員親自送交收件人。 8.復印完成后應將保密原件取走,不要忘在復印機內。 9.當傳真保密信息時,需使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等在傳真機旁即時收取。 10.極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片,保存到銀行保險柜里。 11.不再需要的保密文檔要粉碎。 (三)做好電子信息的安全 1.計算機顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方,如果來訪者走近,應迅速滾動頁面或關小亮度,或保存你的信息關閉顯示器。 2.計算機打印保密材料要人不離機,負責保存和傳遞。 3.在提交電子信息給他人之前,應向上級核對,不能給未被授權的人。 4.每一個使用者應該有自己的識別碼,密碼必須保密,經常更換。 5.應該使用密碼來保護計算機數(shù)據(jù),并定期更換。 6.計算機必須經常進行查毒、殺毒,并為了安全,不要安裝借來的程序。 7.重要的文件要做備份,并存儲在安全、加鎖的地方,但要記住磁盤與光盤不能保存在過熱和過冷的地方。 8.有保密信息的軟盤不應該帶出單位,以防止數(shù)據(jù)落到不應得到這些信息的人手上。 9.如有必要,計算機應該安裝警報系統(tǒng),防止信息被盜。 (四)保密工作的措施 要做好保密工作,還要抓住落實這個中心環(huán)節(jié)。采取有效的工作措施,是落實保密工作的關鍵。 1.健全保密制度 2.開展保密教育 開展保密教育,是做好保密工作的基礎性工作。 3.進行保密檢查 4.處理失密事件 發(fā)生失密事件后,要進行及時處理。處理失密事件包括兩方面的內容:一是采取補救措施,防止產生更加嚴重的后果,減少和挽回損失;二是發(fā)現(xiàn)泄密事件后,及時調查,確定責任人,并對責任人依法追究行政、法律責任。作業(yè):149頁案例2小題。小結:理解辦公室日常事務的各項內容及操作要求,能夠按要求進行各項事務的操作。授課時間:第7周 課題:文書處理與檔案管理教學目標:1.了解文書處理的原則2.了解文書處理的行文關系及行文方式3.掌握文書處理的收文及發(fā)文程序4.了解檔案管理的內容與分類 5.進行全宗內檔案的分類及案卷的排列與編目教學重點:文書處理的程序、全宗內檔案的分類及表格的填寫。教學難點:文書處理中收文與發(fā)文的程序、卷內文件目錄與案卷目錄的填寫。課時安排:2個課時課 型:理論課+實踐課教學方法:講授法、討論法授課過程:第一課時文書處理是文書工作中一個重要的階段,是對工作中產生的各類型文件進行收文和發(fā)文的處理并立卷、歸檔等,使一些有關聯(lián)的文件銜接有序,便于管理和查找。第一節(jié) 文書處理一、文書處理的原則、高效原則、周密原則、求實原則、可靠原則二、文書處理的行文關系與方式 (一)行文關系指文書的發(fā)文機關與收文機關之間的往來關系,是根據(jù)每個機關所屬組織系統(tǒng)的隸屬關系及其職權范圍來確定的。隸屬關系(1)領導與被領導(例:上級檢查院與下級檢察院)(2)指導與被指導(例:上級法院與下級法院)非隸屬關系(1)同系統(tǒng)內的同級機關、部門之間;不同系統(tǒng)的同級機關、部門之間。(2)非同一系統(tǒng)的非同級機關、部門之間 (二)行文方式逐級行文(單線模式)多級行文(同一方向的多線模式)直達行文(下行模式)公開行文(新聞模式)越級行文(單線跨級模式)橫向行文(平行模式)聯(lián)合行文(多單位模式)對口行文(業(yè)務模式)轉發(fā)行文(借用模式)授權行文(委托模式)三、文書處理程序 指文件在機關或單位內部運轉的系列程序。(一)發(fā)文處理程序草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)(二)收文處理程序簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦四、文書立卷 立卷原則(1)反映機關歷史(2)保持文件聯(lián)系與完整(3)便于管理和查找利用立卷方法(1)特征立卷(作者、名稱、時間等)(2)時間長短立卷(永久、長、短)五、歸檔 范圍時間:第二年上半年移交要求:齊全、完整、有條理第二課時第二節(jié) 檔案管理概述檔案管理:立卷歸檔完畢文件移交檔案部門后,檔案部門對具有保存價值的文件實體及信息進行的收集、整理、保管、利用等系列活動。 一、收集(工作之始)(一)收集工作職責: 監(jiān)督文件形成、落實歸檔制度、零散文件收集、指導立卷歸檔(二)檔案館對檔案的收集(略)二、整理(一)內容(略)(二)原則:文件間歷史聯(lián)系、便于保管利用、尊重成果(三)區(qū)分全宗:組織、單位或個人的全部檔案構成一個全宗三、鑒定含義:制定檔案價值的判斷標準,對檔案價值及保管期限進行鑒定與判定(程序步驟),剔除無保存價值的檔案四、保管五、檢索檢索體系、查詢服務、工具類型、編制方法第三節(jié)(課堂自習)作業(yè):簡述文書處理程序小結:理解文書處理與檔案管理相關要求和操作,能夠按要求進行文書處理和檔案管理的相關操作。授課時間:第8周 課題:秘書考證知識介紹教學目標:了解秘書資格證考試相關知識課時安排:2個課時課 型:理論課教學方法:講授法、討論法教授過程:第一課時講授相關考證常識(考試時間、內容、形式、教材、范圍等)第二課時秘書資格證歷年真題內容說明作業(yè):無課后小結:讓有意進行考證的同學清楚相關考證流程和知識結構。35 / 3
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