【正文】 與經(jīng)濟利益有關(guān)系。 秘書在過濾電話時，經(jīng)常接一些“長舌婦式”的嘮叨電話，如何應(yīng)對這類電話，一般多采用善意的謊言法。 代接電話有三種： 一是領(lǐng)導(dǎo)不在時秘書代為處理。 二是代接電話是領(lǐng)導(dǎo)不能馬上接電話，要讓客人等一兩分鐘。 三是領(lǐng)導(dǎo)在辦公室，秘書為領(lǐng)導(dǎo)過濾電話。 在過濾電話的過程中也常常會遇到打錯的電話，秘書也要始終保持禮貌和善用職業(yè)用語。 三、接聽與拔打電話的程序 首先，接電話前應(yīng)準備好電話記錄單，以便記錄一些重要電話。 其次，當電話鈴響起兩聲之后的間隔里拿起話筒，進行接聽。 再次，拿起話筒后應(yīng)自報家門，弄清對方的身份與目的。 首先，在打電話之前要清理好自己的思維，對于重要的電話最好提前準備要說的要點，以免說錯。 其次，在打通電話時，要主動自報家門，說明來意。 另外，和接聽電話是一樣的，除了要用規(guī)范的職業(yè)語言之外，一般要等對方說完再見之后再掛機。 第四節(jié) 印信與保密工作 一、印信的管理與使用 “印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。印章和介紹信是各級各類黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、組織團體等對外聯(lián)系的標志和行使職權(quán)的憑證。加強對印信的管理，嚴格使用規(guī)定，是秘書部門和秘書人員的重要職責。 1．印章的管理 秘書部門保管的印章主要有單位公章、領(lǐng)導(dǎo)人名章以及各種專用章。 專用章則是根據(jù)某一特定工作的需要，為減少正式公章的蓋用次數(shù)而制的公章，如會議專用章，文件收發(fā)專用章，文件密封章等。 機關(guān)、企事業(yè)單位的印章由該部門的主要領(lǐng)導(dǎo)人指定專人負責保管，以保證印章的絕對安全和正常使用。一般來說，印章的保管必須做到以下幾點。 （1）保管印章，必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得擅自委托他人代管。 印章的保管，必須要有嚴格的制度和紀律，保管人員接到印章后，必須進行登記，登記項目包括印章名稱、頒發(fā)機關(guān)、收到枚數(shù)、日期、領(lǐng)取人和保管人姓名、啟用時間等一一登記清楚。 （2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖，置于牢固的柜里，以免發(fā)生意外，一旦發(fā)現(xiàn)印章有異常現(xiàn)象或丟失，應(yīng)該保護現(xiàn)場，及時報告領(lǐng)導(dǎo)，迅速查明情況，妥善處理，必要時報告保衛(wèi)、公安部門協(xié)助查處。 印章要在辦公室內(nèi)使用，不得擅自拿出辦公室，更不準未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意交他人代管。 （3）保持印章清晰，保管人員對所保管的印章應(yīng)經(jīng)常清洗。 2．印章的使用 印章的使用是一項嚴肅的工作，它關(guān)系到單位的聲譽與責任，必須建立嚴格的用印制度，防止任何事故的發(fā)生。 （1）審批檢查制度。凡使用印章，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準，方可蓋印。其權(quán)限可分級掌握，使用哪級印章，就應(yīng)由哪級領(lǐng)導(dǎo)批準。例如使用企業(yè)的公章，應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人簽批；使用企業(yè)辦公室的公章，應(yīng)由辦公室領(lǐng)導(dǎo)人簽批。 （2）用印都要進行詳細的登記，包括下列項目：用印時間、用印編號、用印單位、用印事由、批準人、經(jīng)辦人、蓋印人姓名。 （3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）。 3．介紹信或證明信的管理和使用 介紹信是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽事務(wù)而由派出人員所持有的憑證性信函。出具介紹信，就意味著要對被介紹人的行為負責。單位的介紹信，一般按固定格式印刷，裝訂成冊。介紹信有信文和存根兩部分。信文交持有人攜帶，存根留在本單位存查。 （1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹信和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視，不可缺頁或丟失。 （2）介紹信的使用。介紹信或證明信的管理要建立嚴格的制度，它們應(yīng)指定專人掌管，開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，應(yīng)注意填寫有效期。嚴禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。介紹信或證明信開出后，如因情況變化沒有使用，持信人應(yīng)將介紹信退回給管理人員；未及時退回的，應(yīng)主動將其收回，貼在原存根處，并注明未使用的情況，以備查考。填寫錯的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線，并注明“廢”字，并保留在原處，不得隨意撕下丟棄，介紹信或證明信應(yīng)妥善保管，如發(fā)現(xiàn)丟失，應(yīng)及時采取補救措施。 二、保密工作 秘書是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作人員，又是聯(lián)絡(luò)上下左右，溝通四面八方的橋梁和樞紐，由于其工作和所處地位的特殊，決定了秘書人員有更多的機會接觸單位機密。因此做好保密工作對秘書而言尤其重要。 信息按其存在的形式主要劃分為口頭信息、書面信息、電子信息三種形式。要做好保密工作，秘書首先要認識到保密的重要性，加強保密意識。要時時刻刻管住自己的“口”與“手”，所謂管住自己的“口”，就是知密不泄密，密不從口出；管住自己的“手”，就是保證經(jīng)手的紙面信息和電子信息的安全。 要做好信息的安全，需要對不同的信息載體采用不同的措施： （一）做好口頭信息的安全 1．員工在崗前培訓(xùn)時即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬。 2．在沒有確認電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。 3．只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報。 4．遵照會議的要求傳達會議信息。 （二）做好紙面信息的安全 紙面信息包括用紙張、各種膠片等物質(zhì)作為載體的文字、表格、圖形等信息，做好紙面信息的安全，可采用下述方法： 1．接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記。 2．文件或其他紙面保密信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收。 3．在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失。 4．所有保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標明“機密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里。 5．離開辦公室時，不把機密信息和文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖人抽屜或柜子，并鎖好門窗。 6．用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標記“機密或保密”。 7．為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人。 8．復(fù)印完成后應(yīng)將保密原件取走，不要忘在復(fù)印機內(nèi)。 9．當傳真保密信息時，需使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機旁即時收取。 10．極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里。 11．不再需要的保密文檔要粉碎。 （三）做好電子信息的安全 1．計算機顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動頁面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器。 2．計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞。 3．在提交電子信息給他人之前，應(yīng)向上級核對，不能給未被授權(quán)的人。 4．每一個使用者應(yīng)該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換。 5．應(yīng)該使用密碼來保護計算機數(shù)據(jù)，并定期更換。 6．計算機必須經(jīng)常進行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序。 7．重要的文件要做備份，并存儲在安全、加鎖的地方，但要記住磁盤與光盤不能保存在過熱和過冷的地方。 8．有保密信息的軟盤不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上。 9．如有必要，計算機應(yīng)該安裝警報系統(tǒng)，防止信息被盜。 （四）保密工作的措施 要做好保密工作，還要抓住落實這個中心環(huán)節(jié)。采取有效的工作措施，是落實保密工作的關(guān)鍵。 1．健全保密制度 2．開展保密教育 開展保密教育，是做好保密工作的基礎(chǔ)性工作。 3．進行保密檢查 4．處理失密事件 發(fā)生失密事件后，要進行及時處理。處理失密事件包括兩方面的內(nèi)容：一是采取補救措施，防止產(chǎn)生更加嚴重的后果，減少和挽回損失；二是發(fā)現(xiàn)泄密事件后，及時調(diào)查，確定責任人，并對責任人依法追究行政、法律責任。作業(yè)：149頁案例2小題。小結(jié)：理解辦公室日常事務(wù)的各項內(nèi)容及操作要求，能夠按要求進行各項事務(wù)的操作。授課時間：第7周 課題：文書處理與檔案管理教學(xué)目標：1．了解文書處理的原則2．了解文書處理的行文關(guān)系及行文方式3．掌握文書處理的收文及發(fā)文程序4．了解檔案管理的內(nèi)容與分類 5．進行全宗內(nèi)檔案的分類及案卷的排列與編目教學(xué)重點：文書處理的程序、全宗內(nèi)檔案的分類及表格的填寫。教學(xué)難點：文書處理中收文與發(fā)文的程序、卷內(nèi)文件目錄與案卷目錄的填寫。課時安排：2個課時課 型：理論課+實踐課教學(xué)方法：講授法、討論法授課過程：第一課時文書處理是文書工作中一個重要的階段，是對工作中產(chǎn)生的各類型文件進行收文和發(fā)文的處理并立卷、歸檔等，使一些有關(guān)聯(lián)的文件銜接有序，便于管理和查找。第一節(jié) 文書處理一、文書處理的原則、高效原則、周密原則、求實原則、可靠原則二、文書處理的行文關(guān)系與方式 （一）行文關(guān)系指文書的發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的往來關(guān)系，是根據(jù)每個機關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來確定的。隸屬關(guān)系（1）領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)（例：上級檢查院與下級檢察院）（2）指導(dǎo)與被指導(dǎo)（例：上級法院與下級法院）非隸屬關(guān)系（1）同系統(tǒng)內(nèi)的同級機關(guān)、部門之間；不同系統(tǒng)的同級機關(guān)、部門之間。（2）非同一系統(tǒng)的非同級機關(guān)、部門之間 （二）行文方式逐級行文（單線模式）多級行文（同一方向的多線模式）直達行文（下行模式）公開行文（新聞模式）越級行文（單線跨級模式）橫向行文（平行模式）聯(lián)合行文（多單位模式）對口行文（業(yè)務(wù)模式）轉(zhuǎn)發(fā)行文（借用模式）授權(quán)行文（委托模式）三、文書處理程序 指文件在機關(guān)或單位內(nèi)部運轉(zhuǎn)的系列程序。（一）發(fā)文處理程序草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)（二）收文處理程序簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦四、文書立卷 立卷原則（1）反映機關(guān)歷史（2）保持文件聯(lián)系與完整（3）便于管理和查找利用立卷方法（1）特征立卷（作者、名稱、時間等）（2）時間長短立卷（永久、長、短）五、歸檔 范圍時間：第二年上半年移交要求：齊全、完整、有條理第二課時第二節(jié) 檔案管理概述檔案管理：立卷歸檔完畢文件移交檔案部門后，檔案部門對具有保存價值的文件實體及信息進行的收集、整理、保管、利用等系列活動。 一、收集（工作之始）（一）收集工作職責： 監(jiān)督文件形成、落實歸檔制度、零散文件收集、指導(dǎo)立卷歸檔（二）檔案館對檔案的收集（略）二、整理（一）內(nèi)容（略）（二）原則：文件間歷史聯(lián)系、便于保管利用、尊重成果（三）區(qū)分全宗：組織、單位或個人的全部檔案構(gòu)成一個全宗三、鑒定含義：制定檔案價值的判斷標準，對檔案價值及保管期限進行鑒定與判定（程序步驟），剔除無保存價值的檔案四、保管五、檢索檢索體系、查詢服務(wù)、工具類型、編制方法第三節(jié)（課堂自習(xí)）作業(yè)：簡述文書處理程序小結(jié)：理解文書處理與檔案管理相關(guān)要求和操作，能夠按要求進行文書處理和檔案管理的相關(guān)操作。授課時間：第8周 課題：秘書考證知識介紹教學(xué)目標：了解秘書資格證考試相關(guān)知識課時安排：2個課時課 型：理論課教學(xué)方法：講授法、討論法教授過程：第一課時講授相關(guān)考證常識（考試時間、內(nèi)容、形式、教材、范圍等）第二課時秘書資格證歷年真題內(nèi)容說明作業(yè)：無課后小結(jié)：讓有意進行考證的同學(xué)清楚相關(guān)考證流程和知識結(jié)構(gòu)。35 / 3