【正文】 方案會(huì)議接待策劃方案為確保各項(xiàng)會(huì)議接待工作的順利進(jìn)行，特?cái)M定方案如下：一、會(huì)議主題：客戶(hù)培訓(xùn)二、會(huì)議時(shí)間：2017年8月23日——24日三、會(huì)議地點(diǎn)：杭州蕭山瑞萊克斯酒店2樓楊歧廳四、參會(huì)人數(shù)：110人左右五、工作職責(zé)（一）會(huì)務(wù)期間招待、安排及接待工作。做到態(tài)度熱情，服務(wù)周到，食宿安全。（二）會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置和組織工作。（四）做好出席會(huì)議嘉賓、客戶(hù)的組織聯(lián)絡(luò)工作。（四）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)，會(huì)務(wù)的方案設(shè)計(jì),各種票證制作和物料采購(gòu)。（五）做好賓客的迎送、住宿、乘車(chē)等具體接待事宜。（六）組織好會(huì)務(wù)期間客房、餐廳、和會(huì)議室的食品安全、通信、設(shè)備保障工作。六、具體工作任務(wù)會(huì)前：會(huì)議舉辦場(chǎng)所確定后，與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會(huì)議接待方案費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等。制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及會(huì)議接待流程。（一）準(zhǔn)備會(huì)議物料（會(huì)務(wù)組任務(wù)）確定邀請(qǐng)嘉賓及客戶(hù)名單、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)，將航班、車(chē)次及抵達(dá)時(shí)間報(bào)接待組。確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會(huì)議指南、會(huì)議日程等, 按要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。制作票證：桌簽：15cm40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導(dǎo)引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場(chǎng)證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺(tái)卡胸花、會(huì)議用餐券。統(tǒng)計(jì)人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫(huà)冊(cè)、會(huì)議指南、會(huì)議日程等統(tǒng)一裝袋。根據(jù)會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡迎標(biāo)語(yǔ)、宣傳標(biāo)語(yǔ)、噴繪、展架等設(shè)計(jì)，制作。（二）會(huì)場(chǎng)布置：主席臺(tái)搭建及座區(qū)安排（會(huì)務(wù)組任務(wù)）。（1）宣傳推廣用品的準(zhǔn)備:懸掛橫幅：（酒店門(mén)口和會(huì)場(chǎng)內(nèi)部）表示對(duì)各位參會(huì)的嘉賓和客戶(hù)的熱烈歡迎。導(dǎo)引牌：（34個(gè)，擺放在分岔口）引導(dǎo)客戶(hù)按照指定路線(xiàn)到達(dá)會(huì)場(chǎng)易拉寶：（需要制作三種內(nèi)容的：A、主講老師介紹；B、主辦方公司介紹；C、主要產(chǎn)品服務(wù)介紹）分別擺放在會(huì)場(chǎng)進(jìn)口的兩邊（2）重點(diǎn)做好會(huì)場(chǎng)以及主席臺(tái)、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標(biāo)牌、并擺放桌簽。（3）做好會(huì)議主席臺(tái)鮮花擺放，擺放的形式為主席臺(tái)前端一周擺放鮮花。主席臺(tái)后擺放高大綠色植物。臺(tái)面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。（4）根據(jù)會(huì)務(wù)組要求布置好（廣告牌、會(huì)議標(biāo)語(yǔ)、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺(tái)。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發(fā)生。（6）在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議室、電梯等處帖上會(huì)議指引路牌。（三）會(huì)議報(bào)到安排：成立生活服小組負(fù)責(zé)住房登記（用餐）和引導(dǎo)（引導(dǎo)至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）據(jù)酒店提供的房況表，會(huì)務(wù)組人員要協(xié)商確定參加會(huì)議人員的房間，選定專(zhuān)家、門(mén)店培訓(xùn)人員及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類(lèi)型、房號(hào)、以及客房消費(fèi)品撤銷(xiāo)等工作。做好與會(huì)人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、卡證、餐券等，分發(fā)房間號(hào)統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。向嘉賓告知酒店名稱(chēng)、生活組負(fù)責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。對(duì)接酒店: 做好接待工作，叫早服務(wù)、開(kāi)會(huì)時(shí)間提醒服務(wù)。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知注意事項(xiàng)，做好食宿接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及最后的退房工作。成立生活服務(wù)組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會(huì)議期間的生活服務(wù)。安排用餐時(shí)間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。備注：培訓(xùn)人員同性別的4人一個(gè)房間（雙人標(biāo)間），公司工作人員同樣安排，各門(mén)店的老板另外單獨(dú)安排房間。會(huì)中：1：提前檢查會(huì)議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單、茶點(diǎn)及相關(guān)服務(wù)到位情況。確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙安排司儀在會(huì)場(chǎng)入口處迎接來(lái)賓第一時(shí)間解決來(lái)賓提出的合理建議或問(wèn)題，如果客戶(hù)提出的問(wèn)題解決不了的向上級(jí)反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。確認(rèn)特殊客人（含相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、老總朋友、重要客戶(hù)等）的安排及接待工作。協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。備注：（第二天同樣標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）會(huì)后：收集整理會(huì)議剩余、可再利用物資物料等。會(huì)務(wù)總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理。匯總參會(huì)人員的相關(guān)資料。與會(huì)議協(xié)辦方的費(fèi)用結(jié)算工作。備注：（第一天會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)召開(kāi)總結(jié)會(huì)議，總結(jié)當(dāng)天問(wèn)題，并落實(shí)第二天會(huì)議安排。）七、人員配置：（一）會(huì)前布置：工作人員必須在活動(dòng)前一天的下午13:00到達(dá)酒店，先確定嘉賓及客戶(hù)的房間安排；14:00去會(huì)場(chǎng)開(kāi)始布景布置；16:00完成布景，開(kāi)始節(jié)目演練彩排；18:30結(jié)束演練彩排。工作人員于23日上午08：30準(zhǔn)時(shí)安排就位，設(shè)接待人員六名（四人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)接待，兩人負(fù)責(zé)房卡辦理手續(xù)）。（二）會(huì)中布置：安排三名我公司員工，進(jìn)行會(huì)中服務(wù)，一名工作人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名工作人員負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)內(nèi)引領(lǐng)疏導(dǎo)等工作；另一名工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)物品的保管與禮品發(fā)放。（三）會(huì)后布置：培訓(xùn)完畢后，可按兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)與會(huì)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，引領(lǐng)他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導(dǎo)回會(huì)場(chǎng)繼續(xù)開(kāi)展會(huì)議培訓(xùn)，晚餐也參照此流程。（四）總結(jié)會(huì)：當(dāng)日活動(dòng)結(jié)束后，所有工作人員必須在指定房間參加會(huì)議，總結(jié)當(dāng)天活動(dòng)問(wèn)題，提出建議，同時(shí)進(jìn)一步落實(shí)第二天活動(dòng)安排。（五）分組安排： 總指揮:章總 現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)：林老師生活服務(wù)組：湯娟（組長(zhǎng)）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統(tǒng)行湯娟和謝小釵：負(fù)責(zé)和酒店對(duì)接住宿事務(wù)以及簽到臺(tái)簽到工作。其他人：分別負(fù)責(zé)對(duì)自己服務(wù)的店家人員開(kāi)展接待引領(lǐng)、住宿手續(xù)辦理、用餐引領(lǐng)、服務(wù)咨詢(xún)等事務(wù)。會(huì)務(wù)組：吳小慈（組長(zhǎng)）、黃春蕊、朱紹業(yè)、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰吳小慈：負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)座次擺設(shè)、餐廳餐位擺設(shè)、引領(lǐng)設(shè)置以及現(xiàn)場(chǎng)和酒店方對(duì)接等工作黃春蕊：負(fù)責(zé)所有的會(huì)議物資管理 王奎：負(fù)責(zé)車(chē)輛管理和現(xiàn)場(chǎng)拍照工作朱紹業(yè)：負(fù)責(zé)宣傳物品管理、會(huì)場(chǎng)設(shè)備對(duì)接以及現(xiàn)場(chǎng)裝點(diǎn)布置的工作 章杰：協(xié)助黃春蕊高彥寧、陳馨皓：現(xiàn)場(chǎng)機(jī)動(dòng)安排，無(wú)特殊安排時(shí)主要協(xié)助吳小慈現(xiàn)場(chǎng)舞臺(tái)對(duì)接工作。備注：（所有工作人員在活動(dòng)期間必須統(tǒng)一穿工裝）八、接待禮儀為樹(shù)立公司良好形象，公司員工在接待與會(huì)人員時(shí)，還需要使用必要的禮貌用語(yǔ)，如：會(huì)前接待時(shí)，可說(shuō)：您好，歡迎光臨！請(qǐng)這邊走等；會(huì)議結(jié)束后，可說(shuō)：再見(jiàn)，請(qǐng)慢走，歡迎您下次光臨我們吉祥醫(yī)美總部等。在接待客戶(hù)時(shí)，需按照標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)禮儀，嚴(yán)格要求自己的形體以及行為舉止。比如：引導(dǎo)客戶(hù)時(shí)要面帶微笑，手指并攏，手心朝上，切忌“指點(diǎn)江山”等吳小慈