【正文】 方案會議接待策劃方案為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：一、會議主題：客戶培訓(xùn)二、會議時間：2017年8月23日——24日三、會議地點：杭州蕭山瑞萊克斯酒店2樓楊歧廳四、參會人數(shù)：110人左右五、工作職責(zé)（一）會務(wù)期間招待、安排及接待工作。做到態(tài)度熱情，服務(wù)周到，食宿安全。（二）會議會場布置和組織工作。（四）做好出席會議嘉賓、客戶的組織聯(lián)絡(luò)工作。（四）負責(zé)組織、協(xié)調(diào)，會務(wù)的方案設(shè)計,各種票證制作和物料采購。（五）做好賓客的迎送、住宿、乘車等具體接待事宜。（六）組織好會務(wù)期間客房、餐廳、和會議室的食品安全、通信、設(shè)備保障工作。六、具體工作任務(wù)會前：會議舉辦場所確定后，與領(lǐng)導(dǎo)確認會議接待方案費用標準等。制定會議工作人員服務(wù)標準及會議接待流程。（一）準備會議物料（會務(wù)組任務(wù)）確定邀請嘉賓及客戶名單、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)，將航班、車次及抵達時間報接待組。確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。制作票證：桌簽：15cm40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導(dǎo)引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。統(tǒng)計人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統(tǒng)一裝袋。根據(jù)會議會場布置要求準備好廣告牌、歡迎標語、宣傳標語、噴繪、展架等設(shè)計，制作。（二）會場布置：主席臺搭建及座區(qū)安排（會務(wù)組任務(wù)）。（1）宣傳推廣用品的準備:懸掛橫幅：（酒店門口和會場內(nèi)部）表示對各位參會的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。導(dǎo)引牌：（34個，擺放在分岔口）引導(dǎo)客戶按照指定路線到達會場易拉寶：（需要制作三種內(nèi)容的：A、主講老師介紹；B、主辦方公司介紹；C、主要產(chǎn)品服務(wù)介紹）分別擺放在會場進口的兩邊（2）重點做好會場以及主席臺、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標牌、并擺放桌簽。（3）做好會議主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。（4）根據(jù)會務(wù)組要求布置好（廣告牌、會議標語、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及服務(wù)員安排）按部落實到位。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發(fā)生。（6）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。（三）會議報到安排：成立生活服小組負責(zé)住房登記（用餐）和引導(dǎo)（引導(dǎo)至房間、餐廳、電梯、會議室）據(jù)酒店提供的房況表，會務(wù)組人員要協(xié)商確定參加會議人員的房間，選定專家、門店培訓(xùn)人員及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類型、房號、以及客房消費品撤銷等工作。做好與會人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、卡證、餐券等，分發(fā)房間號統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。向嘉賓告知酒店名稱、生活組負責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。對接酒店: 做好接待工作，叫早服務(wù)、開會時間提醒服務(wù)。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負責(zé)生活安排，告知注意事項，做好食宿接待各項準備工作以及最后的退房工作。成立生活服務(wù)組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會議期間的生活服務(wù)。安排用餐時間人數(shù)、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。備注：培訓(xùn)人員同性別的4人一個房間（雙人標間），公司工作人員同樣安排，各門店的老板另外單獨安排房間。會中：1：提前檢查會議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單、茶點及相關(guān)服務(wù)到位情況。確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙安排司儀在會場入口處迎接來賓第一時間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。確認特殊客人（含相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、老總朋友、重要客戶等）的安排及接待工作。協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。備注：（第二天同樣標準執(zhí)行）會后：收集整理會議剩余、可再利用物資物料等。會務(wù)總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理。匯總參會人員的相關(guān)資料。與會議協(xié)辦方的費用結(jié)算工作。備注：（第一天會議結(jié)束后，應(yīng)及時召開總結(jié)會議，總結(jié)當天問題，并落實第二天會議安排。）七、人員配置：（一）會前布置：工作人員必須在活動前一天的下午13:00到達酒店，先確定嘉賓及客戶的房間安排；14:00去會場開始布景布置；16:00完成布景，開始節(jié)目演練彩排；18:30結(jié)束演練彩排。工作人員于23日上午08：30準時安排就位，設(shè)接待人員六名（四人負責(zé)現(xiàn)場接待，兩人負責(zé)房卡辦理手續(xù)）。（二）會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務(wù)，一名工作人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名工作人員負責(zé)會場內(nèi)引領(lǐng)疏導(dǎo)等工作；另一名工作人員負責(zé)相關(guān)物品的保管與禮品發(fā)放。（三）會后布置：培訓(xùn)完畢后，可按兩名員工，進行疏導(dǎo)與會人員離開會場，引領(lǐng)他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導(dǎo)回會場繼續(xù)開展會議培訓(xùn)，晚餐也參照此流程。（四）總結(jié)會：當日活動結(jié)束后，所有工作人員必須在指定房間參加會議，總結(jié)當天活動問題，提出建議，同時進一步落實第二天活動安排。（五）分組安排： 總指揮:章總 現(xiàn)場協(xié)調(diào)：林老師生活服務(wù)組：湯娟（組長）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統(tǒng)行湯娟和謝小釵：負責(zé)和酒店對接住宿事務(wù)以及簽到臺簽到工作。其他人：分別負責(zé)對自己服務(wù)的店家人員開展接待引領(lǐng)、住宿手續(xù)辦理、用餐引領(lǐng)、服務(wù)咨詢等事務(wù)。會務(wù)組：吳小慈（組長）、黃春蕊、朱紹業(yè)、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰吳小慈：負責(zé)會場座次擺設(shè)、餐廳餐位擺設(shè)、引領(lǐng)設(shè)置以及現(xiàn)場和酒店方對接等工作黃春蕊：負責(zé)所有的會議物資管理 王奎：負責(zé)車輛管理和現(xiàn)場拍照工作朱紹業(yè)：負責(zé)宣傳物品管理、會場設(shè)備對接以及現(xiàn)場裝點布置的工作 章杰：協(xié)助黃春蕊高彥寧、陳馨皓：現(xiàn)場機動安排，無特殊安排時主要協(xié)助吳小慈現(xiàn)場舞臺對接工作。備注：（所有工作人員在活動期間必須統(tǒng)一穿工裝）八、接待禮儀為樹立公司良好形象，公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：您好，歡迎光臨！請這邊走等；會議結(jié)束后，可說：再見，請慢走，歡迎您下次光臨我們吉祥醫(yī)美總部等。在接待客戶時，需按照標準的商務(wù)禮儀，嚴格要求自己的形體以及行為舉止。比如：引導(dǎo)客戶時要面帶微笑，手指并攏，手心朝上，切忌“指點江山”等吳小慈