文秘崗位職責(zé)-資料下載頁
2024-11-09 22:14本頁面
【正文】 握基本的文書寫作與處理實務(wù)，會務(wù)組織與管理，文件資料管理與運用，信息檔案管理，人際溝通與工作協(xié)調(diào)，訪客接待，協(xié)助上司。要做好文秘工作，不僅要有過硬的政治思想素質(zhì)，較高的職業(yè)道德，扎實的知識能力素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)，還要有寬廣的視野，創(chuàng)新的思維，這樣才能在工作中占據(jù)主動地位。要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀；要有遠大的抱負；培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)、善于調(diào)節(jié)心理壓力；嚴(yán)守工作準(zhǔn)則，堅持秘書原則。這樣才能成為一名合格的秘書人員，才能使工作順利的開展起來，不斷的引進先進的思想，使整體素質(zhì)不斷提高，從而推動企業(yè)更好的向前發(fā)展。用微笑來面對工作，把工作當(dāng)成是創(chuàng)業(yè)之路。作為文秘工作者有以下幾方面的要求：一、掌握常用事務(wù)文書寫作：（一）行政事務(wù)文書寫作掌握公告、通知、通報、請示、批復(fù)、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等，行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。（二）公關(guān)禮儀文書寫作掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作掌握經(jīng)濟于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標(biāo)書的書寫格式與寫作要求。二、懂得商務(wù)活動管理：（一）商務(wù)活動、會談；；，成功舉辦信息發(fā)布會；、簽字儀式和慶典儀式。（二）商務(wù)旅行，為其準(zhǔn)備旅行時攜帶的物品；、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)；。三、電話處理電話接聽根據(jù)不同的場合應(yīng)采取合適的方式來接聽電話，良好的電話禮儀會給溝通工作帶來事半功倍的效果。電話打出做好相應(yīng)的打電話之前的準(zhǔn)備工作，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄，通話完畢后應(yīng)禮貌告別，等待對方掛斷電話。電話信息系統(tǒng)電話信息的收集、建立電話信息系統(tǒng)、及時更新電話系統(tǒng)、做好系統(tǒng)的維護工作、很好地利用電話信息系統(tǒng)。四、接待工作接待工作的基本任務(wù)（1）安排好來賓的有關(guān)工作；（2）安排好生活接待工作；（3）安排業(yè)余活動并做好服務(wù)；接待工作的一般程序（1）了解清楚來賓的基本情況，包括所在單位、姓名、性別、職務(wù)、級別、人數(shù)、有關(guān)工作的內(nèi)容，以及到達的日期和地點；（2）填報請示報告卡片，將來賓情況和意圖向上司報告，并根據(jù)對方意圖和實際情況，擬出接待方案和日程安排的初步意見，一并報請上司批示；（3）根據(jù)來賓的身份和其他實際情況，安排好其住宿；（4）根據(jù)實際工作需要，安排好來賓用車和接待用車；（5）周到地安排好來賓的宴請工作。接待的具體工作根據(jù)來賓的身份和來到的日期、地點，安排有關(guān)人員到車站、機場、碼頭迎接；來賓抵達并住下后，雙方商定具體的活動日程，盡快將日程安排通知有關(guān)上司和部門。五、信息與檔案管理（一）信息管理，及時充分的收集領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。，對所搜集到的原始信息進行處理。，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。，做好已用信息的保存工作。，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。（二）檔案管理，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料。，對需要進一步條理化的檔案進行分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學(xué)的鑒定。，維護檔案的完整與安全。，編制多種類型的檔案檢索工具。，向檔案使用者提供各種服務(wù)。六、健康安全懂得相關(guān)職業(yè)健康安全和掌握相應(yīng)的消防知識和初級救護知識。
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