中文商務(wù)信函寫作格式-資料下載頁
2024-11-04 17:06本頁面
【正文】 、日期 日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。（寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）第五篇：中文商務(wù)信函中文書信主要由稱呼、啟詞、正文、酬應(yīng)過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長幼關(guān)系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。（頂格寫，后面加冒號。）啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順?biāo)臁钡龋毁濏炇降摹靶麓捍蠹?、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為事”，“貴公司月日賜函已悉”等等。不分對象，不論內(nèi)容，一律以“您好”為書信之啟詞，實(shí)在極不恰當(dāng)。此外，公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據(jù)了解、據(jù)報、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語，以提領(lǐng)全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格?。┱?正文是書信的主體，是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數(shù)件事，但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。（在啟詞下面另起一行空兩格。）酬應(yīng)過渡 正文結(jié)束時，可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經(jīng)過此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語過渡，如“特此函達(dá)、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務(wù)請函復(fù)、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。（過渡一下更符合禮儀規(guī)范）祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同，書信內(nèi)容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習(xí)慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等，而要完整地寫成“部主任張金水”、“公司經(jīng)理王富成”或者 “公司辦公室秘書李倩”、“部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天，許多書信都以計算機(jī)制成，但即使已打印了姓名，仍應(yīng)再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應(yīng)有具名語，如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。(通常中文信函寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般Email商務(wù)信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。日期 日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。（寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）用詞要準(zhǔn)確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當(dāng)或不準(zhǔn)確，常常會使對方引起誤解，甚至被人利用而導(dǎo)致一方經(jīng)濟(jì)損失。例如提請對方供貨時，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應(yīng)具體說明數(shù)量。同樣，報價不能籠統(tǒng)地說“合理價格”或“市場價格”，而應(yīng)說明具體價格為多少，用何種貨幣，怎樣結(jié)算，有沒有各種附加收費(fèi)，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復(fù)對方的來信，最好說明那封來信的日期、內(nèi)容、編號，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等，因?yàn)閬硇趴赡懿恢挂环狻?
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