商務(wù)信函格式樣本-資料下載頁
2025-08-03 10:38本頁面
【正文】 orward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導(dǎo)您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。 精確 當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進程。 針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當(dāng)然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 語言樸實 前面我們說過，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習(xí)慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當(dāng)我們跟西方人進行商務(wù)溝通時，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習(xí)慣。 1回復(fù)迅速及時 給買家的回復(fù)，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。 1標(biāo)題 這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，Email的標(biāo)題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標(biāo)題來完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas ImportsZhejiang Textile39。s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業(yè)。 1校對 寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數(shù)據(jù)等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。 最后，通篇讀一下您的信函，對照前面提到的所有規(guī)則，您的信函都符合要求了嗎？ 商務(wù)信函案例分析 很顯然，這封郵件有很多缺點，首先語句呆板，嚴重的“生意腔”使郵件毫無生氣。句子長而亂，含義模糊。沒有提供足夠的資料來支持自己的論點。更糟糕的是，措辭冒昧，極不禮貌。針對這些不足，我們再來看一下另一個版本。 現(xiàn)在您覺得好多了吧！我們說過，即使這次不能滿足對方的需求，只要我們處理得當(dāng)，還是可以保留住潛在合作的機會。有時候，信函的作用就是這么重要。
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