【正文】 ，基層公務員應當予以嚴格遵守。（一）祝賀函祝賀函簡稱賀信，即在對方取得重大成績、有了喜慶之事時向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信函。祝賀信函一般由標題、稱謂、正文、落款四部分構成。標題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個人的名稱。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。祝賀信函的正文由三部分構成：一是以簡要的篇幅向?qū)Ψ奖硎緹崃易ＹR，寫清向誰祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。三是發(fā)函者的希望和祝愿。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵和希望。頌揚與贊美之詞要恰如其分，不能過分夸大或拔高。祝賀信函的發(fā)送要及時，要趕在有關活動的前邊。（二）慰問函慰問函是機關單位或個人對某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。慰問函的構成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。慰問函的正文由兩部分構成：一是慰問的背景和原因，并致以誠懇親切、充滿關懷之情的慰問之語。二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)Ψ剿〉玫闹卮筘暙I和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。要根據(jù)不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。（三）邀請函邀請函又叫請柬，也稱請?zhí)?，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發(fā)出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。標題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當作封面。稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。正文應寫清活動時間、地點、內(nèi)容、要求，并用“敬請參加”、“敬候光臨”、“敬請屆時光臨”等語結(jié)束。落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。條據(jù)禮儀條據(jù)，即人們在工作與生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。條據(jù)即是便條的正式稱謂?；鶎庸珓諉T出于工作需要，經(jīng)常會給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條據(jù)。條據(jù)是基層公務員接觸較多的一種應用文體。條據(jù)雖然短小，但卻有著很多具體的規(guī)范和要求。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)禮儀的總體要求，就是要根據(jù)不同的類別遵守相應的寫作和使用規(guī)范，在說明事實、維護己方利益的同時對收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度?；鶎庸珓諉T日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)兩大類。各類條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。一、基本的要求基層公務員在立據(jù)時，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規(guī)范性要求。（一）立據(jù)態(tài)度基層公務員所立之據(jù)多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著“認真負責，嚴肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基層公務員在立據(jù)時必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認真負責。具體而言，基層公務員不能礙于熟人的面子，該立據(jù)時不立據(jù)，所立之據(jù)模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據(jù)之后不妥善保管，等等。執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據(jù)。各類各據(jù)的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時應由立據(jù)者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負責。條據(jù)最后還要寫明立據(jù)的詳細日期。（二）立據(jù)語言條據(jù)的語言應符合簡單、準確兩大要求。條據(jù)實質(zhì)是對書信的簡化。能以條據(jù)形式表達的內(nèi)容通常都是簡單的內(nèi)容，復雜的內(nèi)容不宜用條據(jù)表述。一般情況下，一張條據(jù)只能說明一件事，切勿一據(jù)多事。相應地，條據(jù)的語言也應簡潔明了。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡語言是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。條據(jù)的語言應當準確無誤，不可在條據(jù)上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務必要保持整潔，不能有任何涂改。若發(fā)現(xiàn)遺漏或錯誤，應另立一據(jù)。在書寫金額數(shù)量時，應采用大寫漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數(shù)字。（三）立據(jù)用具基層公務員在立據(jù)時為確保條據(jù)的有效性，應選擇整潔耐用的工具。對于條據(jù)寫作時所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。條據(jù)的用紙應當整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據(jù)。立據(jù)時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。（四）條據(jù)保管任何條據(jù)都是用來證明或說明某項事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價值。因此，基層公務員務必要對收到的條據(jù)進行妥善保管，有時還應在給他人立據(jù)后留有樣據(jù)，以便日后核實之用。基層公務員應當對自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。要將各類條據(jù)分門別類保管，存放條據(jù)之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀條據(jù)的，應當及時地當著收據(jù)者的面予以銷毀。二、具體的規(guī)范條據(jù)可分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)，而這兩大類條據(jù)又可根據(jù)功能的不同再細分為各類條據(jù)。每一類條據(jù)的撰寫和使用都應當遵守一定之規(guī)。（一）憑據(jù)性條據(jù)憑據(jù)性條據(jù)，指的是為證明某一事實或契約而出具的條據(jù)。憑據(jù)性條據(jù)一般要求出據(jù)者在某一事實或契約發(fā)生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽的保證和憑據(jù)加以保存。憑據(jù)性條據(jù)通常由標題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領條和發(fā)條等幾類。借條又叫借據(jù)，是指在借到個人或公家的錢物時所寫的條據(jù)。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當場銷毀。若是向個人借錢借物時所寫的條據(jù)，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。借條上應標明“借條”二字。正文中應明確寫清借了什么、借了多少、歸還期限等內(nèi)容。向公家借錢借物還應寫明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標上日期。欠條實質(zhì)是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。有時，在借用了錢物之后補寫的用作憑證的條據(jù)亦可稱為欠條。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。收條有時或稱收據(jù)，指在收到其他個人或單位的錢物后，專門立下的憑據(jù)，交給對方。收條可寫一份，也可采用兩聯(lián)單或三聯(lián)單的形式以便日后核實之用。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報銷憑證。歸還錢物時，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時，代收者應出據(jù)收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出據(jù)收條。領條即個人或某一機關單位向另一機關單位領取錢物時，領取時給發(fā)放錢物者留下來保存的條據(jù)。如果是代替他人領取錢物，則應注明“代領”二字，并寫上代領者與被代領者的姓名。發(fā)條即機關單位在發(fā)放錢物時寫給領取者的條據(jù)。發(fā)條不同于發(fā)票。發(fā)條往往限于零擔小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。而發(fā)票則是由國家稅務部門統(tǒng)一印制的，有嚴格的規(guī)范樣式。（一）說明性條據(jù)說明性條據(jù)，又稱函件式條據(jù)，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據(jù)。其作用主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發(fā)出請求。因此說明性條據(jù)具有更強的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。說明性條據(jù)一般不寫標題，但請假條除外。條據(jù)開頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語和落款一應俱全，與一般書信相同。說明性條據(jù)主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時上班，或者不能參加某項預定活動時撰寫的用以說明原因的條據(jù)。請假條應由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應加以說明。機關單位應將基層公務員的請假條妥善保存，作為考勤依據(jù)，以便日后核查。請假條除應寫上標題外，其余格式與書信相似。正文中應詳細說清請假原因和請假的起止時間。正文結(jié)束時應禮貌地寫上“望予以批準”、“懇請準假”之類的話語。留言條是指在專程拜訪他人時因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時撰寫的，向?qū)Ψ秸f明并道清事由的條據(jù)。留言條可托他人代交，也可置于交往對象易見之處。書寫留言條時不必加標題，正文中應當多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言中應說清事由，或留下再次聯(lián)絡的方式。尤其是當雙方從未打過交道時，更應詳實告訴對方自己的姓名、身份及聯(lián)絡方式。即委托他人幫忙辦理某事時寫的條據(jù)。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時務必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標題，但仍應詳實說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉(zhuǎn)變。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內(nèi)容和形式都較為簡單的條據(jù)。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字數(shù)較少，且可不用封文。便函格式較為正規(guī)，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強烈，便要措詞得體，用語禮貌