【正文】 圖紙與預(yù)算市統(tǒng)計(jì)局一九九七年八月八日[簡(jiǎn)析]這則請(qǐng)求性函的優(yōu)點(diǎn)就在于理由充分。（十三）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)注意事項(xiàng)：（一）行政機(jī)關(guān)使用“規(guī)定”這一文種，和“條例”、“辦法”一樣，是用來制定行政規(guī)章的例如：5.《中共市委市人民政府關(guān)于加強(qiáng)廉政建設(shè)的規(guī)定》在例5中，是以市委和市政府黨政兩家名義共同制發(fā)的公文，這篇公文使用“規(guī)定”文種是錯(cuò)誤的。這類問題在市、縣的公文中出現(xiàn)次數(shù)很多，甚至在有些省一級(jí)的公文中也有出現(xiàn)。乍看起來，黨政部門聯(lián)合發(fā)個(gè)“規(guī)定”無何不可，但是，對(duì)照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)和《辦法》就可以發(fā)現(xiàn)它的問題所在?！稐l例》中規(guī)定了14個(gè)文種，“規(guī)定”是其中的一個(gè)文種，“用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”，和“條例”一樣，用于制定黨內(nèi)法規(guī)、規(guī)章。所以，黨的系統(tǒng)用“規(guī)定”這一文種是無可非議的。但在《辦法》中規(guī)定的13個(gè)文種中卻沒有“規(guī)定”這個(gè)文種。所以，在行政機(jī)關(guān)的文件中，直接用“規(guī)定”這一文種發(fā)文顯然是錯(cuò)誤的。行政機(jī)關(guān)是否絕對(duì)不可以使用“規(guī)定”呢？也不是的。行政機(jī)關(guān)包括國務(wù)院、省政府和有立法權(quán)的市一級(jí)政府，在制定法規(guī)或行政規(guī)章時(shí)可以用“規(guī)定”這一文種。所以，行政機(jī)關(guān)使用“規(guī)定”這一文種，和“條例”、“辦法”一樣，是用來制定行政規(guī)章的。如果黨政兩家聯(lián)合用“規(guī)定”行文，那么就表明此“規(guī)定”既是黨內(nèi)規(guī)章，同時(shí)也是行政規(guī)章，這顯然是不合適的。那么，這種情況應(yīng)該怎么處理呢？筆者認(rèn)為，可以有兩種解決辦法，一是只由市委發(fā)，因?yàn)辄h的文件，對(duì)于政府而言，是同樣具有效力的。二是如果不是規(guī)章性文件，可以選擇黨政兩個(gè)機(jī)關(guān)能夠共同使用的文種，比如“決定”、“通知”、“意見”等，均在可以選擇的范圍之內(nèi)。（二）關(guān)于與“函”易混文種的辨析公文寫作，文種正確選擇和使用十分重要。與函最易混淆的文種主要有：請(qǐng)示、通知、批復(fù)、意見等。請(qǐng)看以下幾份公文的標(biāo)題：1.鄉(xiāng)人民政府給縣財(cái)政局的《關(guān)于解決修路所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》；2.縣電業(yè)局給縣直各單位的《關(guān)于近期停電的通知》；3.市教育局給縣政府《關(guān)于調(diào)整縣職業(yè)教育結(jié)構(gòu)的批復(fù)》；4.《關(guān)于對(duì)修改意見的函》。例例2和例3屬文種錯(cuò)用。這三份文件標(biāo)題的文種都應(yīng)該用“函”，不應(yīng)該用請(qǐng)示、通知和批復(fù)。因?yàn)槔?中鄉(xiāng)一級(jí)政府和上一級(jí)財(cái)政局，例2中縣電業(yè)局和縣直各單位，例3中市教育局和縣政府，均屬于不相隸屬的關(guān)系，因此這些相關(guān)單位之間行文，只能用函。例4有些特殊，在新《辦法》中增加了一個(gè)“意見”文種?！耙庖姟笨梢陨闲?、下行，也可以平行?！耙庖姟弊鳛槠叫形?，一般是在答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)詢問和征求意見時(shí)使用。比如起草規(guī)范性公文時(shí)，往往需要有關(guān)部門對(duì)草擬的公文提出意見，有關(guān)部門在提意見時(shí)，過去用“函”回復(fù)，新《辦法》發(fā)布后，就多用“意見”了。所以此例不宜用“函”，應(yīng)該用“意見”。(三)公告和通告的區(qū)別公告：重要事項(xiàng)應(yīng)該是那些國內(nèi)外普遍關(guān)注，具有極大影響的事項(xiàng)，諸如宣布有關(guān)國家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化、教育、人事、外交等方面重要事項(xiàng)，常見的有國家重要領(lǐng)導(dǎo)崗位的變動(dòng)、國家領(lǐng)導(dǎo)人的出訪或其他重大活動(dòng)、重要科技成果的公布、重要軍事行動(dòng)的公布等等，如公布中國科學(xué)院院士名單，公布我國向太平洋發(fā)射運(yùn)載火箭試驗(yàn)，公布確認(rèn)全國人大代表資格，公布中國名酒和中國優(yōu)質(zhì)酒的品牌、商標(biāo)和生產(chǎn)企業(yè)，公布國家貨幣出入境限額，公布實(shí)行夏時(shí)制等等。法定事項(xiàng)是指那些根據(jù)法律規(guī)定必須使用公告發(fā)布的事項(xiàng)，如《中華人民共和國專利法》規(guī)定，確認(rèn)發(fā)明專利的，要予以公告；《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法（試行）》規(guī)定人民法院受理破產(chǎn)案件后，應(yīng)發(fā)布公告；《中華人民共和國民事訴訟法》規(guī)定的需要公告的事項(xiàng)很多，有權(quán)利人登記公告、送達(dá)公告、開庭公告、宣告失蹤公告、宣告死亡公告、財(cái)產(chǎn)認(rèn)領(lǐng)公告、強(qiáng)制遷出房屋公告、強(qiáng)制退出土地公告等等。而通告的事項(xiàng)一般都比較具體，諸如宣布交通、秩序安全方面的事項(xiàng)，行政部門宣布需要遵守公務(wù)管理方面的事項(xiàng)?熏職能部門宣布的業(yè)務(wù)性事項(xiàng)等等，常見的有稅務(wù)局關(guān)于征稅的通告、機(jī)動(dòng)車管理部門關(guān)于機(jī)動(dòng)車輛檢驗(yàn)的通告、銀行關(guān)于發(fā)行新版人民幣的通告、房產(chǎn)管理局宣布對(duì)商品房銷售面積進(jìn)行檢查的通告等。從內(nèi)容上來區(qū)分何時(shí)使用公告，何時(shí)使用通告是很重要的。（四）成文時(shí)間的書寫及成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置１．用漢字而不用阿拉伯?dāng)?shù)字。２．年、月、日要標(biāo)全，不能省略年份，也不能用簡(jiǎn)寫。如“二○○二年”不能簡(jiǎn)寫為“○二年”。３．用漢字的小寫數(shù)字而不用大寫數(shù)字在標(biāo)識(shí)成文時(shí)間時(shí)，最容易出錯(cuò)的是將“○”寫為“０”，如將“二○○二年”誤寫為“二００二年”?！埃啊笔前⒗?dāng)?shù)字，屬于阿拉伯文字系統(tǒng)，應(yīng)與其它阿拉伯?dāng)?shù)字“１、２、３”等搭配使用，而不能與漢字的數(shù)字“二”搭配使用。成文時(shí)間必須用漢字書寫，所以“○”不能寫為“０”。二、成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置有三種情況，下面予以說明。１．單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空４字，與上面正文的垂直距離視印章而定。印章的上弧應(yīng)距正文２ｍｍ～４ｍｍ，當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，印章的中心線壓在成文時(shí)間上。也就是說后一種情況的成文時(shí)間與正文的垂直距離較前一種小。２．當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空７字，與上面正文的距離和第１種情況相同。３．當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在最后一排印章的下面，右空２字。公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)必須注意的幾個(gè)問題國務(wù)院的某個(gè)部欲向“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”行文布置某項(xiàng)工作，但按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）關(guān)于政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文”的規(guī)定，只能把文件呈報(bào)給自身的上級(jí)機(jī)關(guān)——國務(wù)院，由國務(wù)院批轉(zhuǎn)或者國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)給“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。(一)詞表共由15類1049個(gè)主題，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個(gè)主題詞，附表有2類298個(gè)主題詞。詞表分為三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財(cái)政、金融”類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞，如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。(二)1988年12月和1994年4月修訂的詞表中曾列入本詞表中而不再繼續(xù)用作標(biāo)引的主題詞，用黑體單列在區(qū)域分類的最后部分。三、標(biāo)引方法(一)一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過5個(gè)主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫。(二)標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞，如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。(三)一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引；再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟(jì)管理”，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“勞動(dòng)”，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)”；最后標(biāo)“通知”。(四)根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，可標(biāo)“科技、體制、改革、決定”。(五)當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別。(六)列在區(qū)域分類最后，用黑體標(biāo)出的主題詞只供檢索用，不再用作標(biāo)引。(七)附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標(biāo)引方法相同，不同的是，如果附表中所列的國家、地區(qū)的實(shí)際名稱發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標(biāo)準(zhǔn)名稱進(jìn)行修改和使用。國務(wù)院辦公廳秘書局將定期修訂附表。練習(xí)題（一）單項(xiàng)選擇1．國務(wù)院各部委承受北京市人民政府主送的公文屬于()。A．上行文件 B．下行文件 C．平行文件D．領(lǐng)導(dǎo)指令性文件2．含有重要的國家秘密 泄露會(huì)使國家的安全與利益遭受到嚴(yán)重?fù)p害的文件屬于()。A．秘密文件 B．絕密文件 C．機(jī)密文件 D．保密文件3．北京市人民政府向國務(wù)院各部委制發(fā)(主送)的公文屬于()。A．上行文件 B．下行文件 C．平行文件 D．呈請(qǐng)性文件 多項(xiàng)選擇1．可用來發(fā)布規(guī)章的文件有：()。A．命令 B．通知 C．通告 D．決定2．公文是一種特殊的文體 這種特殊性表現(xiàn)在()。A．采用白話文形式 B．具有真實(shí)性、合法性 C．具有規(guī)范性、相對(duì)確定性D．用議論、說明、敘述多種方式表達(dá) 判斷1．為減少發(fā)文 在向上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)告中 可附帶請(qǐng)示問題。（c）2．撰寫規(guī)定重要工作原則、辦法的決定一般按條目形式安排內(nèi)容。（d）3．公文具有的其他任何文獻(xiàn)形式無法替代的功能是憑證性功能。（d）公文改錯(cuò)1．以上意見如有不當(dāng) 請(qǐng)即批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行。2．我們要采取一切措施防止以后不再發(fā)生這種嚴(yán)重的錯(cuò)誤。3．幾個(gè)工人日?qǐng)?bào)的記者 來我廠了解工會(huì)活動(dòng)情況。4．經(jīng)過刻苦努力 他這次五門課平均都在90分以上。5．每一個(gè)有志青年將來都希望成為一個(gè)對(duì)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)有貢獻(xiàn)的人。6．今年底前后 全縣預(yù)計(jì)能速造公路約100多里左右。7．他們本著保證質(zhì)量 降低成本、便于服務(wù)為原則改革了處方、工藝和劑型。8．一個(gè)青年 如果確立了遠(yuǎn)大的理想 你就會(huì)有不斷前進(jìn)的動(dòng)力。9．讀了他的文章后 給我很大的啟發(fā)教育。10．我國的科學(xué)技術(shù)水平正在飛躍前進(jìn)。參考答案四、公文改錯(cuò)1．以上意見 如無不當(dāng) 請(qǐng)批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位遵照?qǐng)?zhí)行。2．我們要采取一切措施防止以后再發(fā)生這種嚴(yán)重的事故。3．工人日?qǐng)?bào)的幾個(gè)記者 來我廠了解工會(huì)活動(dòng)情況。4．經(jīng)過刻苦努力 他這次5門功課都在90分以上。5．每一個(gè)有志青年都希望將來成為一個(gè)對(duì)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)有貢獻(xiàn)的人。6．今年年底前 全縣預(yù)計(jì)能修建公路50公里左右。7．他們本著保證質(zhì)量 降低成本、便于服務(wù)的原則改革了處方、工藝和劑型。8．一個(gè)青年 如果確立了遠(yuǎn)大的理想 就會(huì)有不斷前進(jìn)的動(dòng)力。9．讀了他的文章后 我受到了很大的啟發(fā)與教育。10．我國的科學(xué)技術(shù)水平正在飛速提高。練習(xí)題（二）單項(xiàng)選擇（）。 、自治區(qū)、直轄市教委之間屬于（）。 ，應(yīng)由（）制發(fā)。 ，確急需直接上級(jí)和更高層次的上級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)了解公文內(nèi)容時(shí)，可采用（）的方式。 ，可用（）公布周知。 （）。 ，沒有或極少用到的是（）。 “命令”、“令”、“通令”這三種名稱頒發(fā)的是（ 9.（）是指對(duì)收文如何辦理提出建議性處理意見。 ：（，弄清對(duì)方意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際狀況 ，如電話溝通、現(xiàn)場(chǎng)辦公、面談等 ，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系 選擇，應(yīng)注意（）。，避免雷同 （）。 （）。 （）。）） （）。 （）。 （）。、事由、文種組成，為了簡(jiǎn)煉，可以不標(biāo)明文種，都可以省略作者及事由部分，不產(chǎn)生歧義，公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)可以到60字以上 ，除符合政策法規(guī)外，還包括（）。，講究實(shí)效 ，條分縷析 ，格式規(guī)范 ，表達(dá)簡(jiǎn)潔，有關(guān)其主題的說法正確的是（）。，主管領(lǐng)導(dǎo)同意 ，符合客觀實(shí)際，其特點(diǎn) 在于（）。 ?（）。 （） ，一般應(yīng)同時(shí)具備（）諸基本條件。 ，批辦的具體要求是（）。，忌模棱兩可 （）。：對(duì)校法、折校法、讀校法，以免產(chǎn)生錯(cuò)覺 參考答案二、多項(xiàng)選擇題 練習(xí)題（三）判斷題1.市公安局與工商局聯(lián)合行文禁止非法傳銷活動(dòng)，應(yīng)使用公告。x ，各級(jí)機(jī)關(guān)組織對(duì)重大事項(xiàng)都可以發(fā)布命令。x 。，下級(jí)機(jī)關(guān)可以越級(jí)請(qǐng)示。，如果發(fā)現(xiàn)文稿有錯(cuò)漏或疑問之處應(yīng)及時(shí)加以改正。，是體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖的寫作活動(dòng)。因此，公文寫作不是創(chuàng)造性勞動(dòng)。7.《企業(yè)是怎樣改革經(jīng)營運(yùn)行機(jī)制》是一篇調(diào)查報(bào)告，其標(biāo)題是公文式。x 。練習(xí)題（四）單項(xiàng)選擇題，應(yīng)該做到樸實(shí)而簡(jiǎn)明、（）、周全而完整。 ，其制發(fā)必須是（）。、具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采?。ǎ?。，沒有的一部分是（）。，以下各階段的先后排序應(yīng)為：（）?！烁濉l(fā)→→用印→繕印→發(fā)出 →會(huì)商→用印→→注發(fā)→簽發(fā)→發(fā)出 （）。 ，不屬于注發(fā)流動(dòng)的是：（）。，注碼與注文的銜接和頁碼編排問題 ，是發(fā)文處理中的（）。多項(xiàng)選擇題（）。 ，要求（）。 、詞性、使用范圍、語法功能等不清的情況下不輕易選下詞語 （）。（）。 （）。，語義多歧 ，離題萬里?（）。（）。+工作措施+不足之處++工作措施+下一步安排++經(jīng)驗(yàn)體會(huì)+缺點(diǎn)+下一設(shè)想+結(jié)尾 +經(jīng)驗(yàn)體會(huì)+下一步設(shè)想+結(jié)尾 （）。 （）。 （）。，“先核后簽”“代”或“代簽”字樣 參考答案一、單項(xiàng)選擇題： 二、多項(xiàng)選擇題：