【正文】 單必須快捷、高效，在第一時間內(nèi)用最短時間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。（注）對于部分無法短時間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或者接單員）（1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容?？蛻舭l(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、運(yùn)價條款與運(yùn)價、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。（2）接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。（客服或者接單員）普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報關(guān)等。到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對（1）內(nèi)容的確認(rèn)；對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報關(guān)的服務(wù)要求，必須同時確認(rèn)貨物和單證備齊時間、服務(wù)要求時間等，注明在客戶訂艙單上。特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排運(yùn)價核對、確認(rèn)（客服或者接單員）客服人員收到訂艙單后，必須對運(yùn)價和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。(1)對來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對運(yùn)價和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。(注)特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn), 待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)(2)對于公司業(yè)務(wù)，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時確認(rèn)后再安排訂艙。艙位確認(rèn)（客服或者接單員）根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分一般要求預(yù)定開航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙，旺季時候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前；一般要求在預(yù)定開航日5工作日前完成訂艙，對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。新建委托(訂艙操作員)訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。訂艙過程（訂艙操作員）訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認(rèn)、預(yù)配和報關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后，應(yīng)及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對。艙位通知（訂艙操作員）無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜椃?wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。三、拖車/內(nèi)裝（調(diào)度）客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險。拖車安排(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時間時間；如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時間及地點(diǎn)(4)同客戶確認(rèn)時間要求后，在同一工作日及時把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約(5)向拖車行委托時間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn)）；對于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時間。(6)安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等(7)必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號碼、柜號，并報給工廠(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港(9)其他注意事項在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記內(nèi)裝安排(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3)根據(jù)前期約定的到貨時間，提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預(yù)計到達(dá)時間(4)向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費(fèi)用等(5)向倉庫委托時間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)）(6)向倉庫委托時，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時間要求(7)跟蹤到貨物情況(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港四、報關(guān)部分（操作員）(1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2)根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關(guān)時間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3)最遲在同客戶約定報關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報關(guān)資料的發(fā)送情況(4)收到報關(guān)資料后的第一時間對報關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問題立即處理(5)在約定的報關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行(6)對于報關(guān)資料，要求復(fù)印留底；對于重要報關(guān)資料如核銷單等，必須在做登記(7)跟蹤反饋報關(guān)結(jié)果五、文件部分提單確認(rèn)(文件員)(1)提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時，一般預(yù)定開航日2個工作日前必須發(fā)送(2)催促提單確認(rèn)件一般預(yù)定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件