【正文】 文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機關可省略，所引文件的發(fā)文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如《關于貫徹“秘書工作”通知的通知的通知》，應為《關于貫徹“秘書工作”通知的通知》；又如《關于請求解決“秘書工作”的請示》，應為《關于解決“秘書工作”的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《政府辦公室關于印發(fā)〈關于“秘書工作”活動實施方案〉的通知》中，后一個“關于”就可以不要。（四）濫用標點符號。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標注其他標點符號。（五）缺少文種。如《市人民政府批轉市教育局關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發(fā)部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。（六）發(fā)文機關簡稱不規(guī)范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規(guī)范。如果是“發(fā)展和改革委員會”應簡稱為“發(fā)改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應簡稱為“人口計生委”。七、主送機關中的常見問題（一）缺主送機關。除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。（二）主送機關表述不規(guī)范。未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應為“市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。（三）多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。（四）主送個人。公文不得主送領導個人。八、正文中的常見問題（一）錯別字。主要表現：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。（二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。（三）數字使用不規(guī)范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的xx大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。（五）引文標注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位〔XX〕號文件（關于“秘書工作”的請示）收悉?！睉獮槿纭澳銌挝魂P于“秘書工作”的請示（〔XX〕號文件）收悉。”（六）隨意使用字體字號。（七）隨意設定字距行距。（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。九、附件標識中的問題（一）有附件不標注。（二）附件名未標全稱。（三）標注不規(guī)范?！案郊倍猪敻駱俗ⅲㄕ_的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。（四）內容不適。在印發(fā)、轉發(fā)、批轉公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉發(fā)、批轉的公文作為附件特殊說明。印發(fā)、轉發(fā)、批轉通知和所印發(fā)、轉發(fā)、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注?！瓣P于印發(fā)《工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標注。十、發(fā)文機關標識中的問題（一）黨的機關公文未標發(fā)文機關名稱，用印章代替。（二）發(fā)文機關未用全稱或規(guī)范化簡稱。（三）位置不當。常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關標識可越過中線：一是發(fā)文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯合發(fā)文單位多，豎列太長影響美觀時。十一、成文日期標識中的常見問題（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。（二）將打印日期作為成文日期。（三）漢字和阿拉伯數字亂用。黨的機關應用用數字標識：“XX年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。（四）位置不當或與落款不協調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發(fā)文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發(fā)文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字?？偟脑瓌t是，成文日期的標識是與發(fā)文機關標識協調，以保持文面的美觀。十二、機關印章使用中的常見問題（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀要卻用了印。（三）位置不當。用印既不壓發(fā)文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。十三、主題詞標識中的常見問題（一）不標引主題詞。正式公文都應標注主題詞。（二）將標題簡單分切后分當主題詞標引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發(fā)文機關+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式后，再按主題詞標引的規(guī)范進行標引。（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發(fā)的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。十四、辦文流程常見問題（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應該提供：1．合乎規(guī)范要求的文件或公文代擬稿。2．與呈報文件相關的背景材料，如相關文件資料等等。3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應提供批示件的原件；黨委常委會議或政府常務會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經行文。已行文的，由來文單位提供文件。涉及其他部門協調的事項，應事先進行協調，并提供其他部門簽署的意見。本單位領導是否簽署意見。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。4．代擬稿的電子文擋。（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關不嚴。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規(guī)則；三是內容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定；四是涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。六是提供的材料是否準確、完備、齊全。（三）文稿送審會簽不規(guī)范，缺乏主動協調，導致工作被動。文稿校核后，應填寫發(fā)文審簽單，由秘書部門負責人注批后送有關領導審簽。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按注批單上領導的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領導或領導秘書報告。呈送急件時，如簽批的領導在市內下鄉(xiāng)，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。如簽批的領導在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯系不上，經有關領導同意后，可越過此領導向另一位領導呈送。每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。辦文人員每次收回領導簽批的文稿后，應逐一做好復核、協調工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領導和主要領導。主要領導關注的重要文件，要及時報告辦理進度。領導作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領導做出批示或修改。（四）忽視公文復核環(huán)節(jié)。有些單位辦文工作人員為了省事，不經復核就進行登記編號和印制。已經領導審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復核一至兩次。重點復核文件標題、主送機關等項目是否表述準確，領導審簽手續(xù)是否完備，文件格式是否規(guī)范等，并對文件的重點修改內容及有關數據指標、專用名稱等再作仔細復核。復核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認真在臺賬上進行編號，標明緊急程度、秘密等級、發(fā)文日期、發(fā)至范圍等。然后再送文印室進行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。十五、請示件辦理時常見問題（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關的請示性公文，經辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進行詳細登記，并留下聯系人的聯系電話。（二）不進行嚴格把關，一概接受。辦文人員應認真閱讀請示內容，對存在問題作出相應處理：請示件呈送機關有2個或2個以上的、請示件送至領導個人而領導個人已經予以批示的，一律不予辦理。請示事項審批權限在具體職能部門的，應轉有關職能部門辦理或請來文單位直接報有關部門承辦。越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。請示事項未表述清楚的，應向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。來文沒有附與請示事項有關背景材料或需要補充相關材料的，應及時告知來文單位提供和補充。請示事項沒有主管部門意見的，應先征求主管部門意見或與相關單位做好協商工作。請示事項涉及其他單位的，應先做好相關單位的協調工作。請示事項有前卷可查的，應先查先卷后再辦理。（三）不提出擬辦意見，直接送呈領導。對請示事項明確，政策依據充分的請示，可直接呈送有關領導審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關單位進行協調，必要時可提請有關領導召開協調會，提出可行性建議，報領導審批。（四）領導審批時出現不同意見時，不向秘書部門領導匯報，直接將文件送交下一領導。領導同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領導匯報，與有關方面做好領導批示的落實和協調工作，必要時再提請秘書部門主要領導或報黨委、政府主要領導審定。（五）回復來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據請示件的內容及辦理情況，及時、準確回復來文單位。回復方式主要有三種：回復政策性強、請示內容較為復雜的請示件，一般采取行文的方式進行批復，同時抄送有關單位。領導批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領導批示直接復印或電傳給來文單位。涉及有關單位的，應同時復印給有關單位。對請示事項領導批示不同意或幾位領導批示意見不一致的，應采取電話或面談的方式口頭回復來文單位，并做好有關解釋和保密工作。十六、文件管理常見問題（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數、收文單位、信封編號、發(fā)文字號等是否一致，確保準確無誤后才能簽收。簽收后要對照發(fā)文通知單，清點文件的發(fā)文字號、份數、份號是否正確。如有出入，應及時與上級機關聯系，弄清原因，立即更改。清點后要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準確登記。（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領導看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導致文件丟失或泄密。文件管理人員要認真閱讀和領會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領導（應符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發(fā)文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領導閱批，應配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領導等事項，并及時進行催辦。領導簽批后，應將領導簽批意見及時告知有關領導和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領導到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領導辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內。（三）分發(fā)、翻印不及時。上級機關有明確要求將文件發(fā)至下一級的，應按照上級機關要求進行分發(fā)，填寫文件分發(fā)表。需要翻印的，應及時翻印后發(fā)出。（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領導個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領導手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統一進行銷毀。