【導(dǎo)讀】當(dāng)今社會(huì)是市場經(jīng)濟(jì)社會(huì)，商務(wù)活動(dòng)則是各種社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入。發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個(gè)熱點(diǎn)。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識(shí)地避免這些錯(cuò)誤。常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來。以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會(huì)和誤解。極大地影響文書的嚴(yán)肅性。所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”的原則。好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。

　　

【正文】 平行文 ” 。 分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的 ，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。 一般情況下，通知可以分為以下六種類型，其應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵各不相同： ? 會(huì)議通知 撰寫會(huì)議通知的時(shí)候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求，安排以及外地的人員到會(huì)的方式等。 ? 指示性通知 所謂 “ 指示性通知 ” ，就是用于上級傳達(dá)給下級機(jī)關(guān)去予以辦理的通知。 ? 批準(zhǔn)性通知 所謂的 “ 批準(zhǔn)性通知 ” ，就是在下級有某一個(gè)請示呈遞上來，經(jīng)上級批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知。 ? 發(fā)布性通知 所謂的 “ 發(fā)布性通知 ” ，主要用于某 種規(guī)章制度的發(fā)布。需要特別提請注意的是，這種通知實(shí)際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。例如從 20xx年 1月 1日開始，我國開始實(shí)施新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則；那么圍繞這個(gè)主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》作為一個(gè)附件與該通知同時(shí)下發(fā)。 ? 知照性通知 所謂 “ 知照性通知 ” ，通常用于上級給所屬的下級機(jī)關(guān)通報(bào)某些事務(wù)的情形之中，下級機(jī)關(guān)知道了解情況即可。例如關(guān)于上級單位中任免與聘用的通知。 ? 周知性通知 與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做 “ 周知性通知 ” ；這種通知的作用在于讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動(dòng)， 純屬于告知性的。 作為正式的通知，應(yīng)該注意以下的格式要求： ? 標(biāo)題 通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如 “ 國務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知 ” 。 ? 送與對象 通知與其它任何一種商務(wù)文書一樣，應(yīng)該且只能有一個(gè)主送單位，但抄送單位可以有多個(gè)，主送單位一定要頂格來寫。 ? 正文 通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成。 ? 署名 通知的署名包括發(fā)文機(jī)構(gòu)和日期即可。 ? 附件 正如前文所提到的，批準(zhǔn)性的通知，例如有關(guān) 法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室 關(guān)于新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的通知等，應(yīng)該將法律法規(guī)或者新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。 【自檢 52】 請找出以下通知范例中存在的問題： 酒店辦公室通知 各部門經(jīng)理： 經(jīng)董事會(huì)研究決定，定于 12月 20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開各部門主任會(huì)議。會(huì)議為期三天，主要匯報(bào)各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計(jì)劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。 參加會(huì)議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會(huì)后酒店會(huì)將會(huì)議人員送往大約 200里外的餐廳。會(huì)議時(shí)間較長，希望大家準(zhǔn)備 好必備的生活用品。 20xx年 12月 16日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 5－ 2 參考答案 5－ 2 返回 該通知存在問題的地方主要有： （ 1）通知名稱錯(cuò)誤； （ 2）主送單位或?qū)ο笈c正文中的不一致； （ 3）正文中缺少具體的會(huì)議時(shí)間和行程安排； （ 4）計(jì)量單位不符合規(guī)范； （ 5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范； （ 6）缺少對具體出發(fā)以及報(bào)道地點(diǎn)的說明。 （二）報(bào)告 我們進(jìn)行具體分析的第二個(gè)具有固定格式的商務(wù)文書是 “ 報(bào)告 ” 。在日常的工作中，絕大多數(shù)人都撰寫過報(bào)告，在西方無論是報(bào)告還是總結(jié)都可以統(tǒng)稱 為 “report ”；而在我國的 環(huán)境中，報(bào)告是特指是一種由下往上的、下級對上級匯報(bào)階段工作、反映問題、提出建議或者就某個(gè)問題進(jìn)行答復(fù)的 “上行文 ”。 報(bào)告這種商務(wù)文書具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點(diǎn)。 依據(jù)具體內(nèi)容，報(bào)告可以分為以下四種類型： ? 工作報(bào)告 即下級對上級進(jìn)行的匯報(bào)。 ? 情況報(bào)告 即關(guān)于某個(gè)重大事件的經(jīng)過的匯報(bào)，其重點(diǎn)在于事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。 ? 答復(fù)報(bào)告 所謂 “ 答復(fù)報(bào)告 ” ，就是針對上級對自己的一個(gè)詢問所予 以的答復(fù)；這種報(bào)告具有被動(dòng)行文的特征，要求實(shí)事求是、針對具體問題來進(jìn)行回答。 ? 建議報(bào)告 所謂 “ 建議報(bào)告 ” ，就是下級主動(dòng)的向上級提出建議或者希望的報(bào)告，其特點(diǎn)與請示相類似。 報(bào)告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點(diǎn)需要特別注意： ? 報(bào)告的名稱同樣可以包含三個(gè)部分，但其中的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略； ? 報(bào)告的開頭應(yīng)該首先寫 “ 關(guān)于 事情現(xiàn)做如下報(bào)告 ” ； ? 報(bào)告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報(bào)告的結(jié)尾應(yīng)該說 “ 以上報(bào)告請審閱 ” 或者 “ 報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行 ” 等與開頭相互呼應(yīng)。 第十一講 常用公文示范講解（下） （三）請示 當(dāng)撰寫者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個(gè)時(shí)候就需要進(jìn)行請示。請示這種商務(wù)文書在政府機(jī)關(guān)、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應(yīng)用。 請示的特點(diǎn)主要包括： ? 事前行文 事后行文叫報(bào)告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。 ? 一事一請 即一個(gè)事情做一個(gè)請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個(gè)請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項(xiàng)內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。 ? 需要批復(fù) 即強(qiáng)調(diào)請示都是需要批復(fù)的。 請示的格式基本與前兩種商務(wù)文書一樣，但在最后結(jié)尾的時(shí)候需要注意： ? 加上 “ 妥否，請批示 ” ； ? 加上 “ 以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行 ” ； ? 在署名和時(shí)間部分必須要加蓋印章。 【自檢 61】 請找出以下請示范例中存在的問題： 河縣稅務(wù)局文件 （ 20xx） 稅字第 1號 河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 河面粉廠要求免稅的請示 市稅務(wù)局： 據(jù)我們了解，該廠 20xx年計(jì)劃利潤 40～ 50萬元，如征稅企業(yè)尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權(quán)衡審定。 現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征 20xx年國家稅金的請 示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。 該面粉廠 20xx年投入面粉生產(chǎn)以來到 20xx年底均享受免征工商稅照顧，免征稅款 。這個(gè)廠的廣大干部和職工在 20xx年計(jì)劃產(chǎn)量增長了 30%，但全年計(jì)算尚虧損六萬元。 以上可否，請批示。 河縣稅務(wù)局 （公章） 二 ○○ 三年一月三日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 6－ 1 參考答案 6－ 1 返回 該請示存在問題的地方主要有： （ 1）內(nèi)容模糊不清，應(yīng)該表明一個(gè)明確的建議和意見，然后提請上級 “妥否，請批示 ”； （ 2）在內(nèi)容中顛倒了前后的說明順序； （ 3）數(shù)字適用不規(guī)范。 （四）批復(fù) 正如前文說提到的，批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。 批復(fù)具有以下的特點(diǎn)： ? 指令性強(qiáng) 與主動(dòng)發(fā)出的命令不同，批復(fù)是基于下級的請示而做出的被動(dòng)的指示；因此，在做答復(fù)的過程中，實(shí)際上也就表明了上級機(jī)關(guān)的態(tài)度。 ? 針對性強(qiáng) 正如前文所分析的，請示是一事一請的；因此，相應(yīng)的批復(fù)也是根據(jù)所請示的事情而做出的一個(gè)指示。 ? 態(tài)度鮮明 批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。 ? 政策性強(qiáng) 上級在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的 某號條文。 在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務(wù)文書的一致要求以外，批復(fù)還有一些專有的要求： ? 在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個(gè)請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括 “ 號文收悉 ” 或者 “ 某年某月某日關(guān)于 事項(xiàng)的請示收悉 ” ； ? 給出答復(fù)意見應(yīng)該寫 “ 經(jīng)研究答復(fù)如下 ” 或者 “ 特此批復(fù) ” ； ? 與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。 （五）會(huì)議紀(jì)要 對于各種組織的會(huì)議而言，最為重要的就是要有議有 決；那么，作為記錄會(huì)議決議的商務(wù)文書 —— 會(huì)議紀(jì)要自然也非常重要了。 會(huì)議紀(jì)要可以主要分為決定性的會(huì)議紀(jì)要和消息性的會(huì)議紀(jì)要，其作用在于： ? 傳達(dá)會(huì)議精神； ? 記錄議定的事項(xiàng)，即歸納、提煉和整理會(huì)議中的決議些內(nèi)容。 會(huì)議紀(jì)要的寫作格式有如下比較特別的要求： ? 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題中沒有發(fā)文機(jī)構(gòu)； ? 將會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報(bào)告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進(jìn)行說明； ? 會(huì)議紀(jì)要的主體為決議事項(xiàng)或者主要認(rèn)識(shí)和意見； ? 在會(huì)議紀(jì)要的最后要對未來進(jìn)行展望。 （六）邀請信 在撰寫邀請信的時(shí)候應(yīng)該要注意以下的要點(diǎn)： ? 邀請信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大； ? 邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜； ? 當(dāng)出現(xiàn)多個(gè)職稱、職位以及學(xué)術(shù)頭銜時(shí)，應(yīng)把握最高稱謂原則； ? 邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。 （七）總結(jié) 總結(jié)，是對經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫過程應(yīng)該要注意： ? 總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、心得體會(huì)等； ? 總結(jié)都是第一 人稱的； ? 依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)； ? 總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時(shí)間。 第十二講 合同的 22個(gè)書寫原則 在分析了以上七種商務(wù)文書的特點(diǎn)和要求之后，基于商務(wù)合同的重要性，所以在課程的最后對商務(wù)合同的書寫原則進(jìn)行一個(gè)專題分析。 在起草商務(wù)合同的時(shí)候，有以下 22個(gè)原則內(nèi)容需要特別予以關(guān)注： ? 采取封閉型的寫法 所謂 “ 封閉型的寫法 ” ，就是對于合同中時(shí)間期限的界定一定要明確，例如 “ 合同簽訂之日起三天之內(nèi)，要進(jìn)行標(biāo)的物的轉(zhuǎn)移 ” ，如果寫成 “ 自合同簽訂的三天之后，把標(biāo)的物轉(zhuǎn)交給 甲方 ” 這種開放式的界定，就無疑會(huì)留下時(shí)間期限上的漏洞。 ? 采用結(jié)果性的語言 合同當(dāng)中要采用結(jié)果性的語言，例如 “ 完成方案設(shè)計(jì) ” 與 “ 進(jìn)行方案設(shè)計(jì) ” 就是完全不同的含義，后者這種進(jìn)行式的語言是難以對具體合同內(nèi)容進(jìn)行描述的，會(huì)對后期合同的執(zhí)行造成很大的負(fù)面影響。 值得一提的是，這個(gè)原則與 “ 采取封閉型的寫法 ” 原則應(yīng)該結(jié)合在一起來運(yùn)用。 ? 確定合同雙方的簡稱 自一開始簽訂合同的時(shí)候就需要確定一個(gè)非常明確的合同雙方的簡稱。簡稱的確定除了要求精確之外，還應(yīng)該注意其文雅性、有代表性以及公認(rèn)性。例如 “ 北京賽特中心 ” 可以簡稱為 “ 賽特 ” ，但如果簡稱為 “ 中心 ” 就過于寬泛了。 ? 前后指代保持一致 在合同中注意保持前后指代的一致性可以確保合同的清晰明了，否則，一旦出現(xiàn)糾紛和問題，這個(gè)方面肯定會(huì)稱謂對手挑戰(zhàn)自己的機(jī)會(huì)，同時(shí)也會(huì)引起法官的置疑。 ? 并列使用 “ 包括 ” 與 “ 但不限于 ” 例如 “ 未經(jīng)允許，與該講師相關(guān)的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的 ” ，這種方式可以有效地保護(hù)合同中某一方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。 ? 采用主動(dòng)語態(tài) 正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動(dòng)語態(tài)，而采用更加符合中國人語言習(xí)慣的主動(dòng) 語態(tài)。 ? 避免相近詞語的重復(fù)使用 在商務(wù)合同中，應(yīng)該盡量避免 “ 出租人 ” 、 “ 承租人 ” 、 “ 留置人 ” 、 “ 留置權(quán)人 ” 、“ 抵押權(quán)人 ” 、 “ 抵押人 ” 、 “ 保證人 ” 、 “ 被保證人 ” 、 “ 許可人 ” 、 “ 被許可人 ” 等專業(yè)稱謂的重復(fù)使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。 ? 不要?jiǎng)?chuàng)造詞語 合同中的詞語應(yīng)具有公認(rèn)性，因此自創(chuàng)的詞語是不應(yīng)該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。 ? 對術(shù)語進(jìn)行準(zhǔn)確地定義 例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時(shí)，就應(yīng)該清楚說明“ 此合同中的中國，是指中 國大陸地區(qū)，不包括臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū) ” ，以避免事后產(chǎn)生爭執(zhí)。 ? 善用限制詞 合同中常見的限制詞包括 “ 應(yīng)當(dāng) ” 、 “ 有義務(wù) ” 、 “ 將 ” 、 “ 可以 ” 等，其嚴(yán)格意義是不一樣的：相比較而言，前面兩個(gè)要更加嚴(yán)格一些。在撰寫合同時(shí)，撰寫者應(yīng)對己方義務(wù)采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實(shí)際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。 ? 不用公司帶抬頭的信紙打印合同 法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來