【導讀】當今社會是市場經(jīng)濟社會，商務活動則是各種社會活動的基礎。伴隨著經(jīng)濟改革的深入。發(fā)展，商務文書寫作已成為當前應用寫作的一個熱點。這就需要結合企業(yè)的業(yè)務，為企業(yè)員工安排商務文書的培訓學習。規(guī)范性，以幫助學院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。常見的固定格式的商務文書主要有：商務合同、邀請信、通知、請示以及批復。而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。而需要強調的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來。以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。極大地影響文書的嚴肅性。所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。在主旨方面，應該遵循“正確，務實，集中，鮮明”的原則。好的商務文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應。行拼寫檢查以保證用詞的準確。

　　

【正文】 平行文 ” 。 分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應性。通知的適用性也是相當廣泛的 ，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關，甚至學校都可以發(fā)通知。 一般情況下，通知可以分為以下六種類型，其應該關注的重點和關鍵各不相同： ? 會議通知 撰寫會議通知的時候，應該注意的內容包括：會議的時間、地點、目的、要求，安排以及外地的人員到會的方式等。 ? 指示性通知 所謂 “ 指示性通知 ” ，就是用于上級傳達給下級機關去予以辦理的通知。 ? 批準性通知 所謂的 “ 批準性通知 ” ，就是在下級有某一個請示呈遞上來，經(jīng)上級批準之后再轉發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知。 ? 發(fā)布性通知 所謂的 “ 發(fā)布性通知 ” ，主要用于某 種規(guī)章制度的發(fā)布。需要特別提請注意的是，這種通知實際上是應該附帶有文件附件的。例如從 20xx年 1月 1日開始，我國開始實施新的會計準則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應該將《新會計準則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。 ? 知照性通知 所謂 “ 知照性通知 ” ，通常用于上級給所屬的下級機關通報某些事務的情形之中，下級機關知道了解情況即可。例如關于上級單位中任免與聘用的通知。 ? 周知性通知 與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做 “ 周知性通知 ” ；這種通知的作用在于讓目標讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動， 純屬于告知性的。 作為正式的通知，應該注意以下的格式要求： ? 標題 通知的標題應該包括發(fā)文機關、事由以及文種等三塊內容，例如 “ 國務院關于預防禽流感的通知 ” 。 ? 送與對象 通知與其它任何一種商務文書一樣，應該且只能有一個主送單位，但抄送單位可以有多個，主送單位一定要頂格來寫。 ? 正文 通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內容構成。 ? 署名 通知的署名包括發(fā)文機構和日期即可。 ? 附件 正如前文所提到的，批準性的通知，例如有關 法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室 關于新的財務報銷制度的通知等，應該將法律法規(guī)或者新的財務報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。 【自檢 52】 請找出以下通知范例中存在的問題： 酒店辦公室通知 各部門經(jīng)理： 經(jīng)董事會研究決定，定于 12月 20日，在虎域風景區(qū)召開各部門主任會議。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。 參加會議的人員，酒店負責提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約 200里外的餐廳。會議時間較長，希望大家準備 好必備的生活用品。 20xx年 12月 16日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 5－ 2 參考答案 5－ 2 返回 該通知存在問題的地方主要有： （ 1）通知名稱錯誤； （ 2）主送單位或對象與正文中的不一致； （ 3）正文中缺少具體的會議時間和行程安排； （ 4）計量單位不符合規(guī)范； （ 5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范； （ 6）缺少對具體出發(fā)以及報道地點的說明。 （二）報告 我們進行具體分析的第二個具有固定格式的商務文書是 “ 報告 ” 。在日常的工作中，絕大多數(shù)人都撰寫過報告，在西方無論是報告還是總結都可以統(tǒng)稱 為 “report ”；而在我國的 環(huán)境中，報告是特指是一種由下往上的、下級對上級匯報階段工作、反映問題、提出建議或者就某個問題進行答復的 “上行文 ”。 報告這種商務文書具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點。 依據(jù)具體內容，報告可以分為以下四種類型： ? 工作報告 即下級對上級進行的匯報。 ? 情況報告 即關于某個重大事件的經(jīng)過的匯報，其重點在于事情的時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結果、事件分析、經(jīng)驗教訓以及處理情況等內容。 ? 答復報告 所謂 “ 答復報告 ” ，就是針對上級對自己的一個詢問所予 以的答復；這種報告具有被動行文的特征，要求實事求是、針對具體問題來進行回答。 ? 建議報告 所謂 “ 建議報告 ” ，就是下級主動的向上級提出建議或者希望的報告，其特點與請示相類似。 報告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點需要特別注意： ? 報告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發(fā)文機關可以省略； ? 報告的開頭應該首先寫 “ 關于 事情現(xiàn)做如下報告 ” ； ? 報告的內容中有一些套話必須的，例如在報告的結尾應該說 “ 以上報告請審閱 ” 或者 “ 報告如無不妥，請批轉執(zhí)行 ” 等與開頭相互呼應。 第十一講 常用公文示范講解（下） （三）請示 當撰寫者自己的單位以及權限不足以做相應的決定，這個時候就需要進行請示。請示這種商務文書在政府機關、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應用。 請示的特點主要包括： ? 事前行文 事后行文叫報告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。 ? 一事一請 即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內容放在同一個請示文書之中；否則，上級領導一方面容易遺漏其中的某一項內容，另一方面也難以做部分的批準。 ? 需要批復 即強調請示都是需要批復的。 請示的格式基本與前兩種商務文書一樣，但在最后結尾的時候需要注意： ? 加上 “ 妥否，請批示 ” ； ? 加上 “ 以上如認為可行，請批準有關單位執(zhí)行 ” ； ? 在署名和時間部分必須要加蓋印章。 【自檢 61】 請找出以下請示范例中存在的問題： 河縣稅務局文件 （ 20xx） 稅字第 1號 河縣稅務局關于轉發(fā) 河面粉廠要求免稅的請示 市稅務局： 據(jù)我們了解，該廠 20xx年計劃利潤 40～ 50萬元，如征稅企業(yè)尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權衡審定。 現(xiàn)將該面粉廠關于免征 20xx年國家稅金的請 示轉發(fā)給市局。 該面粉廠 20xx年投入面粉生產(chǎn)以來到 20xx年底均享受免征工商稅照顧，免征稅款 。這個廠的廣大干部和職工在 20xx年計劃產(chǎn)量增長了 30%，但全年計算尚虧損六萬元。 以上可否，請批示。 河縣稅務局 （公章） 二 ○○ 三年一月三日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 6－ 1 參考答案 6－ 1 返回 該請示存在問題的地方主要有： （ 1）內容模糊不清，應該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級 “妥否，請批示 ”； （ 2）在內容中顛倒了前后的說明順序； （ 3）數(shù)字適用不規(guī)范。 （四）批復 正如前文說提到的，批復是上級答復下級的請示的一種下行文。 批復具有以下的特點： ? 指令性強 與主動發(fā)出的命令不同，批復是基于下級的請示而做出的被動的指示；因此，在做答復的過程中，實際上也就表明了上級機關的態(tài)度。 ? 針對性強 正如前文所分析的，請示是一事一請的；因此，相應的批復也是根據(jù)所請示的事情而做出的一個指示。 ? 態(tài)度鮮明 批復一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。 ? 政策性強 上級在批復中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的 某號條文。 在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務文書的一致要求以外，批復還有一些專有的要求： ? 在批復的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復；因此，正文中應該包括 “ 號文收悉 ” 或者 “ 某年某月某日關于 事項的請示收悉 ” ； ? 給出答復意見應該寫 “ 經(jīng)研究答復如下 ” 或者 “ 特此批復 ” ； ? 與請示一樣，批復也必須要有公章。 （五）會議紀要 對于各種組織的會議而言，最為重要的就是要有議有 決；那么，作為記錄會議決議的商務文書 —— 會議紀要自然也非常重要了。 會議紀要可以主要分為決定性的會議紀要和消息性的會議紀要，其作用在于： ? 傳達會議精神； ? 記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內容。 會議紀要的寫作格式有如下比較特別的要求： ? 會議紀要的標題中沒有發(fā)文機構； ? 將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內容在導語中進行說明； ? 會議紀要的主體為決議事項或者主要認識和意見； ? 在會議紀要的最后要對未來進行展望。 （六）邀請信 在撰寫邀請信的時候應該要注意以下的要點： ? 邀請信的標題在紙張正中間，其字體比正文要大； ? 邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜； ? 當出現(xiàn)多個職稱、職位以及學術頭銜時，應把握最高稱謂原則； ? 邀請信的用紙應該特別正式。 （七）總結 總結，是對經(jīng)驗教訓的概括和梳理，其撰寫過程應該要注意： ? 總結的內容通常包括經(jīng)驗教訓、心得體會等； ? 總結都是第一 人稱的； ? 依據(jù)內容范圍的不同，總結可以分為綜合性的總結以及專題性的總結； ? 總結的標題中一定要加入時間。 第十二講 合同的 22個書寫原則 在分析了以上七種商務文書的特點和要求之后，基于商務合同的重要性，所以在課程的最后對商務合同的書寫原則進行一個專題分析。 在起草商務合同的時候，有以下 22個原則內容需要特別予以關注： ? 采取封閉型的寫法 所謂 “ 封閉型的寫法 ” ，就是對于合同中時間期限的界定一定要明確，例如 “ 合同簽訂之日起三天之內，要進行標的物的轉移 ” ，如果寫成 “ 自合同簽訂的三天之后，把標的物轉交給 甲方 ” 這種開放式的界定，就無疑會留下時間期限上的漏洞。 ? 采用結果性的語言 合同當中要采用結果性的語言，例如 “ 完成方案設計 ” 與 “ 進行方案設計 ” 就是完全不同的含義，后者這種進行式的語言是難以對具體合同內容進行描述的，會對后期合同的執(zhí)行造成很大的負面影響。 值得一提的是，這個原則與 “ 采取封閉型的寫法 ” 原則應該結合在一起來運用。 ? 確定合同雙方的簡稱 自一開始簽訂合同的時候就需要確定一個非常明確的合同雙方的簡稱。簡稱的確定除了要求精確之外，還應該注意其文雅性、有代表性以及公認性。例如 “ 北京賽特中心 ” 可以簡稱為 “ 賽特 ” ，但如果簡稱為 “ 中心 ” 就過于寬泛了。 ? 前后指代保持一致 在合同中注意保持前后指代的一致性可以確保合同的清晰明了，否則，一旦出現(xiàn)糾紛和問題，這個方面肯定會稱謂對手挑戰(zhàn)自己的機會，同時也會引起法官的置疑。 ? 并列使用 “ 包括 ” 與 “ 但不限于 ” 例如 “ 未經(jīng)允許，與該講師相關的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的 ” ，這種方式可以有效地保護合同中某一方的知識產(chǎn)權。 ? 采用主動語態(tài) 正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動語態(tài)，而采用更加符合中國人語言習慣的主動 語態(tài)。 ? 避免相近詞語的重復使用 在商務合同中，應該盡量避免 “ 出租人 ” 、 “ 承租人 ” 、 “ 留置人 ” 、 “ 留置權人 ” 、“ 抵押權人 ” 、 “ 抵押人 ” 、 “ 保證人 ” 、 “ 被保證人 ” 、 “ 許可人 ” 、 “ 被許可人 ” 等專業(yè)稱謂的重復使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。 ? 不要創(chuàng)造詞語 合同中的詞語應具有公認性，因此自創(chuàng)的詞語是不應該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。 ? 對術語進行準確地定義 例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時，就應該清楚說明“ 此合同中的中國，是指中 國大陸地區(qū)，不包括臺灣、香港、澳門地區(qū) ” ，以避免事后產(chǎn)生爭執(zhí)。 ? 善用限制詞 合同中常見的限制詞包括 “ 應當 ” 、 “ 有義務 ” 、 “ 將 ” 、 “ 可以 ” 等，其嚴格意義是不一樣的：相比較而言，前面兩個要更加嚴格一些。在撰寫合同時，撰寫者應對己方義務采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。 ? 不用公司帶抬頭的信紙打印合同 法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來