【正文】 案例 1】 單向溝通的表現(xiàn) 日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在意思清楚的前提下，商務文書寫作應追求盡量用一段話、一句話甚至是 一個詞將核心意思表達出來。例如在政府機關中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應。因此，我們撰寫商務文書說表達出來的意愿只能是一個 “ 被動目標 ” ，而對方的實際行動才是所謂的 “ 主動目標 ” 。 要寫好這個商務文書，總經理秘書需要將其被動目標轉化為主動目標：自己之所以在乎 “ 所有秘書都按時參會 ” 這個事情，是因為總經理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失??；換而言之，自己希望在總經理面前有一個良好的表現(xiàn)，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認。 商務文書的撰寫者應就這三個問題的實際情況在 “1 － 10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標讀者就是 10分，比較了解就是 8分，而不了解甚至很不了解就是 1－ 3分；如果是給自己的下屬寫則為 10分，平級則為 5分，給自己的上級寫則為 1分；如果內容為好消息則為 10分，壞消息則為 1分。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參 考答案 2－ 1 參考答案 2－ 1 返回 （ 1）按照正式指數的三個問題來進行分析，這樣的一個郵件的最后得分應該在 20多分；因此，該邀請郵件的目標應該是讓這些秘書都能參加，郵件為非正式的，口吻語氣可以是比較輕快的。 ? 解決問題型 游說矩陣的第四象限代表著 “ 盡管撰寫者與目標讀者立場保持一致，但資源并 不充足 ”的情形，這種情形即稱之為 “ 解決問題型 ” 。 【案例 1】 有關新年晚會安排的信件 某公司總經理要求其秘書對公司新年晚會進行安排，預算是 5000元。 【自檢 22】 請分析圍繞以下主題而撰寫的商務文書的行動目標、正式指數以及總體風格： 某公司總經理吩咐其秘書制定一份購買計算機的預算，而這個秘書通過了解得知，由于計算機的更新速度非?？?，所以租賃計算機比購買新機所付出的費用更低。 所謂 “ 并列式 ” ，就是商務文書中層次與層次之間是并列的關系。 ? “ 提出問題并解決問題 ” ，例如公告和通知就屬于這樣的類型。選擇我們的產品將是您的明智的選擇。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內在邏輯關系，當所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。 第五講 如何使文章生動有效（上） 除了遵循嚴謹的步驟之外，要寫好商務文書還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運用實際上是對文書的潤色，可以 使其變得更加生動有效。 【案例 2】 情感指數的計算與調整 以 “ 我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在 6月份對外開放，歡迎光臨 ”這樣一句話為例，其中提到目標讀者的地方最多只有 1處（即 “歡迎光臨 ”中對目標讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有 2處；所以，這句話的情感指數為 “－ 2”。 【自檢 31】 請計算以下范例中所表現(xiàn)出來的情感指數： 各位支持我的讀者： 你們好 ! 感謝你們一直以來支持著小可的書，我的書寫的也還不夠成熟 ,，但是還是要謝謝你們的支持，是你們的支持給了我繼續(xù)寫下去的動力，在這里想告訴大家一件事情，就是我馬上要高考了，所以這段時間實在沒有時間更新， 還請讀者們原諒。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 3－ 2 參考答案 3－ 2 返回 在案例所處的情形中，該客戶經理基于這次會議的事情與小王的溝通應該是一種商量的口氣，這樣才能使得小王能夠更好地接受并在以后的工作中予以 改進。與情感指數是計算在商務文書中談到讀者的次數多還是提及撰寫者自己的次數多不同，這個原則主要是強調應該在表述的時候首先提到目標讀者，而后再繼續(xù)其它的內容。 在商務文書寫作方面也是一樣，在文書中撰寫者應該有意識地多用一些正面的反饋去稱贊目標讀者做得好的地方，多給與對方一些關懷。 在日常工作中，大家都有這樣的經驗，即希望自己的所發(fā)出的商務文書在目標讀者那里能夠被第一時間閱讀，從而使自己的溝通目 的能夠盡快達成。所謂 “ 可信度 ” ，就是讓自己的文書在目標讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經歷的東西表達出來。所謂的 “ 電報文體 ” ，就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需要撰寫者對文章中的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。 在英文的文章中，被動語式的應用很多；但是在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習慣。 “ 本公司大專文化程度的員工由過去的 54%上升到 78%，大本文化程度的員工由過去的 29%上升到53%” 分析：該公司總人數的比例應該是 100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達到了 131%（ 78%＋ 53%），這顯然是不合邏輯的。 在商務文書中，數字之間的倍數關系反映在 “ 降低 ” 、 “ 降低了 ” 以及 “ 降低到 ” 等表示數字變化的用語上。在綜合校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進行冷處理并反復審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 5－ 1 參考答案 5－ 1 返回 使用正確的是（ 2）和（ 3），使用錯誤的是（ 1）和（ 4）。 盡管有相關的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個常見的、容易出錯的標點符號的問題進行以下的辨析： ? 反問句的標點符號 在反問句的末尾是用問號，還是感嘆號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里我們認為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感嘆號的情形并不相同：在同樣一個反問句中，需要表現(xiàn)特別強調的語氣的時候就用感 嘆號，而當所表現(xiàn)的語氣一般強烈的時候則選擇使用問號。這類商務文書主要包括以下七類： （一）通知 “ 通知 ” 是每個人從小就逐漸開始熟悉的一種商務文書，對于通知我們應該掌握以下的內容： 通知是適用范圍最為廣泛的一種固定格式的商務文書，在日常的工作中，既有給下級發(fā)的通知，即所謂 “ 下行文 ” ；也有給上級發(fā)的通知，即所謂 “ 上行文 ” ；另外，給同屬于一個系統(tǒng)的，但不相關也不相隸屬的單位（即平級關系）也可以發(fā)通知，即所謂的 “ 平行文 ” 。例如從 20xx年 1月 1日開始，我國開始實施新的會計準則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應該將《新會計準則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。 ? 附件 正如前文所提到的，批準性的通知，例如有關 法律法規(guī)的通知、總經理辦公室 關于新的財務報銷制度的通知等，應該將法律法規(guī)或者新的財務報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。在日常的工作中，絕大多數人都撰寫過報告，在西方無論是報告還是總結都可以統(tǒng)稱 為 “report ”；而在我國的 環(huán)境中，報告是特指是一種由下往上的、下級對上級匯報階段工作、反映問題、提出建議或者就某個問題進行答復的 “上行文 ”。請示這種商務文書在政府機關、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應用。這個廠的廣大干部和職工在 20xx年計劃產量增長了 30%，但全年計算尚虧損六萬元。 在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務文書的一致要求以外，批復還有一些專有的要求： ? 在批復的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復；因此，正文中應該包括 “ 號文收悉 ” 或者 “ 某年某月某日關于 事項的請示收悉 ” ； ? 給出答復意見應該寫 “ 經研究答復如下 ” 或者 “ 特此批復 ” ； ? 與請示一樣，批復也必須要有公章。 ? 采用結果性的語言 合同當中要采用結果性的語言，例如 “ 完成方案設計 ” 與 “ 進行方案設計 ” 就是完全不同的含義，后者這種進行式的語言是難以對具體合同內容進行描述的，會對后期合同的執(zhí)行造成很大的負面影響。 ? 避免相近詞語的重復使用 在商務合同中，應該盡量避免 “ 出租人 ” 、 “ 承租人 ” 、 “ 留置人 ” 、 “ 留置權人 ” 、“ 抵押權人 ” 、 “ 抵押人 ” 、 “ 保證人 ” 、 “ 被保證人 ” 、 “ 許可人 ” 、 “ 被許可人 ” 等專業(yè)稱謂的重復使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。 ? 對術語進行準確地定義 例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時，就應該清楚說明“ 此合同中的中國，是指中 國大陸地區(qū)，不包括臺灣、香港、澳門地區(qū) ” ，以避免事后產生爭執(zhí)。 ? 確定合同雙方的簡稱 自一開始簽訂合同的時候就需要確定一個非常明確的合同雙方的簡稱。 會議紀要可以主要分為決定性的會議紀要和消息性的會議紀要，其作用在于： ? 傳達會議精神； ? 記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內容。 河縣稅務局 （公章） 二 ○○ 三年一月三日 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 6－ 1 參考答案 6－ 1 返回 該請示存在問題的地方主要有： （ 1）內容模糊不清，應該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級 “妥否，請批示 ”； （ 2）在內容中顛倒了前后的說明順序； （ 3）數字適用不規(guī)范。 ? 一事一請 即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內容放在同一個請示文書之中；否則，上級領導一方面容易遺漏其中的某一項內容，另一方面也難以做部分的批準。 依據具體內容，報告可以分為以下四種類型： ? 工作報告 即下級對上級進行的匯報。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。例如關于上級單位中任免與聘用的通知。通知的適用性也是相當廣泛的 ，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關，甚至學校都可以發(fā)通知。例如，準發(fā) 省 廳 “ 關于人文韓大招生問題的通知 ” ； ② 特定稱謂用引號，例如 “ 渤海二號 ” 鉆井平臺， “ 神舟六號 ” 等； ③ 縮略語可以用引號，例如 “ 農轉非 ” （即農業(yè)戶口轉非農業(yè)戶口的縮寫） ④ 需要著重的論述對象用引號予以標識，例如有物就是要有內容，有序就是要有條理，那么加上引號變?yōu)?“ 有物 ” 和 “ 有序 ” 之后，就是表明作者在分別的句子當中分別強調說明有物和 有序。 首先，我們來看一下在以下的范例中標點符號的使用是否存在錯誤： ? “ 嚴禁中外記者利用采訪進行挑唆，煽動性宣傳報道 ” ； ? “ 一、二十字，二、三十年代，七、八十歲 ” ； ? “ 經營項目有餛鈍、餃子、面條 ?? 等等 ” ； ? “ 通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調查研究的重要性 ” 。在綜合校對的過程中，撰寫者還應該扮演一個朗讀者，反復地朗讀自己的文章并隨時進行修改和完善。 場合 漢字與阿拉伯數字的使用場合是在商務文書寫作過程中需要注意的另一個問題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為： “ 商務文書中的數字，除成文日期、部分結構層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應當使用阿拉伯數字 ” 。 在商務文書中使用數字，第一個規(guī)范和要求是真實準確。 在日常工作和生活中，有各種各樣的 縮略語，例如 “ 三個代表 ” 、 “ 八榮八恥 ” 等；在商務文書中適當地運用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。 商務文書寫作的目的并不是為了難倒別人或者進行語言功底 的考試，因此，在商務文書中應該盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時，還應該做到 “ 一式一文主旨明確 ” ，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思。 【自檢 41】 請對以下的內容進行修改以增加其可信度： “ 每個員工的績效考評將根據每個人的全面成長來計 算，公