【正文】 大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應(yīng)用長方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺上方或后方懸掛會標(biāo)。會標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可 用紅底金字。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺前可放置花草盆景，使主席臺整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會者原桌發(fā)言和多向交流。會場大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會場過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。 工作會議或 同一系統(tǒng)會議，與會者的席位依職務(wù)高低為序， 第 18 頁 共 21 頁 職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。 （ 2）主席臺席位。 重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主席臺席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。 第一排的正中為首席 .其次是左位，再次為右位 先左后右，左高右低 .前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 （ 3）會場設(shè)施。 會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試（如擴(kuò)音器的音量大?。?，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。 （ 4）其他準(zhǔn)備。 會期較長的會議應(yīng)準(zhǔn)備與會人員的就餐、住宿。會場外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會議 （出處：中國會展教育網(wǎng)）要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會議 第 19 頁 共 21 頁 應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會前做好準(zhǔn)備。 會議議程、程序的擬定 （ 1）議程。 會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，頂尖秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。 （ 2）程序。 會議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目，如 宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。把第一次會議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。 （ 3）日程表與作息時間表。 會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。 ① 日程表。 即將會議的全部內(nèi)容（包括參觀和文娛活動）分解安排在會期幾天的各單元（如分上午、下午、晚上）或時數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡短的文字表達(dá)，制成表格。 ② 作息時間表。 第 20 頁 共 21 頁 即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時令特征等因素。 會議議程、程序、日程表、作息時間表的擬定，體現(xiàn)出會議準(zhǔn)備的充分和計(jì)劃的嚴(yán)密，可以使與會人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會議有條不紊地進(jìn)行，這是會議（出處：中國會展教育網(wǎng)）成功的必要保證。 會議通知的發(fā)送 會前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議通知。本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或 邀請 信。 會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容： ① 會議召開的時間、需用時間或會期，地點(diǎn)（會址）。 ② 會議名稱和主要議題。 ③ 參加對象。 ④ 須作什么準(zhǔn)備。 ⑤ 報到日期、地點(diǎn)、接站辦法等。 ⑥ 召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。 邀請性會議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時應(yīng) 第 21 頁 共 21 頁 提前 7天以上并附加回執(zhí)。 回執(zhí)中需有下列內(nèi)容： ① 受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。 ② 是否參加會議 。 ③ 預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)。 ④ 提交論文題目或資料名稱。 ⑤ 回程車船機(jī)票登記等。 會議通知可采用郵寄（包括電子郵件）、傳真、專人送達(dá)等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。 附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準(zhǔn)備時間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘