某商場(chǎng)用品制造公司文件控制程序-資料下載頁
2025-07-13 17:56本頁面
【導(dǎo)讀】迅速、正確流通、運(yùn)用及管制、以確保各相關(guān)部門能適時(shí)獲得有效之最新文件。適用于公司對(duì)品質(zhì)/環(huán)境系統(tǒng)文件以及與系統(tǒng)相關(guān)的文件和資料的控制。加蓋文件發(fā)行章之文件為受控文件。文件修訂之最高版次為有效文件版次。文件之制定視需要由適當(dāng)部門指定專人完成,擬案后由擬案部門知會(huì)相關(guān)部門，并按本程序各類文件制作、審查、核準(zhǔn)的權(quán)責(zé)辦理。作業(yè)指導(dǎo)書編寫格式：以有效表示內(nèi)容為目的，易于閱讀、了解、使用。示記錄表格；WL表示外來文件。文件作局部修改時(shí)只更改版次，若內(nèi)容修改超過5次時(shí)，則更新版本號(hào)。三級(jí)文件分發(fā)時(shí)由各制訂單位填寫《文件動(dòng)態(tài)審批/簽收表》，由文控中心分發(fā)，超過保存期限的作廢正本文件及文件控制記錄，由文控中心集中銷毀。本由文控中心以《文件管制一覽表》列帳保管。除文控中心得依規(guī)定影印適當(dāng)份數(shù)發(fā)行外，使用單位不得影印任何受控文件。/簽收表》向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，
【正文】 本 頁碼 Page 7 of 8 文件管制印章 經(jīng)頒布發(fā)行之手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢查指示、操作規(guī)范、圖紙等正本由文控中心以《文件管制 一 覽表》列帳保管。 各部門表單、記錄文件等依照《記錄管制程序》規(guī)定保存 。 外來之圖面、規(guī)格、技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)等由相關(guān)部門審查核準(zhǔn)后，由文控中心編號(hào)建檔以 《外來文件清單》 管制。 文件的檔案管理 除文控中心得依規(guī)定影印適當(dāng)份數(shù)發(fā)行外，使用單位不得影印任何受控文件。 文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁、破損、字跡模糊等缺陷，使用單位應(yīng)填寫《 文件動(dòng)態(tài)審批/簽收表 》向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得借（調(diào)）其它部門之文件以影印方式自行處理，而文控中心對(duì)破損、字跡模糊等缺陷之頁次，應(yīng)于補(bǔ)發(fā)之同時(shí)進(jìn)行回收作業(yè)及銷毀作業(yè)。 每年元月一日，由文控中心發(fā)行所有受控文件之《文件管制 一 覽表》供各 部門核對(duì)其所使用文件是否為最新之版本 /版次。 現(xiàn)場(chǎng)使用之文件必須置于作業(yè)場(chǎng)所，非現(xiàn)場(chǎng)使用文件，則由各使用單位主管或指派專人自行集中管理。任何人均不得于正式文件上加注標(biāo)記如書寫字、符號(hào)等，以確保文件之正確性。 文件管制中心均須有專人管理，且其文件之管理必須納入內(nèi)部稽核項(xiàng)目中，以確保資料之正確及時(shí)使用。 文件的借閱僅限于部門主管級(jí)以上人員，借閱時(shí)文件不得帶出文控中心或私自復(fù)印。 文件管制與變更相關(guān)記錄依《記錄管制程序》。 外來文件的管理 外來文件由接 收部門自行管理，登記在《外來文件清單》上，并統(tǒng)一蓋上 “ 外來文件 ” 章。需要借閱時(shí)， 僅限就地閱覽 ,且不得加注任何記號(hào)。 參考 文件 《記錄控制程序》 附件 文件動(dòng)態(tài)審批 /簽收表 文件 變更 申請(qǐng) 單 文件控制程序 文件編號(hào) QPENG001 生效日期 20xx1120 版 本 頁碼 Page 8 of 8 文件管制印章 文件 管制一覽表 文件銷毀記錄表 外來文件清單
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