檔案管理學(xué)第十一章電子課件-資料下載頁
2025-02-26 22:00本頁面
【正文】 保存庫等。 二、電子檔案管理過程中對存取、理解和使用的要求 確保電子檔案可存取 確保電子檔案被人理解 確保電子檔案能夠使用 三、電子檔案管理過程中對載體性能的要求 電子檔案要選用能穩(wěn)定、檢索方便、存取容易的載體，同時(shí)還要考慮各種不同載體“壽命”的長短。具體選擇方法是：計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造的產(chǎn)品，可存儲(chǔ)在一次寫入式光盤上；辦公自動(dòng)化形成的電子檔案，可選擇只讀式或一次寫入式光盤和磁帶作為存儲(chǔ)載體。對特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。 第六節(jié) 電子檔案的利用 一、 利用電子檔案的主要方法 直接利用電子檔案 提供復(fù)制件 采用通信傳輸手段利用 二、電子檔案特點(diǎn) ? 1．檢索自動(dòng)化、快速化。機(jī)讀檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檢索自動(dòng)化，代替了人工檢索繁重的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)檢索速度快，要查找一個(gè)或一批文件，少則幾秒鐘多則幾分鐘就可以找到。 ? 2．檢索途徑多元化。計(jì)算機(jī)程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項(xiàng)目單項(xiàng)檢索，還可實(shí)現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對著錄項(xiàng)目進(jìn)行檢索，還可對文件正文進(jìn)行關(guān)鍵字檢索、全文檢索。 ? 3．檢索效果好。只要計(jì)算機(jī)軟件的質(zhì)量高，機(jī)讀檔案的查全率和查準(zhǔn)率都比手工檢索效果好。此外，計(jì)算機(jī)便于進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。 ? 4．復(fù)用性好。檔案通過計(jì)算機(jī)可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機(jī)讀檔案的這種良好復(fù)用性保證了檔案的完好，又方便檔案的利用。 ? 5．檢索途徑需預(yù)先設(shè)計(jì)。計(jì)算機(jī)雖然可以提供多種檢索途徑，但這需要在編制計(jì)算機(jī)程序時(shí)預(yù)先加以設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到的檢索方法，不能使用計(jì)算機(jī)檢索。 ? 6．軟件不兼容限制了外借利用。機(jī)讀文件的產(chǎn)生依賴于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)之間如果不兼容，機(jī)讀文件便不能在彼此的應(yīng)用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機(jī)讀文件的外借利用。 ? 7．網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。機(jī)讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，從而可以彌補(bǔ)系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。 ? 8．非手跡化問題。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上和打印在紙上。但是以字符方式輸入的機(jī)讀文件，則不能保持檔案文件的原樣，只能保證文件內(nèi)容的正確性。而目前大量機(jī)讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。機(jī)讀檔案的這一缺點(diǎn)有時(shí)可能影響其原始性，在一定程序上降低了其憑證價(jià)值。 二、電子檔案利用過程中的管理工作 審查使用權(quán)限 管理及回收供利用的復(fù)制件 利用中的安全管理 電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。因此，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)： （ 1）利用方法應(yīng)視用戶的情況而定，不能無原則地向所有用戶提供全部的利用方法。 （ 2）依據(jù)電子檔案的密級，進(jìn)行有效管理，一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用復(fù)制復(fù)制的方式提供利用，對于提供利用的復(fù)制復(fù)制件制作，必須在有效控制下進(jìn)行。 （ 3）采用通信傳輸或直接利用等利用方法，必須對內(nèi)容信息進(jìn)行加密處理，并對所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期折更換。 （ 4）無論采用何種利用方法，都應(yīng)對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。 （ 5）利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作而帶來不可挽回的損失。 第七節(jié) 電子檔案的保管 保管要求 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 應(yīng)放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠(yuǎn)離磁場源、遠(yuǎn)離熱源、安全可靠的地方。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質(zhì)庫房中。長期不用的磁盤、 帶，應(yīng)在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。 環(huán)境溫度選定范圍： 15℃ － 25℃ ；相對濕度選定范圍： 40％－ 60％ 。 要特別注意防止計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。歸檔的軟盤都必須經(jīng)過檢查，確認(rèn)沒有病毒后保管，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如有病毒應(yīng)及時(shí)清除。 盤帶應(yīng)定期檢查，定期清潔和定期復(fù)制。軟磁盤存到一定的時(shí)間，即需將磁盤帶復(fù)制一次到新帶上。對舊磁帶和舊磁盤要確保及時(shí)清除其數(shù)據(jù)和消磁。已損壞的盤帶要確保及時(shí)銷毀。 裝卸搬運(yùn)磁帶應(yīng)遵從有關(guān)操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。 使用、移動(dòng)軟磁盤時(shí)，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。 演講完畢，謝謝觀看！
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