檔案管理學(xué)第十一章電子課件-文庫吧資料
2025-03-02 22:00本頁面
【正文】 構(gòu)（問題），分類方案中強調(diào)按保管期限集中，這樣便于日后的鑒定工作；電子文件的編目需用計算機。電子文件材料是信息，一般存儲在光盤、磁盤等載體上，必須借助于計算機等設(shè)備才能閱讀，不強調(diào)原始性，但強調(diào)其真實性；在較長時期內(nèi)，還需實行電子、紙質(zhì)文件歸檔“雙軌制”。電子文件一般實行計算機整理、隨辦隨歸檔制度（也可實行年終、季末、月末、階段等歸檔制度）、集中整理（也可實行網(wǎng)絡(luò)化分開整理）、文檔一體化。而電子文件在歸檔前除進行是否歸檔、確定密級、劃分保管期限等鑒定外 ，還需進行真實性、完整性和有效性檢驗。 （ 3 ）對相關(guān)環(huán)境 進行審核。 四、電子文件的審核 （ 1 ）對是否歸檔 進行審核。無論采用哪種方式收集，收集的電子文件應(yīng)集中保管，不得由個人分散保存。對于跨年度完成的任務(wù)和項目，要分階段收集。電子公文歸檔的多套制，使傳統(tǒng)檔案學(xué)中歸檔的唯一性受到挑戰(zhàn)。電子公文按規(guī)定須歸檔三套，一套歸檔保存，一套提供利用，一套異地保存。 ④歸檔公文的份數(shù)由單套制變?yōu)槿字啤＜堎|(zhì)公文一般僅歸紙質(zhì)公文，即單軌制。實行即時歸檔要求電子公文整理方法能適應(yīng)于隨辦隨歸的方式，《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 22—2023）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894—2023）中規(guī)定的分類、排列、編號等方法都能適應(yīng)隨辦隨歸。紙質(zhì)公文一般在形成的第二年上半年歸檔。 有效性檢驗的主要內(nèi)容指：電子公文經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，其信息是否仍可識別；光盤、磁盤、磁帶等是否可用；在規(guī)定的系統(tǒng)中是否可用等。 對電子公文真實性檢驗的內(nèi)容主要指：電子公文生成過程中不同版本是否齊全；是否有各位責(zé)任者簽署手續(xù)；操作處理是否經(jīng)過權(quán)限核對；交接過程是否有審核等。歸檔的紙質(zhì)公文一般只需目測，不需借助設(shè)備儀器檢測。 ④制發(fā)文由僅歸公文變?yōu)榱須w元數(shù)據(jù)。 ②上級公文由歸檔不分工變?yōu)闅w檔須分工。 D、本單位購買或接收的各種系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件。主要指通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、面交或郵寄收到的各種磁盤、光盤、磁帶等電子文件材料。主要指本單位有文號的正式發(fā)文（磁盤、光盤等），本單位形成的無文號的材料（磁盤、光盤等），本單位用電子計算機輔助設(shè)計（ＣＡＤ）、輔助制造（ＣＡＭ）的各種電子文件材料。 四是對于加密電子文件，應(yīng)解密后再歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)將其密碼同時歸檔。 二是對于通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。四是制定電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范。二是在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間。四是明確執(zhí)行部門和責(zé)任者。明確檢驗要素，主要是：電子文件生成過程的不同版本；各位責(zé)任者的簽署手續(xù)；操作處理的權(quán)限核對；交接程序?qū)徍说取? 音頻文件： 通用格式為： WAV 、 MP3 ，同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。 掃描型電子文件： 通用格式為： JPEG 、 TIFF ，如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當(dāng)無法轉(zhuǎn)換時，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。 電子文件的格式必須統(tǒng)一。并要對電子文件逐一備份，在特殊情況下可制成紙質(zhì)復(fù)制件或縮微品，以防計算機系統(tǒng)發(fā)生故障而造成電子文件無法讀取的不可挽回的損失。 （ 1）在通用的軟硬件環(huán)境 下形成的電子文件，對軟硬件條件及相關(guān)參數(shù)要有明確記錄 ；在特殊軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對軟硬件及相關(guān)參數(shù)要進行收集。 應(yīng)及時捕獲在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其收集責(zé)任的電子文件，將其集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以后再進行整理。 用計算機起草、打印，但不通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)的電子文件，應(yīng)收集其最后稿本，最好能收集其過程文件，同時應(yīng)記錄其背景信息。 第三節(jié) 電子文件的收集 一、 收集積累要求 在 OA 系統(tǒng)中形成電子文件，應(yīng)收集電子文件正本、記錄修改過程和辦理情況的的信息，元數(shù)據(jù)及記錄電子文件的背景信息。 ? 電子檔案的整理也應(yīng)遵從一般紙質(zhì)檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。因此，在進行歸檔工作時，應(yīng)當(dāng)特別注意建立必要的、切實可行的歸檔制度，對電子文件的歸檔范圍、時間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。沒有實用價值的中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。歸檔時應(yīng)注意機讀文件和其相關(guān)程序、軟件（也是一種電子文件）等保持整體完備性。因此，這些資料也需同時收集齊全。 ? 3．與數(shù)據(jù)文件配套的計算機軟件、程序和技術(shù)文檔（紙質(zhì)文件）。電子文件的查詢速度快、可復(fù)用性好，這些特點會在檔案利用中發(fā)揮作用。在今后相當(dāng)長的一段時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種載體也許會長期并存。對于紙質(zhì)文件不能代替的電子文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的電子文件備份同時存放。但考慮到電子文件的特性，應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔。電子文件依賴于計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以 不受時空限制 ，如果不采取保密措施，則能在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上讀取網(wǎng)
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