文件管理制度匯編-資料下載頁
2025-01-07 04:12本頁面
【正文】 件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。 電子文件稿本代碼： M草稿性電子文件； U非正式電子文件； F正式電子文件。 電子文件類別代碼： T文本文件； I圖像文件；G圖形文件； V影像文件； A聲音文件； 0超媒體鏈結(jié)文件； P程序文件； D數(shù)據(jù)文件。 關于電子文件 電子文件歸檔 1 電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術因素。 將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。 關于電子文件 2 物理歸檔 凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。 ，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。 ，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 ，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。 關于電子文件 ，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。 、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件徑記表》。 歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》，以件為單位填寫續(xù)頁。 ，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。 ，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1年。 關于電子文件 ? 3 移交手續(xù) ? 檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗收檢驗登記表》（見附錄 A的表 ）的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門自存。 關于電子文件 ? 4保管要求 ? 歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件： ? a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。 ? b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 ? c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 ? d)環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ 20℃ ；相對濕度選定范圍：35%45%。 ? 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。 關于電子文件 ? 電子文件的保管 ? 部門存儲一套（年末清零） ? 檔案管理部門永久存儲一套。 ? 檔案管理部門供借閱、利用、拷貝一套。 ? 所需存儲載體如硬盤、 U盤、磁帶等，向行政部提出計劃，明確使用保管人，工作變動時，專門作出移交。 關于電子文件 7電子文件的鑒定銷毀 電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施。 ，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。不屬于保密范圍的電子文件可進行邏輯刪除。
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