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文件管理制度匯編-資料下載頁

2025-01-07 04:12本頁面
  

【正文】 件一同保存,永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。 電子文件稿本代碼: M草稿性電子文件; U非正式電子文件; F正式電子文件。 電子文件類別代碼: T文本文件; I圖像文件;G圖形文件; V影像文件; A聲音文件; 0超媒體鏈結(jié)文件; P程序文件; D數(shù)據(jù)文件。 關(guān)于電子文件 電子文件歸檔 1 電子文件的歸檔,按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行,對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔,然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí),應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。 將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門,在歸檔工作中,存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。 關(guān)于電子文件 2 物理歸檔 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件,均應(yīng)定期完成物理歸檔。 ,拷貝至耐久性好的載體上,一式 3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)在解密后再制作拷貝。 ,按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 ,標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 關(guān)于電子文件 ,應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。 、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔,并附《歸檔電子文件徑記表》。 歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》,以件為單位填寫續(xù)頁。 ,應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。 ,電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1年。 關(guān)于電子文件 ? 3 移交手續(xù) ? 檔案保管部門驗(yàn)收合格,完成《歸檔電子文件移交、驗(yàn)收檢驗(yàn)登記表》(見附錄 A的表 )的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式兩份,一份交電子文件形成單位,一份由檔案部門自存。 關(guān)于電子文件 ? 4保管要求 ? 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,還應(yīng)符合下列條件: ? a)歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦;劃、觸摸記錄涂層。 ? b)單片載體應(yīng)裝盒,豎立存放,且避免擠壓。 ? c)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源,并與有害氣體隔離。 ? d)環(huán)境溫度選定范圍: 17℃ 20℃ ;相對(duì)濕度選定范圍:35%45%。 ? 歸檔電子文件在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。 關(guān)于電子文件 ? 電子文件的保管 ? 部門存儲(chǔ)一套(年末清零) ? 檔案管理部門永久存儲(chǔ)一套。 ? 檔案管理部門供借閱、利用、拷貝一套。 ? 所需存儲(chǔ)載體如硬盤、 U盤、磁帶等,向行政部提出計(jì)劃,明確使用保管人,工作變動(dòng)時(shí),專門作出移交。 關(guān)于電子文件 7電子文件的鑒定銷毀 電子文件的鑒定銷毀,參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。 ,如存儲(chǔ)在不可擦除載體上,應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
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