【導讀】XXXX物業(yè)管理公司物業(yè)管理項目。持有各類上崗證，持證率達100%。作人員需具有操作證。業(yè)部及管理處出現的重大失誤負責；理處工作計劃、報告及規(guī)定報表；工作的投訴，重大問題報公司處理；物業(yè)管理部全體人員履行管理、監(jiān)督、協(xié)調、服務職能；

　　

【正文】 “ 案卷類目 ” ， “ 案卷類目 ” 的條款必須簡明確切，并編上條款號； （三）、 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人批存的文件材料，收集齊全，加以整理，遞交本部門、本管理處資料管理人歸卷； （四）、 資料管理人應及時將已歸卷的文件材料，按照 “ 案 卷類目 ” 各款，放入平時保存文件卷夾內 “ 對號入座 ” ，并在收發(fā)文登記簿上注明。 五 、案卷質量要求 （ 一）、 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用； （ 二 ）、 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整； （三）、 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷； （四）、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷（管理處除外）； （五）、 卷內文件材料應區(qū)別不同情 況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前附件在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系，并進行系統(tǒng)的排列； （六）、 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號； （七）、 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，卷內目錄放在卷首； 26 （八）、 案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要求工整，清晰； （九）、 案卷各部分的排列格式（順序）：軟卷封面全卷內文件目錄 —— 文件 ——封底 （含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存； 檔案封面如下： XX 物業(yè) 檔案 卷宗號 目錄號 案卷號 單位名稱 歸檔部門 名稱 （卷名） ： 案卷類目中的條款號： 歸檔時的案卷號： 自 年 月 日 起 至 年 月 日 止 本卷內共 張 根據 檔案材料保管期限表 第 條 保管 年 立卷人： 檢查人： 日 期： 第 二 節(jié) 、 財務管理 規(guī)范 一 、 資金管理 （一）預算管理制度 為了實現公司長遠的發(fā)展目標，明確工作職責，有效控制費用開支，提高資金使用效益，保證資金正常運轉，特制定本制度。 預算內容包括（ 1）經營收入預算（包括管理費、停車場、管理傭金收入、其他業(yè)務收入）；（ 2）經營成本預算；（ 3）固定資產（對固定資產的規(guī)定見第二章）的購置預算（ 4）管理費用預算；（ 5）不可預見費用預算。（見附表一） 27 預算的編制期：各部門、各管理處財務預算以 1 年為期，與會計年度相同，由各部門負責人、管理處主 任負責編制； 預算管理制度：（ 1）各部門、各管理中心必須在每年年終之前 15 日上報下一年度財務預算，報公司財務部、總經理審批之后方可具體實施。（ 2）各部門、各管理中心必須在每一季度結束后 10 個工作日內，向公司財務部報送上季度資金運營情況表（見附表二），包括實際發(fā)生情況，預算計劃執(zhí)行情況及年度內申請增減情況，書面說明本季度資金變動原因，報公司財務部核準。（ 3）各部門、各管理中心按規(guī)定制定的并按審批程序上報的各類經濟合同及財務預算必須經財務部簽署意見。 （二） 領借支票、現金管理制度 為加強和完善財務管 理，保證支票和現金的安全，特制定如下領借支票、現金管理制度； 公司行政部門采購人員或業(yè)務經辦人員，按公司安排需領用支票支付某項業(yè)務款項時（金額 2020 元以下、出差或發(fā)放工資提取備用金除外），需按《領用支票審批單》上各欄目要求填寫齊全，然后交財務部經理、總經理審批后方可領用； 經辦人領取支票，應由出納員填寫好收款人名稱、金額后領取。對于難以確定準確金額的，必須填寫限額，以防支票丟失造成巨大損失，不得領用空白支票； 經辦人領取支票、支付款項需將由收款單位填寫好具體金額后的支票存根聯(lián)妥善保管，并 在使用支票后三日內將支票的存根及發(fā)票交回財務部辦理報銷入帳手續(xù)； 領用支票不得超過壹萬元，支付超過壹萬元以上的大筆金額款項，由財務部門辦理； 對丟失支票的員工，未造成損失者，處以 100 元罰款；對造成損失的，按情節(jié)輕重處以罰款并由其負責賠償； 領取支票人員，需在支票領用登記本上簽名方可領??； 領用業(yè)務備用金或差旅費借款的員工，需填寫借款審批單及出差登記表，交財務經理、總經理審批后，方可借款。具體金額根據具體事項而定； 出差人員應于回公司后五日內報銷差旅費，結清差旅費借款； 28 一般性借款應在一個月內清償。過期拒不清償的，從其工資中扣回； 1 領借支票、現金流程圖 經辦人填寫支票領用單或現金借款單 → 主管部門經理簽字 → 會計核準簽字 → 財務部經理審核簽字 → 總經理簽批 → 總公司主管領導審批（金額 5000 元以上） →財務出納處領取支票或現金 二 、 財產管理 （一）資產管理 為加強固定資產管理，合理、有效地使用固定資產，保護公司財產，提高固定資產效能，特制定本制度 本制度的制定依據是國家財經制度、法令法規(guī)，以及本公司的有關規(guī)定。 固定資產的標準 （ 1） 凡同時具備使用年限一 年以上、單位價值在 500 元以上的兩個條件的，獨立使用的房屋、建筑物、機械、運輸工具以及與生產經營有關的設備、儀器、工具等均為固定資產。 （ 2） 屬于經營主要設備的物品，使用年限在 2 年以上，單位價值雖然低于 500元標準，為了便于與其他同類固定資產進行管理和核算，也可以列作固定資產。 固定資產的分類 （ 1） 在用固定資產 a)房屋及建筑物 b)機器設備 c)辦公設備 d)運輸工具 e)其他設備 （ 2） 未使用固定資產； （ 3） 不使用固定資產。 固定資產的主管、使用、監(jiān)督部門的職責； （ 1）公司行政 部為固定資產的主管部門，負責固定資產的購置、保管、領發(fā)、驗收、修理、清理、報廢等事宜；負責制定管理細則，并聯(lián)同財務部對各種固定 29 資產編號、建立臺帳、定期盤點，做到帳物相符；負責檢查固定資產管理和使用情況，防止丟失和損壞。 （ 2）使用部門及人員的職責： a)愛護公司財產，經濟合理的使用固定資產，未經批準不得借出、轉移、處理、改造，保證固定資產的完整； b)負責日常維護和定期檢修工作； c)按規(guī)定進行固定資產的盤點。 （ 3）財務部為固定資產的監(jiān)督部門，其職責為： a)設置固定資產明細帳，制定固定資產目錄進行固定資 產的明細核算，加強固定資產的管理； b)督促有關部門對固定資產的增減、維護、修理、報廢、清理等及時辦理會計手續(xù)； c)監(jiān)督主管部門和使用部門進行定期盤點，發(fā)現短缺，及時查明原因，并報公司領導處理，做到帳物相符。 d)固定資產購置審批程序 使用部門提出申請 → 本部門領導審批 → 財務部領導審核 → 本公司總經理審批 →總公司領導審批 → 行政部會同財務部購買（財務部負責審核、付款）（見附表三）。 固定資產折舊年限、預計凈殘值、折舊方法： 類別 折舊年限 預計殘值 折舊方法 房屋及 建筑物 20 年 5% 直線法 運輸工具 10年 5% 直線法 類別 折舊年限 預計殘值 折舊方法 機器設備 5年 5% 直線法 辦公設備 5年 5% 直線法 其他設備 5 30 年 5% 直線法 員工保管、使用的固定資 產，如傳呼機、手提電話、手提電腦等，個人損壞、丟失的，根據其折舊后的固定資產凈值賠償。 員工離職，需將其保管使用的固定資產辦理移交手續(xù)方可離職。 （二）存貨管理 為厲行節(jié)約，減少公司成本，有效管理除固定資產外各類物品的使用、損耗，特制定本制度； 存貨是公司在經營和服務過程中為營業(yè)而耗用、儲備的商品、材料、低值易耗品、包裝物等。存貨按實際成本計價； 公司的存貨統(tǒng)一由行政部門負責購置，各管理處維修所用物品、材料、工具（按類別分為五類：五金、機械、工具類；建材類、油漆類、水暖、消防器 材類），應每月填制公司專制的 “ 材料采購申請單 ” ，交物業(yè)部、財務部審核，總經理審批后，出納方可付款購買。 財務部門根據購貨發(fā)票及明細，填制 “ 入庫單 ” ，及時登入電腦臺帳。財務部對存貨的管理，必須定期盤點，保證帳實相。 各部門、管理處從行政部申領物品，必須填制 “ 領料單 ” ，由所在部門負責人簽字后，方可到行政部領貨。月末，行政部必須憑 “ 領料單 ” 的計帳聯(lián)到財務部門辦理入帳手續(xù)； 原則上，各管理處所需要的各類存貨，都必須在行政部申領。為方便各管理處正常運行，各管理處因經營發(fā)展需要，急須購買的各類維修材料、專用 工具，且單位價值不超過 500 元的，經批準可先行購買、使用。但必須按照公司存貨管理規(guī)定按下列程序執(zhí)行； 經辦人提出申請?zhí)钪?“ 材料采購申請單 ”→ 管理處主任審批 → 收款員處核準領款 → 收款員驗收、清點后填制 “ 入庫單 ”→ 使用人填制 “ 領料單 ”→ 月末匯總公司物業(yè)部、行政部、財務部登記入帳 → 交總經理審批 存貨堅持定期盤點制度。每月末由公司財務部提供具體盤點數據，各部門管理員、各管理處收款員每月盤點一次，財務部每季盤點一次。對盤虧的應查明原因，分清責任。屬于正常損耗的，由使用部門提出處理報告，財務部門審核后，報總經理批準核 銷。屬人為造成的損失，由責任人全價賠償。