【導(dǎo)讀】企業(yè)財務(wù)管理是企業(yè)一切管理活動的基礎(chǔ)，是企業(yè)管理的中心環(huán)節(jié)。當(dāng)前，我們面臨的突出問題是經(jīng)濟增長。產(chǎn)物資管理及清查盤點制度、價格管理制度、財務(wù)預(yù)算制度和財務(wù)分析制度。這樣，每個崗位的每個責(zé)任者對各自承擔(dān)的財務(wù)管理基礎(chǔ)工作都清楚，要求人人遵守。規(guī)范企業(yè)進貨決策和進度行為，把好進貨關(guān)。貨責(zé)任，確保資金安全與完整，防止商業(yè)詐騙。針對進貨中的回扣問題，我們在《進貨過程管理辦法》中明確規(guī)定，在購銷業(yè)務(wù)中的返利和回扣一律入帳，嚴(yán)禁各經(jīng)營部私設(shè)小金庫或個人私拿回扣。同，明確付款期限。制度明確規(guī)定“因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用支票或匯票，須填寫業(yè)務(wù)用款通知單，寫明原因，并。本集中在公司最高決策層，防止和避免了一些可能發(fā)生的風(fēng)險及損失。部門利潤進行分別核算。管財政機關(guān)的監(jiān)督檢查。會股有權(quán)拒絕執(zhí)行。職務(wù)分工主要解決不

　　

【正文】 采購與付款業(yè)務(wù)需要由供應(yīng)、采購、收貨、財會各部門共同協(xié)助完成。將采購業(yè)務(wù)中的預(yù)算、采購、驗收、付款等部門工作的授權(quán)審批分離開來，預(yù)算員、采購員、驗收員、保管員、記賬員、出納員在各自的授權(quán)范圍內(nèi)處理業(yè)務(wù)，各負(fù)其責(zé)，不得相互代替。對請購、審批、簽約、采購、驗收、審核、付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理程序，健全以采購申請、經(jīng)濟合同、結(jié)算憑證、入庫單 據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，增強請購、采購、驗收、付款關(guān)鍵點的控制。 1．請購 提出物品和勞務(wù)的需要是采購環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請購制度。 對原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門可根據(jù)預(yù)算、即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知單或市場供應(yīng)等合理情況正確填寫請購單，由本部門授權(quán)人審批。對于不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。請購單一式四份，注明請購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請購單送交采購部門。 對于重要物品或勞務(wù)的請購應(yīng)當(dāng) 經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序。 對于臨時需要的物品，很難列入預(yù)算，通常由使用者根據(jù)實際需要直接提出，不經(jīng)倉儲部門簽批。但使用者在請購單上一般要解釋清購目的和用途，請購單須經(jīng)使用部門主管審批，并經(jīng)財務(wù)部門資金預(yù)算授權(quán)人簽字后，交采購部門辦理采購。 對于緊急需求的特殊請購制定特殊審批程序。 2．采購 無論何種需要的請購，采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購多少；向誰發(fā)出訂貨單；什么時候發(fā)出訂貨單。 （ 1）訂購數(shù)量的控制。首先，由采購人員審查每一份請購單是否在執(zhí)行 后又重復(fù)提出；請購數(shù)量、品種是否合理，是否在控制限額的范圍內(nèi)。其次，對大量采購的原材料、零配件、商品、物資等進行各種采購數(shù)量對成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種請購項目進行有效歸類，然后利用經(jīng)濟批量法測算成本及采購的批次和數(shù)量。對請購數(shù)量不大或零星來購物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。 （ 2）向哪一家發(fā)出訂貨單。采購部門在確定了采購數(shù)量之后，簽訂購銷合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨報價控制制度，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。根據(jù)與相應(yīng)供應(yīng)商確定的最優(yōu)價格，對采購所需資金作出估算， 并在請購單上簽署采購意見后，由采購部門授權(quán)人審批；將簽批后的請購單送資金預(yù)算部門，由資金預(yù)算部門主管人員審核請購是否符合經(jīng)營目標(biāo)，且在資金預(yù)算范圍內(nèi)，審批后簽注意見，送交存貨管理部門。 （ 3）何時發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貸管理部門人員在接到請購單后，對存貨應(yīng)運用經(jīng)濟批量法和存貨最低點法進行分析，決定什么時間請購最為合適，并在請購單上簽注意見，由部門授權(quán)人審批。 在上述三方面的決定作出之后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示答復(fù)；一聯(lián)退倉庫準(zhǔn)備驗貨；一聯(lián)退財務(wù)部門籌備資金； 一稅采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。 采購部門根據(jù)簽批后的請購單，應(yīng)及時與確定的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的附有編號的購銷合同，在合同中要列出所購物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷雙方共同遵守的契約。對采購合同必須按照采購權(quán)限規(guī)定，由各級授權(quán)人進行審核，審核同意后，才能加蓋合同專用章。在訂貨單向供應(yīng)商發(fā)出之前，還必須由專人核查，訂貨單是否授權(quán)審批，以及是否有經(jīng)批準(zhǔn)的請購單作為支持憑證，確保訂貨單的有效性。采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購 部門專人保管，負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，一份交會計部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行，一份交倉庫保管部門作為驗收物品時與發(fā)票核對。 對某些采購數(shù)量不大，不經(jīng)常采購的物品，也可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手續(xù)，加快進貨速度。 3．驗收 為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來承擔(dān)。對收貨的控制是有雙重作用，既控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動，也要控制存貨的管理工作。收貸部門的控制主要在收貨的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購銷合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨立地檢驗收到的物品。收貨部門的收貨人員在貨運單上簽字之 前，應(yīng) 通過計數(shù)、過磅或測量等方法來證明貨運單上所列的數(shù)量。收貨部門還應(yīng)在可能的范圍內(nèi)對物品的質(zhì)量進行檢驗，對有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專家和實驗室對其質(zhì)量進行檢驗，出具驗收單或檢驗報告單或作為入庫單的一項內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并按批準(zhǔn)意見處理。對于已經(jīng)檢驗的物品由保管人員將發(fā)票、購銷合同、請購單進行認(rèn)真核對，同時點收實物的數(shù)量和質(zhì)量，核對無誤后填寫按順序編號的入庫單。入庫單一式三聯(lián)，注明供應(yīng)商名稱、收貨日期、物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運貨人名稱等內(nèi)容。保管員在入庫單簽字后，一聯(lián)留存，登記倉庫臺賬；一 聯(lián)隨有關(guān)憑證送交會計部門，辦理結(jié)算；一聯(lián)退回采購部門與購銷合同、請購單核對，核對后歸納備案。 4．審核 對購貨業(yè)務(wù)的各種憑證進行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制制度的嚴(yán)密性的重要手段。會計部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證，包括發(fā)票、運費收據(jù)、代扣代收稅款、入庫單以及購銷合同、請購單等進行認(rèn)真的審查、核對。不僅審查每一憑證的購貨數(shù)量、金額計算的正確性，還要檢查各種憑證之間是否內(nèi)容一致、時間統(tǒng)一、責(zé)任明確、手續(xù)清楚等，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，分清責(zé) 任，合理解決。 5．付款 付款這一環(huán)節(jié)表示采購業(yè)務(wù)的結(jié)束。一般由會計部門根據(jù)審核后的發(fā)票、運費單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門出具的驗收單、倉庫開具的入庫單以及其他有關(guān)憑證與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進行核對，核對無誤后經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批后向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購與付款的賬務(wù)處理。 對于現(xiàn)金支付的交易，為了進一步強化內(nèi)部控制，還應(yīng)當(dāng)提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。即會計部門在接到發(fā)票等原始憑證后，先由部門授權(quán)人審核批準(zhǔn)，再由會計人員據(jù)其編制付款憑證，注明會計科目，款項用途及金 額等，交給出納員由其根據(jù)付款憑證列出的金額支付現(xiàn)金，并登記現(xiàn)金日記賬，然后將付款憑證退交會計部門，以便登記總賬和明細(xì)賬。這樣，出納人員應(yīng)付出多少現(xiàn)金，會計部門已經(jīng)記錄在案，更有利于形成控制關(guān)系。 對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時，必然形成債務(wù)，由此而引發(fā)債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也必須對此加強控制。具體要求是： （ 1）應(yīng)付賬款的入賬必須在取得審核、企業(yè)授權(quán)人審批后的發(fā)貨票以及驗收入庫單、請購單、借款通知等憑證后方可入賬。對于享有現(xiàn)金折扣的交易，要用供應(yīng)商發(fā)票金額扣去折扣金額的凈額來入賬；對于部分退貨，注意從原發(fā)票中 扣除后入賬；對于有預(yù)付貨款的交易，在收到供應(yīng)商發(fā)票后應(yīng)將預(yù)付金額沖抵部分金額來入賬。 （ 2）盡可能設(shè)置專人專職登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，充分發(fā)揮賬簿控制的作用。 （ 3）由稽核人員定期與供貨商（債權(quán)人）核對賬目，如果對賬中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，分清責(zé)任，按有關(guān)規(guī)定予以處理，確保雙方的賬目相符； （ 4）按雙方事先約定的條件，及時清理債務(wù)，支付欠款后，應(yīng)取得債權(quán)人的收款證明，并以此關(guān)依據(jù)編制記賬憑證，登記賬薄。 （ 5）強化總分類賬對應(yīng)付賬款明細(xì)賬的控制， 保證賬賬相符。如果不符，應(yīng)查明原因及時處理 。