第二節(jié)-秘書日常工作之郵件收發(fā)-資料下載頁
2025-08-16 00:33本頁面
【正文】 信以備存，原件郵寄給對方； 處理寄給人事部劉部長的包裹； 處理市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件，上面有總經(jīng)理的批辦意見：“交各部門負(fù)責(zé)人傳閱”； 正在外地參加某商品交易會的副總打來電話，要求賈珊立即寄送本公司的一個商品的樣本過去； 處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報刊、小冊子等印刷材料； 三個客戶的郵件需要在四小時內(nèi)回復(fù)，江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料。 會說 會寫 會做事 會做人 項目任務(wù) 如果你是宏利公司的秘書賈珊，你將如何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？ 會說 會寫 會做事 會做人 任務(wù)分析 首先 ，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。 應(yīng)該要重點(diǎn)處理有時間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的商品樣本、客戶需要及時回復(fù)的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料。在這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。 會說 會寫 會做事 會做人 ? 其次 ，要注意公私函件的不同處理。 收到的 公函 ，如果沒有時間上的要求，可按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達(dá)的部門和人員要確定，如有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對于 私人函件 ，最好在公司的合適位置設(shè)置一個取信處，由員工自行查閱收取，以免自己一一送達(dá)耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時很難區(qū)分其公私性質(zhì)，最好親自送交給本人。 ? 再次 ，寄發(fā)函件要講求效率。 能夠集中在一個時間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來一起寄發(fā)，否則多次往返郵局會浪費(fèi)時間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注意避免寄發(fā)時因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。 實(shí)踐訓(xùn)練 在李秘書的辦公室，郵遞員送來一批郵件。李秘書對這些郵件予以分類、拆封、登記，并把經(jīng)整理的公務(wù)函件呈送給肖總經(jīng)理。肖總對其中一封急件作了處理：他向李秘書口述了回函的概要，并要求李秘書整理出來后，以最快速度發(fā)出。 會說 會寫 會做事 會做人
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