【導(dǎo)讀】為強(qiáng)化公司管理，規(guī)范員工行為，提高公司員工的整體素質(zhì)，體現(xiàn)良好的精神風(fēng)貌，作情緒，使部屬精神愉快，在工作中有安全感。和個(gè)人共同發(fā)展的目的。看與工作無(wú)關(guān)的雜志、報(bào)刊，嚴(yán)禁在工作中上網(wǎng)看與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，以便提高工作效率。疑難問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，不得擅自回絕或怠慢客戶。為接聽(tīng)，并做好相應(yīng)記錄轉(zhuǎn)告同事。合本公司實(shí)際情況，制定本管理辦法。況在五個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行。計(jì)劃內(nèi)費(fèi)用部門(mén)經(jīng)

　　

【正文】 請(qǐng)表 用印部門(mén) 經(jīng)辦人 用印內(nèi)容 （摘要） 用印份數(shù) 用印日期 部門(mén)負(fù)責(zé)人 備注：一般使用□ 外借□ 公司領(lǐng)導(dǎo) 審批意見(jiàn) 行政人事部印章保管人 公司印章使用登記簿 年 摘 要 類(lèi)別 經(jīng)辦人 審批人 月 日 公章 合同章 法 人章 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 第十四章 文件管理規(guī)定 為了適應(yīng)公司全方位規(guī)范化的科學(xué)管理，做到文件管理規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。特制定本規(guī)定。 公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因 此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，努力提高文件質(zhì)量和處理效率，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。 一、文件分類(lèi) 規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。 決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。 通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。 通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用“通報(bào)”。 請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用 “報(bào)告”。 批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。 函。商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。 會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守的，用“會(huì)議紀(jì)要”。 二、文件格式 文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門(mén)）、抄報(bào)（送）單位（部門(mén)）等部分組成。 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。 發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。 公司發(fā)文代號(hào)分為三種：①“ xxx 發(fā)”、②“ xxx 人發(fā)”、③“ xxx 客發(fā)” 。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力，對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常 的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式 流轉(zhuǎn) 。 力避 隨意發(fā)文。 “ xxx 發(fā)”用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，由行政部統(tǒng)一編號(hào)；“ xxx人發(fā)”、“ xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文，文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào)，行政部統(tǒng)一認(rèn)定。中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 （公司其他部門(mén)均以“ xxx發(fā)”的代號(hào)發(fā)文，以②、③代號(hào)發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。） 文件必須蓋章 或簽字。 密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密” ；緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。 文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。 發(fā)文單位必須注明全稱。 文件紙一般使用 A4型，多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。 文字從左至右橫寫(xiě)、橫排，左側(cè)留裝訂位。 三、收文 本公司所有外來(lái)文書(shū)收文一律使用《上海藍(lán)怡科技有限公司收文簿》。 外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文、登記，及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。 對(duì)于特快專遞類(lèi)文書(shū)要優(yōu)先處理不得拖延。 分發(fā)給各部門(mén)的文書(shū)，如果出現(xiàn)差錯(cuò)真接退 回行政人事部，再由行政人事部處理。 四、辦文 辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 辦文由行政人事部統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。 協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。 文件的催辦由行政部負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。 嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。 文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。 文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由行政部指定的專人保管、立卷歸檔。 五、發(fā)文 發(fā)文一律使用《上海藍(lán)怡科技有限公司發(fā)文稿紙》。 發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核 準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 行政部統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對(duì)外發(fā)文 : 擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→行政部統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 六、其他 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 （一）、時(shí)限要求： 特急：限４個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 急：限８?jìng)€(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 平：限１６個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 （二）、文件的保密要求： 絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén)，并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 （三）、文件立卷歸檔按照《檔案管理規(guī) 定》執(zhí)行。 第十五章 檔案管理規(guī)定 為了完整、系統(tǒng)保存公司檔案， 促進(jìn)檔案工作為公司各項(xiàng)工作服務(wù)， 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。 一、 本規(guī)定所稱的公司檔案，是指公司 自籌建以來(lái) 在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。 二、管理部門(mén)、歸檔時(shí)間及歸檔要求 （一）、檔案原稿由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一存放在檔案室保管。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需用留存復(fù)印件。 （二）、歸檔時(shí)間： 公司各種證照、批文在領(lǐng)取當(dāng)日交行政人事部保管。 公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決 議，應(yīng)自簽發(fā)之日起二日內(nèi)移交行政人事部保管。 合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政人事部保管。 財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部整理歸檔，保管一年后向行政人事部移交。 各部門(mén) 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后歸檔，第二年 4月 移交行政人事部保管 。 電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。 其余檔案每年移交一次，時(shí)間為每年 4月。 人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔： （ 1） 、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料； （ 2）、公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料； （ 3）、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料； （ 4）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 （三）、歸案要求 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。 具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 三、管理原則：集中管 理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書(shū)檔案由行政人事部集中統(tǒng)一管理；為了便于及時(shí)利用，部分檔案（已交行政人事部除外）分別由有關(guān)部門(mén)管理。 四、 檔案范圍：公司具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、 光盤(pán)、磁帶、照片及底片 、實(shí)物等都必須立卷、歸檔 。 五、檔案點(diǎn)收 檢查檔案的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入； 檔案如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽認(rèn)； 檔案的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)； 與本案無(wú)關(guān)的檔案或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)； 六、文件 整理 中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則； 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角，整理好后訂牢； 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊再裝訂。 七、檔案分類(lèi)及編號(hào) （一）、檔案分類(lèi) 檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)，如： 部門(mén)：總經(jīng)理辦公室、研究所、行政人事部、銷(xiāo)售部、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、商品部、中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 儀器部 大類(lèi)：行政類(lèi)、人事類(lèi)、銷(xiāo)售類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、生產(chǎn)類(lèi)、物流類(lèi)； 同一小類(lèi)的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則； 每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表” ，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，以每一個(gè)案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則； 檔號(hào)的表示方式如： A1A2— B1B2— C1C2— D1D2 A1A2代表經(jīng)辦部門(mén)， B1B2為大類(lèi)號(hào)， C1C2為小類(lèi)號(hào)， D1D2為檔案目次 檔案按其機(jī)密程度可分：絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。 絕密檔案：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 ？ 萬(wàn)元以上的重大合同。 機(jī)密檔案：財(cái)務(wù)資料、公司重要會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)情況、人 事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同、技術(shù)資料、金額在？萬(wàn) ？萬(wàn)元的合同。 秘密檔案：重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議。 （二）、檔案編號(hào) 新檔案，應(yīng)從“檔案分類(lèi)編號(hào)表”查明該檔案所屬類(lèi)別及其目次順序，以次為編列檔號(hào)； 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列； 檔號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別再進(jìn)行編號(hào)； 檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角，左方裝訂的則填寫(xiě)于右上角。 歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》。 八、保存期限 檔案保存期限 除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，應(yīng)按照下列規(guī)定辦理： （一）、永久保存： 公司章程； 股東名冊(cè)； 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要； 組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 財(cái)務(wù)報(bào)表 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 工程設(shè)計(jì)圖； 其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。 （二） 10年保存 預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)； 會(huì)計(jì)憑證 (其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 )； 事業(yè)計(jì)劃資料； 其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書(shū)。 （三）、五年保存： 期滿或解除的合約； 其他經(jīng) 核定須保存五年的文書(shū)。 （四）、一年保存： 結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文書(shū)。 （五）、公司規(guī)章制度由行政人事部永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。 九、 檔案調(diào)閱 因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、銷(xiāo)售類(lèi)檔案、技術(shù)類(lèi)檔案、物流類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，但僅限于檔案的查閱、復(fù)印。使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào) 出，供調(diào)檔人查閱。 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。 《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 8個(gè)工作時(shí)。 如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 十、檔案銷(xiāo)毀 檔案每年清理一次，超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。 需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。 部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。 銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦 指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》。 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，行政人事部一份。 十一、其他 檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 所有檔案未經(jīng)允許不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。 第十六章 證照管理規(guī)定 證照是指政府各行政機(jī)關(guān)頒發(fā)的證書(shū)以及上級(jí)主管部門(mén)的批準(zhǔn)文件等。 如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、外匯登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等等。公司證照由行政人事部指定專人統(tǒng)一管理。 一、證照分類(lèi) 證照按其重要性可分為三類(lèi) 非常重要證照 如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、外匯登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等。 重要證照 如：銀行開(kāi)戶許可證、社會(huì)保險(xiǎn)登記證、住房公積金登記證、上海高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定證書(shū)等。 一般證照 如：上海市科技企業(yè)服務(wù)聯(lián)系證、中國(guó)商品條碼系統(tǒng)成員證書(shū)、上海市統(tǒng)計(jì)登記證等。 二、證照使用 使用證照原件； 使用證照復(fù)印件。 三、證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表）。 四、證照使用管理程序 使用 證照原件程序 使用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→辦理使用手續(xù)的同時(shí)填寫(xiě)《證照使用登記表》→借出使用完畢后歸還證照保管人