【導(dǎo)讀】為強化公司管理，規(guī)范員工行為，提高公司員工的整體素質(zhì)，體現(xiàn)良好的精神風(fēng)貌，作情緒，使部屬精神愉快，在工作中有安全感。和個人共同發(fā)展的目的?？磁c工作無關(guān)的雜志、報刊，嚴(yán)禁在工作中上網(wǎng)看與工作無關(guān)的內(nèi)容，以便提高工作效率。疑難問題應(yīng)及時向上級匯報，不得擅自回絕或怠慢客戶。為接聽，并做好相應(yīng)記錄轉(zhuǎn)告同事。合本公司實際情況，制定本管理辦法。況在五個工作日內(nèi)進行。計劃內(nèi)費用部門經(jīng)

　　

【正文】 請表 用印部門 經(jīng)辦人 用印內(nèi)容 （摘要） 用印份數(shù) 用印日期 部門負(fù)責(zé)人 備注：一般使用□ 外借□ 公司領(lǐng)導(dǎo) 審批意見 行政人事部印章保管人 公司印章使用登記簿 年 摘 要 類別 經(jīng)辦人 審批人 月 日 公章 合同章 法 人章 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 第十四章 文件管理規(guī)定 為了適應(yīng)公司全方位規(guī)范化的科學(xué)管理，做到文件管理規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。特制定本規(guī)定。 公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因 此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，努力提高文件質(zhì)量和處理效率，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。 一、文件分類 規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規(guī)定”。 決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。 通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。 通報。表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要信息，用“通報”。 請示、報告。向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用 “報告”。 批復(fù)。答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。 函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。 會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“會議紀(jì)要”。 二、文件格式 文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分組成。 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。 發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。 公司發(fā)文代號分為三種：①“ xxx 發(fā)”、②“ xxx 人發(fā)”、③“ xxx 客發(fā)” 。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告，日常 的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式 流轉(zhuǎn) 。 力避 隨意發(fā)文。 “ xxx 發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由行政部統(tǒng)一編號；“ xxx人發(fā)”、“ xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，行政部統(tǒng)一認(rèn)定。中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 （公司其他部門均以“ xxx發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。） 文件必須蓋章 或簽字。 密級分為“絕密”、“機密”、“秘密” ；緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。 文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。 發(fā)文單位必須注明全稱。 文件紙一般使用 A4型，多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。 文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。 三、收文 本公司所有外來文書收文一律使用《上海藍(lán)怡科技有限公司收文簿》。 外單位來文均由行政部指定專人收文、登記，及時分送相關(guān)部門。 對于特快專遞類文書要優(yōu)先處理不得拖延。 分發(fā)給各部門的文書，如果出現(xiàn)差錯真接退 回行政人事部，再由行政人事部處理。 四、辦文 辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 辦文由行政人事部統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。 協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。 文件的催辦由行政部負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。 嚴(yán)格按照時限要求完成。 文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。 文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由行政部指定的專人保管、立卷歸檔。 五、發(fā)文 發(fā)文一律使用《上海藍(lán)怡科技有限公司發(fā)文稿紙》。 發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理核 準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 六、其他 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 （一）、時限要求： 特急：限４個工作時內(nèi)完成。 急：限８個工作時內(nèi)完成。 平：限１６個工作時內(nèi)完成。 （二）、文件的保密要求： 絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。 機密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 （三）、文件立卷歸檔按照《檔案管理規(guī) 定》執(zhí)行。 第十五章 檔案管理規(guī)定 為了完整、系統(tǒng)保存公司檔案， 促進檔案工作為公司各項工作服務(wù)， 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。 一、 本規(guī)定所稱的公司檔案，是指公司 自籌建以來 在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料。 二、管理部門、歸檔時間及歸檔要求 （一）、檔案原稿由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一存放在檔案室保管。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需用留存復(fù)印件。 （二）、歸檔時間： 公司各種證照、批文在領(lǐng)取當(dāng)日交行政人事部保管。 公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決 議，應(yīng)自簽發(fā)之日起二日內(nèi)移交行政人事部保管。 合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政人事部保管。 財務(wù)檔案在會計年度終了后由財務(wù)部整理歸檔，保管一年后向行政人事部移交。 各部門 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后歸檔，第二年 4月 移交行政人事部保管 。 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。 其余檔案每年移交一次，時間為每年 4月。 人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔： （ 1） 、變更、修改、補充的文件材料； （ 2）、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； （ 3）、公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料； （ 4）其他臨時活動中形成的文件材料。 （三）、歸案要求 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。 具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 三、管理原則：集中管 理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政人事部集中統(tǒng)一管理；為了便于及時利用，部分檔案（已交行政人事部除外）分別由有關(guān)部門管理。 四、 檔案范圍：公司具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、 光盤、磁帶、照片及底片 、實物等都必須立卷、歸檔 。 五、檔案點收 檢查檔案的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入； 檔案如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門負(fù)責(zé)人的簽認(rèn)； 檔案的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門； 與本案無關(guān)的檔案或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門； 六、文件 整理 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則； 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角，整理好后訂牢； 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊再裝訂。 七、檔案分類及編號 （一）、檔案分類 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類，如： 部門：總經(jīng)理辦公室、研究所、行政人事部、銷售部、市場部、財務(wù)部、生產(chǎn)部、商品部、中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 儀器部 大類：行政類、人事類、銷售類、財務(wù)類、技術(shù)類、生產(chǎn)類、物流類； 同一小類的案件以裝訂于一個檔夾為原則； 每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表” ，案件歸檔時依序編號、登錄，以每一個案一個“目次”編號為原則； 檔號的表示方式如： A1A2— B1B2— C1C2— D1D2 A1A2代表經(jīng)辦部門， B1B2為大類號， C1C2為小類號， D1D2為檔案目次 檔案按其機密程度可分：絕密、機密、秘密三級。 絕密檔案：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 ？ 萬元以上的重大合同。 機密檔案：財務(wù)資料、公司重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營情況、人 事檔案、薪資性檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額在？萬 ？萬元的合同。 秘密檔案：重要項目資料、項目合同協(xié)議。 （二）、檔案編號 新檔案，應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其目次順序，以次為編列檔號； 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列； 檔號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別再進行編號； 檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角，左方裝訂的則填寫于右上角。 歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。 八、保存期限 檔案保存期限 除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，應(yīng)按照下列規(guī)定辦理： （一）、永久保存： 公司章程； 股東名冊； 股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要； 組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 財務(wù)報表 政府機關(guān)核準(zhǔn)文件； 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 工程設(shè)計圖； 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 （二） 10年保存 預(yù)算、決算書類； 會計憑證 (其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 )； 事業(yè)計劃資料； 其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。 （三）、五年保存： 期滿或解除的合約； 其他經(jīng) 核定須保存五年的文書。 （四）、一年保存： 結(jié)案后無長期保存必要的文書。 （五）、公司規(guī)章制度由行政人事部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。 九、 檔案調(diào)閱 因工作需要調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、銷售類檔案、技術(shù)類檔案、物流類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，但僅限于檔案的查閱、復(fù)印。使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào) 出，供調(diào)檔人查閱。 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。 《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 檔案借閱時間最長不超過 8個工作時。 如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 十、檔案銷毀 檔案每年清理一次，超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。 部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦 指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政人事部一份。 十一、其他 檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 所有檔案未經(jīng)允許不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。 第十六章 證照管理規(guī)定 證照是指政府各行政機關(guān)頒發(fā)的證書以及上級主管部門的批準(zhǔn)文件等。 如：營業(yè)執(zhí)照、外匯登記證、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等等。公司證照由行政人事部指定專人統(tǒng)一管理。 一、證照分類 證照按其重要性可分為三類 非常重要證照 如：營業(yè)執(zhí)照、外匯登記證、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等。 重要證照 如：銀行開戶許可證、社會保險登記證、住房公積金登記證、上海高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定證書等。 一般證照 如：上海市科技企業(yè)服務(wù)聯(lián)系證、中國商品條碼系統(tǒng)成員證書、上海市統(tǒng)計登記證等。 二、證照使用 使用證照原件； 使用證照復(fù)印件。 三、證照使用必須填寫《證照使用申請表》（見附表）。 四、證照使用管理程序 使用 證照原件程序 使用人申請→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→辦理使用手續(xù)的同時填寫《證照使用登記表》→借出使用完畢后歸還證照保管人