【正文】 。 預(yù)防措施的效果驗(yàn)證 辦公室負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)各部門實(shí)施的預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤定期驗(yàn)證和評(píng)價(jià)其有效性，并在《預(yù)防措施計(jì)劃》中做出結(jié)論，確將預(yù)防措施的有關(guān)信息提交管理評(píng)審。 預(yù)防措施效果未達(dá)到規(guī)定要求，應(yīng)重新評(píng)價(jià)、重新確定擬采取的措施；《預(yù)防措施計(jì)劃》由質(zhì)管辦重新制定，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后下達(dá)責(zé)任部門執(zhí)行。 對(duì)確定有效的措施或方法，應(yīng)及時(shí)納入有關(guān)管理制度或作業(yè)文件采納，以保持體系過程和產(chǎn)品的持續(xù)改進(jìn)。河北省測繪資料檔案館編號(hào)：糾正和預(yù)防措施控制程序修改版次：A 共3頁第3頁 對(duì)預(yù)防措施引起的文件更改按《文件控制程序》執(zhí)行。 有關(guān)質(zhì)量管理體系中的預(yù)防措施由辦公室進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證、評(píng)價(jià)其有效性，并交管理評(píng)審，并負(fù)責(zé)有關(guān)改進(jìn)糾正和預(yù)防措施的文件及記錄的收集、整理和保存。5 相關(guān)文件 a) 文件控制程序b) 測量工程過程控制程序c) 檢驗(yàn)測量控制程序d) 不合格品控制程序e) 內(nèi)部審核程序6 質(zhì)量記錄a) 糾正措施計(jì)劃b) 質(zhì)量信息調(diào)查表c) 預(yù)防措施計(jì)劃河北省測繪資料檔案館編號(hào): 文件控制程序修改版次: A 共3頁第1頁目的對(duì)我館范圍內(nèi)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行有效的控制，確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本，防止作廢文件的非預(yù)期使用。適用范圍本程序適用于我館所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制以及對(duì)外來文件的管理控制。職責(zé) 館長：負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》的批準(zhǔn)、發(fā)布。 管理者代表：負(fù)責(zé)組織編制質(zhì)量管理體系文件，并負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》的審核以及《程序文件》的審核批準(zhǔn)。 辦公室：負(fù)責(zé)我館質(zhì)量管理文件的收集、編目、發(fā)放、更改和管理；包括外來文件的發(fā)放和管理；負(fù)責(zé)定期組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審工作，定期評(píng)審現(xiàn)行有效文件目錄清單，并對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 各職能部門：負(fù)責(zé)與質(zhì)量體系有關(guān)的本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的編制、發(fā)放、更改和管理。工作程序 文件的分類編號(hào) 文件的分類和編號(hào)按如下規(guī)定進(jìn)行：a) 質(zhì)量管理手冊HBSCHDAG/SC 2014修改版次： AHBSCHDAG:河北省測繪資料檔案館SC 2014: 2014年質(zhì)量管理手冊b) 程序文件CXc) 記錄表格JLd) 作業(yè)指導(dǎo)書ZYe) 部門、崗位職責(zé)ZZf) 制度—ZDg) 相關(guān)法律法規(guī)清單質(zhì)量管理手冊—SC 程序文件—CX 記錄表格JL河北省測繪資料檔案館編號(hào): 文件控制程序修改版次: A 共3頁第2頁指導(dǎo)書—ZY 制度—ZD 職責(zé)—ZZ 法律法規(guī)清單—FFLh) 部門代碼：辦公室—BG 衛(wèi)星定位部—WD 基礎(chǔ)成果部—JC 文件在出版或刊印后，應(yīng)編制一個(gè)登記號(hào)，以便在發(fā)放使用時(shí)加以區(qū)別。文件分為受控文件和非受控文件。受控文件，必須加蓋“受控”印章；非受控文件只編登記號(hào)，在發(fā)放修改時(shí)原文件不予以收回。 文件的批準(zhǔn)和發(fā)布 所有文件發(fā)布前，須有受權(quán)人員的審批，確保其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和適用性，內(nèi)容正確、清晰、完整，且易于理解。未經(jīng)注明編制、審核、批準(zhǔn)的文件為無效文件。 《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和質(zhì)量有關(guān)的其它文件按其各級(jí)權(quán)限分別由館長、管理者代表及相關(guān)職能部門批準(zhǔn)后，方可發(fā)布。 文件的發(fā)放 受控文件的發(fā)放由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按發(fā)放范圍發(fā)放。 文件領(lǐng)用者在《文件發(fā)放（回收）登記表》簽字后，領(lǐng)取標(biāo)有不同分發(fā)號(hào)的受控文件。 文件持有者的文件嚴(yán)重破損而影響使用時(shí)，應(yīng)向質(zhì)管辦申請(qǐng)更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件需另編文件分發(fā)號(hào)。辦公室將破損文件銷毀。 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請(qǐng)中做出說明。辦公室在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，應(yīng)給予新的登記號(hào)，并注明丟失登記號(hào)作廢，必要時(shí)將作廢文件的登記號(hào)通知各部門，防止誤用。 文件的更改，應(yīng)由文件更改提出人和文件更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文件更改審批表》，說明更改理由，對(duì)重要更改應(yīng)附充分的依據(jù)說明。 對(duì)更改的文件進(jìn)行評(píng)審，文件更改的審核、批準(zhǔn)一般由原審批人進(jìn)行,當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批。該接替審批人員應(yīng)獲得授權(quán)并附有所需的背景資料。 文件更改批準(zhǔn)后，由文件原管理部門實(shí)施更改，文件更改時(shí)，注明更改標(biāo)識(shí)和更改生效時(shí)間，并按《文件發(fā)放登記表》的名單發(fā)放更改后的文件，同時(shí)收回作廢的舊文件。對(duì)重要的文件要填寫《文件更改記錄》。 文件的換版與作廢 文件經(jīng)多次更改和文件需進(jìn)行大幅度更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。原版文件作廢，換新版本。河北省測繪資料檔案館編號(hào): 文件控制程序修改版次: A 共3頁第3頁 作廢文件由文件原管理部門按《失效作廢文件登記表》收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，需要銷毀的文件填寫《文件銷毀登記表》，由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)統(tǒng)一銷毀。文件銷毀時(shí)需有兩人在場，并簽字。需作資料保留的作廢文件，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，加蓋“作廢留存”印章后方可留存。 文件的管理 各部門必須建立本部門的文件資料臺(tái)帳，對(duì)于有效文件應(yīng)定期整理，列在《受控文件清單》中。 刻盤的文件也應(yīng)由辦公室進(jìn)行歸檔登記，并將存入光盤的文件備案、標(biāo)識(shí)。 需臨時(shí)借閱文件的人員，必須資料員批準(zhǔn)，填寫《文件借閱登記表》NCJ/JL——07，借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期不還，由辦公室負(fù)責(zé)追回。原版本文件一律不外借，可借復(fù)印件。 辦公室在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前全面檢查各類在用文件的有效性，檢查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保在使用處都是有關(guān)版本的適用文本。 外來文件的控制外來文件由辦公室查收，填《文件收文登記》，并經(jīng)批示后。 文件的評(píng)審對(duì)現(xiàn)行文件的有效性每年進(jìn)行一次評(píng)審（不超十二個(gè)月）,并由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布失效作廢文件目錄,通告各部門,同時(shí)收回失效作廢文件。5 相關(guān)文件a)記錄控制程序6 質(zhì)量記錄a) 文件發(fā)放（回收）登記表 b) 文件更改審批表 c) 文件更改記錄 d) 失效作廢文件登記表 e) 文件銷毀登記表 f) 受控文件清單g) 文件借閱登記表h) 文件收文登記河北省測繪資料檔案館編號(hào)：記錄控制程序修改版次：A共2頁第1頁目的對(duì)記錄進(jìn)行控制，為質(zhì)量體系的運(yùn)行，為工程作業(yè)和質(zhì)量提供證據(jù)，為追溯性要求提供依據(jù)，為積累資料建立檔案提供信息。適用范圍本程序適用于我館質(zhì)量管理體系文件中規(guī)定的各種記錄的控制。職責(zé) 管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)我館范圍內(nèi)記錄控制情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。辦公室是主管部門并負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系記錄。 各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)我館范圍內(nèi)的工程質(zhì)量記錄的具體實(shí)施和管理。 我館各相關(guān)職能部門，負(fù)責(zé)各自的記錄的填寫、整理和管理。工作程序 記錄的分類 質(zhì)量管理體系記錄為證明質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性提供客觀證據(jù)。 產(chǎn)品質(zhì)量記錄為證明滿足作業(yè)、技術(shù)、質(zhì)檢及測量等方面的記錄。 記錄的標(biāo)識(shí)、設(shè)計(jì)、修改、編號(hào)、審批。 記錄的標(biāo)識(shí)以記錄（或表格）的名稱、編號(hào)（或代碼）表示。 測量手簿、作業(yè)記錄等以原設(shè)計(jì)表格為主。有另外需要的表格由各使用部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)，并根據(jù)作業(yè)人員反饋的意見進(jìn)行修改和完善。 記錄的編號(hào)a）質(zhì)量管理體系記錄編號(hào)見《文件控制程序》。 b) 測量作業(yè)記錄編號(hào)，已有編號(hào)的，不再另行編號(hào)；無編號(hào)又不易編號(hào)也不再編號(hào)，但要在質(zhì)量記錄有效目錄清單的備注上說明其標(biāo)識(shí)方式。 質(zhì)量管理體系記錄表格格式及選用，由管理者代表審批。 測量作業(yè)記錄表格式及適用性由相關(guān)專業(yè)職能部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。記錄由該項(xiàng)目的具體執(zhí)行人填寫,一般應(yīng)用藍(lán)黑鋼筆或碳素筆填寫,填寫要認(rèn)真、及時(shí)、真實(shí)，字跡要清晰，記錄要完整。簽名要全稱。記錄內(nèi)容不得涂改，如因記錄誤記時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更改，并有更改人員簽字，注明更改原因及日期。河北省測繪資料檔案館編號(hào)：記錄控制程序修改版次：A共2頁第2頁有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不得暗示、要求、強(qiáng)制工作人員更改原始記錄。 記錄收集、整理記錄收集、整理由填寫部門負(fù)責(zé)，并按照相關(guān)程序報(bào)送歸口部門或責(zé)任部門留存。 測量作業(yè)記錄的日常管理，測量作業(yè)記錄的管理、登記、借閱按照檔案管理制度執(zhí)行。各部門必須建立本部門記錄的臺(tái)帳，內(nèi)容應(yīng)包括:名稱、編號(hào)、份數(shù)、頁數(shù)、存放地點(diǎn)以便于查閱和檢索。當(dāng)測量作業(yè)結(jié)束后，將作業(yè)期間形成的記錄進(jìn)行匯總整理，列出明細(xì)，造好臺(tái)帳，按規(guī)定做好保存。 記錄的歸檔、貯存和保護(hù) 各職能部門的檔案管理人員負(fù)責(zé)各自使用的記錄分類收集；在作業(yè)完工之后，整理裝訂成冊，隨項(xiàng)目文件一起歸檔。 質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄或管理記錄由辦公室或有關(guān)職能部門按類歸檔。 記錄的貯存和保護(hù) 記錄貯存環(huán)境要適宜、防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害，保存方法要便于檢索。嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。 記錄的保留期限：質(zhì)量管理體系記錄保存期限三年；工程測量記錄保存期按國家有關(guān)規(guī)定可分為永久、長期和短期三種。超過保留期限的記錄、由辦公室統(tǒng)一處理。5 相關(guān)文件 a)文件控制程序6 質(zhì)量記錄a)記錄清單