【正文】 。 預防措施的效果驗證 辦公室負責組織有關人員對各部門實施的預防措施進行跟蹤定期驗證和評價其有效性，并在《預防措施計劃》中做出結論，確將預防措施的有關信息提交管理評審。 預防措施效果未達到規(guī)定要求，應重新評價、重新確定擬采取的措施；《預防措施計劃》由質管辦重新制定，報管理者代表批準后下達責任部門執(zhí)行。 對確定有效的措施或方法，應及時納入有關管理制度或作業(yè)文件采納，以保持體系過程和產品的持續(xù)改進。河北省測繪資料檔案館編號：糾正和預防措施控制程序修改版次：A 共3頁第3頁 對預防措施引起的文件更改按《文件控制程序》執(zhí)行。 有關質量管理體系中的預防措施由辦公室進行跟蹤驗證、評價其有效性，并交管理評審，并負責有關改進糾正和預防措施的文件及記錄的收集、整理和保存。5 相關文件 a) 文件控制程序b) 測量工程過程控制程序c) 檢驗測量控制程序d) 不合格品控制程序e) 內部審核程序6 質量記錄a) 糾正措施計劃b) 質量信息調查表c) 預防措施計劃河北省測繪資料檔案館編號: 文件控制程序修改版次: A 共3頁第1頁目的對我館范圍內與質量管理體系有關的文件進行有效的控制，確保各相關場所使用的文件均為有效版本，防止作廢文件的非預期使用。適用范圍本程序適用于我館所有與質量管理體系有關的文件控制以及對外來文件的管理控制。職責 館長：負責《質量手冊》的批準、發(fā)布。 管理者代表：負責組織編制質量管理體系文件，并負責《質量手冊》的審核以及《程序文件》的審核批準。 辦公室：負責我館質量管理文件的收集、編目、發(fā)放、更改和管理；包括外來文件的發(fā)放和管理；負責定期組織對現有質量管理體系文件的評審工作，定期評審現行有效文件目錄清單，并對文件進行標識。 各職能部門：負責與質量體系有關的本部門業(yè)務范圍內文件的編制、發(fā)放、更改和管理。工作程序 文件的分類編號 文件的分類和編號按如下規(guī)定進行：a) 質量管理手冊HBSCHDAG/SC 2014修改版次： AHBSCHDAG:河北省測繪資料檔案館SC 2014: 2014年質量管理手冊b) 程序文件CXc) 記錄表格JLd) 作業(yè)指導書ZYe) 部門、崗位職責ZZf) 制度—ZDg) 相關法律法規(guī)清單質量管理手冊—SC 程序文件—CX 記錄表格JL河北省測繪資料檔案館編號: 文件控制程序修改版次: A 共3頁第2頁指導書—ZY 制度—ZD 職責—ZZ 法律法規(guī)清單—FFLh) 部門代碼：辦公室—BG 衛(wèi)星定位部—WD 基礎成果部—JC 文件在出版或刊印后，應編制一個登記號，以便在發(fā)放使用時加以區(qū)別。文件分為受控文件和非受控文件。受控文件，必須加蓋“受控”印章；非受控文件只編登記號，在發(fā)放修改時原文件不予以收回。 文件的批準和發(fā)布 所有文件發(fā)布前，須有受權人員的審批，確保其內容的準確性和適用性，內容正確、清晰、完整，且易于理解。未經注明編制、審核、批準的文件為無效文件。 《質量手冊》、《程序文件》和質量有關的其它文件按其各級權限分別由館長、管理者代表及相關職能部門批準后，方可發(fā)布。 文件的發(fā)放 受控文件的發(fā)放由辦公室負責人批準后，按發(fā)放范圍發(fā)放。 文件領用者在《文件發(fā)放（回收）登記表》簽字后，領取標有不同分發(fā)號的受控文件。 文件持有者的文件嚴重破損而影響使用時，應向質管辦申請更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。新文件需另編文件分發(fā)號。辦公室將破損文件銷毀。 當文件使用人將文件丟失后，應辦理申請領用手續(xù)，但必須在領用申請中做出說明。辦公室在補發(fā)文件時，應給予新的登記號，并注明丟失登記號作廢，必要時將作廢文件的登記號通知各部門，防止誤用。 文件的更改，應由文件更改提出人和文件更改提出部門負責人填寫《文件更改審批表》，說明更改理由，對重要更改應附充分的依據說明。 對更改的文件進行評審，文件更改的審核、批準一般由原審批人進行,當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。該接替審批人員應獲得授權并附有所需的背景資料。 文件更改批準后，由文件原管理部門實施更改，文件更改時，注明更改標識和更改生效時間，并按《文件發(fā)放登記表》的名單發(fā)放更改后的文件，同時收回作廢的舊文件。對重要的文件要填寫《文件更改記錄》。 文件的換版與作廢 文件經多次更改和文件需進行大幅度更改時，應進行換版。原版文件作廢，換新版本。河北省測繪資料檔案館編號: 文件控制程序修改版次: A 共3頁第3頁 作廢文件由文件原管理部門按《失效作廢文件登記表》收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，需要銷毀的文件填寫《文件銷毀登記表》，由辦公室負責人批準統(tǒng)一銷毀。文件銷毀時需有兩人在場，并簽字。需作資料保留的作廢文件，經辦公室負責人批準后，加蓋“作廢留存”印章后方可留存。 文件的管理 各部門必須建立本部門的文件資料臺帳，對于有效文件應定期整理，列在《受控文件清單》中。 刻盤的文件也應由辦公室進行歸檔登記，并將存入光盤的文件備案、標識。 需臨時借閱文件的人員，必須資料員批準，填寫《文件借閱登記表》NCJ/JL——07，借閱者應在指定日期歸還文件，到期不還，由辦公室負責追回。原版本文件一律不外借，可借復印件。 辦公室在每次內部質量審核前全面檢查各類在用文件的有效性，檢查各使用者手中的文件，發(fā)現問題及時處理，確保在使用處都是有關版本的適用文本。 外來文件的控制外來文件由辦公室查收，填《文件收文登記》，并經批示后。 文件的評審對現行文件的有效性每年進行一次評審（不超十二個月）,并由辦公室負責發(fā)布失效作廢文件目錄,通告各部門,同時收回失效作廢文件。5 相關文件a)記錄控制程序6 質量記錄a) 文件發(fā)放（回收）登記表 b) 文件更改審批表 c) 文件更改記錄 d) 失效作廢文件登記表 e) 文件銷毀登記表 f) 受控文件清單g) 文件借閱登記表h) 文件收文登記河北省測繪資料檔案館編號：記錄控制程序修改版次：A共2頁第1頁目的對記錄進行控制，為質量體系的運行，為工程作業(yè)和質量提供證據，為追溯性要求提供依據，為積累資料建立檔案提供信息。適用范圍本程序適用于我館質量管理體系文件中規(guī)定的各種記錄的控制。職責 管理者代表負責對我館范圍內記錄控制情況進行監(jiān)督、檢查和指導工作。辦公室是主管部門并負責質量管理體系記錄。 各職能部門負責對我館范圍內的工程質量記錄的具體實施和管理。 我館各相關職能部門，負責各自的記錄的填寫、整理和管理。工作程序 記錄的分類 質量管理體系記錄為證明質量管理體系運行的有效性提供客觀證據。 產品質量記錄為證明滿足作業(yè)、技術、質檢及測量等方面的記錄。 記錄的標識、設計、修改、編號、審批。 記錄的標識以記錄（或表格）的名稱、編號（或代碼）表示。 測量手簿、作業(yè)記錄等以原設計表格為主。有另外需要的表格由各使用部門負責設計，并根據作業(yè)人員反饋的意見進行修改和完善。 記錄的編號a）質量管理體系記錄編號見《文件控制程序》。 b) 測量作業(yè)記錄編號，已有編號的，不再另行編號；無編號又不易編號也不再編號，但要在質量記錄有效目錄清單的備注上說明其標識方式。 質量管理體系記錄表格格式及選用，由管理者代表審批。 測量作業(yè)記錄表格式及適用性由相關專業(yè)職能部門的主管領導審批。記錄由該項目的具體執(zhí)行人填寫,一般應用藍黑鋼筆或碳素筆填寫,填寫要認真、及時、真實，字跡要清晰，記錄要完整。簽名要全稱。記錄內容不得涂改，如因記錄誤記時，應及時進行更改，并有更改人員簽字，注明更改原因及日期。河北省測繪資料檔案館編號：記錄控制程序修改版次：A共2頁第2頁有關領導不得暗示、要求、強制工作人員更改原始記錄。 記錄收集、整理記錄收集、整理由填寫部門負責，并按照相關程序報送歸口部門或責任部門留存。 測量作業(yè)記錄的日常管理，測量作業(yè)記錄的管理、登記、借閱按照檔案管理制度執(zhí)行。各部門必須建立本部門記錄的臺帳，內容應包括:名稱、編號、份數、頁數、存放地點以便于查閱和檢索。當測量作業(yè)結束后，將作業(yè)期間形成的記錄進行匯總整理，列出明細，造好臺帳，按規(guī)定做好保存。 記錄的歸檔、貯存和保護 各職能部門的檔案管理人員負責各自使用的記錄分類收集；在作業(yè)完工之后，整理裝訂成冊，隨項目文件一起歸檔。 質量管理體系運行記錄或管理記錄由辦公室或有關職能部門按類歸檔。 記錄的貯存和保護 記錄貯存環(huán)境要適宜、防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害，保存方法要便于檢索。嚴格按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。 記錄的保留期限：質量管理體系記錄保存期限三年；工程測量記錄保存期按國家有關規(guī)定可分為永久、長期和短期三種。超過保留期限的記錄、由辦公室統(tǒng)一處理。5 相關文件 a)文件控制程序6 質量記錄a)記錄清單