【正文】 司的目標(biāo)融合在一起？ 你是否接連三、四個(gè)星期都不到辦公室去，但確信在這段期內(nèi)組織里的公事和你的私事都能獲得盡責(zé)的及迅速的處理？ 她是否幫你安排時(shí)間、協(xié)調(diào)約會(huì)事宜和工作程序、以及應(yīng)付限期之要求，而全然沒(méi)有滋擾到你？她本身是不是一位富于條理的人？ 她是否無(wú)需你提醒即能自動(dòng)地處理并追蹤業(yè)務(wù)？ 她對(duì)待你的同事、客人和顧客是否謙恭有禮，且樂(lè)于協(xié)助？ 她是否具想像力和創(chuàng)造力？她是否提出原始的主意供你考慮？她是否提議新方法以改善她自己與你的工作？她是否倡議新的體系和新的辦事程序？ 她是否聰慧？她是否采取主動(dòng)以處理困難的事？ 她是否有效率的傳遁文件？她能否催促你及早處理其他同事所等待的那些擺在你手上的文件，及催促其他同事及早處理你所等待的那些擺在他們手上文件？ 她的基本秘書技能（如文件歸檔、速記和接聽電話的禮貌等）是否無(wú)懈可擊？ 遇到困危時(shí)她是否否定鎮(zhèn)定？當(dāng)工作趨于緊張時(shí)，她是否保持諒解與愉快的態(tài)度？當(dāng)你因承受壓力而發(fā)脾氣或喪失自我控制時(shí)，她是否泰然自若，仍像往常一般繼續(xù)工作？1 她對(duì)你是否絕對(duì)忠心和信賴？無(wú)論是公事上的或私事上的秘密你都能托付她嗎？1 她是否博文廣識(shí)并促請(qǐng)你注意與你的公事及私事有關(guān)的出版物？1 她是不是一位能提供業(yè)務(wù)資料的人（亦即一位能為你羅致你自己所不能或難以羅致的資料的人）？1 她是否具有自求進(jìn)步的計(jì)劃？她是否參加以管理為導(dǎo)向的課程或演講？是否嘗試進(jìn)一步去了解你所服務(wù)的公司、你的工作、你的顧客、或是你所置身的行業(yè)？1 她是否善于表達(dá)？她能否以口頭或書面為你概括地陳述訊息？她能否清楚地、正確地交待工作給他人？她是否知道你對(duì)某些政策或?qū)崉?wù)的見解，并能像你那樣向別人表達(dá)它們？1 她是否完成每天之工作而不理會(huì)所占用之時(shí)間？必要時(shí)她是否甘心在晚間或周末工作？1 必要時(shí)她是否像一般管理人員那樣將工作分?jǐn)偝鋈?？換句話說(shuō)，她能否將它所未完成的工作從事授權(quán)、督導(dǎo)，并承擔(dān)責(zé)任？能否協(xié)助你訓(xùn)練其他職員？1 她能否獨(dú)立地代你處理日常工作而無(wú)需你操心？1 他能否代你追蹤重要的日期，即你的上司、你的家庭、以及你的顧客所慶祝的日子（例如周年紀(jì)念日、生日、宗教節(jié)日、假期等）？ 她能否替你做基本的研究工作例如為你搜集撰寫報(bào)告之用的資料，甚或?yàn)槟悴輸M報(bào)告？附件講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問(wèn)有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式附件、以“五心”扮演好秘書角色把德商赫司特渡過(guò)近三十年職場(chǎng)生涯的童興聰，把簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活哲學(xué)，充分運(yùn)用在工作崗位上。本文刊于管理雜志 優(yōu)雅的氣質(zhì)，脫谷的裝扮，名字聽起來(lái)很剛性，實(shí)際上卻很柔性童興聰給親得淋漓盡致。再半年就屆滿三十年，童興聰在這個(gè)她生命中最喜歡的工作待了這么久，卻依然留戀不已。童與聰自認(rèn)為生活圈子小，不把自己弄得很復(fù)雜，“生活簡(jiǎn)單就是美！”童興聰所追求的，正是一個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活。近三十年來(lái)，童與聰就在德商赫司特度過(guò)秘書生涯。其中，有兩年的時(shí)間調(diào)任人事經(jīng)理，但童興聰卻仍然鐘愛秘書工作，最后還是申請(qǐng)調(diào)回來(lái)當(dāng)秘書。態(tài)度重要多替別人想與外國(guó)老板共事，通常都與他們保持適當(dāng)距離，無(wú)形的代溝很容易產(chǎn)生。因?yàn)橐绾瓮黄普Z(yǔ)言的障礙，童與聰認(rèn)為提升認(rèn)同感是很重要的。童與聰自工作以來(lái)就與外國(guó)老板共事，覺得要扮演好秘書角色有五個(gè)原則：“細(xì)心、耐心、同情心、愛心、感激心?！彼f(shuō)，一定要同情上司，這樣每天看到老板才不會(huì)覺得厭煩。尤其是女主管，壓力更大，身為秘書如果能保持著同情心，自己工作起來(lái)也覺得比較舒暢。童與聰認(rèn)為：“說(shuō)穿了，其實(shí)秘書就是個(gè)通才?！睆臋n案管理、語(yǔ)言、溝通能力、電腦操作等，基本技能樣樣少不得。“人的態(tài)度很重要！”童與聰自認(rèn)為相當(dāng)幸運(yùn)，碰到的上司都很好，和諧相下來(lái)，根本不會(huì)想換工作。而這樣態(tài)度，是雙方面的。凡事不要太強(qiáng)求，童與聰強(qiáng)調(diào)要做自己能做的事，既然這是自己的工作，就認(rèn)命了，把它做好?！芭龅絾?wèn)題時(shí)，多幫別人想想。”童與聰就是這樣的態(tài)度守在工作崗位上。生活簡(jiǎn)單符合理想 “老板平時(shí)很少打擾我的生活，除非是碰到一些生活上需要與房東溝通的問(wèn)題，產(chǎn)生語(yǔ)言障礙時(shí)；但基本上，他們公私都分得很清楚?！蓖c聰覺得，要當(dāng)個(gè)好秘書，有沒(méi)有那個(gè)心來(lái)幫助老板是很重要的，即使是很瑣碎的事。 童與聰很喜歡有疑難雜癥發(fā)生，即使是一些小事、瑣事都是一種挑戰(zhàn)，她覺得這些完完全全都是經(jīng)驗(yàn)的累積。“天上掉下來(lái)的事很多！”童與聰說(shuō)很多人不懂，老板更是不會(huì)感到丟下來(lái)的差事已經(jīng)這么多了。在這樣情況下，自己就得好好做計(jì)劃，分出優(yōu)先順序。更重要的，是不可以忘事，即使是一件小事，也要追蹤，才不失秘書的職責(zé)。個(gè)性單純的單與聰，自認(rèn)為太復(fù)雜的工作她做不來(lái)：“要量力而為！”她不會(huì)強(qiáng)求去做自己做不到的事。童與聰謙虛地說(shuō)，她只會(huì)做秘書，也認(rèn)為這是自己最喜歡的工作。童與聰除了擔(dān)任中華民國(guó)秘書總會(huì)會(huì)長(zhǎng)，也教授各種秘書課程，除此之外，生活就是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單，完全符合自己的理想?？颇浚耗涣沤巧ㄎ慌c職責(zé)講師：吳蓓蘭一、 如何成為上司的得力助手你要做個(gè)稱職的得力左右手早上的準(zhǔn)備工作△ 上班前之準(zhǔn)備工作──迅速快樂(lè)地出門（1） 早上要早起──漱洗要清潔、迅速（2） 適度的運(yùn)動(dòng)（3） 營(yíng)養(yǎng)豐富的早餐──保持充沛的體力（4） 穿著大方，適度化妝（5） 以輕松快樂(lè)的心情向家人道別從從容容地出門，而非匆匆忙忙地出門△ 到達(dá)公司后（1） 遇到上司，同事親切地打招呼（2） 提早十分鐘至公司最為恰當(dāng)（3） 清理辦公桌，茶水慶在上班以前準(zhǔn)備好如何做個(gè)稱職的得力助手一、 保持辦公室環(huán)境的整齊清潔a打掃桌椅、柜子、茶幾等b桌歷、日歷要翻到當(dāng)日二、 信件的分類與整理分類folder的制作三、 上司抵達(dá)前的準(zhǔn)備工作a上司辦公室桌的整理b準(zhǔn)備茶水c呈批之文件處理d當(dāng)天行事計(jì)劃表之準(zhǔn)備四、 上司抵達(dá)后a面帶笑容地向上司道“早安”b口頭報(bào)告當(dāng)天之行事行程c善用“Today things to do”表格，展開一天的工作接一指示或命令時(shí)一、 上司呼喚時(shí)二、 上司指示或說(shuō)明內(nèi)容時(shí)，不可中途插嘴三、 務(wù)必養(yǎng)成邊聽，邊記摘要的習(xí)慣四、 上司交待后，應(yīng)再?gòu)?fù)述其要項(xiàng)五、 有所質(zhì)問(wèn)或意見時(shí)，應(yīng)馬上問(wèn)清楚六、 無(wú)法辦理時(shí)，應(yīng)立刻向上司說(shuō)明，再靜待上司裁決處理七、 接到其他部門上司的指示時(shí)，應(yīng)如何處置一位成功助理所應(yīng)具備的條件A注意外表的修飾*打扮出成功的形象B態(tài)度方面──溫和、熱誠(chéng)、親切C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅D談吐方面──聲音溫和──正確、易懂──敬語(yǔ)常掛嘴上一位成功助理所應(yīng)具備的條件A注意外表的修飾*打扮出成功的形象B態(tài)度方面──溫和、熱誠(chéng)、親切C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅D談吐方面──聲音溫和 ──正確、易懂 ──敬語(yǔ)常掛嘴上 （謝謝、對(duì)不起、麻煩你了） ──簡(jiǎn)潔E完美的人格──積極、敬業(yè)、責(zé)任感、保密、 謹(jǐn)慎、細(xì)心、耐心、有創(chuàng)意。F人際關(guān)系良好，手腕巧妙。G行動(dòng)機(jī)警敏捷H做事有效率、反應(yīng)快──能舉一反三I具有專業(yè)知識(shí)──見聞廣博、豐富J健康的身體如何善用手邊現(xiàn)有之辦公工具 Today things to do之制作 如何發(fā)揮筆記本之功用 Tickle filing system之制作 Appointment schedule表格之制作 World time scale之使用經(jīng)常報(bào)告，上司會(huì)不會(huì)很煩？做錯(cuò)事時(shí)應(yīng)有的態(tài)度*每個(gè)人都會(huì)犯錯(cuò)，但只能錯(cuò)一次，記取經(jīng)驗(yàn)。三、 職涯規(guī)劃： 事業(yè)生涯的角色轉(zhuǎn)換：確立每一階段的自我發(fā)展，及早培養(yǎng)相對(duì)的能力與視野，才能在金字塔組織中，達(dá)到個(gè)人的目標(biāo)與理想。 事業(yè)發(fā)展的四階段：第一階段：學(xué)徒接受他人指示而工作，擔(dān)任一位或多位師父的幫手。第二階段：同事已有能力單獨(dú)作業(yè)，對(duì)整體績(jī)效亦有單獨(dú)而明顯的貢獻(xiàn)。第三階段：師父能訓(xùn)練新員，為他人承擔(dān)責(zé)任，并協(xié)調(diào)相關(guān)事物。第四階段：贊助人確立組織發(fā)展方向，并行使權(quán)力。五、 積極人生(一) 目前小姐扮演的角色是良師、益友也是同仁。(二) 良好的人際關(guān)系（含單位內(nèi)、顧客）。(三) 自我充實(shí)。(四) 溝通與協(xié)調(diào)（扮演橋梁角色）。(五) 一個(gè)積極的人應(yīng)有一、二項(xiàng)休閑與興趣。(六) 講交效率、正確性。(七) 做最機(jī)密的幕僚，保持別人的隱私。(八) 注意周遭環(huán)境，并維持整潔。(九) 發(fā)揮女性親和力。(十) 工作是為自己而做的。(十一) 自己要有立場(chǎng)，有所為有所不為，保持超然獨(dú)立立場(chǎng)，明辯是非。(十二) 做主管的好幫手。(十三) 上級(jí)交辦事項(xiàng)，最好不要擅自更改。(十四) 本身要有問(wèn)題意識(shí)。(十五) 做好與否關(guān)鍵在于“用心”與“執(zhí)行力”對(duì)自己的決心負(fù)責(zé)。應(yīng)對(duì)訪客的基本禮儀如何讓訪客有親切感一、 核對(duì)行事表二、 訪客的出迎三、 引導(dǎo)的方式四、 訪客面談時(shí)應(yīng)作的工作五、 訪客的送行六、 會(huì)客室的整理七、 臨時(shí)來(lái)訪客人的接待三、 如何扮演好幕僚小姐角色 前言：任何一個(gè)人進(jìn)入公司工作，必須能與上司、同事或下屬和樂(lè)相處，進(jìn)而一展所長(zhǎng)，方能有所發(fā)展及出人頭地。而為自求多福，希望您能從建立正確職業(yè)觀念，且著手塑建良好工作中人際關(guān)系，方克有功。 建立正確職業(yè)觀念：(1) 應(yīng)以工作為榮(2) 享受工作樂(lè)趣(3) 對(duì)社會(huì)與公司要心存感謝(4) 常存“公司好，個(gè)人才會(huì)好”之觀念(5) 培養(yǎng)工作責(zé)任感（或使命感） 幕僚人員應(yīng)有工作態(tài)度或角色：(1) 順從(2) 緘默(3) 配合(4) 穩(wěn)健(5) 建言(6) 體諒(7) 橋梁(8) 代罪（黑臉）(9) 依法（適法）(10) 抬轎 與人相處之道：(1) 誠(chéng)以待人(2) 隨緣、惜緣(3) 尊重別人(4) 不吝嗇夸贊別人(5) 不輕視別人且不自以為了不起(6) 對(duì)別人關(guān)心與愛心(7) 培養(yǎng)溝通技巧(8) 多幫助別人(9) 培養(yǎng)同理心(10) 記住別人姓名，并了解其個(gè)性 建立每日固定例行事務(wù)，如開會(huì)、打電話……等 當(dāng)最佳狀況時(shí)，請(qǐng)從事最需心智的工作；當(dāng)疲累時(shí)，只從事最不需腦力時(shí)；需要睡眠時(shí)，立刻準(zhǔn)備就寢。 為自己和他人設(shè)定“截止時(shí)間”。 不要拖延“令人不安”而又重要的事。 拖延一下那些不重要事，許多所謂的問(wèn)題會(huì)隨著時(shí)間而逐漸消逝或解決。 以愉快地心情去做每一件事。 完成重要工作之后，可給自己一個(gè)休假，以資獎(jiǎng)勵(lì)。 集中所有的努力在最想獲得的東西上。 任何東西都有固定的放置位子。 工作中，盡量不要閑談。1 不要把時(shí)間浪費(fèi)在懊悔失敗上。1 把“目標(biāo)”揭示在辦公室、書房、浴室中，藉以時(shí)時(shí)提醒自己。1 經(jīng)常使用“八十對(duì)二十的法則?！? 書桌上的東西整理的井然有序，以備隨時(shí)取用，特別是重要的東西要放置在書桌的中央。1 分析日常中的干擾，采取步驟，降低干擾。1 做一個(gè)永遠(yuǎn)的樂(lè)觀主義者。1 為了達(dá)成目標(biāo)，每天都要確實(shí)將計(jì)劃付諸行動(dòng)。1 訓(xùn)練自己不排除艱困的事情，而遵行計(jì)劃表貫徹始終。1 為了達(dá)成自己的人生目標(biāo)，就得探求目前務(wù)必實(shí)行的行動(dòng)。 設(shè)定一段“安靜時(shí)間”，不受任何干擾。2 自己要打算“隨時(shí)都有充分的時(shí)間去做重要的事?！? 早上第一件大事，就是決定當(dāng)日計(jì)劃的優(yōu)行順序。2 開發(fā)長(zhǎng)時(shí)間集中精神的能力。2 盡可能把某些事情委任他人去做。2 一次專心做一件事。2 午餐減量，并且不午睡。2 即使在從事小事情時(shí)，腦中也不可無(wú)長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。2 在大型計(jì)劃中，可就其獲利最大的部分上著手，其余的將就過(guò)卻即可。2 周末時(shí)不思考公事。 打電話前要先有計(jì)劃，寫下重點(diǎn)。3 尋求新點(diǎn)子時(shí)，即迅速去讀一些書。3 每天的事情是千變?nèi)f化的。為了平衡起見，要留直一個(gè)時(shí)間給“特別計(jì)劃”；因此，也才容易制定預(yù)期的工作時(shí)間表。3 盡理不去浪費(fèi)別人的時(shí)間。3 收集所有的創(chuàng)意，放置在一個(gè)固定的地方。3 每天早上五點(diǎn)起床。3 擬定每日當(dāng)行的具體計(jì)劃，并遵行其優(yōu)先順序；可能的話，也不防盡早完成。3 對(duì)于特別的問(wèn)題，則請(qǐng)專家策劃。3 開始一件工作后，盡可能把它處理完畢。3 隨時(shí)攜帶小卡片，以便記載新點(diǎn)子。 對(duì)于信件，一般而言，都得回函。4 當(dāng)不能有效工作時(shí)，休息一下。4 一個(gè)月修正一次人生目標(biāo)的計(jì)劃。4 松馳自己，時(shí)時(shí)保持愉快的心情。4 懂得選擇，學(xué)習(xí)說(shuō)“不”。4 把表?yè)芸烊昼姡屢惶焯嵩玳_始。4 拼命工作不如用點(diǎn)腦筋去工作。4 把事情做好，避免夸張性的完善主義，如何可以省下許多時(shí)間，而去從事重要的工作。4 即使有成功的感覺，也要不斷地推動(dòng)自己。4 “壓力”與“疲勞”不是來(lái)自于所做完之事，而是來(lái)自于那些尚未完成之事。29 / 30