【正文】 　(二)各類文件的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。 　　第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理 　　(一)發(fā)文 　　經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文件類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于收(發(fā))文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。 　　(二)收文 　　受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載收(發(fā))文編號登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 　　(三)復(fù)文 　　經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以文件簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。 　　(四)回文處理 　　發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。 　　□文件處理方式 　　第十七條文件結(jié)構(gòu) 　　(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項三段式斟酌運用。 　　(二)函、簽呈：以主旨、說明、辦法、請求、擬辦或建議三段式斟酌運用。 　　(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。 　　(四)采用語體文以達到簡、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 　　第十八條信函處理 　　(一)指名市場部、銷售部、事務(wù)部、運營部、財務(wù)部、人力資源部、入戶部、車隊等人員收受的信函由信封上的記載可認為公務(wù)文件者，應(yīng)視同公務(wù)文件拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務(wù)文件的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文件，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 　　(二)指名經(jīng)理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文件，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 　　第十九條簽呈處理 　　同第八條。 　　第二十條合約處理 　　(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。 　　(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后，直接送請用印。 　?。ㄈ┖霞s書簽約后原稿由檔案室管理，并加蓋“已存檔”章后方可轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門。 　　第二十一條副本及圖書處理 　　副本視同正式文件，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)由檔案室集中管理。 　　第二十二條傳真處理 　　傳真視同文件，依本規(guī)則辦理。 　　第二十三條文件處理要點 　　(一)經(jīng)辦文件遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或復(fù)印本呈報處理。 　　(二)為利文件處理并達分層負責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只簽名而無意見。 　　(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認。 　　(四)經(jīng)辦文件應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。 　　第二十四條文件處理期限 　　(一)收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。 　　(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 　　(三)經(jīng)辦人員的處理期限。 　　、傳真、機密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 　　，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 　　，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 　　、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊事件部門主管應(yīng)斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。 　　。 　　，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 　　第二十五條文件稽催 　　(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文件收發(fā)人員更改處理期限。 　　(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以文件催辦單一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 　　第二十六條發(fā)送方式 　　文件發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空) 　　傳真、電子郵件等，經(jīng)辦人應(yīng)于文件底稿上注明。 　　第二十七條文件遞送 　　(一)呈閱文件的遞送方式 　　文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通文件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。 　　(二)部門間文件的遞送 　　，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。 　　，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入內(nèi)部信封予以遞送，內(nèi)部信封僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 　　□印信 　?、?印信種類 　　第二十八條種類 　　(一)公章：各公司向主管機構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。 　　(二)職章：〖ZK()、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 　　。 　　(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 　　(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注對內(nèi)專用之字樣。 　　(五)已存檔章：所有經(jīng)公司總經(jīng)理簽批文件在存檔時加蓋之印信。 　　第二十九條印信的資料：總經(jīng)理辦公室應(yīng)記錄各類印信的使用范圍及保管人，并定期核驗。 　　Ⅱ.印信使用 　　第三十條監(jiān)印人員 　　(一)各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請本企業(yè)董事長核定后任用。 　　(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。 　　(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 　　(四)監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 　　第三十一條印信蓋用 　　(一)行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。 　　(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋用印信申請單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。 　　第三十二條印色使用 　　公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 　?、?印信管理 　　第三十三條印信的核定及制發(fā)部門 　　(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 　　(二)市場部、銷售部、事務(wù)部、運營部、財務(wù)部、人力資源部、入戶部、車隊等部門或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部經(jīng)理核定，由總經(jīng)理辦公室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 　　第三十四條印信登記 　　業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。 　　第三十五條印信申請 　　(一)印信制發(fā)的申請 　　因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具請(制)發(fā)印信申請表一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。 　　（二)印信換發(fā)的申請 　　，由監(jiān)印人員填具請(換)發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。 　　，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 　　(三)印信補發(fā)的申請 　　，監(jiān)印人員除向該印信登記機構(gòu)報備并依法公告作廢外，應(yīng)填具請(補)發(fā)印信申請表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。 　　，以資區(qū)別。 　　，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。 　　(四)印信增刊的申請 　　，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。 　　。 　　第三十六章印信繳銷 　　(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具繳銷印信申請表一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 　　撤銷。 　　(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 　　第三十七條印信管理 　　(一)各種印信由各監(jiān)印人員負責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責(zé)任。 　　(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立印信登記表拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。 　　(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 　　(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。 　?、?歸檔與檔案清理 　　第三十八條保存期限 　　(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。 　　(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 　　第四十五條保存期限 　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 　　(一)永久保存：；；；；；；；；。 　　(二)10年保存：、決算書類；；；。 　　(三)5年保存：；。 　　(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 　　(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 　　第三十九條檔卷清理 　　(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 　　(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將收(發(fā))文登記單第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 　　□附則 　　第四十條文件處理日數(shù)的統(tǒng)計 　　(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具文件處理統(tǒng)計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理辦公室室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理辦公室室備查)，一份自存。 　　(二)處理日數(shù)計算標(biāo)準(zhǔn) 　?。鹤钥偸瘴闹掌鹬翉?fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。 　　：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。 　　第四十一條文件用紙 　　(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 　　(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以業(yè)務(wù)接洽便函為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 　　(三)傳真以傳真專用紙。 　　(四)簽呈以公文審批單。 　　第四十二條文件處理之稽查 　　公司總經(jīng)理辦公室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文件處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。 　　第四十三條實施與修改 　　本辦法總經(jīng)理辦公室報送總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，修改時亦同。 69 / 69