【正文】 不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。（二） 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。1． 語言形象 領(lǐng)導(dǎo)在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供領(lǐng)導(dǎo)參考準備。 2．協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。3． 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵形象。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強合力。4． 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口，必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項工作：（1） 要待人熱情，例如在領(lǐng)導(dǎo)開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。四、 秘書禮儀素質(zhì)的要求（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。 公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。 忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。 擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。 表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。 舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。 牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風度。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分 文字支持秘書文字支持應(yīng)達到的要求：l 針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。l 條理性強——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。l 時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等程序：準備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準備216。 明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。216。 確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。216。 選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。216。 調(diào)查研究收集材料。在接受領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。l 撰擬文稿216。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。216。寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間216。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。216。 日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。216。 用詞用字應(yīng)準確、規(guī)范，應(yīng)正確標明標點符號。216。 文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當先用全稱，再注明簡稱。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認真、嚴肅地反復(fù)進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準、發(fā)布。 第五部分 會議支持1. 董事會會議、董事會擴大會議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給領(lǐng)導(dǎo)l 確定需參加的人員、時間、地點。l 做詳細的會議紀錄、l 整理會議紀要（會議紀要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進計劃。以供領(lǐng)導(dǎo)和參會人員參考）l 根據(jù)紀要在限定的任務(wù)時間內(nèi)進行跟蹤推進，及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結(jié)果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。