【正文】 熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)方便時轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；l 對于確實應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。公務(wù)活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識）供領(lǐng)導(dǎo)參考準(zhǔn)備。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。以供領(lǐng)導(dǎo)和參會人員參考）l 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時間內(nèi)進行跟蹤推進，及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結(jié)果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。216。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴(yán)重時會造成公司的損失。秘書經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與供應(yīng)商或戰(zhàn)略合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。l 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會面時攜帶；l 提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；l 提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈活處理各種情況； l 會面結(jié)束后，待領(lǐng)導(dǎo)或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；l 總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知領(lǐng)導(dǎo)；216。配合領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息?？墒褂肗OTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；216。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時譯出五、名片 分類：可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等； 存放：l 名片盒l(wèi) 錄入到電子通訊錄中（更易查找） 應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。l 在知道身份但不告知事由的情況下，可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。為了將董事會秘書室的工作做好，參閱有關(guān)資料，撰寫了此秘書工作手冊，作為以后工作的指導(dǎo)性文件。重要但不緊密記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報。l 以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時，要在語氣上予以注意，并從領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出；l 以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；216。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；216。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和存有必要的電子演示稿的U盤往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：國內(nèi)出差日程范例****出差深圳日程安排（4月2527日）時間日程地點備注 4月25日17：25北京—深圳CA1305機場接機人： 1360――― 入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)2123棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸? 、EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會面安排：14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、議程安排：14：0014：05雙方介紹14：0514：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：2514：55雙方討論14：5515：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：3515：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：4016：10參觀瑞和工廠16：1016：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40 CA1303 深圳—北京安排接機隨行及重要聯(lián)系電話： 附件四：國外出差日程安排表范例執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注 7月14日 17：50——20：40 21：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098