【正文】 ) 提供客戶滿意的、囊括整個(gè)接待過(guò)程的相關(guān)綜合服務(wù)2) 收集有價(jià)值的內(nèi)部、外部（公司與客戶）信息3) 發(fā)揮窗口作用，樹(shù)立良好的服務(wù)形象與行業(yè)口碑（4）大堂事務(wù)助理的素質(zhì)要求1) 有相當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)能力和控制局面的能力，思維敏捷，上進(jìn)心強(qiáng)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；2) 形象端正（包括身高和相貌的要求），儀容儀表大方得體,熟悉各種禮貌用語(yǔ)、歡迎用語(yǔ)和身體語(yǔ)言；3) 身體健康，能適應(yīng)站立服務(wù)；4) 聲音甜美，態(tài)度溫和有禮貌，有能力控制大堂的氣氛和秩序；5) 準(zhǔn)確的掌握分公司及客戶的各項(xiàng)信息、設(shè)施設(shè)備，熟悉相關(guān)服務(wù)，對(duì)待客戶熱情耐心,做好來(lái)訪接待；6) 熟悉本公司的一切情況,熟練掌握電腦操作,能夠?qū)︶t(yī)院急救處理的流程、基本的急救常識(shí)有清楚的掌握；7) 工作態(tài)度審慎而細(xì)致周到,安全保密意識(shí)強(qiáng),不隨便透露客戶的資料；8) 具有一定的協(xié)調(diào)問(wèn)題的能力及團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，針對(duì)客戶提出的服務(wù)中出現(xiàn)的問(wèn)題，做好各部門(mén)的協(xié)調(diào)工作；9) 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好當(dāng)班的相關(guān)記錄及交接工作。（5）大廳工作規(guī)程1) 提前5分鐘接受儀容儀表檢查并及時(shí)修整,做好各項(xiàng)工作的交接班,閱讀交班薄,將為解決的事宜當(dāng)面交接清楚及詳細(xì)記錄,做到大廳的事務(wù)助理每個(gè)人都清楚每件事；2) 及時(shí)了解當(dāng)天是否存在重要的來(lái)訪接待,施工的情況；3) 提供日常接待服務(wù),溝通工作,接待并處理客戶投訴,受理客戶的服務(wù)要求,填寫(xiě)好當(dāng)班接待工作重要情況的記錄；4) ；5) 監(jiān)管大堂日常清潔及綠化工作,確保操作符合清潔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),確保環(huán)境整潔；6) 對(duì)大堂的內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常的監(jiān)管；7) 對(duì)進(jìn)入大廈的人員及貨品進(jìn)行管理,維護(hù)大廳內(nèi)客戶的基本安全；8) 配合其他部門(mén)作好突發(fā)事件的應(yīng)急處理；9) 做好交接班工作。（6）大堂事務(wù)助理接待工作規(guī)程具體操作程序1) 見(jiàn)到前來(lái)看病的病人及來(lái)訪人員前往總臺(tái)（接待處）時(shí)，主動(dòng)微笑問(wèn)好，并詢問(wèn)是否需要幫助；2) 問(wèn)詢找哪位客戶，是否已經(jīng)預(yù)約，如有預(yù)約則須打電話告知一切來(lái)訪人員（包括于公司員工隨行的來(lái)訪者），必須按規(guī)定在大堂辦理登記；3) 公司員工會(huì)晤來(lái)訪人員須在會(huì)議室、接待區(qū)內(nèi)進(jìn)行，來(lái)訪人員不得進(jìn)入辦公區(qū)域；4) 來(lái)訪人員會(huì)晤部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員需進(jìn)入辦公區(qū)域的，需經(jīng)造訪部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后，前臺(tái)給予簽發(fā)“來(lái)訪證”和“來(lái)訪單”后，由樓層助理帶領(lǐng)進(jìn)入指定辦公區(qū)域；5) 來(lái)訪人員禁止串樓層訪問(wèn)，樓層助理未接到大堂通知或未得到被訪部門(mén)核實(shí)，謝絕來(lái)訪人員來(lái)訪；6) 在公司內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)、招標(biāo)會(huì)等大型會(huì)議（活動(dòng)）時(shí)，主辦部門(mén)需提前1個(gè)工作日，提供由（主辦）部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)的來(lái)訪單位人員名單給后勤物業(yè)管理室，來(lái)訪人員可于會(huì)議進(jìn)行當(dāng)天直接到前臺(tái)簽發(fā) “來(lái)訪證”和“來(lái)訪單”，由樓層助理\門(mén)衛(wèi)帶領(lǐng)進(jìn)入指定會(huì)議、活動(dòng)地點(diǎn)；7) 午休時(shí)間（12：30—14：00）謝絕來(lái)訪，如有特殊情況，可經(jīng)造訪（主辦）部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后，前臺(tái)給予簽發(fā)“來(lái)訪證”和“來(lái)訪單”后，由樓層助理/門(mén)衛(wèi)帶領(lǐng)進(jìn)入指定接待區(qū)域；否則被訪人只能在大廳會(huì)客；8) 貨物進(jìn)出物品進(jìn)出門(mén)診大樓、住院部須出示經(jīng)辦部門(mén)開(kāi)據(jù)“放行條”，在大堂總臺(tái)\（門(mén)衛(wèi)）處進(jìn)行登記，進(jìn)出門(mén)診大樓的物品只能使用貨梯上下?！胺判袟l”必須列明運(yùn)出物品的清單，并由經(jīng)辦員工簽名和部門(mén)部長(zhǎng)以上人員簽名確認(rèn)。樓層助理的工作規(guī)程1) 早上按時(shí)上班，穿好工衣佩帶好工牌，檢查儀容儀表；2) 準(zhǔn)時(shí)到達(dá)工作崗位，查看交班記錄及值班記錄，了解前日未完成的工作內(nèi)容，對(duì)工作事項(xiàng)進(jìn)行詢問(wèn)，并及時(shí)將信息反饋到客戶；3) 整理工作臺(tái)面，檢查樓層內(nèi)的空調(diào)系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、電源系統(tǒng)、辦公設(shè)備等有無(wú)異常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并告知監(jiān)控中心通知機(jī)電人員及時(shí)處理并對(duì)處理情況隨時(shí)跟進(jìn)。開(kāi)啟部分需要使用的設(shè)施設(shè)備；4) 向早上上班的員工問(wèn)好，見(jiàn)面使用尊稱；5) 隨時(shí)對(duì)樓層的人員進(jìn)出情況做好記錄及樓內(nèi)的安全巡視，滿足客戶的合理服務(wù)要求，及時(shí)分派報(bào)刊雜志、信件等；6) 做好來(lái)訪人員的接待登記及會(huì)務(wù)工作；7) 維護(hù)樓層內(nèi)的工作環(huán)境及出入口的潔凈，保證工作環(huán)境的安靜與整潔；8) 保證至少每2小時(shí)對(duì)工作的樓層進(jìn)行一次巡視；9) 下班時(shí)，填寫(xiě)交接班紀(jì)錄，向值班人員交待樓內(nèi)事項(xiàng)，特別是重要事項(xiàng)，并對(duì)會(huì)務(wù)或其他事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)。貨物進(jìn)出管理物品進(jìn)出門(mén)診大樓、住院部須出示經(jīng)辦部門(mén)開(kāi)據(jù)“放行條”，在大堂總臺(tái)\（門(mén)衛(wèi)）處進(jìn)行登記，進(jìn)出門(mén)診大樓的物品只能使用貨梯上下。“放行條”必須列明運(yùn)出物品的清單，并由經(jīng)辦員工簽名和部門(mén)部長(zhǎng)以上人員簽名確認(rèn)。來(lái)訪者和施工人員等人員攜帶大件物品進(jìn)入醫(yī)院，應(yīng)先在總臺(tái)對(duì)物品進(jìn)行登記，否則不予帶出或作為“物品搬出”處理。大堂常見(jiàn)疑難問(wèn)題的處理及解決⑴突發(fā)事件的處理1) 如接到事先停電的通知,須及時(shí)通知物業(yè)服務(wù)中心和機(jī)電工程部做好應(yīng)急準(zhǔn)備；2) 緊急停電時(shí),及時(shí)查詢機(jī)電工程部弄清停電的真實(shí)情況(包括停點(diǎn)范圍、時(shí)間等)；3) 通知監(jiān)控中心部長(zhǎng)協(xié)調(diào)各部門(mén)做好應(yīng)急準(zhǔn)備工作；4) 大堂的工作人員應(yīng)及時(shí)疏散電梯前的等候人員,并做好電話的接聽(tīng)工作和解釋工作；5) 注意維持好大堂的秩序,密切監(jiān)視大堂及大門(mén)口的人員進(jìn)出情況,發(fā)現(xiàn)緊急情況立即報(bào)告監(jiān)控中心；；6) 大堂隨時(shí)保持與其他各部門(mén)的聯(lián)系,了解事態(tài)的發(fā)展,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題即使處理、上報(bào),直至電力供應(yīng)恢復(fù)正常。⑵惡劣天氣處理遇到惡劣天氣,如臺(tái)風(fēng)、雷雨、暴雨等天氣,大堂應(yīng)做好以下工作: 1) 接到惡劣天氣的事先預(yù)報(bào),應(yīng)及時(shí)通知各部門(mén)及監(jiān)控中心,做好防范工作,并在惡劣天氣來(lái)臨之前檢查防范工作的落實(shí)情況；2) 忽然來(lái)臨的惡劣天氣(暴雨等),需及時(shí)為停留在大堂的客戶或來(lái)訪人員,叫出租車(chē)；3) 咨詢氣象臺(tái)、站,了解天氣的惡劣程度、基本氣象狀況和結(jié)束期限等信息,解答客戶的問(wèn)題；4) 加強(qiáng)門(mén)口及各個(gè)重要出入口的巡查,密切監(jiān)視大堂及重要出入口的人員進(jìn)出情況,維持好大堂秩序。⑶火警處理1) 聽(tīng)到火警鈴聲,一定要冷靜,并迅速至電監(jiān)控中心弄清其發(fā)生地點(diǎn)、火勢(shì)情況、燃燒物等情況；2) 確認(rèn)火災(zāi)真實(shí)性,并立即撥打”119”報(bào)警；3) 視火情的嚴(yán)重程度,組織協(xié)調(diào)客戶及來(lái)訪人員疏散；4) 火警確認(rèn)后,大堂事務(wù)助理應(yīng)嚴(yán)格禁止人員再乘坐電梯；5) 協(xié)助義務(wù)消防隊(duì)執(zhí)行消防滅火程序,控制火勢(shì)。⑷有來(lái)訪人員發(fā)脾氣或說(shuō)不禮貌的處理1) 將人員帶領(lǐng)到大堂側(cè)面沙發(fā)處休息,并為其倒上茶水；2) 保持冷靜和控制的態(tài)度,使用禮貌的語(yǔ)言,絕對(duì)不要和客戶或來(lái)訪人員爭(zhēng)執(zhí)和謾罵；3) 檢查工作是否有不周地方,待病人平靜后加以解釋；4) 征求病人或來(lái)訪投訴人員意見(jiàn),及時(shí)與相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系；5) 病人火氣尚未平復(fù),應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告,請(qǐng)上級(jí)出面協(xié)調(diào)。（二）會(huì)務(wù)管理會(huì)務(wù)管理整體思路我們將根據(jù)“會(huì)前計(jì)劃會(huì)議類型、啟動(dòng)提前預(yù)約機(jī)制、組織隱性會(huì)議服務(wù)、嚴(yán)格信息保密機(jī)制、會(huì)后及時(shí)總結(jié)改進(jìn)”。1）會(huì)前計(jì)劃會(huì)議類型：我們將事先根據(jù)會(huì)議類型、會(huì)議級(jí)別、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議時(shí)間、參加人數(shù)、所需設(shè)備等分級(jí)制定詳細(xì)的會(huì)議接待預(yù)案。具體分為培訓(xùn)會(huì)務(wù)方案、常規(guī)接待會(huì)務(wù)方案、重大會(huì)議接待方案等，如重大會(huì)議接待方案，我們就細(xì)分為中央領(lǐng)導(dǎo)接待預(yù)案、省領(lǐng)導(dǎo)接待預(yù)案、市領(lǐng)導(dǎo)接待預(yù)案、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)接待預(yù)案、重大病情研討會(huì)等。對(duì)于每個(gè)接待方案，會(huì)前的準(zhǔn)備時(shí)間、室內(nèi)空氣質(zhì)量、空調(diào)溫度、桌椅安排、鮮花擺放、音響調(diào)試、資料發(fā)放、安全保密級(jí)別、會(huì)中茶水端送、應(yīng)急方案處理等內(nèi)容制定詳細(xì)規(guī)定，并報(bào)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確定，提前做好相關(guān)的準(zhǔn)備。例如：會(huì)場(chǎng)的布置方案，我們將根據(jù)醫(yī)院文化特點(diǎn)，會(huì)議類別、級(jí)別等，進(jìn)行專業(yè)化設(shè)計(jì)，準(zhǔn)備多種會(huì)場(chǎng)布置方案，供醫(yī)院相關(guān)部門(mén)選擇，方便各方面工作，提高辦事效率。2）啟動(dòng)提前預(yù)約機(jī)制：我們?cè)诮拥结t(yī)院會(huì)議組織通知后，物業(yè)服務(wù)中心調(diào)度員根據(jù)會(huì)議類型，立刻啟動(dòng)相應(yīng)會(huì)議預(yù)案，如查詢?cè)趦?cè)會(huì)議安排，詢問(wèn)是否發(fā)生會(huì)議沖突，選擇相應(yīng)會(huì)議管理方案，協(xié)調(diào)相關(guān)會(huì)務(wù)人員及時(shí)到位等，整個(gè)會(huì)前準(zhǔn)備力求快速、到位，忙而不亂。3）組織隱性會(huì)務(wù)服務(wù)：會(huì)議召開(kāi)最忌諱的是會(huì)中出現(xiàn)音響、投影、電力設(shè)備等機(jī)械故障以及服務(wù)不到位軟性不滿。鑒于此情況，我們將在會(huì)前多遍檢查、試運(yùn)行的基礎(chǔ)上，做好會(huì)中控制工作，準(zhǔn)備多套會(huì)議設(shè)施設(shè)備以備不時(shí)之需。同時(shí)對(duì)會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)，提倡無(wú)聲音、無(wú)遮擋微笑服務(wù)等零干擾服務(wù)。如會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員每隔15分鐘主動(dòng)添茶水一次，進(jìn)出會(huì)場(chǎng)后門(mén)繞行，輕手輕腳，茶托塑膠質(zhì)地，茶水輕沏輕放等。音響、電力等管理人員隨時(shí)監(jiān)控異動(dòng)，保安人員根據(jù)會(huì)議重要程度定時(shí)或不定時(shí)進(jìn)行巡查必要時(shí)安排禮賓崗等等。通過(guò)這些，我們力求會(huì)議快捷、高效，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化。4）嚴(yán)格信息保密機(jī)制：醫(yī)院作為省內(nèi)一流的醫(yī)院，成為許多其它醫(yī)院競(jìng)相學(xué)習(xí)的對(duì)象，如何避免信息外泄，也是我們管理的一個(gè)重點(diǎn)，尤其是院領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域及重大會(huì)議信息。我們要求，分公司所有員工在聘用之初就進(jìn)行嚴(yán)格政審，同時(shí)針對(duì)工作崗位特點(diǎn)，分別給于不同程度的輪崗調(diào)換、保密培訓(xùn)及處罰條例。5）會(huì)后及時(shí)總結(jié)改進(jìn)：針對(duì)每次會(huì)議，一方面，我們都會(huì)在會(huì)后抽樣發(fā)放意見(jiàn)調(diào)查表，就會(huì)議組織的各項(xiàng)工作，進(jìn)行調(diào)查分析，不斷改進(jìn)；另一方面我們也會(huì)會(huì)后總結(jié)，就會(huì)議整個(gè)組織過(guò)程，工作流程情況不斷優(yōu)化改進(jìn)。重要會(huì)務(wù)管理我們深知接待重要會(huì)議是一項(xiàng)重要的形象工程。因此，我們將全力配合重要會(huì)議的主辦單位，嚴(yán)格接待程序，為大會(huì)提供熱情、精細(xì)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。1）重要會(huì)議服務(wù)流程會(huì)議主辦單位需求按方案實(shí)施擬訂詳細(xì)方法交主辦方審閱2）重要會(huì)務(wù)服務(wù)臨時(shí)組織架構(gòu)圖及說(shuō)明重要會(huì)務(wù)指揮組現(xiàn)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)服務(wù)組安全保衛(wèi)組后勤保障組會(huì)務(wù)主辦部門(mén)禮儀服務(wù)組組織架構(gòu)圖說(shuō)明： 重要會(huì)議召開(kāi)時(shí)，分公司將成立由分公司經(jīng)理任組長(zhǎng)，指揮組負(fù)責(zé)調(diào)配分公司所有力量，與會(huì)議主辦方一起做好會(huì)議的各項(xiàng)保障工作。3）重要會(huì)務(wù)服務(wù)分工一覽表（見(jiàn)下頁(yè)）序號(hào)組別工作內(nèi)容備注1重要會(huì)務(wù)指揮組負(fù)責(zé)與會(huì)議主辦方溝通，全面掌握會(huì)務(wù)服務(wù)需求；制定會(huì)務(wù)服務(wù)方案，協(xié)調(diào)各組做好會(huì)議的各項(xiàng)服務(wù)工作。準(zhǔn)備工作提前一天完成。2禮儀服務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)議的迎來(lái)接送工作。3現(xiàn)場(chǎng)會(huì)務(wù)服務(wù)組根據(jù)會(huì)議的要求布設(shè)會(huì)場(chǎng)，擺放所需物品，如鮮花、水果、資料等，一般要準(zhǔn)備紙、紅藍(lán)鉛筆、簽字筆、膠水等用品，鉛筆要削修好。會(huì)前40分鐘開(kāi)門(mén)窗通風(fēng)換氣，調(diào)試空調(diào)等。與會(huì)議工作人員保持聯(lián)系，隨時(shí)處理一些臨時(shí)事宜。適時(shí)續(xù)水或茶水；牢記各位領(lǐng)導(dǎo)的飲茶習(xí)慣，提供個(gè)性化服務(wù)；散會(huì)后配合后勤保障組清理現(xiàn)場(chǎng)。3后勤保障組安全保證熱水供應(yīng)，電力供應(yīng)、空調(diào)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。物業(yè)服務(wù)中心確保環(huán)境的清潔，做好會(huì)前、會(huì)后的清潔工作。協(xié)助主辦方制作、安裝條幅、歡迎水牌（臺(tái)牌）等工作。負(fù)責(zé)鮮花的購(gòu)置、擺放；負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)大會(huì)必須物品。會(huì)前會(huì)后做好室內(nèi)設(shè)施設(shè)備的清點(diǎn)、檢修工作。4安全保衛(wèi)組隨時(shí)保持與會(huì)議接口人的溝通聯(lián)系，安排好定位崗哨和巡邏人員，定時(shí)定線路檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和隱患果斷采取措施，消滅事故苗頭。保安交通部協(xié)助交通警，管好會(huì)議車(chē)輛，保持良好交通秩序。對(duì)重點(diǎn)部位加強(qiáng)監(jiān)護(hù)，特別是樓層通道嚴(yán)格把關(guān)，憑證放入，嚴(yán)禁有關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。5會(huì)務(wù)接 待培訓(xùn)組對(duì)會(huì)場(chǎng)的整個(gè)迎送、來(lái)賓的引導(dǎo)等進(jìn)行預(yù)演，對(duì)服務(wù)人員的工作形象進(jìn)行修整。附件一：《會(huì)議室管理規(guī)定》為規(guī)范綜合樓會(huì)議室的管理，確保為移動(dòng)各部門(mén)提供周到、細(xì)致、溫馨的會(huì)議服務(wù)，現(xiàn)針對(duì)綜合樓會(huì)議室的實(shí)際使用情況，特此制定以下管理規(guī)定：1) 會(huì)議室管理由會(huì)務(wù)助理負(fù)責(zé)，實(shí)行預(yù)約登記制度，并填寫(xiě)登記表。2) 會(huì)議室按照“先預(yù)約先使用”的原則安排會(huì)議室。3) 如會(huì)議室已經(jīng)排滿，又確定有緊急或重要會(huì)議召開(kāi)時(shí)，樓層助理需向客戶提供各會(huì)議室的預(yù)約登記情況，并及時(shí)了解客戶之間的協(xié)商情況，并由會(huì)議助理進(jìn)行跟蹤服務(wù)。4) 召開(kāi)重要會(huì)議，物業(yè)服務(wù)中心派出督察員進(jìn)行全程跟蹤，協(xié)協(xié)調(diào)各種問(wèn)題。若會(huì)議室需要布置橫幅、歡迎牌、名牌、鮮花、水果的擺放等，會(huì)務(wù)助理應(yīng)協(xié)助相關(guān)工作人員做好相關(guān)工作。會(huì)議如需使用紙巾、碟子等物品，應(yīng)定期消毒，確保衛(wèi)生。會(huì)議使用的水果應(yīng)按照：浸泡—清洗—分類—裝盤(pán)的流程操作。裝盤(pán)時(shí)需將帶皮的水果與直接食用的水果分開(kāi)裝盤(pán)。如未按規(guī)定執(zhí)行或工作中出現(xiàn)可避免性失誤情況者將按崗位考評(píng)細(xì)則做相應(yīng)的處理。5) 會(huì)務(wù)助理在會(huì)議開(kāi)始前20分鐘整理好會(huì)議室，包括開(kāi)啟照明，調(diào)節(jié)室內(nèi)空調(diào)溫度，清理臺(tái)面，擺齊桌椅，準(zhǔn)備茶水等。大型或重要會(huì)議，樓層助理提前半小時(shí)完成準(zhǔn)備工作，包括聯(lián)系技術(shù)人員調(diào)試音響，麥克風(fēng)，投影設(shè)備，協(xié)助擺放會(huì)議資料，完成使用部門(mén)要求的布置項(xiàng)目。6) 會(huì)務(wù)助理若發(fā)現(xiàn)會(huì)議設(shè)施設(shè)備有損壞情況必須立即向物業(yè)服務(wù)中心匯報(bào)，及時(shí)安排人員檢修并視情況向移動(dòng)后勤工作人員匯報(bào)處理。7) 會(huì)務(wù)助理負(fù)責(zé)在會(huì)議使用期間的服務(wù)工作，除有特殊要求外，每隔十五至二十分鐘加一次茶水。8) 大型或重要會(huì)議需要提供迎賓服務(wù)，由物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)移動(dòng)公司的要求，視實(shí)際情況并安排人員在各路口，迎接引領(lǐng)來(lái)賓。9) 會(huì)議中場(chǎng)休息，會(huì)務(wù)助理若需離開(kāi)應(yīng)告知上級(jí)部長(zhǎng),經(jīng)上級(jí)部長(zhǎng)同意并增派其他工作人員進(jìn)行監(jiān)管，做好相關(guān)交接工作后，方可離場(chǎng)。10) 大型或重要會(huì)議，應(yīng)提前一天對(duì)相關(guān)設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況進(jìn)行調(diào)試，并聯(lián)系相關(guān)部門(mén)做好突發(fā)情況的應(yīng)急準(zhǔn)備，避免會(huì)議中出現(xiàn)故障。會(huì)務(wù)助理應(yīng)按使用部門(mén)要求進(jìn)行人員安排，樓層助理應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行跟蹤服務(wù)直至?xí)h結(jié)束。會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密的，如客戶要求工作人員離場(chǎng)，會(huì)務(wù)助理需及時(shí)離開(kāi)并在會(huì)場(chǎng)外等候。會(huì)議中場(chǎng)休息時(shí)，會(huì)務(wù)助理應(yīng)將會(huì)議室門(mén)上鎖，得到通知是方可打開(kāi)。會(huì)務(wù)助理不得透露與會(huì)議有關(guān)的內(nèi)容，會(huì)后應(yīng)及時(shí)將剩下的資料等銷毀。11) 會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議負(fù)責(zé)人按使用部門(mén)要求將會(huì)議使用后的物品收集，歸還使用部門(mén)處。水果、飲料等物品應(yīng)統(tǒng)一收集，歸還到會(huì)議使用部門(mén)或后勤服務(wù)中心生活室統(tǒng)一處理。未經(jīng)允許擅自拿取物品者將按崗位考核細(xì)則進(jìn)行相關(guān)處理。12) 會(huì)務(wù)助理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)清理會(huì)場(chǎng)，包括將桌椅擺放、臺(tái)面清理 、窗簾回位、照明設(shè)備和空調(diào)的關(guān)閉，門(mén)窗上鎖等，如在下班時(shí)本樓層的會(huì)議