【正文】 置） ，如果最后一行的行頭為*號，說明這行是新增加的行但是還沒有輸入任何數(shù)據(jù)，你沒有必要把這一行刪除（除非系統(tǒng)提示這行有錯誤）請你先理解憑證的布局，完整的憑證可以看作下圖：我們可以看到，每一行分錄實際上都各自可以對應不同的數(shù)量、單價、項目、部門、外幣等，例如，我們可以輸入不同部門的管理費用在同一張憑證里作為不同的分錄：分錄一：借 管理費用—辦公費 （部門：銷售部）分錄二：借 管理費用—辦公費 （部門：生產(chǎn)部）分錄三：…..24 / 126一般簡單的核算情況下單價數(shù)量項目部門外幣等等，是不需要輸入和理會的，如果該科目設置了輔助核算，會彈出相應窗口讓你選擇。 直接填入摘要、科目內(nèi)容，并輸入金額后，看到合計旁邊沒有感嘆號，即證明該憑證輸入完畢。摘要可以只輸入第一行分錄的摘要，其他行的分錄會自動按照上一行的分錄進行自動填充（在保存的時候自動檢查并填充） ，所以你無需每行分錄都輸入相同的摘要，系統(tǒng)會自動為你補充。在輸入科目的時候可以輸入中文比如輸入可以輸入“現(xiàn)金”就會自動的變成“1001 現(xiàn)金” ，如果輸入 “管理費用”就會出現(xiàn)“5503 管理費用”等等，而不用輸入科目代碼，但是我們還是建議你點擊下拉三角按鈕選擇科目，因為直接輸入科目名稱時，如果有多個科目名稱相同（相似） ，你就可能等不到你想要的結果。 自動調(diào)平功能也可以在借方(或者貸方 )金額的單元格里面輸入等于號 (=)，系統(tǒng)會自動填入這一行的金額，這樣整張憑證的借貸金額就自動平衡了。憑證工具按鈕可以通過快捷鍵調(diào)用： Ctrl+N 填寫新憑證 Ctrl+D 刪除當前憑證 Ctrl+Q 關閉憑證窗口 PgDn 下一張憑證 PgUp 上一張憑證 Ctrl+P 打印 Ctrl+W 打印預覽 Ctrl+S 保存憑證 特別提示：在憑證的表格區(qū)域按下鼠標的右鍵可以彈出一個功能菜單,你可以利用這個彈出菜單進行刪除行/插入行等操作。我們還設計了模板憑證功能，在我們的日常帳務中，有很多憑證的分錄是相似的，或者，幾乎每個月都可能會錄入分錄類似的憑證，如提現(xiàn)金的憑證。我們可以把這些常用的憑證另存為模板，以后在需要使用的時候，把它調(diào)入，我們只要作小量的更改（如：只是改個金額）就可以完成一張新憑25 / 126證的輸入，這種方式可以大大提高憑證輸入的效率。憑證模板是一個文件，保存的時候你需要輸入一個合適文件名稱，以便在下次需要使用的時候容易找到這個模板。如提現(xiàn)金的模板你可以起一個文件名為：提現(xiàn)金。憑證模板的功能操作和對應在“新建”按鈕中位置請看下圖。和憑證模板類似，你也可以把憑證另存為一個憑證文件，在需要的時候在把它導入回來。例如：某張憑證我們想暫時刪掉它，我們可以先把它另存為憑證文件，以后在需要這帳憑證的時候再導入。又或者利用憑證文件可以把一個帳套的憑證導入到另外一個帳套。溫馨提示：我們的系統(tǒng)特有一個叫“習慣”的設置功能，請看上圖中的“習慣：保存后立即新建” ，這個功能是為了適應不同的使用者的使用習慣。根據(jù)我們對大量使用者的研究數(shù)據(jù)分析，憑證輸入后保存有兩種后續(xù)的需求： 。你可以按照自己的需要選擇和你習慣相適應的選項。(在我們進銷存系統(tǒng)的單據(jù)錄入中也有這個“習慣”選項)3. 科目的設置你可以按照自己的習慣和需要，對會計科目進行任意的增加、刪除和修改，但是請遵循上面“六、26 / 126帳套的總體設置說明和使用規(guī)劃”中的原則。科目的總界面如下：系統(tǒng)可以允許你設置最長為 10 級的科目，建議你合理的為你的科目進行分類，一般科目在 4 級以內(nèi)的時候，操作人員感覺比較便利，太多的級數(shù)容易讓人產(chǎn)生混亂。特別提醒您：按國家新會計制度，二級、三級科目只有兩位數(shù)字，也就是說，你的明細科目最多不能超過 99 個，如果你的明細科目超過 99 個，請你使用三級科目或者四級科目的方式，例如應收帳款如果你使用明細科目的方式（而不是設置往來核算屬性的方式） ，你的應收單位很多，可能超出 99個，你就需要先設置二級科目（如：按地方區(qū)域） ，在把應收單位設置為三級科目。當你選中一個科目的時候，你留意一下科目窗口的底部，會顯示這個科目的即時余額供你參考。你可以刪除一些你不需要的科目，這樣可以加快以后程序處理數(shù)據(jù)的速度，當然，在以后你需要用27 / 126到這些科目的時候可以自行添加。4. 數(shù)據(jù)初始化點擊設置按鈕，進入財務數(shù)據(jù)初始化。建議你初始化的同時對科目進行設置舉例：對銀行存款科目數(shù)據(jù)初始化。單擊“銀行存款” ，表示選擇現(xiàn)金科目。 然后，單擊“初始化數(shù)據(jù)” ，即彈出如下窗口。年初金額——指該企業(yè)在本年初的該科目金額。 期初金額——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個月的該科目的月末金額。 年初數(shù)量——指該企業(yè)在本年初的該科目數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時輸入） 。 期初數(shù)量——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個月的該科目的月末數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時輸入） 。 28 / 126輸入后單擊保存。逐一選擇其他科目（包括明細科目） ，逐一輸入各科目的初始化數(shù)據(jù)。初始化數(shù)據(jù)后，點擊“確定” ，系統(tǒng)會彈出初始化檢查數(shù)據(jù)表，幫助用戶檢查數(shù)據(jù)的正確與否。特別提示： ? 如果是從一月份開始使用電腦做帳（即：整年的數(shù)據(jù)由電腦處理，我們建議你這樣做） ，期初也要輸入數(shù)據(jù)：期初數(shù)= 年初數(shù)。 ? 如果不是從一月份開始使用電腦做帳，比如 6 月份才用電腦處理帳務，那么：非損益類科目 期初數(shù)=5 月底余額損益類科目 期初數(shù)＝1 到 5 月的累計數(shù)。 ? 我們建議你先輸入一級科目的初始數(shù)據(jù)，然后在逐個輸入二級科目的初始數(shù)據(jù)。? 很多企業(yè)還可能碰到一種情況是：一級科目的數(shù)據(jù)是清晰的，但是某些二級科目（如應收應付或者一些費用科目）可能一下很難分出來，很難理順。這個時候請你直接輸入一級科目的數(shù)據(jù)，29 / 126二級科目哪些是清楚就輸入，不清楚的可以輸入大概或者暫時不輸入，在系統(tǒng)問你是否要自動累計到上級科目的時候選擇[否]。這樣可以讓你選做好主科目的帳，明細科目你可以在以后業(yè)務理順后再補進來。這種做法不會影響你主科目的帳目和報表，當然有些明細科目帳就暫時不夠準確了。5. 輔助核算初始化當某些科目設置了輔助核算屬性的時候，你可以還需要對這些科目進行輔助核算初始化。這個功能可以在設置里面找到（其他會計相關） 。例如：假設應收帳款科目設置了往來核算屬性，我們就需要為每一個往來單位的應收余額進行初始化。輔助核算初始化有以下幾個特點需要特別注意：? 輔助核算的初始化數(shù)據(jù)是資料性質(zhì)的，和 ，也就是說，在輔助核算做了初始化的科目，在 。比如，我們的應收帳款的各個往來單位的數(shù)據(jù)我們都在輔助核算初始化中輸入了，它們的匯總數(shù)并不會反應到 ，而且也不會檢查它們的匯總數(shù)是否和 。這種做法最大的好處是靈活，而且對一些比較混亂的帳務也能處理，可以讓你在理清整個帳務后再調(diào)整和更改。? 輔助核算初始化是條件混合，多條件約束的。30 / 126例如：應收帳款?A 公司 ，應收帳款同時核算了部門，A 公司是屬于銷售 I 部來核算的。這種情況下，你在輔助核算里面就必須有三筆初始化數(shù)據(jù)：1). 應收帳款 只是往來 A 公司（核算往來）作為條件的2). 應收帳款 只是銷售 I 部（核算部門）作為條件的3). 應收帳款 A 公司和銷售 I 部同時作為條件的如果你只輸入了 3). 中的一條數(shù)據(jù)，你可能發(fā)現(xiàn)當你看 A 公司的往來帳簿的時候，沒有了期初數(shù)（或者看報表的時候，該公司或者部門數(shù)據(jù)不對） ，原因就是往來帳簿是只以 往來單位（A公司）作為條件的，而 3.)則要求往來單位和部門同時能對應的時候這條數(shù)據(jù)才有效。所以你應該特別留意在輸入輔助核算初始化數(shù)據(jù)的時候，不要輸入多余的核算條件。如果某個科目確實是需要多種核算的，你就需要為每一種單一的條件輸入一個初始化數(shù)據(jù)，還需要為混合條件輸入初始化數(shù)據(jù)。6. 憑證工具箱在憑證或者在設置菜單中你都可以調(diào)出憑證工具箱。利用憑證工具箱的功能可以：檢查斷號，自動理順憑證編號，插入憑證等憑證工具箱還可以刪除整年或者整月的憑證，請你慎用這些功能。不建議你使用批量更改功能，因為對計算機不太熟練的用戶容易出問題。31 / 1267. 輔助核算設置和輔助核算分錄輸入有些科目我們需要進行輔助核算，比如按部門核算或者按項目核算，又或者核算外幣等。你可以在 設置 ? 會計科目設置 里面調(diào)出科目窗口，選擇你要輔助核算的科目，點擊修改科目。彈出以下窗口：32 / 126選中你要輔助核算的方式，保存設置就可以了。當你設置輔助核算屬性，在輸入憑證的時候，系統(tǒng)會自動彈出對應的窗口讓你選擇和輸入核算條件，如核算外幣的窗口：33 / 126或者讓你選擇部門或者員工的窗口：或者往來單位窗口讓你選擇往來單位：34 / 1268. 固定資產(chǎn)本系統(tǒng)的固定資產(chǎn)是和科目集成的，你可以直接在科目設置的時候設置固定資產(chǎn)的明細科目（如果固定資產(chǎn)科目多，你可以分三級科目） ，系統(tǒng)會自動為你添加對應的累計折舊科目：你可以設置每一種固定資產(chǎn)的折舊年限和殘值率（也可以是殘值，當殘值率輸入框輸入的數(shù)字大于100 的時候就表示是殘值金額，而不是百分比） ，并且選擇一個對應的費用科目。設置好后，以后每個月你只要點擊一下生成固定資產(chǎn)折舊憑證，系統(tǒng)就會執(zhí)行折舊操作并生成相應的憑證。提醒你注意：按會計制度規(guī)定，當月新購置的固定資產(chǎn)是不提折舊的。系統(tǒng)會自動處理這種情況。系統(tǒng)還可以自動為你生成固定資產(chǎn)累計折舊的多欄帳。35 / 1269. 月末結轉系統(tǒng)可以自動結轉損益，并且生成相應的憑證，你還可以自行定義更多的結轉。結轉在我們系統(tǒng)理解為：把某些科目的余額全部“搬”到某個指定的科目。所有符合這種概念的操作，你都可以定義結轉。注意，我們系統(tǒng)理解的結轉概念是不留余額的，是全部結轉的。如果只是把部分金額“結轉”到某個科目請不要設置為自動結轉。如果在系統(tǒng)里面定義了結轉，這種憑證在統(tǒng)計的時候將會自動被系統(tǒng)篩選出來。例如：我們定義了結轉損益： 從 5 開頭的科目全部結轉到 3131 本年利潤科目。? 假設我們刪除了這個結轉定義，系統(tǒng)將不會篩選這些憑證，導致利潤表損益科目反映的本月數(shù)都是 0。 （實際上是“?本月”或者“? 本期”公式失效，當然，你可以把利潤表里公式更改為“? 借方 ”或者 “?貸方”來取數(shù)）? 假設以上的定義的本年利潤科目的科目代碼錯了，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導致報表的本月數(shù)反映也不正確。36 / 126? 假設你手工輸入的結轉憑證（不是系統(tǒng)自動生成） ，并且為了圖方便，你把結轉業(yè)務分錄和其他業(yè)務的分錄做到同一張憑證上，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導致報表的本月數(shù)反映也不正確。這種情況我們客戶時有發(fā)生，解決的方法是刪除你做哪幾張的結轉憑證，讓系統(tǒng)自動幫你生成，或者把結轉憑證和其他業(yè)務憑證分開來，不要做到同一張憑證里。10. 自動憑證設置自動憑證可以幫助你需要的時候讓計算機自動按照不同的條件生成各種憑證，可以用于自動按比例分攤費用、自動匯總、自動結轉成本、按照不同的條件和形式的轉帳等等。我們舉一個例子來說明自動憑證的使用和設置方法：我們假設有一個企業(yè)每個月不管“風吹雨打”都會從銀行提 5000 元現(xiàn)金作為備用金，因此我們每個月都要做這樣的提備用金業(yè)務的憑證：37 / 126借 現(xiàn)金 5000貸 銀行存款 5000我們可以設置它為自動憑證，這樣以后每個月只要點擊一下鼠標就可以自動生成這張憑證。設置步驟：點擊自動結轉（或者月末結轉）進入結轉和自動憑證窗口，點擊高級后，窗口如下：點擊增加按鈕旁邊的下拉小三角，在彈出的菜單中選擇增加自動憑證，出現(xiàn)自動憑證設置窗口，輸入我們要做這張憑證的摘要，然后點擊增加一行分錄：38 / 126最后我們得到的自動憑證樣式：39 / 126我們設置好自動憑證后，在需要生成這種憑證的時候只要打開自動結轉功能窗口，在需要自動執(zhí)行的操作的前面打勾，然后，選擇月份，點擊執(zhí)行以上選擇的結轉操作按鈕，系統(tǒng)就會自動為你做好了相關的憑證。可謂一勞永逸。當然，上面我們只是舉個一個非常簡單的例子，其實你可以利用我們的自動憑證來做出各種各樣的復雜的業(yè)務憑證。例如我把上面的例子擴展一下，我們現(xiàn)在這個企業(yè)只要它的銀行存款大于1000 元，我們都會提現(xiàn)金，保證銀行存款只有 1000 元錢。這樣我們就需要判斷銀行存款余額是否大于 1000 元，而且提款的金額也不是固定的了，沒有問題！我們的自動憑證可以如下圖設置：40 / 126再來一個更復雜的例子：某公司生產(chǎn) abc 三種產(chǎn)品，某月投入材料 1000 元，其中 a 產(chǎn)品 250 元、b 產(chǎn)品 350 元、c 產(chǎn)品400 元，支付制造費用 2022 元，其中工資 1000 元、折舊 500 元、修理費 500 元。以上只是一個月的數(shù)據(jù)，實際上每個月的產(chǎn)品金額和費用都不一樣?，F(xiàn)在該公司需要每個月根據(jù)實際情況決定制造費用按各產(chǎn)品材料金額的比重進行自動分配(還可以用各產(chǎn)品的直接工資比重、數(shù)量比重等來進行分配） ，那么 a 產(chǎn)品比重 =250/1000、b 產(chǎn)品比重=350/1000、c 產(chǎn)品比重=400/1000。a 產(chǎn)品分配制造費用=2022*250/1000=500、b 產(chǎn)品分配 =2022*350/1000=700、c 產(chǎn)品分配 =2022*400/1000。自動憑證的分錄設置如下： 如果： ?借方(4105，本月)0 那么：借：410101 生產(chǎn)成本a 產(chǎn)品 制造費用=[? 借方(4105 ，本月)]* [?借方(410501,本月)]/([?借方(410501, 本月)]+[? 借方(410502, 本月)]+[?