【正文】 計(jì)的反應(yīng) 自動化工具還可以協(xié)助改進(jìn)項(xiàng)目的管理和執(zhí)行。應(yīng)用得當(dāng)?shù)脑?，它們能加快產(chǎn)品開發(fā)的速度。這些工具常用的幾個(gè)領(lǐng)域是編制項(xiàng)目進(jìn)度、新產(chǎn)品財(cái)務(wù)分析、會議電視和群件。. 項(xiàng)目調(diào)度工具 項(xiàng)目調(diào)度工具使項(xiàng)目計(jì)劃及跟蹤自動化。現(xiàn)在，市場上有上百種項(xiàng)目調(diào)度軟件包供你挑選。這些軟件可以使核心小組從跟蹤活動的手工勞動中解放出來；它們生成的 Gantt 型圖表尤其有幫助。許多這些工具能以一個(gè)分層的方式完成項(xiàng)目調(diào)度，在這里可為設(shè)計(jì)要素創(chuàng)立各自的調(diào)度計(jì)劃，然后合并成一個(gè)整體日程。有些調(diào)度表還能提供一個(gè)有關(guān)整個(gè)項(xiàng)目的整體圖表。 項(xiàng)目調(diào)度工具不是項(xiàng)目管理的藍(lán)圖。這一點(diǎn)常常有誤解。通常只有當(dāng)項(xiàng)目小組沒有接到任何有關(guān)如何管理這些項(xiàng)目的指示時(shí)，才有這種情況。他們往往在沒有確定哪些手段最適合他們的情況下時(shí)，就采用了許多自動化手段的項(xiàng)目管理軟件來管理自己的項(xiàng)目。 我們發(fā)現(xiàn)，又好又易于使用的項(xiàng)目調(diào)度工具有以下二個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，這種工具應(yīng)該能夠快捷簡單地生成項(xiàng)目工程；第二，更新或修改日程應(yīng)該更加簡單；第三，應(yīng)該能生成簡潔易讀的報(bào)。. 財(cái)務(wù)分析工具 財(cái)務(wù)分析工具使對項(xiàng)目的財(cái)務(wù)分析自動化。在產(chǎn)品開發(fā)的早期階段，進(jìn)行銷售和財(cái)務(wù)預(yù)測是核心小組的重要工作。隨著基于 PC 機(jī)的電子表格工具的普及，這些工作現(xiàn)在已變得相當(dāng)容易了。一個(gè)真正有效的工具應(yīng)該在設(shè)計(jì)上再進(jìn)一步，為新產(chǎn)品規(guī)劃和財(cái)務(wù)分析創(chuàng)建一些標(biāo)準(zhǔn)模板。11 / 14 我們看到，許多項(xiàng)目小組為財(cái)務(wù)分析設(shè)計(jì)了自己的格式。他們花了太多時(shí)間把電子表格堆砌起來，而證實(shí)自己的假設(shè)則花的時(shí)間太少。結(jié)果是，雖然輸出的文件很好看，但其輸入?yún)s欠考慮。另外，當(dāng)這些表格提交給產(chǎn)品審批委員會（PAC）時(shí)，其格式和分析又隨項(xiàng)目的變化而不同，這就給 PAC 的工作加大了難度。解決的辦法是采用一個(gè)模板來使工具標(biāo)準(zhǔn)化。. 會議電視 作為一種項(xiàng)目管理工具，可視會議正日益受到地理上相距遙遠(yuǎn)的產(chǎn)品開發(fā)小組的歡迎。例如，有個(gè)通訊產(chǎn)品公司，它在東海岸有市場部，在加利福尼亞州有研究開發(fā)部，在臺灣有電路板生產(chǎn)廠，在墨西哥有系統(tǒng)組裝廠。核心小組成員每周舉行一次碰頭會是完全不可能的，而且，高昂的費(fèi)用也不允許這樣做。但是通過電視會議，公司舉行會議時(shí)，大家就象真的在一起一樣。 電視會議工具使身處不同國家和地區(qū)的人相互之間看得到。這對只聞其聲的會議電話是一大進(jìn)步。核心小組可以通過電視會議來解決問題、管理進(jìn)度。進(jìn)行設(shè)計(jì)或文件評估、以及改進(jìn)部門間的溝通。. 群件 群件工具雖然尚處初級階段，但在九十年代，用戶和廠商的數(shù)量增長勢頭非常強(qiáng)勁。群件工具如 Lotus Notes 可以讓工作小組（如核心小組等）的成員對同一電腦文本同時(shí)進(jìn)行編輯。比如，有一個(gè)小組正在制定產(chǎn)品的一個(gè)功能的規(guī)格或正在做一個(gè)產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，所有小組成員都能同時(shí)創(chuàng)建文件的各個(gè)部分或進(jìn)行編輯。有些群件工具還有聲音注釋。這樣，他／她能在進(jìn)行編輯工作時(shí)，同時(shí)聽到其他小組成員插進(jìn)來的有聲評論、提問或建議等。 要充分利用設(shè)計(jì)工具帶來的好處，很重要的是繞過許多公司掉進(jìn)的陷阱。如果在應(yīng)用設(shè)計(jì)工具前能夠仔細(xì)計(jì)劃、明確要求，大多數(shù)這類問題是能夠避免的。 從我們的經(jīng)驗(yàn)看，最普遍的錯誤是在準(zhǔn)備應(yīng)用設(shè)計(jì)工具前，沒有首先給產(chǎn)品開發(fā)過程定好框架。結(jié)果是加快執(zhí)行了一個(gè)沒有效率的過程，使效率變得更低。 許多經(jīng)理對工具所能完成的工作有不切實(shí)際的期望。任何設(shè)計(jì)工具都有一個(gè)學(xué)習(xí)曲線，其中某些工具需要更長的學(xué)習(xí)曲線。有家系統(tǒng)公司的副總裁不懂這個(gè)道理。他在電子設(shè)計(jì)工具上花了幾千美元，所以他要求他的設(shè)計(jì)工程師們把新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)時(shí)間減少一半。這使得設(shè)計(jì)工程師們非?；倚摹Ｖ鞴芄こ處煂?2 / 14我們說， “他認(rèn)為工作站上有三個(gè)按鈕，按第一個(gè)按鈕設(shè)計(jì)就完成了，按第二個(gè)按鈕我們的產(chǎn)品質(zhì)量? 值就達(dá)到 6，最后按第三個(gè)按鈕我們就大功告成了。 ”要真是那么容易就太好了。 另外一個(gè)主要問題是不理解，使用設(shè)計(jì)工具必須有起支持作用的基礎(chǔ)設(shè)施，這些工具才能發(fā)揮效力。光是買一個(gè)設(shè)計(jì)工具軟件回來裝上，并不能給公司帶來任何優(yōu)勢。用戶必須經(jīng)過培訓(xùn)，能夠使用它的全部功能；建立維護(hù)和控制制度；相關(guān)的程序庫也必須購買和安裝或特別地創(chuàng)建；管理設(shè)計(jì)工具運(yùn)行的人員要經(jīng)過培訓(xùn)，或另行聘請。如果不充分考慮上述諸多因素，那么，買回來的軟件工具等于廢品，或者用而無益。 保持工具數(shù)據(jù)庫的可信性對數(shù)據(jù)庫使設(shè)計(jì)過程增值的能力至關(guān)重要。許多公司由于對這點(diǎn)忽視而鑄成錯誤。典型的情況是把大量的組元加進(jìn)數(shù)據(jù)庫。這些組元只有少量可能是有用的，大部分是多余的或簡直就是錯誤的，而且只有極少數(shù)人能正確歸檔。這當(dāng)然會使數(shù)據(jù)庫顯得不可信；為防止這種情況，各個(gè)設(shè)計(jì)小組建立起他們自己的數(shù)據(jù)庫和程序庫。過不了多久，整個(gè)過程就會失控。（自動化工具知識庫的建立）另外一個(gè)典型的問題是，一些公司為了解決某個(gè)具體問題而購買新的設(shè)計(jì)工具，如電路板設(shè)計(jì)或機(jī)械設(shè)計(jì)。到目前為止，許多工具只能優(yōu)化設(shè)計(jì)過程中的某一要素，而不能同時(shí)對其它問題都起作用。例如電子設(shè)計(jì)工具廠商，一些廠商的產(chǎn)品有很強(qiáng)的操作層模型制作和模擬能力，另一些廠商的產(chǎn)品則擁有良好的電路板設(shè)置和走線開發(fā)能力，但兩者不可得兼。因此會出現(xiàn)這么一種情況：設(shè)計(jì)者們采購一家供應(yīng)商的工具，而 CAD 小組則選擇另一家的。于是就出現(xiàn)了這樣一個(gè)問題：為避免人工操作數(shù)據(jù)，怎樣將這些工具合為一體？另一個(gè)主要問題是不選用一個(gè)共同的硬件平臺。當(dāng) UNIX 在行業(yè)中還不那么普及的時(shí)候，你走進(jìn)一個(gè)中型的公司，常能看到在設(shè)計(jì)場地有許多種硬件平臺。這里的問題是設(shè)計(jì)工具應(yīng)用軟件一般不能在 Sun,Appollo,IBM,DEC 及 Hewlett Packard 硬件之間兼容和運(yùn)行。失敗？設(shè)計(jì)手段和自動化工具常常不能達(dá)到期望的效果。其中一些原因如下：? 設(shè)計(jì)手段和自動化工具在開發(fā)過程中用錯了地方? 成功地運(yùn)用這些設(shè)計(jì)手段和自動化工具有賴于開發(fā)過程中的其它工作來配合，但是這些其它工作做得不足? 設(shè)計(jì)手段和工具被單個(gè)職能部門改良，于是增加了功能上的障礙? 公司里的一些人不切實(shí)際地期望，認(rèn)為設(shè)計(jì)手段和自動化工具能一13 / 14勞永逸地解決問題? 采用了不合適的設(shè)計(jì)手段和自動化工具? 沒有正確運(yùn)用設(shè)計(jì)手段和自動化工具