【正文】 會(huì)務(wù)工作規(guī)范的一個(gè)方面，為會(huì)議提供服務(wù)的商務(wù)工作者，在待人接物及工作交往上尤應(yīng)注重禮儀，講究形象。 ①邀請 向與會(huì)代表發(fā)送邀請是會(huì)議準(zhǔn)備過程中的關(guān)鍵之一。發(fā)送邀請表明會(huì)議的框架已經(jīng)確定，可以著手全面準(zhǔn)備。 第一，邀請信 會(huì)議的主人是會(huì)議的發(fā)起者、主辦者和組織者。與會(huì)者是客人，不能不請自到，必須有主人的邀請。鄭重其事的邀請必須有文字依據(jù)。 第二，會(huì)議通知 邀請信是正式的請柬。許多國際會(huì)議在發(fā)出邀請信前，先發(fā)一個(gè)會(huì)議通知。會(huì)議通知書是一種非正式的邀請，會(huì)議的組織者往往在接到與會(huì)者的回應(yīng)后，再發(fā)出正式請柬。 分兩步走的做法可以提高正式請柬的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。 一些國際會(huì)議，尤其是小型國際會(huì)議，為簡化手續(xù)和節(jié)省經(jīng)費(fèi)，也有把以上兩步合并一步走的。 第三，對邀請的答復(fù) 不論是邀請信還是會(huì)議通知書，接獲者都應(yīng)根據(jù)要求作出反應(yīng)，這是國際禮貌。 “不置可否”會(huì)給會(huì)議組織者帶來極大不便。 許多邀請信或通知書都會(huì)要求對方明確作出“參加”、“不參加”、“派代表參加”的選擇。如設(shè)計(jì)回執(zhí)時(shí)，只要求填寫姓名、職務(wù)等，而沒有要求對方表示是否與會(huì)，是很大的缺陷。許多人雖不到會(huì)仍寄回回執(zhí)，并說明不能應(yīng)邀原因，以示禮貌。 第四，對與會(huì)情況的追蹤 邀請信或通知書發(fā)出后，會(huì)議的組織者要十分注意反饋，這是獲得關(guān)于與會(huì)情況的最直接和最可靠的信息來源。應(yīng)指定專人收集、分析反饋的情況，同時(shí)向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人作匯報(bào)并將有關(guān)情況分別通知秘書處有關(guān)部門。除可從性別、年齡、國籍、職務(wù)等欄目分析出與會(huì)者的一般情況外，特別要注意以下方面： 首先，關(guān)鍵人物是否能出席。 其次，需要簽證的情況。會(huì)議東道國駐外使領(lǐng)館，最好能事先獲得被邀人員名單，同時(shí)應(yīng)要求與會(huì)者明確申請的地點(diǎn)。 再次，與會(huì)者抵達(dá)的時(shí)間。 ②簽到 代表簽到是會(huì)議準(zhǔn)備進(jìn)程中的又一關(guān)鍵。代表簽到表示會(huì)議已經(jīng)準(zhǔn)備妥當(dāng)，即將開始實(shí)質(zhì)性的活動(dòng)。 與會(huì)者抵達(dá)和安頓后，應(yīng)根據(jù)要求到指定地點(diǎn)簽（報(bào)）到。簽到意味著向會(huì)議秘書處正式注冊，是與會(huì)者必須履行的手續(xù)。 ③會(huì)場 會(huì)場即舉行會(huì)議的場所，會(huì)場安排得當(dāng)與否對會(huì)議的順利進(jìn)行關(guān)系極大。會(huì)場安排應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面： 第一，會(huì)場的選擇。不同的會(huì)議對于會(huì)場的選擇標(biāo)準(zhǔn)不同，一般講，會(huì)址選擇應(yīng)考慮交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)備齊全、活動(dòng)方便和人員合格等因素。 第二，會(huì)議廳室。會(huì)議廳室是會(huì)議最重要的活動(dòng)場所，首先考慮的因素是面積大小，它取決于：與會(huì)代表人物、座位的安排、額外座席的工作人員等。第三，附設(shè)場所及設(shè)施。其一 ,與主會(huì)場配套的附設(shè)場所，它們包括：小會(huì)議室、休息室、辦公室。其二，必要的輔助設(shè)施，包括：錄音設(shè)施、通訊設(shè)施、新聞中心等。 第四，內(nèi)外布置。每個(gè)會(huì)議場所都根據(jù)會(huì)議的特殊要求進(jìn)行內(nèi)外布置。體現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)、主題，增加會(huì)場的美觀和氣派。具體包括：會(huì)標(biāo)和會(huì)徽；旗幟；標(biāo)示牌；主席臺。 第五，排座。會(huì)議與會(huì)代表及其他人員的座位有多種排列方式。選擇哪種方式須視會(huì)議的內(nèi)容、場地條件和參加人物而定。 第六，裝置與設(shè)備。會(huì)議的廳室應(yīng)有現(xiàn)代化的裝置和設(shè)備，包括燈光、空調(diào)、音響、投影等。此外，國際會(huì)議對同聲傳譯設(shè)備、擴(kuò)音系統(tǒng)、電子計(jì)票裝置等還有特殊要求。 任何會(huì)議都必須有一些從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員。會(huì)務(wù)工作人員雖然做的都是一些具體服務(wù)工作，但卻是會(huì)議順利進(jìn)行的重要保證。擔(dān)任現(xiàn)場服務(wù)的工作人員，應(yīng)熟悉會(huì)議的程序，熱情細(xì)致，彬彬有禮，嚴(yán)格遵循會(huì)議的規(guī)范行事。 ①會(huì)議開始前，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的注冊登記，包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會(huì)議文件及紀(jì)念品等。 ②每次會(huì)議開始前，在進(jìn)門處檢查與會(huì)人員證件；會(huì)議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會(huì)議廳室，將會(huì)議廳室的大門關(guān)上； ③迎接嘉賓，引導(dǎo)代表等至指定席位； ④記錄會(huì)議的進(jìn)行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容； ⑤對要求發(fā)言的代表進(jìn)行登記，及時(shí)將名單按報(bào)名先后順序送交會(huì)議主持人或會(huì)議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機(jī)構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。 ⑥在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。為保證記錄的準(zhǔn)確性，如代表系臨時(shí)發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復(fù)制后隨即退還； ⑦隨時(shí)準(zhǔn)備提供必要的會(huì)議文件及有關(guān)資料，供討論時(shí)參閱； ⑧每次會(huì)議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求； ⑨接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會(huì)議廳室內(nèi)的電話機(jī)通常只閃光而無鈴聲。秘書接聽?wèi)?yīng)輕聲。其他人員應(yīng)在會(huì)議廳室外的分機(jī)接聽，以免干擾會(huì)場。 ⑩會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人要檢查各類工作人員如同聲傳譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位；各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。 重要的會(huì)議場合對來賓的位次按一定的規(guī)則和慣例進(jìn)行先后次序的排列，體現(xiàn)了主人對賓客應(yīng)予的禮遇及這種禮遇給予賓客的平等地位。 ①布置會(huì)場座次 會(huì)場及座位的布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容、規(guī)格和人數(shù)等情況確定。 第一，主席團(tuán)成員位次安排的規(guī)范：中央高于兩側(cè)；國際會(huì)議右側(cè)高于左側(cè)，中國政務(wù)禮儀則左側(cè)高于右側(cè)。前排高于后排。 第二，主席臺發(fā)言席常規(guī)位置：主席團(tuán)正前方；主席臺右前方。 第三，與會(huì)者就座的排座方式：自由擇座；依序排座。排序的依據(jù)為與會(huì)者所在單位漢字筆劃的多少或漢語拼音的先后。 第四，具體排座可分為自前而后橫排或自左而右豎排。 第五，小型會(huì)議排座的方式為自由就座或面門設(shè)座。面門設(shè)座即主席面門而尊，主席兩側(cè)以左為上，右為下，（國際會(huì)議以右為上）其他與會(huì)者依次就座，最末者背門而座。 第六，常見的布置形式有方陣形、 O形、T形、“回”字形、授得形等。授得形布置適用于大中型會(huì)議，其他形式布局適用于小型會(huì)議。 ②排定來賓座次 位次本身是固定的，但位次的對象是隨著活動(dòng)內(nèi)容的不同而有所變動(dòng)。要為固定的位次找到適合這一位次的對象具有客觀的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)（當(dāng)然僅僅是就每一次特定的商務(wù)活動(dòng)而言的）。一般在重要的會(huì)議場合位次對象的排定有以下四種方法。 其一，按身分和職務(wù)的高低排列。這是禮賓次序排列的主要依據(jù)。 其二，按字母或筆劃順序排列。多邊活動(dòng)的各方或參加者不便按身分與職務(wù)的高低排列的，可采用按字母順序或筆劃順序排列的方法。這是一種予各方和個(gè)人最平等機(jī)會(huì)的方法。 其三，按通知或抵達(dá)時(shí)間的先后排列。這種排列方法多見于對團(tuán)體的排次。常有按派遣方通知代表團(tuán)組成的日期先后排列，按代表團(tuán)抵達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)間先后排列，按派遣方?jīng)Q定應(yīng)邀派遣代表團(tuán)參加活動(dòng)的答復(fù)時(shí)間的先后排列三種排法。 其四，不進(jìn)行正式排列。有時(shí)，它又叫做“不排名”。此種方法，實(shí)質(zhì)上也是一種排列，是一種難以進(jìn)行排列時(shí)的特殊變通方式。 上述四種排列方法并不是互相排斥的。大多數(shù)情況下，商務(wù)活動(dòng)的位次排列正是這四種排列方法的交叉結(jié)合。有身分級別差的，首先按身分和職務(wù)大小的排列方法；身分級別相同的，按通知和抵達(dá)時(shí)間的先后確定（僅僅是就團(tuán)體排位而言）；同級又同時(shí)收到通知或同日期抵達(dá)的，則按字母順序和筆劃程序排列。但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要綜合考慮諸如年齡大小、資歷深淺、聲望高低、親疏程度、語言異同、宗教信仰、風(fēng)俗習(xí)慣、以及業(yè)務(wù)性質(zhì)等等因素的共同參與。這就要求商務(wù)工作者從有利于商務(wù)服務(wù)目標(biāo)實(shí)施的原則出發(fā)，運(yùn)用一定的技巧，使禮賓次序的合理有序排列成為涉外活動(dòng)良好發(fā)展的重要基礎(chǔ)。 當(dāng)然，不論具體采取何種禮賓序列排列方式，接待方均須提前以適當(dāng)?shù)男问较蚪哟龑ο筮M(jìn)行必要的通報(bào)。切切不可我行我素，而令接待對象摸不著頭腦。 ①主持人的禮儀 會(huì)議主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會(huì)議能否圓滿成功有著重要的影響。 ●主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。 ●主持人走上主席臺時(shí),應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，一般說，歡快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較快，紀(jì)念、悼念性的會(huì)議步履應(yīng)較慢。 ●入席后，如果主持人是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿。主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、拌腿等不雅動(dòng)作。 ●主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。 ●主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。 ●主持人對會(huì)場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開始前，或會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。 ②會(huì)議發(fā)言人禮儀 會(huì)議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時(shí)應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。要時(shí)常抬頭掃視一下會(huì)場，不能低頭讀稿，旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。 自由發(fā)言則較隨意。主要應(yīng)注意：發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡短，觀點(diǎn)應(yīng)明確；與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和；聽從主持人的指揮，不能只顧自己。 如果有會(huì)議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答。對不能回答的問題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由。對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的批評是錯(cuò)誤的，也不應(yīng)失態(tài)。 ③會(huì)議參加者禮儀 會(huì)議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場，進(jìn)出有序，依會(huì)議安排落座。開會(huì)時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí)，應(yīng)鼓掌致意。中途退場應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。 ④國際商務(wù)會(huì)議禮儀 國際會(huì)議是不同國籍者的會(huì)議，每個(gè)與會(huì)者和工作人員都具有某個(gè)國家的象征。 禮儀是國際會(huì)議的一種形式，禮賓是會(huì)務(wù)工作規(guī)范的一個(gè)方面。國際會(huì)議與會(huì)者與工作者相互以禮相待、依禮行事，使集體行為也有一定的規(guī)矩可循，會(huì)議的氣氛便可更加融洽，更能順當(dāng)有序。 第一，穿著。國際會(huì)議可以說是一種特殊形式的辦公。通常，男士要穿上下一色和筆挺的西服。襯衣要合身，領(lǐng)口不宜過大，袖子也不宜過長。領(lǐng)口、袖口尤其要保持清潔。涼鞋、布鞋、運(yùn)動(dòng)鞋不應(yīng)穿著。遇隆重場合，如開幕式、閉幕式、宴會(huì)、重要接見時(shí)還應(yīng)穿深色西服。女士的衣著可多樣化，但不要濃妝艷抹，也不宜穿得花枝招展，應(yīng)更多地表現(xiàn)職業(yè)婦女的莊重和風(fēng)度。 各種場合，請?zhí)隙紩?huì)提示應(yīng)穿的服裝，或禮服及民族服裝，或是西服，或是便裝。除非來不及更換，受邀人都應(yīng)盡力遵行。 第二，舉止。正式會(huì)議的參加者應(yīng)當(dāng)注意舉止大方，彬彬有禮。以下情況尤應(yīng)注意： △會(huì)場內(nèi)輕步走路。最好是選擇在兩個(gè)發(fā)言之間的空隙進(jìn)出會(huì)場，以示禮貌和不影響會(huì)場秩序。在會(huì)場內(nèi)行走定要躡足而行，以免發(fā)出響聲。 △不要擠占他人席位。正式的會(huì)議中，每個(gè)代表都有固定的席位，并標(biāo)有名牌。臨時(shí)占用他人座位，見到該人員到來時(shí)，應(yīng)立即退還。會(huì)場工作人員對擠占行為應(yīng)進(jìn)行干預(yù)。 △注意起身讓路。正式會(huì)議的席位一般排列較緊，前排和后排間的空隙較小。中途入座或離座者往往須在別人的座位前經(jīng)過。臨時(shí)入座或離座者總是對被影響者表示歉意，而被影響者也應(yīng)起身讓路。如別人已說 “對不起 ”，而你僅是將腿一側(cè)，讓人擦過，就會(huì)予人不耐煩的感覺。為避免因多占空間，給自己和他人帶來不便，坐后排座位時(shí)最好不要蹺起二郎腿。 △不要把BP機(jī)或手機(jī)帶進(jìn)會(huì)場。 △招待會(huì)上不要狼吞虎咽。正式會(huì)議的招待會(huì)有兩種。一種是管吃飽的，另一種是不管吃飽的。這從招待會(huì)是否定在正餐時(shí)間，大體上可作判斷。在管吃飽的招待會(huì)上，多吃點(diǎn)主人會(huì)高興。當(dāng)然也要斯文些，不管吃飽的招待會(huì)提供的食品不多，客人便應(yīng)自我克制，否則既使主人為難，又不雅觀。 △不要把飲料、食品帶進(jìn)會(huì)場。正式會(huì)議休息時(shí)，組織者往往提供咖啡、茶水甚至小點(diǎn)心。這些都應(yīng)在指定地點(diǎn)享用，不應(yīng)帶進(jìn)會(huì)場。有一種例外是，會(huì)議超過正常用餐時(shí)間或占用早晚休息時(shí)間，為緩解與會(huì)者的饑餓或疲勞，主席有時(shí)同意在場內(nèi)供應(yīng)咖啡或點(diǎn)心。 第三，言談。言為心聲，是衡量一個(gè)人的思想水平和文化素質(zhì)的重要依據(jù)。長期養(yǎng)成的不良習(xí)慣也往往通過言談而反映出來。因此，在正式會(huì)議的場內(nèi)外，對自己的言談都應(yīng)多加檢點(diǎn)，諸如： △大聲喧嘩。有些人養(yǎng)成大聲說話的習(xí)慣。在正式會(huì)議的場內(nèi)外，大呼小叫的舉止，包括放聲大笑或高聲喊人，都被視為不文明的表現(xiàn)。在會(huì)場內(nèi)，特別是會(huì)議進(jìn)行期間，說話一定要輕聲，只可“竊竊私語”，以不攪擾他人為度。 △開小會(huì)。有些人開會(huì)時(shí)不注意聽講，而是喜歡與人聊天。談得起勁時(shí)手舞足蹈，聲驚四座。雖旁人側(cè)目而視，仍不自覺，非等有關(guān)人員出面制止，才肯罷休。 △扎堆。多見于招待會(huì)上。所謂“扎堆”無非是同胞、同行、同事自成熱鬧的小圈子，旁若無人。招待會(huì)的本意就在讓參加者得以來回走動(dòng)，多方接觸，自由交談。每個(gè)成員都應(yīng)是殷勤接待和與來客親切交談的主人。會(huì)務(wù)工作人員，代表著主人的熱情與尊重，如果主人自己扎堆，客人定會(huì)感到受冷落。即使語言有困難、身份不等、熟人不多，也應(yīng)適當(dāng)分散活動(dòng)，盡量避免扎堆現(xiàn)象。 補(bǔ)充內(nèi)容:會(huì)議紀(jì)律要求 如果有工作裝，應(yīng)該穿著工作裝。比規(guī)定開會(huì)時(shí)間早五分鐘左右到會(huì)場，而不要是開會(huì)時(shí)間到了，才不緊不慢地進(jìn)會(huì)場，而對別人造成影響。 開會(huì)期間，應(yīng)該表現(xiàn)出一副認(rèn)真聽講的姿態(tài)。開會(huì)也算是在工作，認(rèn)真聽講的姿態(tài)不僅表現(xiàn)你的工作態(tài)度，也是對正在發(fā)言者的尊重。 在每個(gè)人的發(fā)言結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該鼓掌以示對他講話的肯定和支持。有些會(huì)議常在會(huì)議期間或會(huì)議結(jié)束時(shí)安排一些參觀游覽活動(dòng)，凡日程中安排有會(huì)議旅游的，都應(yīng)事先向與會(huì)者通報(bào)有關(guān)旅游的一切事項(xiàng)：包括旅游的景點(diǎn)，交通工具，集中上車的時(shí)間，地點(diǎn)，費(fèi)用及安全事項(xiàng)等。還應(yīng)事先聘請好導(dǎo)游，安排好陪同人員。尤其是要注意，必須保證游覽過程中的人身安全。（二）商務(wù)談判禮節(jié) 談判人員衣著應(yīng)美觀、大方、整潔，氣質(zhì)應(yīng)熱情、豁達(dá)，給人以良好的印象。接待對方人員時(shí)，接待一方的人員級別應(yīng)與對方對等。對談判對方的重要代表，接待方應(yīng)派員前往機(jī)場、車站或碼頭迎接。已方代表應(yīng)在談判會(huì)場門口迎接對方人員，握手、寒暄，并友好地引導(dǎo)入場。 商務(wù)談判的氣氛較為正規(guī)、鄭重，對等性強(qiáng)。因此，座席的安排講究雙方或各方的平衡，通常用長方形、正方形、橢圓形桌子。 ①雙邊會(huì)談。雙邊會(huì)談通常用長方形或橢圓形的桌子，賓主相對而坐。以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人面門正門；或以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，客人坐右邊一側(cè)，主人坐左邊一側(cè)。 座次的排定方法是：主談人居長方桌或橢圓桌寬邊一側(cè)的正中，第一副談居主談的右側(cè)，第二副談居主