【正文】 級、團隊成員面對項目經(jīng)理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。保持暢通的溝通渠道溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽、權(quán)利、組織狀態(tài)等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。如果深層次剖析溝通，其實可以用一個模型來表示：從溝通模型中可以看出，如果要想最大程度保障溝通順暢，當信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。如果結(jié)合項目，那么項目經(jīng)理在溝通管理計劃中應該根據(jù)項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通；建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。 風險管理風險在字典中的解釋是“損失或傷害的可能性”，一般人們對風險的理解是“可能發(fā)生的問題”。風險與許多事物都有關(guān)聯(lián)，例如，一個已經(jīng)投入使用的存有易燃品的倉庫，隨時會有發(fā)生火災的風險。一個建設中的項目也會面臨許多不確定性的風險。風險就像“隱形殺手”一樣，不知什么時候會出現(xiàn)。無論人們是否喜歡，風險是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的。但這并不意味著風險是無法避免的。比如，人們?yōu)榱吮苊狻盎忌现卮蠹膊　?，平時會積極參加各種健身活動，增強體質(zhì)，提高防病能力。可以說，風險的存在要求人們要積極面對風險，做到有備無患，才能將風險的影響減到最小。揮之不去的“隱形殺手”項目是為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務所做的一次性努力。項目的最終交付成果在項目開始時只是一個書面的規(guī)劃，無論是項目的范圍、時間還是費用都無法完全確定。同時，項目創(chuàng)造產(chǎn)品或服務是一個漸近明細的過程，這就意味著項目開始時有很多的不確定性。這種不確定性就是項目的風險所在。風險一旦發(fā)生，它的影響是多方面的，如導致項目產(chǎn)品的功能無法滿足客戶的需要、項目費用超出預算、項目計劃拖延或被迫取消、項目客戶不滿等。可以說，風險存在于任何項目中，并往往會給項目的推進和項目的成功帶來負面影響。不過，人們也無須恐懼風險，只要掌握風險發(fā)生的因果關(guān)系，風險是完全可以管理的。因此，關(guān)注項目風險，掌握風險管理的知識與技能，從項目組織、職責、流程與制度上建立一套風險管理機制是確保項目成功的前提與保障?！半[形殺手”來自何方不同類型的項目有不同的風險，相同類型的項目根據(jù)其所處的環(huán)境、項目客戶與項目團隊以及所采用的技術(shù)與工具的不同，其項目風險也是各不相同的?？偟膩碚f，基本可分為以下四類：技術(shù)、性能、質(zhì)量風險項目采用的技術(shù)與工具是項目風險的重要來源之一。一般說來，項目中采用新技術(shù)或技術(shù)創(chuàng)新無疑是提高項目績效的重要手段，但這樣也會帶來一些問題，許多新的技術(shù)未經(jīng)證實或并未被充分掌握，則會影響項目的成功。還有，當人們出于競爭的需要，就會提高項目產(chǎn)品性能、質(zhì)量方面的要求，而不切實際的要求也是項目風險的來源。項目管理風險項目管理風險包括項目過程管理的方方面面，如：項目計劃的時間、資源分配（包括人員、設備、材料）、項目質(zhì)量管理、項目管理技術(shù)（流程、規(guī)范、工具等）的采用以及外包商的管理等。組織風險組織風險中的一個重要的風險就是項目決策時所確定的項目范圍、時間與費用之間的矛盾。項目范圍、時間與費用是項目的三個要素，它們之間相互制約。不合理的匹配必然導致項目執(zhí)行的困難，從而產(chǎn)生風險。項目資源不足或資源沖突方面的風險同樣不容忽視，如人員到崗時間、人員知識與技能不足等。組織中的文化氛圍同樣會導致一些風險的產(chǎn)生，如團隊合作和人員激勵不當導致人員離職等。項目外部風險項目外部風險主要是指項目的政治、經(jīng)濟環(huán)境的變化，包括與項目相關(guān)的規(guī)章或標準的變化，組織中雇傭關(guān)系的變化，如公司并購、自然災害等。這類風險對項目的影響和項目性質(zhì)的關(guān)系較大。防范“殺手”四大法寶風險管理一般包括風險識別、風險分析、風險應對、風險監(jiān)控這幾個過程，它們之間的關(guān)系可見下圖：風險識別它是管理風險的第一步，即識別整個項目過程中可能存在的風險。一般是根據(jù)項目的性質(zhì)，從潛在的事件及其產(chǎn)生的后果和潛在的后果及其產(chǎn)生的原因來檢查風險。收集、整理項目可能的風險并充分征求各方意見就形成項目的風險列表。風險分析確定了項目的風險列表之后，接下來就可以進行風險分析了。風險分析的目的是確定每個風險對項目的影響大小，一般是對已經(jīng)識別出來的項目風險進行量化估計，這里要注意三個概念。（1）風險影響：它是指一旦風險發(fā)生可能對項目造成的影響大小。如果損失的大小不容易直接估計，可以將損失分解為更小部分再評估它們。風險影響可用相對數(shù)值表示，建議將損失大小折算成對計劃影響的時間表示。（2）風險概率：它是風險發(fā)生可能性的百分比表示，是一種主觀判斷。（3）風險值：它是評估風險的重要參數(shù)。“風險值”=“風險概率”“風險影響”。如：某一風險概率是25%，一旦發(fā)生會導致項目計劃延長4周，因而，風險值=25%4周=1周。風險應對完成了風險分析后，就已經(jīng)確定了項目中存在的風險以及它們發(fā)生的可能性和對項目的風險沖擊，并可排出風險的優(yōu)先級。此后就可以根據(jù)風險性質(zhì)和項目對風險的承受能力制定相應的防范計劃，即風險應對。制定風險應對策略主要考慮以下四個方面的因素：可規(guī)避性、可轉(zhuǎn)移性、可緩解性、可接受性。風險的應對策略在某種程度上決定了采用什么樣的項目開發(fā)方案。對于應“規(guī)避”或“轉(zhuǎn)移”的風險在項目策略與計劃時必須加以考慮。確定風險的應對策略后，就可編制風險應對計劃，它主要包括：已識別的風險及其描述、風險發(fā)生的概率、風險應對的責任人、風險對應策略及行動計劃、應急計劃等等。風險監(jiān)控制定了風險防范計劃后，風險并非不存在，在項目推進過程中還可能會增大或者衰退。因此，在項目執(zhí)行過程中，需要時刻監(jiān)督風險的發(fā)展與變化情況，并確定隨著某些風險的消失而帶來的新的風險。風險監(jiān)控包括兩個層面的工作：其一是跟蹤已識別風險的發(fā)展變化情況，包括在整個項目周期內(nèi)，風險產(chǎn)生的條件和導致的后果變化，衡量風險減緩計劃需求。其二是根據(jù)風險的變化情況及時調(diào)整風險應對計劃，并對已發(fā)生的風險及其產(chǎn)生的遺留風險和新增風險及時識別、分析，并采取適當?shù)膽獙Υ胧τ谝寻l(fā)生過和已解決的風險也應及時從風險監(jiān)控列表調(diào)整出去。最有效的風險監(jiān)控工具之一就是“前10個風險列表”，它是一種簡便易行的風險監(jiān)控活動，是按“風險值”大小將項目的前10個風險作為控制對象，密切監(jiān)控項目的前10個風險。每次風險檢查后，形成新的“前10個風險列表”。時刻警惕，再警惕風險貫穿于項目的整個生命周期中，因而風險管理是個持續(xù)的過程，建立良好的風險管理機制以及基于風險的決策機制是項目成功的重要保證。風險管理是項目管理流程與規(guī)范中的重要組成部分，制定風險管理規(guī)則、明確風險管理崗位與職責是做好風險管理的基本保障。同時，不斷豐富風險數(shù)據(jù)庫、更新風險識別檢查列表、注重項目風險管理經(jīng)驗的積累和總結(jié)更是風險管理水平提高的重要動力源泉。36 / 36