【導(dǎo)讀】律效力，也是各部門管理人員了解行政管理方法、工作流程的必備教材。

　　

【正文】 ，公司必須加強(qiáng)對文件的保密管理。 二、保密范圍 屬于絕密、機(jī)密、秘密的文件，必須嚴(yán)格按照本管理制度進(jìn)行管理。 三、 保密措施 （ 一 ） 公司員工必須具有保密意識，必須做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不 說，不該看的 絕對不看。 （二 ）總經(jīng)理全面領(lǐng)導(dǎo)保密工作，各部門負(fù)責(zé)人為本部門的保密工作負(fù)責(zé)人 。 （ 三 ） 對外交往與合作中需要提供公司秘密的事項(xiàng)，應(yīng)先由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （ 四 ） 嚴(yán)禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項(xiàng)，不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司 秘密。 （五） 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告 行政部 ， 行政部 立即做出相應(yīng)處理。 （六） 總經(jīng)理、總監(jiān) 、 助理 的辦公室及各機(jī)要部門必須隨時(shí)管好 門窗、嚴(yán)加保管鑰匙，非本部人員要在獲準(zhǔn)后方可進(jìn)入，人走要落鎖，清潔衛(wèi)生要有專人負(fù)責(zé)或者在專人監(jiān)督下進(jìn)行。 （七） 計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的部門都要依據(jù)本制度制定本部門保密細(xì)則 ， 并加以嚴(yán)格執(zhí)行。 （八）檔案管理人員、保密人員工作變動時(shí)，應(yīng)及 時(shí)辦理交接手續(xù)，交由 行政經(jīng)理簽字。 （九） 司機(jī)對領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話嚴(yán)格保密。 四、 保密環(huán)節(jié) （一） 文件打印 由文件原稿提供單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字領(lǐng)導(dǎo)對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)任，不得出現(xiàn)對公司不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時(shí)確定文件編號、保密級別、發(fā)放范圍、打印份數(shù)。 打印部門要做好登記，打 印校對人員姓名應(yīng)在發(fā)文單中反映，保密文件應(yīng)由 行政部 負(fù)責(zé)打印。 打印完畢，所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤應(yīng)消除或加密保存。 （二）文件發(fā)送和電子郵件 ()使用 文件打印完畢，由 專門人員負(fù) 責(zé)轉(zhuǎn)交發(fā)文部門，并做登記，不得轉(zhuǎn)交無關(guān)人員。 發(fā)文部門下發(fā)文件應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文記錄。 保密文件應(yīng)交由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收，不得交給其他人員。 對于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。 發(fā)送保密文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁讓未轉(zhuǎn)正員工發(fā)送保密文件。 公司禁止在工作期間登陸個人電子郵箱。員工 在公司 上班期間，統(tǒng)一使 用 辦公自動化系統(tǒng)提供的郵箱服務(wù) 。 （三）文件復(fù)印 保密文件嚴(yán)禁復(fù)印，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。 文件復(fù)印應(yīng)做好登記。 復(fù)印件只能交給部門經(jīng)理 或其指定人員，不得交給其他人員。 一般文件復(fù)印應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人簽字，注明復(fù)印份數(shù)。 復(fù)印廢件應(yīng)即時(shí)銷毀。 （四）文件 查 閱 查 閱 保密文件必須 嚴(yán)格按照文件查閱僅限執(zhí)行，特殊情況必須 經(jīng)總經(jīng)理 特批。 （五）傳真件 收發(fā)傳真件應(yīng)做好登記。 保密傳真件收件人只能為部門 負(fù)責(zé)人或其指定人員，不得為其他人員。 （六 ）檔案 檔案室為材料保管重地 ，無關(guān)人員一律不準(zhǔn)出入。 紙質(zhì)文件 借閱文件應(yīng)填寫 《 申請借閱單 》。 保密文件的保管應(yīng)與普通文件區(qū)別，按 等級、期限加強(qiáng)保護(hù)。 檔案銷毀應(yīng)經(jīng) 行政總監(jiān) 批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷，兩人以上參加，并做好登記。 檔案材料不得借給無關(guān)人員查閱。 （七 ）客人活動范圍 客人到公司參觀、辦事，遵循有關(guān)出入 公司 管理規(guī)定，無關(guān)人員不得進(jìn)入公司。 客人到公司參觀，嚴(yán)禁讓其接觸公司保密文件。 （八 ）保密部門管理 與保密材料相關(guān)部門均為保密部門，如總監(jiān) (助理 )辦公室，檔案室，傳真及復(fù)印室， 財(cái)務(wù)部，人力資源部等。 保 密部門 的直接負(fù)責(zé)人為保密工作的全責(zé)負(fù)責(zé)人 ， 必須負(fù)責(zé) 加強(qiáng)保密工作。 保密部門 應(yīng)嚴(yán)格 控制 出入人員 ，無關(guān)人員不得進(jìn)入、停留。 保密部門對外材料交流應(yīng)由 部門負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé) 。 保密部門應(yīng)根據(jù)自己情況制定保密細(xì)則，做好保密材料的保管、登記、使用的記錄工作。 （九）會議 所有重要會議由行政部協(xié)助相關(guān)部門做好保密工作。 嚴(yán)格控制參加會議的人員，無關(guān)人員不得參加。 會務(wù)組應(yīng)認(rèn)真做好到會人員簽到，材料發(fā)放登記工作。 會議錄音、攝像人員由行政辦公室指定。 會議紀(jì)要整理由行政部指定人員在指定地點(diǎn)整理。 五、 《 保密協(xié)議 》 的管理 公司可以按照有關(guān)法律規(guī)定，與 公司員工 簽訂 《 保密協(xié)議 》 。 簽訂 《 保密協(xié)議 》 ，應(yīng)當(dāng)遵循公平、合理的原則。 《 保密協(xié)議 》 的主要內(nèi)容包括：保密的內(nèi)容和范圍、雙方的權(quán)利和義務(wù)、保密期限、違約責(zé)任等。 拒不簽訂 《 保密協(xié)議 》的 員工 ，公司有權(quán) 不予聘用。 《 保密協(xié)議 》 一經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字蓋章，即發(fā)生法律效力，任何一方違反協(xié)議的，另一方可以依法向有關(guān)仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。 第 五 節(jié) 往來信件管理制度 第一條 總則 一、目的 為規(guī)范 公司及各部門 報(bào)刊、信件管理，確保其準(zhǔn)確投遞和分發(fā) ，特制定本制度 。 二、職責(zé) 行政部負(fù)責(zé)公司信件的管理，并落實(shí)前臺接待 人員 負(fù)責(zé)。 第二條 來信管理 一、 信件分類 （一）依 其重要性分別歸類，一般分為 信件 、信函 類、雜志類、 包裹類、廣告宣傳資料等。 （二）報(bào) 刊雜志、商品目錄 和郵購廣告，除與 部門負(fù)責(zé)人 有直接關(guān)系 外，一般由行政辦公 人員處理。這類信件數(shù)量大， 部門負(fù)責(zé)人 無暇一一過目， 行政辦公 人員可做重點(diǎn)報(bào)告，或者用紅筆將有關(guān)事項(xiàng)勾出 ，以便 部門負(fù)責(zé)人 參閱。 二 、 收發(fā)信件登記薄 信件登記設(shè)立收發(fā)登記簿，每日重要郵件，包括來信及專信，都需登記在收發(fā)登記簿中，尤其是掛號信、包 裹等。登記簿通常記錄收、發(fā)信件的日期，以備日后查詢。 經(jīng)手人要嚴(yán)格履行收、發(fā)、填 寫《信函與快件簽收登記表》和《信函與快件寄送登記表》、簽字手續(xù)。 三 、 分信 來信 如以 單位為收件人， 由行政部負(fù)責(zé)人拆開后 按信件的類別，如是個人函件， 可直接交由收件 人。如是公 事， 按對口部門交接，做好登記與簽收 。 第三 條 外發(fā)信件 一、 各部門若有信件 外發(fā)，經(jīng)辦人員須在當(dāng)天下午四點(diǎn)前將外發(fā)信函、包裹送至前臺 ，并填 寫快遞 、掛號、包裹外發(fā)登記表，行政部四點(diǎn)半前將當(dāng)日外發(fā)信件清點(diǎn)，交郵局 或快遞公司 寄發(fā) 。 二、 前臺信件接收工作流程參閱文件：《接 收信函、快件工作流程》 。 第 六 節(jié) 公司印章 、證照 管理制度 第一條 總則 一、 目的 為規(guī)范公司印章 、證照 的管理，特制定本辦法。 二、 范圍 （一） 印 章 :在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章 。 （二） 證照 ： 公司合法、正常營業(yè)所需的所有證件。 三、 職責(zé) 公司印章、證照由行政部 負(fù)責(zé) 統(tǒng)一管理。 （一） 公司印章的 制定、改刻與廢止的方案由行政 經(jīng)理 提出。 （二） 公司 各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷， 證照的保管、登記、備案由行政部負(fù)責(zé) 督辦 。 第二條 印章 、證照 的種類 一、 印章種類 （一） 正式印章，指公司章 、 公司所屬分支機(jī)構(gòu)印章。 （二） 專用印章，指公司財(cái)務(wù)專用章、人事專用章、各職能部門章 、 以及分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)專用章 、分公司人事專用章等用于指定用途 的印章 。 （三） 人名用章 ， 指以公司法定代表人、分支 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以個人名義刻制的用于 公務(wù)的簽名章或 印鑒章 。 二、 證照種類 法人營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證、房產(chǎn)證、土地證、及其它證件 。 第三條 印章的使用范圍 一、 公司公章的使用范圍 （一） 發(fā)送正式 文件、 傳真件等； （ 二） 報(bào)送或 下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表 、稅務(wù)報(bào)表 等 ； （三） 授權(quán)委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等； （四） 簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等； （五） 需要代表本 公司 加蓋行政公章的其他批件、文本 、憑證、材料等。 二、 分公司 和職能部門印章使用范圍 ，根據(jù)公司、分公司的授權(quán)用于 “一” 公司公章的使用范圍 。 三、 各職能部 門 印章使用范圍 （一） 在其職權(quán)范圍內(nèi) ， 與公司內(nèi)部對口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。 （二） 用于 對外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。 第四條 印章 的制刻 一、 印章的 刻制和更換的申請和審批 （一） 公司印章 ， 由公司行政部根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件 制發(fā)。 （二） 分公司的印章，由分公司根據(jù)有關(guān)批準(zhǔn)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。 （三） 公司內(nèi)部各部門之間信函往 來 ，以部門負(fù)責(zé)人簽字或內(nèi)部 局域 網(wǎng)上部門信箱為準(zhǔn)。若部門因工作需要而要求刻制 印章，應(yīng)另行申請，限定使用范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可刻制 。 （四） 印章 不能繼續(xù)使用的，使用 部門 應(yīng)向上級 部門 提出書面制發(fā)申報(bào) 。 二、 印章的刻 制 公司各類 印章由行政部到公安機(jī)關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)后在公安機(jī)關(guān)指定的專營單位刻制 。 三、 各類印章的規(guī)格、材質(zhì) （一） 公司 印章 ， 外直徑為 毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)； （二） 公 司專用章 (除財(cái)務(wù)專用章外 )和分公司印章， 外直徑為毫米 ， 圓形 ， 帶五角星，塑質(zhì)； （三） 分公司人事專用章， 外 直徑毫米，圓形 ， 帶五角星，塑質(zhì)； （四） 財(cái) 務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行 。 第五條 印章 、證照 的使用管理 一、 使用公司印章或高級職員名章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫“公司印章使用申請單”（ 見表 ），寫明申請事項(xiàng)，征得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同須蓋章文件一并交印章管理人。 公司印章 、證照 使用申請表 使用 人姓名 使用 部門 使用 時(shí)間 使用 類 別 印章 （證照） 名稱 蓋章文件 名稱及內(nèi)容簡要 申請人 部門經(jīng)理 意見 行政總監(jiān)意見 二、 使用部門印章和分公司印章，需在申請單上填寫用印理由，然后送交 所屬部門經(jīng)理，獲 得認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交 印章管理人。 三、 公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查 用印申請單上是否有批準(zhǔn)人的印章。 四、 代理實(shí)施用印的 人要在事后將用印依據(jù)和用印申請單交印章管理人審查。同時(shí)用印依據(jù)及 用印申請單上應(yīng)用代理人印章。 五、 公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) ， 并由申請用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間。 六、 常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省 去填寫審 請單的手續(xù)。印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入 一覽表以備查考。 第六條 印章的保管 一、 公司印章的保管，應(yīng)實(shí)行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專用章分管制度 ，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制 度。 未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得任意委托他人代行職權(quán)。 二、 正式印章、人事專用章啟用前，有關(guān)部門應(yīng)將印章保管人員名單報(bào)公司主管部 門備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應(yīng)在變動當(dāng)日內(nèi)通知 公司主管部門。 三、 印章保管人因故臨時(shí)請假，須更換印章保管人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定臨時(shí)保管人，并 做好交接記錄 。 四、 印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存 。 五 、 印章啟用前，須向有關(guān)單位、部門發(fā)出啟用公章的通知（附上印模）。 六 、 印章必須放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，使用時(shí)必須履行批準(zhǔn)和登記手續(xù)。 七 、 凡公司發(fā)出的一切公文，憑簽發(fā)人在稿件上的簽字，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能用印。 八 、 凡所屬公司的文件或出具的證明應(yīng)加蓋公司印鑒時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能用印。 九 、 使用各部門的印鑒，須經(jīng)部門一級 主管批準(zhǔn)。 十 、 嚴(yán)禁在空白介紹信、信箋上用印，如確因工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 十一 、 保管印章者均應(yīng)對印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記 。 第七條 印章的停用 一、 印章內(nèi)容需要變 更或機(jī)構(gòu)終止時(shí)，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷毀。 二、 因印章內(nèi)容變更或機(jī)構(gòu)終止而停止使用印章時(shí)，印章管理部門在印章停用五日內(nèi)，由保管人寫出印章停用說明，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后上報(bào)行政部 。 三、 印章散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向公司遞 交 說明原因的報(bào)告書 ， 行政部經(jīng)理則應(yīng)根據(jù)情況依相關(guān)規(guī)定的手續(xù)處理 。 四、 除特別需要 ， 由行政部 經(jīng)理將廢止印章保存 3 年。 第八條 證照使用管理 一、 證照在申報(bào)、注冊、年檢辦理完畢后，其相關(guān)文件和材料一律交由 行政部 妥善保管，按發(fā)證機(jī)關(guān)的要求在經(jīng)營地點(diǎn)的顯著部位正照上墻，副本、副證入柜。 二、 如需使用證照必須 經(jīng)行政經(jīng)理 同意批準(zhǔn)，說明使用范圍和使用時(shí)間，辦理外出攜帶手續(xù)后，方可攜帶外出。 三、 公司證照未經(jīng) 行政經(jīng)理 批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動、復(fù)印、外借。 四、 公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向 行政經(jīng)理 報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。 五、 不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。 六、 企業(yè)證照交 行政部 保管，管理人員要及時(shí)登記。證照的登記內(nèi)容包括：企業(yè)名稱