【正文】 能通過記賬憑證號(hào)查詢報(bào)銷、開支申請(qǐng)的審批情況的記錄。保證憑證庫、報(bào)銷庫、財(cái)務(wù)庫數(shù)據(jù)同步更新。憑證分為借款憑證和報(bào)銷憑證。其中借款憑證又可細(xì)化分為：普通借款憑證、借款沖銷憑證；報(bào)銷憑證細(xì)化分為：普通報(bào)銷憑證、沖借款報(bào)銷憑證、勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷憑證。生成憑證首先要獲取憑證表單的初始化數(shù)據(jù)，檢查好單據(jù)存在，數(shù)據(jù)主要從對(duì)應(yīng)的報(bào)銷單和借款單中獲取，包含科目代碼、成本中心、結(jié)算方式等信息，可以根據(jù)成本中心獲取公司代碼和業(yè)務(wù)范圍。然后生成憑證抬頭數(shù)據(jù)：憑證日期、記帳日期、憑證類型（DB）、成本中心（去除前面的 0）、幣種（RMB）、憑證抬頭文本然后檢查憑證日期以及是否重復(fù)生成憑證。根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行自動(dòng)制證、手工制證，最后生成借款憑證/限額憑證/報(bào)銷憑證。生成的憑證會(huì)同時(shí)存儲(chǔ)在財(cái)務(wù)報(bào)銷管理系統(tǒng)的憑證庫中和財(cái)務(wù) ERP 系統(tǒng)中。當(dāng)憑證類型是借款未用直接沖還憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠?qū){證號(hào)反填到借款申請(qǐng)單中，沖銷借款的憑證號(hào)這一域值中。 13 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工學(xué)碩士學(xué)位論文 角色及權(quán)限可設(shè)置根據(jù)公司報(bào)銷業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和各戰(zhàn)略本部及科室的劃分，系統(tǒng)需要能夠進(jìn)行角色及權(quán)限的配置。通過將系統(tǒng)功能的執(zhí)行權(quán)限分配給用戶，使用戶能夠在系統(tǒng)中操作該功能，否則角色權(quán)限不夠的人員將無法使用相應(yīng)權(quán)限對(duì)表單信息進(jìn)行查看、申請(qǐng)、審批的操作。按照人事子范圍、公司代碼、會(huì)計(jì)科目維度分別配置權(quán)限，角色權(quán)限用戶可以有以下幾種：（1）普通用戶（2）部門領(lǐng)導(dǎo)可以自己申請(qǐng)或幫他人代辦申請(qǐng)；作為申請(qǐng)表單的審批人，擁有比普通用戶高一級(jí)的權(quán)限，可以對(duì)要審批的表單進(jìn)行“同意”或者“駁回”操作等；（3）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo) 同樣作為審批人，審批在部門領(lǐng)導(dǎo)之后，角色擁有的功能相同；（4）財(cái)務(wù)審核人及出納認(rèn)后報(bào)銷和借款表單才算完全審批通過，并可以對(duì)表單憑證加以處理。（5）系統(tǒng)管理員 操作一些其他用戶無法操作的功能，擁有最高級(jí)的報(bào)銷申請(qǐng)的最后也是最重要的角色，出納確權(quán)限，可以對(duì)文檔型數(shù)據(jù)進(jìn)行刪改，可以強(qiáng)制跳轉(zhuǎn)流程審批環(huán)節(jié)等等。人事子范圍、公司代碼、應(yīng)用表單這三個(gè)配置要做成角色，因?yàn)椴捎昧朔謳煸O(shè)計(jì)，人事子范圍、公司代碼是所有庫（除了配置庫）都要增加相應(yīng)的角色，但應(yīng)用表單是在不同的數(shù)據(jù)庫中，只需要在該數(shù)據(jù)庫中增加角色，另外憑證庫和索引庫中也要增加。平臺(tái)角色分[平臺(tái)]、[平臺(tái)財(cái)務(wù)]、[平臺(tái)出納]、[平臺(tái)制證崗]。[平臺(tái)]用于讀者權(quán)限控制，可以查看所有平臺(tái)文檔。[平臺(tái)財(cái)務(wù)]和[平臺(tái)出納]用于流程審批，增加角色的目的是保證當(dāng)人員變更時(shí)可以看到原來的文檔。[平臺(tái)制證]可以只在憑證庫中增加角色，用于生成憑證。除了這些角色，還有固定的角色：[admin]和[allReader]角色的維護(hù)。 查詢統(tǒng)計(jì)由于公司財(cái)務(wù)報(bào)銷上的數(shù)據(jù)量龐大，財(cái)務(wù)報(bào)銷管理系統(tǒng)要提供便捷、多樣性的查詢統(tǒng)計(jì)方式，使得用戶能夠清晰快速的進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，查找到指定表單。（1）對(duì)系統(tǒng)的所有用戶，均可以在操作目錄中通過視圖“我的申請(qǐng)”、“待我審批的申請(qǐng)”、“有權(quán)審批的申請(qǐng)”分別查看在不同狀態(tài)下的與用戶有關(guān)的申請(qǐng)單，做到隨時(shí)掌握表單的審批狀況，快速定位。操作目錄的表單查看功能結(jié) 14 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工程碩士學(xué)位論文構(gòu)如圖 21 和圖 22 所示。如果想查看其他表單，也可以按照功能或單據(jù)類別去選擇。單據(jù)分為“借款申請(qǐng)”、“報(bào)銷申請(qǐng)”兩大類：借款申請(qǐng)中可以按照借款申請(qǐng)單狀態(tài)查詢，也可以按照借款未清項(xiàng)查詢，分別能查詢到兩種類別下處于不同流轉(zhuǎn)狀態(tài)的表單，表單共擁有“草稿”、“處理中”、“已完成”三種流轉(zhuǎn)狀態(tài)；報(bào)銷申請(qǐng)中既可以按照表單流轉(zhuǎn)狀態(tài)（同樣是三種表單狀態(tài)）查詢，也可以按照?qǐng)?bào)銷類別查詢，并能夠?qū)λ樵兂龅臄?shù)據(jù)以 Excel 方式導(dǎo)出，方便管理。圖 21 借款申請(qǐng)操作目錄圖 22 報(bào)銷申請(qǐng)操作目錄局部（2）根據(jù)用戶角色權(quán)限的不同，可實(shí)現(xiàn)不同的查詢統(tǒng)計(jì)方式和內(nèi)容。財(cái)務(wù)部的審批是財(cái)務(wù)報(bào)銷的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)部的審批人可以通過“財(cái)務(wù)審核”與“出納確認(rèn)”將處于此狀態(tài)下的表單全部統(tǒng)一到一起顯示出來，提高辦公的效率。（3）用戶在無法確認(rèn)表單的具體信息時(shí)可以進(jìn)行組合查詢或者模糊查詢。 15 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工學(xué)碩士學(xué)位論文如報(bào)銷時(shí)間（區(qū)間）、報(bào)銷申請(qǐng)人 ITCODE、報(bào)銷類型、報(bào)銷成本中心、憑證號(hào)等。（4）提供一些自定義查詢結(jié)果導(dǎo)出功能，為用戶提供便捷操作，可以選取自己需要的字段進(jìn)行導(dǎo)出到 Excel，而不用全部導(dǎo)出某一份表單，使業(yè)務(wù)操作上簡(jiǎn)單明了，減少冗余數(shù)據(jù)。 用例分析在對(duì)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分析后，整理出如下的系統(tǒng)用例圖，此處以報(bào)銷、借款功能模塊為示例，如圖 23 所示。圖中包括公司一般申請(qǐng)人、事業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)審批人、財(cái)務(wù)部審批人，其中事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)包括個(gè)部門、組織機(jī)構(gòu)逐級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部包括財(cái)務(wù)審核員與出納，每一種人物角色有著不用的權(quán)限與功能職責(zé)。報(bào)銷、借款申請(qǐng)中，首先由公司申請(qǐng)人員新建報(bào)銷、借款申請(qǐng)單。申請(qǐng)人：用戶填寫表單的基本信息，包括平臺(tái)名稱、報(bào)銷（借款）地點(diǎn)，費(fèi)用說明、幣種、金額、結(jié)算方式、部門審批人等必填項(xiàng)，成本中心、費(fèi)用科目等在報(bào)銷（借款）人擁有成本中心的時(shí)候由系統(tǒng)自動(dòng)帶出顯示到申請(qǐng)表單上。其他信息手動(dòng)按照填寫格式和規(guī)范進(jìn)行選擇或填寫。填寫完畢后點(diǎn)擊提交，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)必填項(xiàng)和固定格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，并自動(dòng)核算金額，檢驗(yàn)是否在規(guī)定范圍之內(nèi)。檢驗(yàn)后接受輸入的信息，并檢查報(bào)銷成本中心預(yù)算，觸發(fā)工作流，推動(dòng)流程流轉(zhuǎn)到事業(yè)部，通過郵件通知，由領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)進(jìn)行審。事業(yè)部：可以根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容和公司規(guī)定對(duì)待審核的表單進(jìn)行同意或駁回操作。事業(yè)部審批不通過，則點(diǎn)選“駁回”按鈕，并填寫審批人的駁回意見，此申請(qǐng)表單則被返回到申請(qǐng)人和代辦人出，表單流轉(zhuǎn)狀態(tài)歸為“草稿”，需要申請(qǐng)人參照審批人的駁回意見對(duì)表單進(jìn)行修改。事業(yè)部審批通過，則修改差旅憑證狀態(tài)，將發(fā)送郵件將申請(qǐng)單提交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)審批和出納確認(rèn)崗，流程流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)人員對(duì)提交的申請(qǐng)表單進(jìn)行審核，不通過則駁回，表單返回給申請(qǐng)人和代辦人，通過審核則將表單提交給出納進(jìn)行審核確認(rèn)。出納審批確認(rèn)后，可以選擇直接完成憑證寫入財(cái)務(wù)系統(tǒng)和電子轉(zhuǎn)賬，或者手動(dòng)進(jìn)行憑證的制證。表單最終被審批通過后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)郵件通知申請(qǐng)人和代辦人，告知所提交的申請(qǐng)已經(jīng)通過審核。全過程中用戶及表單相關(guān)審批人均可隨時(shí)查詢報(bào)銷或借款表單的審批狀態(tài)，并可選擇所需要的信息將其導(dǎo)出。 16 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工程碩士學(xué)位論文系統(tǒng)提交借款申請(qǐng)額度管理憑證管理提交報(bào)銷申請(qǐng)查詢審批狀態(tài)申請(qǐng)人導(dǎo)出申請(qǐng)單審批報(bào)銷申請(qǐng)單usesuses財(cái)務(wù)部同意駁回事業(yè)部審批借款申請(qǐng)記賬到SAPusesuses同意駁回圖 2 3 報(bào)銷申請(qǐng)模塊用例圖 概念模型分析財(cái)務(wù)報(bào)銷管理系統(tǒng)中包含：成本中心：成本中心是對(duì)成本和費(fèi)用承擔(dān)控制、考核責(zé)任的中心，是對(duì)費(fèi)用進(jìn)行歸集、分配，對(duì)成本加以控制、考核的責(zé)任單位，亦即對(duì)成本具有可控性的責(zé)任單位。一個(gè)成本中心可以由若干個(gè)更小的成本中心組成。費(fèi)用類型：報(bào)銷費(fèi)用類型是為了細(xì)化報(bào)銷費(fèi)用而劃分的，報(bào)銷人在進(jìn)行報(bào)銷或者申請(qǐng)費(fèi)用時(shí)可以選定細(xì)化的費(fèi)用明細(xì)。一個(gè)成本中心可以為多種費(fèi)用類型申請(qǐng)報(bào)銷。 17 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工學(xué)碩士學(xué)位論文業(yè)務(wù)范圍：業(yè)務(wù)范圍指財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)學(xué)的組織單位，是根據(jù)單位的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)區(qū)域來劃分確定的外部會(huì)計(jì)的組織單元，它表示組織中操作和責(zé)任的獨(dú)立范圍?？蓪⒇?cái)務(wù)會(huì)計(jì)事務(wù)分配給指定的業(yè)務(wù)范圍。設(shè)置啟用業(yè)務(wù)范圍后，所有進(jìn)入財(cái)務(wù)模塊的記錄都必須從業(yè)務(wù)范圍的維度制定具體的業(yè)務(wù)范圍，因此，可以基于業(yè)務(wù)范圍出具滿足內(nèi)部目的的財(cái)務(wù)報(bào)表。考慮到實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用中，由于整個(gè)集團(tuán)的報(bào)銷單據(jù)數(shù)量很大（平均每月 2萬個(gè)報(bào)銷單），按照各類報(bào)銷業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)量分布以及單據(jù)內(nèi)容特點(diǎn)[30]，將財(cái)務(wù)報(bào)銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫分為：借款、境內(nèi)外差旅、交通費(fèi)、招待費(fèi)、日常費(fèi)用、其他費(fèi)用、憑證庫、報(bào)銷索引庫、附件庫幾個(gè)數(shù)據(jù)庫，分類別存貯報(bào)銷單據(jù)、憑證信息。如圖 24 所示為本文介紹的報(bào)銷申請(qǐng)相關(guān)的 IDEF1X 圖。為了集中顯示所有單據(jù)的狀態(tài)列表，用索引同步機(jī)制將這幾個(gè)數(shù)據(jù)庫中的單據(jù)狀態(tài)實(shí)時(shí)更新索引文檔，集中到索引庫中供查詢和顯示。在上面講述的流程流轉(zhuǎn)過程中，報(bào)銷系統(tǒng)還需要用到如下各類信息：（1）人員信息包括員工編號(hào)、ICODE、成本中心、部門信息、聯(lián)系方式、電話號(hào)碼、銀行賬號(hào)、員工狀態(tài)，身份證號(hào)碼、入職日期、職務(wù)崗位等詳細(xì)信息。這些信息需要從 ERP 系統(tǒng)通過 Web Service 接口交互獲取。（2）簽字權(quán)限信息通過 Web Service 接口從集團(tuán)權(quán)限系統(tǒng)獲取費(fèi)用簽字權(quán)人，并且在審批過程中還可以實(shí)時(shí)獲取更新后面的審批人，保證權(quán)限有效性。（3）流程信息含流程管理模塊、流轉(zhuǎn)控制機(jī)制、業(yè)務(wù)流程圖，推動(dòng)整個(gè)報(bào)銷審批流程的流轉(zhuǎn)。（4）差旅計(jì)劃信息由差旅計(jì)劃系統(tǒng)提供。京區(qū)人員出差之前需要填寫差旅計(jì)劃，報(bào)銷時(shí)需要對(duì)比差旅計(jì)劃來審核，差旅計(jì)劃的目的是讓出差有計(jì)劃性，并盡可能提前訂票（獲得更高機(jī)票折扣），從而有效降低差旅費(fèi)用；同時(shí)事前審批有助于公司對(duì)出差的必要性管控。（5）額度配置信息本系統(tǒng)中僅對(duì)交通費(fèi)進(jìn)行額度制控制。按照部門分權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，額度制人員不能報(bào)銷普通非額度制的交通費(fèi)，用于交通費(fèi)報(bào)銷中控制報(bào)銷金額，以達(dá)到控制預(yù)算的目的。（6）財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息包括集團(tuán)核算結(jié)構(gòu)中各層的信息，如公司代碼、業(yè)務(wù)范圍（事業(yè)部）、本部信息（事業(yè)本部）、利潤(rùn)中心、成本中心、費(fèi)用科目信息、狀態(tài)（是否凍結(jié)）等，從財(cái)務(wù) SAP 系統(tǒng)中獲取、交互，用于記賬憑證的生成，大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率且有效保證了憑證的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。 18 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工程碩士學(xué)位論文差旅計(jì)劃差旅計(jì)劃明細(xì)人員表角色表差旅code序號(hào)人員ItCode角色I(xiàn)D人員ItCode (FK)差旅code (FK)始發(fā)地人員名稱成本中心事業(yè)本部平臺(tái)角色名稱角色權(quán)限角色描述出差事由起始時(shí)間終止時(shí)間交通費(fèi)目的地額度配置出差事由起始日期終止日期交通費(fèi)人員ItCode (FK)交通費(fèi)額度電話住宿費(fèi)角色人員對(duì)應(yīng)關(guān)系一卡通賬號(hào)事業(yè)本部代碼事業(yè)本部名稱成本中心代碼角色人員 ID住宿費(fèi)交通費(fèi)額度(O) (FK)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)助編號(hào)角色I(xiàn)D (FK)人員ItCode (FK)報(bào)銷表單報(bào)銷表單編號(hào)補(bǔ)助名稱報(bào)銷明細(xì)流程簽字權(quán)限人員ItCode (FK)報(bào)銷類別流程ID人員ItCode (FK)明細(xì)Id成本中心報(bào)銷表單編號(hào)(FK)流程描述狀態(tài)費(fèi)用科目編號(hào)報(bào)銷日期簽字權(quán)限補(bǔ)助編號(hào)(FK)費(fèi)用科目編號(hào)(FK)報(bào)銷金額流程標(biāo)識(shí)審批ID (FK)交通費(fèi)額度(O)狀態(tài)ID (FK)流程ID (FK)差旅code (O) (FK)報(bào)銷表單狀態(tài)審批環(huán)節(jié)備注(O)狀態(tài)ID審批ID狀態(tài)憑證憑證編號(hào)審批標(biāo)識(shí)審批描述人員ItCode (FK)憑證類別憑證類別報(bào)銷表單編號(hào)(FK)借款單號(hào)(FK)憑證類別(FK)審批人ItCode會(huì)計(jì)年度借款表單借款單號(hào)憑證類別名稱費(fèi)用科目借款時(shí)間會(huì)計(jì)時(shí)間人員ItCode (FK)成本中心制證日期費(fèi)用科目編號(hào)費(fèi)用科目編號(hào)(FK)科目名稱圖 2 4 報(bào)銷申請(qǐng)簡(jiǎn)要 IDEF1X 圖 審批流程分析報(bào)銷申請(qǐng)流轉(zhuǎn)中各種人員的職責(zé)分工如圖 25 所示，在流程流轉(zhuǎn)中不同階段由擁有相應(yīng)職能權(quán)限的人去推動(dòng)，否則無法審批通過。組織部門可以由低到高設(shè)置多級(jí)審批人，每次的處理人和審批結(jié)果都會(huì)自動(dòng)記錄到電子申請(qǐng)單據(jù)中并歸檔，保證審批流程的透明度和易管理性。在報(bào)銷申請(qǐng)期間如果申請(qǐng)人之前有借款申請(qǐng)，則此次報(bào)銷可以選擇將報(bào)銷金額沖借款，簡(jiǎn)化了申請(qǐng)報(bào)銷后再單獨(dú)進(jìn)行還借款的操作，提高工作效率和財(cái)務(wù)的有效管理。 19 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工學(xué)碩士學(xué)位論文申請(qǐng)人開始部門審批人集團(tuán)審批人財(cái)務(wù)審核人出納提交申請(qǐng)單是否是額度報(bào)銷否是部門審批（多級(jí) ）部門終審是是否駁回否是否有加簽人否是集團(tuán)加簽是否駁回是否財(cái)務(wù)審核是否駁回是否出納確認(rèn)是是否駁回否生成憑證結(jié)束圖 25 報(bào)銷單申請(qǐng)跨職能流程圖各角色人員的工作流程 20 哈爾濱工業(yè)大學(xué)工程碩士學(xué)位論文財(cái)務(wù)報(bào)銷的常規(guī)流程如下：（1） 員工填寫申請(qǐng)報(bào)銷或借款單據(jù)，可以為自己申請(qǐng)，也可以幫他人進(jìn)行代理申請(qǐng)。根據(jù)所申請(qǐng)的類別的不同需要控制填寫內(nèi)容，并可以將報(bào)銷憑據(jù)作為附件上傳，系統(tǒng)輔助必填項(xiàng)檢驗(yàn)后申請(qǐng)人確認(rèn)無誤提交審批，觸發(fā)工作流。（2） 相關(guān)的審批人依次審批本部門上報(bào)來的申請(qǐng)單。如不同意可以駁回給報(bào)銷申請(qǐng)人，申請(qǐng)單恢復(fù)到起草狀態(tài)，允許申請(qǐng)員工修改后繼續(xù)上報(bào)。視實(shí)際需要可以有多級(jí)審批人和更高層領(lǐng)導(dǎo)的審批。（3） 財(cái)務(wù)審核人員可以對(duì)單據(jù)進(jìn)行審核，有時(shí)會(huì)需要對(duì)原始票據(jù)進(jìn)行審核，票據(jù)以附件的形式上傳到表單上；審核確認(rèn)后可以同意報(bào)銷，或者不同意直接駁回給報(bào)銷人。（額度控制功能能夠輔助財(cái)務(wù)人員精準(zhǔn)管理費(fèi)用，無需花費(fèi)大量的精力統(tǒng)計(jì)和查詢某一報(bào)銷是否超出預(yù)算額度。）（4） 財(cái)務(wù)審核同意的單據(jù)將由出納進(jìn)行付款處理。（5） 記賬憑證自動(dòng)生成，與企業(yè) SAP 系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，將數(shù)據(jù)歸檔。